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GERENCIA ESTRATÉGICA |
María Gabriela Rodríguez y
Yamelis Quivera
Febrero, 2005
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DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN ACTUAL DEL GRIPO
PROFICINA UTILIZANDO EL MODELO DE
ALINEACIÓN ORGANIZACIONAL |
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PROCESO O ACTIVIDAD |
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Proficina es una
organización nacional con infraestructura propia, cuya planta alcanza los
1700m, donde se elabora el mobiliario diseñado en cada proyecto que se
desarrolla. Proficina sirve en el
exigente mundo de la arquitectura interior con una sólida plataforma
industrial y profesional, apoyos indispensables para entregar la llave de su
oficina en el mejor tiempo posible. Proficina se
afianza con un equipo multidisciplinario, profesionales que toman en cuenta
todos los requerimientos necesarios, presentando soluciones flexibles:
espacios libres, armoniosos y por lo tanto garantes de su inversión. |
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PERSONAL ENTREVISTADO |
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Se le aplicó la entrevista a: ü
Presidente ü
Vicepresidente
de operaciones ü
Dos
directivos, ü
Gestor
de control |
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EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN DE LA EMPRESA EN SIETE
EJES |
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Se aplicaron las encuestas
y se les solicitó al personal entrevistado que evaluaran a la empresa
atendiendo a siete ejes obteniéndose los siguientes resultados: |
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ESTRATEGIA: Generación, Jerarquización y
desarrollo de Oportunidades de
Inversiones y negocios, participación
de la gente en los ejercicios
estratégicos, divulgación de la estrategia, retroalimentación del
cumplimiento y ajustes |
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Presidente |
2 |
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Vicepresidente de
operaciones |
2 |
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Directivo N° 1 |
3 |
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Directivo N° 2 |
2 |
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Gestor de Control |
4 |
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Total |
13 |
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Promedio |
3 |
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ESTRUCTURA: Adecuación del sistema, actual
gobernabilidad, alineación de la estructura actual del modelo de
gobernabilidad deseado y a las mejores prácticas de diseño organizacional,
alineación a la visión, misión, valores y estrategia, basadas en procesos |
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Presidente |
2 |
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Vicepresidente de
operaciones |
5 |
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Directivo N° 1 |
5 |
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Directivo N° 2 |
5 |
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Gestor de Control |
7 |
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Total |
24 |
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Promedio |
4,8 |
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TECNOLOGIA: estrategia de inversión en tecnología
que impulsen la realización de la visón, misión y optimicen el rendimiento
del negocio |
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Presidente |
5 |
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Vicepresidente de
operaciones |
7 |
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Directivo N° 1 |
7 |
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Directivo N° 2 |
7 |
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Gestor de Control |
7 |
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Total |
33 |
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Promedio |
6,6 |
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LIDERAZGO Y TRABAJO EN EQUIPO: Consistencia del
perfil y actuación de los líderes con los valores y los principios deseados
para el negocio, mecanismos y estrategias de reconocimiento, motivación y
retención de líderes, mecanismos de formación y relevo de líderes,
comportamiento de equipos de alto desempeño, espíritu de cooperación |
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Presidente |
5 |
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Vicepresidente de operaciones |
5 |
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Directivo N° 1 |
6 |
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Directivo N° 2 |
7 |
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Gestor de Control |
7 |
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Total |
30 |
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Promedio |
6 |
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PROCESOS DE RECURSOS HUMANOS: Políticas de
reclutamiento, selección, compensación, retención, evaluación y desarrollo eficaces para reconocer y
