GERENCIA ESTRATEGICA
TRABAJO N° 2
Integrantes:
María Gabriela Rodríguez
Yamelis
Quivera
Marzo,
2005
Resumen
aspectos resaltantes Trabajo No. 1. (Descripción Resultados de los Ejes).
Situación Actual
En el trabajo anterior se
observó la existencia de una crisis en los ejes Tecnología, Liderazgo y
Procesos de Recursos Humanos.
Recursos Humanos
Proficina es una empresa que está
organizada alrededor del personal y no alrededor de los procesos, generando
desempeños inconsistentes y grandes problemas cuando un empleado se marcha de
la misma.
En
otras palabras, la empresa no ha desarrollado una adecuada política de
administración de personal, gestionándola de manera empírica, causando:
- Retrasos en las tareas
asignadas.
- Reproceso de las
actividades.
- Pérdida de tiempo.
- Descontento del
personal que labora en la empresa, porque no tienen un departamento con personal asignado y
especializado para el estudio y gestión de su carrera dentro de la empresa.
- Elevada rotación de
empleados, repercutiendo directamente en el incremento de los costos internos,
porque incluyen no solamente los gastos de reclutamiento y selección, sino que
origina la apertura de nuevos registros de empleados.
- Pérdida de
información, a causa de ausencias de formatos estandarizados.
- Existencia de un clima
de inseguridad, dudas e inquietudes por parte de los trabajadores acerca de su
trabajo, con respecto a sus roles internos dentro de la organización, lo que
impide el establecimiento rápido del sentido de pertenencia hacia la misma.
- Permanencia de una
motivación baja.
- Ausencia de un
seguimiento constante de los empleados, de sus necesidades y carencias, de
forma que se les pueda dar una rápida solución.
- Ausencia de manuales
de normas y políticas, así como de procedimientos.
- Existencia de procesos
y procedimientos inadecuados para la selección, reclutamiento, socialización y
evaluación del empleado.
- Existencia de normas
de trabajo poco efectivas que en muchos de los casos no son acatadas por el
personal convirtiendo el desempeño laboral en un clima tenso y poco organizado,
ocasionando conflictos entre el personal y la Vicepresidencia.
En general, se observa
que el personal encargado de gestionar al recurso humano de la empresa Proficina solamente se dedica a mantener los expedientes de
cada empleado y apoyar al gerente para identificar a los aspirantes a llenar
las vacantes. Así, existen pocos formatos que ayuden a la evaluación y
seguimiento de las labores de los empleados en el ejercicio de sus funciones
que impliquen de una manera efectiva el control de su trabajo y su influencia
en la empresa.
Esta situación afecta el
buen desenvolvimiento del personal en su nuevo puesto de trabajo, debido a que
se encuentra sólo para comprender y aprender el manejo eficiente de las actividades
laborales correspondientes, generando un largo período de adaptación y
socialización, ya que, le toma tiempo para reconocer su posición con respecto a
las otras personas y puestos de trabajo que existen en esta empresa.
Liderazgo
Las decisiones en Proficina se toman
de manera centralizada, lo que implica que no exista una apertura hacia la proactividad de los empleados.
En otras palabras existe un estilo de liderazgo autócrata
ya que una sola persona asume toda la
responsabilidad de la toma de decisiones, inicia las acciones, dirige, motiva y
controla al subalterno. La decisión se centraliza en el líder. La respuesta
pedida a los subalternos es La obediencia y adhesión a sus decisiones. Además,
existe una inadecuada comunicación interna.
Tecnología
Debido al elevado aumento
del precio de la materia prima, el incremento del Dólar, se han elevado los
costos de producción, trayendo como consecuencia aumento en los precios de
venta, lo cual determina las disminuciones en la demanda del producto, influyendo
directamente en la adquisición de nueva tecnología que implique un aumento de
la productividad y que optimicen el rendimiento del negocio.
Además, se sub-utilizan los equipos tecnológicos que poseen.
Definición
de los ejes a analizar (Como mínimo 3 Ejes) Y teorías relacionadas
Recursos Humanos
La
administración de recursos humanos es el proceso administrativo aplicado al
acrecentamiento y conservación del esfuerzo, las experiencias, la salud, los
conocimientos las habilidades etc., de los miembros de la organización en
beneficio del individuo y de la propia organización. Posee cuatro principales objetivos:
1.-Objetivos
sociales. Saber mantenerse dentro de la sociedad como un individuo con valores
y propósitos dentro de ella.
2.-Objetivos
organizacionales. Tener un buen control dentro de las funciones directivas y
administrativas de una organización.
