APLICACIONES DE LA INTRANET

 

El aspecto clave de una intranet en su aplicación corporativa es la facilidad en la integración de procesos. Por ejemplo, una compañía con un grupo de ventas móvil tiene que procesar una entrada continua de datos de los clientes e integrar esos datos en el proceso de manufacturación, abastecimiento y envío. Las grandes compañías han implementado unas elaboradas tecnologías IS integrando sistemas de información de producción, administración de logística, administración de ventas y atención al público, administración de fondos y recursos humanos, etc. Todo esto ya no está fuera del alcance de las pequeñas firmas ya que el coste de un sistema de ese tipo basado en una intranet es muy inferior. Los sistemas interoperables estarán disponibles a precios más bajos.

Además, las aplicaciones convencionales de sistemas y tecnologías de información tomarán nuevas funciones. Las interacciones necesarias en cada proceso de la cadena pueden integrarse: por ejemplo, las opiniones de los consumidores o los informes de los responsables de ventas pueden ser conectados a los procesos de manufactura e inventariado (personalización del producto). Esos puede hacerse en redes no-Internet (por ejemplo, en un complejo sistema EDI), pero las intranets ofrecen un coste más bajo y un acceso fácil. La administración de la información corporativa puede convertirse ahora en verdaderamente universal y multi-funcional.

 

Usos y aplicaciones

En general las aplicaciones que pueden generarse para una Intranet deben cumplir con cualquiera de las siguientes características:


-Cualquier proceso interno de la empresa qque al momento se realice utilizando papel es susceptible de ser migrado a la Intranet con el consiguiente ahorro en costos y tiempo. (Ej.: directorio de empleados, descripción de beneficios médicos, listas de precios, políticas y procedimientos, etc.)



-Cualquier proceso que involucre consolidaación de información de muchas fuentes de datos (Ej. reportes de ventas, etc.)

 

-Cualquier proceso que requiera un alto nivel de comunicación y colaboración entre las personas

 

-Cualquier proceso que requiera encontrar/solicitar información (Ej. manuales, información de productos, etc.)




1) ¿Qué poner?

Las experiencias de Intranet realizadas en diferentes organizaciones revelan que los contenidos informativos accesibles a través de los mismos responden, en general, a los siguientes bloques:

1) Acceso a directorios internos: búsqueda de teléfonos, direcciones, agendas, programaciones, etc.

2) Acceso a las bases de datos de la empresa.

3) Publicación de documentos internos: informes económicos, listas de precios, publicaciones y manuales de producto, etc. Distribución de aplicaciones.

4) Creación de aplicaciones sencillas de trabajo en equipo.

 


2) Uso en las funciones empresariales

Sin pretender ser exhaustivos a continuación exponemos algunas aplicaciones de la Intranet en diversos departamentos de la empresa.

 


Contabilidad

Mediante una intranet se pueden integrar las funciones contables y financieras del día a día.

*   Capturar datos contables Determinados programas de contabilidad utilizan el navegador para esta función.

*   Medio para que la información contable esté disponible para los usuarios internos, satisfaciendo el requisito de oportunidad.

*   Dar a conocer las políticas contables de la empresa

*   Tramitar cuentas de gastos.

*   Informar sobre clientes que presentan problemas y estado de pagos.

 


Marketing

Mediante una intranet se puede informar al personal de ventas e incluso puede ser una forma de interactuar.

*   Información sobre productos, precios, promociones, etc.

*   Información de disponibilidad de producto y plazos de entrega.

*   Servicio postventa para los clientes. En este caso vía extranet.

 


Recursos Humanos

Es una tecnología muy interesante para el Departamento de Recursos Humanos como forma de intercambiar información con los empleados.

*   Publicación de boletines, foros, eventos, etc.

*   Tramitación de documentos como curriculum, hoja de servicios, etc

*   Canalizar información confidencial

*   Formación en la empresa vía Intranet

 


Producción

Recordemos que la intranet y el WWW nació para dar respuesta a necesidades de trabajo en grupo.