motivar al talento por su aporte al logro de las estrategias y modelaje de los valores de la corporación, manejo de
relaciones laborales |
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Presidente |
5 |
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Vicepresidente de
operaciones |
5 |
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Directivo N° 1 |
6 |
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Directivo N° 2 |
7 |
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Gestor de Control |
7 |
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Total |
30 |
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Promedio |
6 |
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SISTEMAS DE APOYO A LA GERENCIA: procesos de toma de
decisiones, mecanismos de medición de
procesos y evaluación de la gestión, sistemas de información para la toma de
decisiones, mecanismos de reportes de gestión, sistemas de contrataciones,
compras y suministro |
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Presidente |
3 |
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Vicepresidente de
operaciones |
3 |
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Directivo N° 1 |
3 |
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Directivo N° 2 |
3 |
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Gestor de Control |
3 |
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Total |
15 |
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Promedio |
3 |
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PROCESOS FINANCIEROS: proceso de asignación y uso
óptimo de recursos, sistema de control de costos, procesos financieros de
pagos, manejo de inversiones y deuda |
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Presidente |
3 |
|
Vicepresidente de
operaciones |
3 |
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Directivo N° 1 |
4 |
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Directivo N° 2 |
5 |
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Gestor de Control |
5 |
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Total |
20 |
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Promedio |
4 |
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INTERACCIÓN CON EL ENTORNO: gerencia de relaciones
con grupos de interés, política y el proceso de responsabilidad social,
posicionamiento ambiental y de seguridad |
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Presidente |
2 |
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Vicepresidente de
operaciones |
3 |
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Directivo N° 1 |
4 |
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Directivo N° 2 |
5 |
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Gestor de Control |
7 |
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Total |
21 |
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Promedio |
4,2 |
Gráfico N°
1. Resumen de Resultados de Ejes de la Empresa Proficina
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ANÁLISIS |
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Como se puede apreciar en
el gráfico anterior, los valores oscilan entre 3 y 6, de Bueno a Negativo, así,
se observa que existe una crisis en los ejes Tecnología, Liderazgo y Procesos
de Recursos Humanos. Con respecto a recursos humanos se puede decir que
la empresa en cuestión no posee un Departamento de Recursos Humanos lo que
incidiría en la adecuada gestión del capital humano, asumiendo
las funciones de administración de personal otras áreas. Es importante destacar que, en la actualidad, el éxito empresarial depende de las personas que integran la organización, pero la mayoría de las Pymes incluyendo a esta empresa, no saben cómo optimizar el capital humano porque no lo han hecho nunca, esta situación trae asociado múltiples problemas que inciden en una disminución significativa de la competitividad en el mercado regional que le impide avanzar de forma planificada hacia su expansión nacional. De tal manera que es necesario que la gerencia
general de la empresa visualice que tiene sentido en el mercado como una
empresa, no como una sociedad familiar, sino que cubre una necesidad de los
consumidores del servicio que ofrece y que esa actividad debe ser lo más
rentable posible. Igualmente, la ausencia de una adecuada gestión de los Recursos Humanos frena la creación y
cumplimiento de estrategias empresariales, ya que en realidad, en esta área
se encuentra una disciplina que ha evolucionado a un ritmo casi vertiginoso,
por consiguiente sus funciones han adquirido tal importancia que influyen
directamente en el balance de cuentas. En consecuencia, la formación y
desarrollo de los trabajadores es una de sus tareas fundamentales, puesto que
constituye la clave para lograr la satisfacción del cliente. Pero, en virtud
de la ausencia de este departamento, la función de planificación y gestión
del capital humano es realizada por - Retrasos en las tareas asignadas. - Reproceso de las actividades. - Pérdida de tiempo. - Descontento del personal que labora
