ASIGNATURA: HERRAMIENTAS WEB PARA LA INVESTIGACIÓN
RESUMEN SUBTEMA: BENEFICIOS Y APORTES DE UNA INTRANET
Autor: Frank Robles

INTRODUCCION

Las Intranets ofrecen una solución robusta a las demandas del mercado. Incrementan su eficacia organizacional a través comunicaciones más efectivas, información de mayor disponibilidad y colaboración interdepartamental.

Un beneficio clave de la tecnología Intranet es la habilidad de entregar información actualizada de manera rápida y costo eficiente a toda la base de usuarios. Una Intranet pone información vital al alcance de todos los empleados con acceso a ella. Otra característica que vale la pena mencionar, es la consistencia, porque la información es la misma a lo largo y ancho de la empresa.

Al darle a las personas la posibilidad de accesar a tiempo información crítica, esta tecnología mejora el proceso de toma de decisiones. Es posible organizar y mantener información centralizada o distribuida según se requiera o se facilite para la obtención y actualización.

Al proveer información instantánea y segura en formato electrónico, se elimina el tiempo y costo asociado a la publicación, duplicación y distribución asociados a la documentación en papel.

Las tecnología Intranet, también permiten compartir información y conocimientos independientemente de la ubicación. Los grupos multidisciplinarios y multi-departamentales, pueden aprovechar grandemente los grupos de discusión virtuales y boletines informativos para preparar reuniones o mejorar la toma de decisiones. Con anchos de banda suficientes, es posible realizar video-conferencias con audio y video en tiempo real.

IDENTIFICACION DE PROCESOS QUE SE PUEDEN BENEFICIAR

En general existen cinco características que deben buscarse para identificar procesos de negocio que pueden mejorarse con esta tecnología:

1. Cualquier proceso que involucre la producción, distribución y actualización de información tradicionalmente puesta en papel. Ejemplos de ello lo constituyen:

§ Los directorios de empleados y clientes

§ Boletines, periódicos y servicios de recorte de noticias

§ Manuales de uso y especificaciones

§ Listas de precios

§ Material de apoyo de ventas y marketing

§ Reportes y listados de consulta frecuente o eventual

§ Manuales de procedimientos, funciones y políticas corporativas

§ Formularios, formatos y plantillas

2. Procesos que involucran la consolidación de información de diversas fuentes. Cuando se da la necesidad de tener a la mano información de diversa índole para realizar procesos, por ejemplo al realizar una cotización se debe tener disponible los precios, disponibilidad y plazos de entrega, calificación del cliente, catálogos a ser incluidos en la propuesta y referencias de clientes del mismo sector de industria.

3. Procesos que requieren de un alto nivel de comunicaciones y colaboración entre personas, especialmente si se encuentran geográficamente dispersos.

§ El desarrollo de nuevos productos

§ Proyectos de ingeniería y ventas

§ Rediseño de procesos administrativos

§ Solución de problemas y lluvias de ideas

§ Preparación de juntas y reuniones

§ Asignación de tareas especiales multifuncionales o de coyuntura

4. Procesos que dependan de personas buscando o solicitando información o productos :

§ Manuales de referencia

§ Sistemas de adquisición interna

§ Ordenes de compra o envío

5. Procesos automatizados bajo aplicaciones cliente-servidor o mainframe. Esto es particularmente significativo en empresas con sistemas de legado que necesitan ser actualizados sin traumatismos y sin desechar los que ya se tienen.

BENEFICIOS DE UNA INTRANET

1. Intranet Colaborativa: Trabajo en equipo eficiente “Sin Papeles”

a) La información llega en el momento oportuno al usuario adecuado: fomenta el trabajo colaborativo.

b) Sin pérdidas de tiempo, sin imprimir papeles.

c) Con enfoque de mejora continua, hacia la excelencia en la gestión

2. Reducción de costos y aumento de la productividad: Soporte a la Gestión del Conocimiento y a la Gestión de la Innovación.

a) Mejora los procesos de negocio gracias a la automatización de las tareas y almacenamiento automatizado de la información.

b) Garantiza que los procesos se ejecutan tal y como indican los procedimientos internos

c) La buena organización de la información permite su posterior localización y reutilización.

3. Información centralizada que aporta una visión global del negocio y del conocimiento

a) Mejora la calidad y la cantidad de la información disponible. Datos más precisos y actualizados.

b) Simplifica el trabajo al poder integrar la información procedente de las diferentes áreas de la organización.

c) Total seguridad de la información, con control de privilegios de acceso por usuario

4. Eficiencia en la toma de decisiones operativas y en las relaciones con clientes y proveedores.

a) La transmisión de información entre los miembros de la organización se agiliza, lo que permite reaccionar y decidir con mayor anticipación e información

b) Favorece la comunicación, tanto la interna entre departamentos como la externa con clientes, proveedores y otros colaboradores

c) Acceso inmediato a cualquier información relevante de la organización.