*   Compartir archivos, planos, documentos

*   Documentación y control de los procesos de trabajo

*   Posibilidad de integrar herramientas de trabajo en grupo

*   Foro de Discusiones (Pizarra electrónica) en línea basado en Web:

Un foro de discusiones en línea permite a los usuarios compartir ideas y documentos simplemente utilizando su navegador de Internet.

*   Encuestas en Línea

Cuantas veces en nuestras vidas se nos ha pedido que llenemos una forma de encuesta? La mayoría de las organizaciones necesitan enviar cuestionarios de algún tipo a sus empleados, clientes y vendedores. Algunas veces son útiles para saber cómo se sienten y qué piensan los empleados sobre ciertas cosas, esta información es tabulada inmeditatamente y la información queda disponible al instante.

*   Formas de la compañía

La mayoría de las organizaciones utilizan en gran medida formas determinadas para ciertas tareas que se llevan a cabo. Estas formas pueden ponerse en línea utilizando la Intranet corporativa, reduciendo considerablemente el trabajo y utilizando más eficientemente los recursos disponibles. Aun cuando sea necesario tener una copia en papel de la forma, la Intranet podría dejar al alcance de todos los empleados los modelos de dichas formas, para que éstas puedan ser actualizadas de manera centralizada en cualquier momento y se impriman cuando sea necesario utilizarlas.

*   Políticas de la Organización y Manuales de Procedimiento.

Toda la información corporativa de interés común, como los manuales de procedimientos para determinadas tareas y cargos pueden ser fácilmente publicados en la intranet para su posterior consulta, ahorrando a la organización muchos recursos, incluidos tiempo, dinero y papel.

*   Conversación en Tiempo Real (Chat)

Quizá una de las aplicaciones más interesantes que se pueden implementar en una Intranet, el chat permite a los usuarios mantener conversaciones en tiempo real entre utilizando su navegador de Internet. Las conversaciones pueden ser organizadas por temas para optimizar aún mas el uso del recurso y del tiempo. La mayoría de implementaciones de Chat permiten guardar un registro de todo lo que se dijo en una sesión determinada, de manera que si algún miembro de la organización no pudo estar a la hora convenida para el chat, puede enterarse de que se convino leyendo el registro. El registro puede incluso ser publicado en la Intranet para recordarle a todos los compromisos adquiridos.

*   Directorio Telefónico de Empleados

Es una de las aplicaciones más populares para una Intranet. Permite publicar la información de los empleados de una manera conveniente, mucho más rica que la publicación en papel y más fácil de acceder.

*   Organigrama

Un Organigrama en línea permite a los usuarios buscar otros empleados y enterarse de información básica como a quién reportan, a qué división o departamento pertenecen etc.

*   Anuncios de Grupo

Todos los anuncios de la empresa se pueden publicar en un determinado lugar, de manera que la información queda toda centralizada y ordenada, y es posible para cualquier empleado sea cual sea el lugar en el que se encuentre acceder a la información. Los empleados siempre sabe en dónde buscar información nueva.

*   Calendario de Grupo

El calendario de grupo es una herramienta que permite coordinar las actividades de los empleados en el tiempo. Por medio de éste es posible, por ejemplo, programas las reuniones del grupo de manera que todos tengan la información a la mano todo el tiempo. De esta manera se evitan malentendidos y confusiones.

*   Documentos de grupo

Entregue la más actualizada versión de sus documentos a todos sus empleados. Las oficinas de otras ciudades pueden tener acceso a documentos de toda índole, como material de mercadeo, sin necesidad de llamar a la oficina principal para que los envíen con la ventaja de tenerlos a la mano en cualquier momento del día o de la noche.

*   Grupos de discusión

Con los Grupos de Discusión, los miembros de la Intranet pueden compartir sus experiencias con el grupo sin necesidad de citar a reuniones y con la posibilidad de guardar los comentarios hechos por cada uno.