en la empresa, porque no tienen un departamento con personal asignado y
especializado para el estudio y gestión de su carrera dentro de la empresa. - Elevada rotación de empleados,
repercutiendo directamente en el incremento de los costos internos, porque
incluyen no solamente los gastos de reclutamiento y selección, sino que
origina la apertura de nuevos registros de empleados. - Pérdida de información, a causa de
ausencias de formatos estandarizados. - Existencia de un clima de
inseguridad, dudas e inquietudes por parte de los trabajadores acerca de su
trabajo, con respecto a sus roles internos dentro de la organización, lo que
impide el establecimiento rápido del sentido de pertenencia hacia la misma. - Permanencia de una motivación baja. - Ausencia de un seguimiento constante
de los empleados, de sus necesidades y carencias, de forma que se les pueda
dar una rápida solución. - Ausencia de manuales de normas y
políticas, así como de procedimientos. - Existencia de procesos y
procedimientos inadecuados para la selección, reclutamiento, socialización y
evaluación del empleado. - Existencia de normas de trabajo poco
efectivas que en muchos de los casos no son acatadas por el personal
convirtiendo el desempeño laboral en un clima tenso y poco organizado,
ocasionando conflictos entre el personal y En general, se observa que el personal encargado de
gestionar al recurso humano de la empresa Proficina
solamente se dedica a mantener los expedientes de cada empleado y apoyar al
gerente para identificar a los aspirantes a llenar las vacantes. Así, existen
pocos formatos que ayuden a la evaluación y seguimiento de las labores de los
empleados en el ejercicio de sus funciones que impliquen de una manera
efectiva el control de su trabajo y su influencia en la empresa. Además, la actual situación afecta el buen
desenvolvimiento del personal en su nuevo puesto de trabajo, debido a que se
encuentra sólo para comprender y aprender el manejo eficiente de las
actividades laborales correspondientes, generando un largo período de
adaptación y socialización, ya que, le toma tiempo para reconocer su posición
con respecto a las otras personas y puestos de trabajo que existen en esta
empresa. Lo anterior hace que se incrementen los costos
operativos y administrativos debido al desperdicio de recursos, tiempo,
esfuerzo y movimientos no adecuados para el manejo del personal, causando
además, deficiencias en el rendimiento y una disminución de la eficacia y
eficiencia de todas las actividades involucradas con el personal, ocasionando
trabas administrativas y operativas a nivel del sistema organizacional de la
empresa. Esta situación también afecta el liderazgo, ya que las decisiones se
toman de manera centralizada, lo que implica que no exista una apertura hacia
la proactividad de los empleados. Con respecto a la Tecnología, se puede decir que debido al elevado aumento
del precio de la materia prima, el incremento del Dólar, se han elevado los
costos de producción, trayendo como consecuencia aumento en los precios de
venta, lo cual determina las disminuciones en la demanda del producto, influyendo
directamente en la adquisición de nueva tecnología que implique un aumento de
la productividad y que optimicen el rendimiento del negocio. En todo caso se
puede afirmar que este descontrol en los tres ejes anteriores, afecta
directamente a los ejes de estrategia, estructura, sistemas de gestión e
interacción con el entorno, por cuanto existe una desmotivación del capital
humano incidiendo significativamente en la prosecución de los objetivos, misión
y visión de la empresa de forma eficiente y eficaz. |
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DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL |
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Al revisar los resultados
de la entrevista para realizar el diagnóstico situacional de la empresa Proficina se encontró que todos respondieron que la visión
de la organización era: “Ampliar el radio de acción
de la organización a nivel nacional”. Entendiendo de la siguiente manera la visión: Comité Ejecutivo 100%,
Gerencia Media 20%, Empleados Profesionales 20% y Empleados y Obreros el 10% Pero, tres entrevistados coincidieron que debido
a las debilidades que presenta la organización en cuanto a manejo de capital
humano y tecnología no podrán desarrollarse a nivel empresarial a gran escala.
Para ellos es imprescindible reorganizar los procesos internos y por supuesto
motivar al personal. Por lo tanto, la visión de la empresa Profina no constituye
un elemento inspirador, ya que los empleados aún no tienen un sentido
de pertenencia con la empresa. De no solventar esta situación a mediano plazo
dentro de diez años no se podrán alcanzar los objetivos trazados por la
gerencia. Por consiguiente, el
funcionamiento actual de la empresa Proficina no se
encuentra alineado con esta visión. No
obstante, y aunque parezca controversial el nivel gerencial de la empresa Proficina valora la capacidad de sus empleados de aplicar
los conocimientos en beneficio de la organización, así como su capacidad de