APORTES DE INTRANET A LAS ORGANIZACIONES

1. Optimiza la información unificándola y facilitando su tratamiento. Una Intranet bien desarrollada, otorga permisos diferentes a cada empleado. Por eso, cuando un trabajador introduce información en la base de datos del servidor, éste ya sabe dónde y cómo debe publicar dicha información. Así pues, la información proveniente de un departamento se ubicará homogénea y ordenadamente en el espacio que le corresponda y quedará accesible para el resto de empleados con acceso a esa área.

2. Acelera el paso de la gestión de la información a la gestión del conocimiento. Un factor clave para convertir los inputs en conocimiento es la atención. Seguramente, para que un empleado aprenda, por ejemplo, el nuevo proceso de embalaje de una empresa se necesitará muchas intervenciones del encargado del área. No bastará una sola explicación general, sino que posteriormente habrá que ir uno a uno corrigiendo los posibles fallos en la labor. Cuando se posee una Intranet, es el trabajador el que se informa por voluntad propia para llevar a cabo correctamente la tarea que se le encomienda.

3. Está activa las 24 horas del día, siete días a la semana. Esa es una base que facilita el teletrabajo, bien entendido como trabajar desde fuera de los locales de la empresa, bien entendido como trabajar fuera de los horarios habituales de la empresa. Así pues, un comercial que esté visitando una feria en otro país puede informar ipso facto de las novedades que allí descubra, incluso aportar muestras digitalizadas de la misma.

4. Es una herramienta de grupo. Conectando con la idea anterior, la Intranet permite que se erradiquen las típicas reuniones informativas que suponen un gasto de tiempo enorme para la empresa. Hemos puesto el ejemplo del alumno que quiere formular una pregunta. En ese caso sólo deben coincidir dos personas en el espacio y en el tiempo, pero ¿qué pasa cuando deben coincidir cinco personas? Es una situación prácticamente imposible, sobre todo en empresas de consultoría o comerciales. Los foros, los tablones de anuncios estratégicamente colocados en la Intranet son realmente útiles para llevar a cabo la tarea dentro de la organización.

5. Ahorro económico. Con una Intranet se divide drásticamente el uso de papel en la empresa. Los informes, los contactos, las notas, se leen en la pantalla del ordenador. Del mismo modo, se ahorra en teléfono. Dado que la mayor parte de las empresas operan con una tarifa plana profesional, los costes en llamadas de teléfono (que ahora van a ser suplantadas por el e-mail, mucho más consistente que el mensaje oral).

6. Cohesión de los grupos. Una Intranet bien diseñada da pie a los empleados (sirviéndose de los más activistas) para participar en la construcción de la red interna. Dado que a todos nos gusta que alguien lea lo que nosotros hemos escrito, quien participa en la Intranet instará al resto a leer su colaboración, fomentando el uso de la interfaz de la empresa.

7. Información actualizada, reciente. La información actualizada resulta sumamente atrayente y culturalmente se entiende como signo de eficacia: constantemente, los directivos repiten en la prensa que, cada día, dedican un tiempo a la lectura de noticias porque les ayuda a mejorar en su trabajo. Así pues, todos nos esforzamos en estar al corriente de las últimas novedades. Y de eso se debe aprovechar la organización: si consigue que los trabajadores vean en la Intranet una fuente fiable y actualizada de información, disminuirán en buena medida los rumores. Cuando le comuniquen al trabajador un rumor dirá: "¿Seguro? Pues en la Intranet no viene nada".

8. Información por escrito (almacenable y consultable). Si la información queda registrada de forma escrita e invariable, es mucho más fidedigna para ser consultada.

9. Más información dado que es más fácil enviarla. Una vez que se crea el hábito de emplear la Intranet, la información generada en la empresa aumenta considerablemente. Evidentemente, esta facilidad en los envíos comporta que estos adquieran un carácter más informal, es decir, que sus contenidos sean menos relevantes o de peor calidad. Las empresas deberían ser conscientes de ello y no juzgar el uso del correo-e sólo en términos de productividad. De hecho, es de esas comunicaciones, de las más informales, de las que el departamento de Recursos Humanos puede sacar más partido para calibrar las necesidades, inquietudes y rumores que se mueven entre el personal de la empresa.

10. Consigue que el empleado suba a la dirección y no que la dirección baje. Sumando la facilidad con la que se puede llevar a cabo una comunicación electrónica a esa imagen que acabamos de comentar, de la red Interna como vehículo de comunicación con los mandos, se obtiene un índice de facilidad de comunicación con las altas jerarquías de la organización sin precedentes. El trabajador se puede dirigir a los "jefes" sin tapujos, sabiendo que más pronto o más tarde van a leer su comunicado. No obstante, y dado que a él le resulta sencillo comunicarse con sus superiores, exige obtener el mismo trato de estos. Esto es, exige que se le responda siempre.

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