3.-Objetivos
funcionales. Están enfocadas en función de las necesidades de la organización.
4.-Objetivos
individuales. Son los que pretenden seguir y alcanzar los recursos humanos
dentro de una organización
Para
ello, la administración de personal posee las siguientes funciones:
1.-Reclutamiento,
selección, contratación e introducción de personal.
2.-Funcione
de entrenamiento. Capacitar continuamente a trabajadores, supervisores y
ejecutivos.
3.-Funciones
de higiene, seguridad y medicina industrial. Comprende las técnicas en cada uno
de estos aspectos e incidentalmente toca las prestaciones que el seguro social
proporcione a este respeto a los trabajadores.
4.-Funciones
para elevar la moral de personal. Comprende técnicas para comprender, analizar
conocer y/o ajustar la rotación, el ausentismo y los retrasos de personal y la
indicación de medios tales como las entrevistas periodísticas y de salida, sus registros
estímulos etc.
5.-Funciones
de relaciones laborales. Comprende los aspectos de negociación de la
contratación colectiva; empleando la Ley Orgánica de Trabajo.
6.-Funciones
relativas a la prestación de servicios de Bienestar social o beneficios
adicionales al salario. Comprende los criterios y actividades para dar
servicios al personal o colaborar a las actividades de los trabajadores.
7.-Funciones
relativas a la administración de sueldos y salarios.
8.-Funciones
de registro de personal. Comprende la instrucción y manejo de los archivos Kardex tarjetas e índices de todos los aspectos del
personal. En la actualidad esto mismo se realiza con la ayuda de la tecnología.
9.-Funciones
de auditoria de personal. Comprende los sistemas para conocer en la propia
empresa, el estado de funciones y sistemas de personal.
Liderazgo
El
liderazgo es un tema crucial hoy en día en donde las fronteras se han abierto
al comercio global; donde las organizaciones y empresas permanentemente se
encuentran en una constante lucha por ser cada vez más competitivas, lo que ha
generado que las personas que las conforman sean eficientes y capaces de dar
mucho de si para el bienestar de la organización. Al hablar de organizaciones y
personas es indispensable mencionar a los conductores, los líderes de hoy,
aquellos que logran el éxito de sus organizaciones y que orientan a sus
subordinados a conseguirlo.
Aunque
hay para quienes "administración " y "liderazgo"
son sinónimos, debe hacerse una distinción entre ambos términos. Par efectos
reales, puede haber líderes de grupos no organizados en absoluto, mientras que
sólo puede haber administradores, en
condiciones de estructuras organizadas generadoras de funciones. Distinguir
entre liderazgo y administración ofrece importantes ventajas analíticas.
Permite singularizar el liderazgo para su estudio sin la carga de requisitos
relativos al tema, mucho más general, de la administración. El liderazgo es un
aspecto importante de la administración. La capacidad para ejercer un liderazgo
efectivo es una de las claves para ser administrador eficaz; así mismo, el
pleno ejercicio de los demás elementos esenciales de la administración (la
realización de la labor administrativa con todo lo que ésta entraña) tiene
importantes consecuencias en la certeza de que un administrador será un líder
eficaz, los administradores deben ejercer todas las funciones que corresponden
a su papel a fin de combinar recursos humanos y materiales en el cumplimiento
de objetivos. La clave para lograrlo es la existencia de funciones claras y de
cierto grado de discrecionalidad o autoridad en apoyo a las acciones de los
administradores.
-"El liderazgo es un intento de influencia
interpersonal, dirigido a través del proceso de comunicación, al logro de una o
varias metas"
Tecnología
Es
un conjunto ordenado de instrumentos, conocimientos, procedimientos y métodos
aplicados en las distintas ramas industriales, empresariales y comerciales.
La tecnología puede
facilitar la aplicación de los recursos, incluidos conocimientos y aptitudes de
las personas, procesos cognitivos y físicos, materiales, instalaciones y
equipo. La influencia de la tecnología en un negocio varía según la naturaleza
de éste.
Una inversión tecnológica
acertada en las plantas, procesos y equipos de una empresa puede mejorar sus
beneficios, calidad, tiempo de producción y costes de mano de obra. Los
fabricantes usan la tecnología para mejorar la eficacia de los procesos de
producción y automatizarlos. Tales
inversiones ayudan a crear ala ventaja competitiva de la empresa al reducir
costes y aumentar la productividad.