aprendizaje. Sin embargo, esto no es promovido por la empresa desarrollando
planes de carrera o un adecuado sistema de compensaciones, o planes de
capacitación y desarrollo profesional. Con respecto a la misión,
los encuestados expresaron que Proficina posee la
siguiente Misión: “Empresa dedicada a la
fabricación y distribución de muebles de oficina elaborados en madera de
excelente calidas, caracterizada no solo por sus diseños sino también por su
manufactura, calidad de los materiales y acabado del producto; para
satisfacer a sus clientes de altos ingresos y ofrecerles un servicio especial
adicional como lo es el asesoramiento integral con respecto a remodelación,
decoración o construcción de oficinas. Satisfacer los
requerimientos del cliente, basados en la realidad económica logrando la
mejor distribución y multiplicación de los espacios en función de una
inversión racional.” Es importante especificar
que Proficina está orientada a la satisfacción de
los clientes, con la elaboración muebles de elevada calidad. Por su puesto
que la misma sirve de guía para la toma de decisiones gerenciales. Por su parte con respecto a
los objetivos, los entrevistados concordaron en especificar con un único
objetivo: “Consolidarnos como líderes
nacionales en nuestra función” No obstante, debido a las debilidades
internas destacada en los ejes Procesos de Recursos Humanos, Tecnología y
Liderazgo, se afecta de manera directa al alcance de ese objetivo, ya que no
se está manejando la empresa con una base planificada en la gestión eficiente
del recurso humano con miras de orientarlos hacia ese fin. Igualmente, la gerencia no
utiliza herramientas actualizadas para realizar una gestión de alto nivel, a
través de la evaluación permanente de sus actividades y su repercusión en la
productividad y la rentabilidad de la misma. Tampoco utilizan indicadores financieros,
clientes, operativos, tecnología o de personal para medir su gestión, y que
puedan ayudar a la evaluación, retroalimentación y por supuestos reajustes de
las vías de acción tomadas por la gerencia. Bajo esta perspectiva, utilizan
el procedimiento formal de la administración (pero con una baja estructuración)
llevada a cabo por el gestor de
control y la Vicepresidencia, apoyándose en una auditoría
financiera realizada por una firma auditora externa a la empresa. Es importante
especificar que utilizan las reuniones formales y el análisis de
clientes para evaluar los esfuerzos y
resultados hacia el logro de los
objetivos e iniciativas. Lo anterior se completa,
con que la toma de decisiones de inversión en nuevos proyectos de forma
incremental basadas en los planes anuales anteriores. Ahora bien, el liderazgo y
la supervisión se hace de manera autoritaria, a través de una gerencia
centralizada, además es normal trabajar en grupo mas
no trabajar en equipo, lo que implica que no existe un trabajo participativo
donde se tomen en cuenta la proactividad de los
empleados. No obstante, a pesar de
esta situación los canales de comunicación están abierto para escuchar las necesites
y requerimientos de los empleados. Y utilizan canales formales, manejando
además los informales. |
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ANÁLISIS MERCADOTÉCNICO DE LA EMPRESA |
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Principal
actividad de la empresa: Proficina se dedica
exclusivamente a la actividad de producción y distribución de muebles de
oficina, así como a la arquitectura de interiores, construcciones y
remodelaciones de oficinas bancarias y ejecutivas. Principales
Proveedores: Dentro de los principales proveedores de materiales de carpintería
(fórmica, pega, cola, MDF, etc.) se encuentran: -
La casa del Contraenchapado. -
Maderera Imeca -
Maderera Dimaca -
Maderera Disman En cuanto a materiales de
herraje (accesorios diversos, correderas, visagras,
tiradores, etc) el proveedor es Ferretería Gugliota. Mercado
del Producto: Dirige su producto al mercado regional y nacional. Segmento
al que va dirigido: Se dirige a un target A,
específicamente a presidentes de entidades bancarias y ejecutivos. Tecnología: Se utiliza una
Tecnología Tradicional para la elaboración de los muebles de oficina. Materia
Prima: La materia prima utilizada para la elaboración de muebles de oficina
es: Visopán, Banforte,
Compuesto, Chapas, Fórmica, Pega, Cola, Clavos, Tornillos, Tiradores,
Cerraduras, Visagras, etc., y con respecto a los
materiales de construcción, se utiliza arena, cemento, bloques, cabilla, cal,
etc. Producto
que Fabrican: Proficina fabrica estaciones de trabajo,
archivos, mesas de reuniones, taquillas para Entidades Bancarias,
Bibliotecas, etc. Es importante destacar que esta empresa no fabrica sillas. Canales
de Distribución: La distribución es hoy en día un factor clave en el
proceso de comercialización. El canal de distribución que utiliza la empresa
es directo, va del productor al consumidor. La empresa cuenta con un
camión cava 350 y es suficiente para el traslado del producto. Sólo cuando
tienen que llevar el mobiliario a otra región del país, contratan fletes, ya