*   Grupo de Correo Electrónico

Envíe información masiva o boletines de noticias a todos sus empleados con un simple clic del mouse

 

 

Ejemplos de Intranet

1) Como sistema de información para la dirección

Intranet proporciona una plataforma excelente para poner en manos de la dirección toda la información relevante de la empresa. Se trata de realizar un cuadro de mando hipermedia, desde el que los usuarios actualizados pueden acceder a los indicadores clave de la compañía simplemente navegando a través de páginas Web.

 

2) Los Campus Wide Information System

El ámbito universitario proporciona un marco ideal para el establecimiento de una Intranet: las Universidades disponen de equipos con navegadores de Internet tanto en las salas de usuarios como en los despachos de los profesores. Por esta razón, muchas Universidades han optado por una Intranet para sus Sistemas Electrónicos de Información Académica o Campus Wide Information System (CWIS).

Los CWIS suelen contener información de la Universidad sólo accesible para sus empleados y alumnos: horarios de clases y tutorías, material de las asignaturas, publicaciones y documentos de investigación de los departamentos, calendario académico, agendas culturales o deportivas y otro tipo de información de interés exclusivo para profesores, estudiantes y personal de administración y servicios. Mediante la Intranet, se puede acceder a la biblioteca, los alumnos pueden realizar gestiones como matricularse o conocer su expediente, y los profesores reservar

 

3) Otros ejemplos

 

Aplicaciones de la Intranet para empresas:

Ingeniería

Pueden realizarse reservación de salas de juntas, minutas, semáforos, "comités" virtuales, para autorización de créditos, para evaluación de personal, incluso entre personas que están en distintas sucursales.

Atención al Cliente

Soporte y ayuda en todas las áreas, proveídos por los propios miembros de la Intranet, gracias a la fluida comunicación entre ellos, a través de e-mails, chats, foros.

Empleados que necesiten acceder, por ejemplo, al departamento de compras, podrán hacer órdenes de útiles o insumos on-line, y Usted podrá controlar la actividad diaria en tiempo real.

Recursos Humanos: Recursos Humanos

Los Gerentes de la empresa pueden comunicarse con todos sus empleados, incluso los que se encuentran en sucursales remotas, a través de notas publicadas en la Intranet, e-mails, pizarrón de avisos, entre otros.

La información de Recursos Humanos, debido a la gran cantidad de papeles y gráficas, se puede usar en una Intranet. La Intranet podría también administrar el reclutamiento, promoción, salarios y asistencias de los empleados, ahorrando gran tiempo y dinero de Recursos Humanos. Además da a los empleados rápido acceso a información de su interés como: Manuales y procedimientos, Políticas, Programas de beneficios, Descripción de puestos, Preguntas frecuentes, Calendarios de vacaciones y días de descanso. Y un largo etcétera.

Los departamentos de RRHH han sido algunos de los más entusiastas desarrolladores de aplicaciones para su uso en intranets, principalmente debido a la gran cantidad de procesos basados en papel que pueden ser llevados a cabo en un ambiente web.

 

Ejemplos de posibles contenidos y aplicaciones:

 

*   Manuales

*   Directorio de Teléfonos/E-Mail

*   Información interactiva sobre Beneficios

*   Encuesta a empleados

*   Lista de trabajos/Reclutamiento

*   Evaluación postulaciones de candidatos

*   Organigramas

*   Newsletters

*   Entrenamiento a nuevos empleados

*   Páginas web personalizadas para empleados



Intranet para finanzas

Las áreas de Contabilidad y Finanzas son generadores de información crucial de la organización. Una Intranet contable crea una plataforma centralizada, con estándares abiertos, para la publicación de esa información y un nuevo método interactivo para procesar transacciones, tanto con departamentos internos, empleados o socios externos.