Otra forma en que la
tecnología ayuda a mejorar la competitividad es reduciendo el tiempo de los
procesos de trabajo. Puede acortar el tiempo de desarrollo del producto y
adelantar su entrada al mercado.
En
el mercado de hoy día, es crucial la capacidad de una empresa para poner su
producto en el mercado en el menor tiempo posible. Especialmente, en sectores donde el ciclo vital del producto es muy
corto y es habitual la variedad de productos.
Ciertas
tecnologías, como el diseño y la simulación del producto por computadora, han
sido útiles para reducir el tiempo de desarrollo del producto y evitar
problemas en el lanzamiento de nuevos productos.
Además de aumentar la
productividad, la tecnología puede crear nuevos mercados para las empresas.
Este es un modo diferente, pero importante, en que la tecnología puede mejorar
la posición competitiva de una empresa.
Propuesta
de Mejora
Recursos Humanos
Para
mejorar la administración de personal, el ente encargado de su gestión deberá
realizarlo de forma planificada apoyado en políticas de administración de
recursos humanos, y no de manera empírica. Para ello es indispensable:
1.
Diseñar
el Manual de Normas y Procedimientos para la administración de recursos humanos,
donde se especifiquen con exactitud cada uno de los procedimientos para la
administración de personal, tales como: Selección, reclutamiento, evaluación de
desempeño, capacitación, inducción, seguridad e higiene, entre otros. Cada
procedimiento, deberá estar detallada de forma escrita y apoyada en forma de
diagrama. Así mismo, deberá contener todas las normativas asociadas al
procedimiento, y los formatos relacionados a los mismos.
2.
Diseñar
los formatos que apoyen y respalden los procedimientos administrativos.
3.
Diseñar
el programa de inducción al personal de nuevo ingreso.
4.
Diseñar
el programa de capacitación del personal atendiendo tanto las necesidades de
los trabajadores como las de la misma organización.
5.
Diseñar
los planes de evaluación del desempeño de los trabajadores.
6.
Diseñar
las normas y procedimientos seguridad e higiene industrial.
Además el ente encargado de llevar la gestión de
personal, deberá mezclar la planificación
de recursos humanos con la planificación estratégica de negocios. Considerando
que las funciones de los empleados son esenciales para la productividad y la innovación,
ya que un elemento de la planificación estratégica es determinar que existen
personas disponibles dentro o afuera para alcanzar metas de la organización. Esto
ayudará a elevar la capacidad organizacional para actuar y cambiar en busca de
una ventaja competitiva sostenida
Para lograr esto último, Proficina
podrá ejecutar los siguientes pasos:
Paso 1. Definir
las capacidades organizacionales globales. Lo ejecutivos y/o gerentes definen
las capacidades organizacionales globales necesarias, enfocándolas en nueve
funciones:
1.-Responsabilidad
hacer que las personas y departamentos sean responsables.
2.-Orientación
de la acción: reducir tiempo para las actividades.
3.-Aprendizaje
continuo: mejorar el trabajo y generar nuevas ideas.
4.-Enfoque
en el cliente, enfocar todo a los puntos de vista del cliente.
5.-
Diversidad. Fomentar nuevas formas de trabajo con los demás.-
6.-
Ceder autoridad: Fomentar las decisiones o niveles apropiados con autoridad e
inherencia.
7.-
Globalización: examinar líneas de productos proveedores y clientes en un
contexto global.
8.-Integración
Reconocer la forma en encajan la piezas de la organización.
9.-Liderazgo:
Asegurar que las personas de mejor desempeño se encuentran en las posiciones
estratégicas.
Paso 2. Definir
un conjunto de recursos humanos para cada capacitación. Después de esto se
identifican la contratación, capacitación, evaluación y recompensas. Un gerente
y profesionales se reúnen y desarrollan una matriz de prácticas y capacidades
de recursos humanos.
3.-Integrarse
con las capacidades. Deben eliminar las redundancias establecer prioridades y
desarrollar parámetros de tiempo con base a (a) impacto, (b) factibilidad, (c)
creencias básicas, (d) enlace con el cliente, (e) costo y valor (f) riesgos, (g)
posibilidad de medición y (h)recursos requeridos.
Paso 4 Planes de implantación del diseño. Para
determinar los puntos a entregar, marcos de tiempo y funciones
responsabilidades de la administración
de personal esto se define como las mediciones para determinar la eficacia
y la eficiencia.