que en la relación de costos es más económico alquilarlos que mantenerlos, es
en ocasiones esporádicas que se necesita una cava mas grande. Intermediarios: La empresa
considera que el tipo de productos que fabrican no necesita intermediarios. Ventas: La empresa
utiliza dos modalidades de ventas, generalmente se trabaja con un anticipo
del cliente. La política de pagos es de 50% al iniciar los trabajos y 50% al
finalizar. Si se trata de entidades financieras se trabaja con Valuaciones,
es decir, se da un anticipo y a medida que se vaya ejecutando la obra se va
presentando la facturación. |
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ANÁLISIS DE LA COMPETENCIA |
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Toda empresa
independientemente de las actividades que realiza tiene una amplia gama de
competencias en diferentes sectores, por esa razón es necesario conocer
quienes son sus competidores. Se conoce como competidores
aquellas empresas que realizan la misma actividad comercial, dirigiéndose a
un mismo mercado y rivalizando entre sí para presentar sus productos en la
forma mas atractiva posible y para comercializarlos
a través de los mejores canales y mediante las técnicas promocionales más
eficaces. Competidores: En la zona de
Barquisimeto, existen catorce empresas que se dedican a la fabricación y
distribución de muebles de oficina elaborados en madera, éstas son:
Las condiciones que Proficina 2000, tiene para tratar de abarcar el mercado
de su competencia son verdaderamente óptimas, ya que su punto fuerte está en
la calidad del producto, factor de
gran relevancia que le ha dado su posición dentro del mercado. PRODUCTOS
DE LA EMPRESA: Sus principales productos
son los muebles de oficina, caracterizados por un excelente acabado y una
óptima calidad, además la empresa ofrece el servicio de construcción de obras
civiles y el asesoramiento. |
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ANALISIS INTERNO |
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Se investigaran todos
aquellos aspectos positivos y negativos que puedan influir favorable o
desfavorablemente en el desenvolvimiento de la empresa. Fortalezas: - Solidez Financiera - Acceso a la materia prima - Exclusividad en los diseños - Producto de Calidad - Asesoramiento Integral - Cuenta con su propio taller y maquinaria para la fabricación de sus
productos. -
Apertura hacia la comunicación. -
Buenas relaciones laborales. Debilidades: - No cuenta con fuerza de venta - No posee un sistema de información adecuado - No presenta una estructura organizativa bien definida - No cuenta con un almacén para la materia prima - La empresa carece de
asesoramiento profesional en cuanto a publicidad y mercadeo - No poseen un manual de cargos y procedimientos -
Faltas de políticas de compensación -
Inexistencias de adecuados procedimientos básicos de recursos humanos -
Inexistencias de normativas internas que rijan los procesos básicos de
recursos humanos - Baja motivación de los
empleados |
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ANÁLISIS EXTERNO: |
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Se analizaran todas
aquellas oportunidades y amenazas del macroambiente
que puedan favorecer o perjudicar de una u otra forma a la empresa. Oportunidades:
- Tecnología:
Construcciones Proficina debe aprovechar la
innovación tecnológica de equipos que traerá como consecuencia una mayor
producción en menor tiempo, costo y mejor calidad de los muebles. - Cambios de preferencia
por parte de los usuarios - Ampliar su radio de
acción en la zona Centro Occidental
del Pais. Amenazas: - La situación
económica y política que atraviesa el país conlleva a que el poder
adquisitivo del venezolano sea cada vez más bajo, trayendo como consecuencia
que los usuarios de muebles de oficina, visiten diferentes empresas del mismo
ramo a la hora de comprar el producto.. - La competencia
muy marcada den el mercado de muebles de oficina Lo cual trae como
consecuencias que la empresa no pueda aprovechar las diferentes oportunidades
del mercadeo, tales como: la innovación tecnológica de equipos que originará
una mayor producción, y el cambio de preferencia por parte de los usuarios.
Para de esta forma atacar sus amenazas más inminentes, la competencia de la
cual se desprenden muchos factores como producto, precio, plaza de promoción,
atención al cliente, publicidad etc. |
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- Implantar
fuerza de ventas -Estudiar la
posibilidad de abarcar otros segmentos de mercado como lo es la clase media,
con la producción en serie que les traerá como resultado la diversificación y
amplitud del mercado. - Hacer mas
énfasis en la publicidad ya que no es un gasto sino una inversión, que les va
a permitir no solo dar a conocer el producto sino también la empresa y de
esta manera atraer a los clientes potenciales. - Manejar los
elementos de la mezcla promocional (publicidad, ventas personales, promoción,
relaciones públicas). - Saber organizar las mezclas de mercado (precio,
producto, plaza, promoción) para lograr los objetivos en el tiempo previsto |