Liderazgo
El liderazgo parte de un marco mayor que es el trabajo en equipo,
en el que deben estar presentes la cohesión, la motivación, la comunicación y
el liderazgo, que normalmente asume el jefe de equipo. En Proficina
se debe aprender a manejar el liderazgo de manera que incentive la
participación del capital humano, para ello se deben implementar dos estrategias:
1. Entrenar a los directivos en el
liderazgo (Técnicas del Coaching).- El trabajo individual es muy
importante. Hay que desarrollar al individuo, pero enfocándole siempre hacia el
trabajo en equipo. Durante el proceso de entrenamiento hay que ser capaces de
englobar todo el trabajo en un equipo. El éxito siempre se consigue a través
del talento, que es algo individual, más el trabajo en grupo. La combinación de
ambos es sinónimo de éxito.
2. Los directivos deben
aprender a escuchar. Comunicar no es lo mismo
que informar. Lo primero requiere tener en cuenta la opinión de los demás, en
definitiva, escucharles, que no es lo mismo que oírles. En la empresa, esta
distinción cobra mayor importancia, debido al diamante en bruto que constituye
el capital humano.
Un primer paso para alcanzar este objetivo es gestionar bien la
comunicación interna dentro de Proficina, pero para
ello se deberá asegurar que las personas estén bien sincronizadas con los
objetivos porque, cuando están bien informadas y motivadas, lo van a hacer
bien. El otro es que se sientan integradas dentro de la empresa porque, si no hay comunicación, será difícil.
Además, la comunicación interna es una función fundamental de la
dirección de la compañía, es muy importante que el directivo se implique. Pero,
para que esto sea posible, se necesita un cambio en la mentalidad de los
directivos. Posturas autoritarias, distantes o cerradas son una barrera para la
gestión del capital humano.
En general, una buena comunicación interna implica que el equipo
humano recibe la información que necesita, está contento, se siente orgulloso y
crea una cultura de autocontrol.
Tecnología
Es importante para Proficina aprovechar
al máximo la tecnología existente, para ello deberá capacitar a los empleados
encargados de manejarlas para lograr el máximo aprovechamiento de este recurso.
Entre las estrategias están:
1. Utilización de software para diseño de muebles a la medida del
cliente.
2. Explotar el acceso a Internet, con la apertura al mercado
virtual.
Pero, lo más importante de
la adecuada utilización de la tecnología existente, es que permitirá a la
compañía hacer de la persona el principal foco de interés, con el fin de
convertir a los individuos en el motor de innovación, de crecimiento y de éxito
del negocio.
Algunas
de las tecnologías adquiridas y subutilizadas por Proficina
Como (Sap), han sido diseñadas específicamente para
afrontar algunos de los más duros desafíos del negocio de hoy en día:
globalización, negocio en Internet, rápida capacidad de adaptación y la
necesidad de potenciar el capital intelectual, dentro de las organizaciones. De
tal manera que, aprovechándolas al máximo permitirá definir sus necesidades de
acuerdo con los objetivos estratégicos establecidos, retener los mejores
recursos y contribuir a la generación de valor, obteniéndose de esta manera una
estrategia más efectiva para las actividades de selección, capacitación,
planificación de carrera, evaluación, compensaciones, entre otros.
Es importante que las
herramientas que utilice Proficina, simplifiquen y
automaticen los procesos administrativos, lo que permitirá optimizar los
recursos y reducir costos.
Conclusiones
Como
se observó las estrategias utilizadas para mejorar la gestión interna de Proficina, están orientadas hacia el aprovechamiento
interno de los recursos disponibles con la finalidad de crear valor y potenciar
sus fortalezas y minimizando las debilidades existentes.
Pero,
es indispensable crear políticas, normas y procedimientos de manejo de personal
con la finalidad de aumentar la eficiencia y eficacia del capital humano, y de
esta forma lograr una motivación intrínseca que les permita desarrollar el
sentido de pertenencia para con la organización. Para ello es indispensable
fomentar el trabajo en equipo, la participación y la comunicación abierta, bajo
un liderazgo más participativo, donde el empleado sea escuchado y alentado a la
proactividad laboral.
Por
último, se recomienda el aprovechamiento adecuado y máximo de la tecnología
existente, adiestrando y capacitando al personal para el uso correcto de esta
herramienta que promete una apertura de la empresa hacia la nueva era del
comercio y la administración. La dirección necesita involucrarse en el
manejo de la tecnología y generar el
liderazgo, procesos y estructuras de organización que aseguren que la tecnología
sustente y amplíe los objetivos y las estrategias de la organización. Por ello,
la tecnología debe convertirse en parte integral del manejo total de la
empresa, es decir, necesita concebirse como algo que no se practica en un
rincón aislado de la organización o como simple teoría.