 

Ejemplos de posible contenido y aplicaciones:

*   Cuentas por pagar

*   Pago de Remuneraciones

*   Reportes financieros

*   Políticas y procedimientos

*   Presupuestos

*   Administración de activos

*   Reporte de gastos

*   Administración de pólizas de seguros

*   Reportes por unidad de negocio y pronósticos

 

Contabilidad y Finanzas

Podrá realizar consultas en línea de los indicadores financieros de procesos de ventas, compras, etc.

 

Finanzas y Jurídicos: Una Intranet ayuda a los departamentos de finanzas y jurídico para monitorear el estado de los proyectos, llevar un registro de su contabilidad y facturación, y comunicar esta información a toda la empresa. También sirve para almacenar la información extraída de Internet o bases de datos relacionadas al departamento. Entre los principales usos de la Intranet en estos departamentos de la empresa, podemos encontrar: Administración de Contratos, Biblioteca legal electrónica, Aprobaciones, Funciones de Contabilidad y Facturación, Declaraciones de Impuestos, Manejo de cuentas, Presupuestos y Pronósticos, Reportes, Preguntas frecuentes, etc.

 

Telecomuting

Usted podrá realizar Telecomuting, es decir, ingresar desde su casa a la Intranet, ubicándose "virtualmente" en su escritorio.

 

Operación y Administración: Una Intranet puede ayudar a simplificar una variedad de operaciones y funciones administrativas. Una forma de utilizarla es crear una página central dónde publicar gráficas, listas de contactos, boletines, preguntas frecuentes, procedimientos, formas, calendarios, proyectos, aprobaciones en líneas, etc. Otras cosas que se pueden manejar: Información para Empleados, Políticas y Procedimientos, Facilidades, Administración de Órdenes de Venta, Compras, Administración de Contratos, Control de Envíos.

 

Manufactura: Los principales usos de la Intranet en Manufactura son: Boletines de Mercado, Kits de Ventas, Cambios en Productos, Presentaciones, Guías de Ventas, Información de Clientes, Listas de Precios, Preguntas Frecuentes, Formas, Especificaciones de Productos, Información de la Competencia, Propuestas, Listas de Contactos, Encuestas y Reportes, Información de Distribuidores, Información Miscelánea.

 

Aplicaciones de la Intranet para los clientes de la empresa:

 

Mercadeo y Ventas

Ventas, Marketing y Atención al cliente pueden ofrecer información de último momento siempre. Dando a sus clientes acceso limitado a zonas de su Intranet donde el cliente busca información, la empresa se ahorra gastos de atención al cliente.

Dando acceso limitado a sus proveedores, la empresa mejora la comunicación y el intercambio de información con ellos.

La empresa puede abrir sus aplicaciones a Internet, para tener acceso a más cantidad de clientes de todas partes del mundo.

 

Las Intranets permiten la frecuente adición y actualización de materiales de Ventas y Mercadotecnia, como respuesta a un ambiente de negocios competitivo y dinámico. Una Intranet bien organizada para Ventas y Mercadotecnia puede ayudar a eliminar el exceso de información duplicada: permite resolver las necesidades de los representantes de ventas, quienes necesitan acceso instantáneo a información específica, sin leer grandes cantidades de material impreso.

En el extra-competitivo entorno actual, el tener un rápido acceso a la información puede ser crucial para el equipo de marketing y ventas. Puede ser la diferencia entre hacer la venta o darle tiempo al prospecto a buscar en otra parte. Una intranet considera este tema, proveyendo un entorno donde las descripciones de productos, scripts de ventas, análisis de marketing e investigación están a sólo un click de distancia.

 

Ejemplos de posibles contenidos y aplicaciones:

 

*   Demos de productos y scripts

*   Listados de precios

*   Proyecciones y reportes de venta

*   Administración de los contactos de venta

*   Investigación de mercado

*   Seguimiento ventas

*   Prospección

*   Comunicados de prensa

*   Trabajo colaborativo de los equipos de venta

*   Calendarios

*   Entrenamiento de equipos usando multimedia

*   Investigación de la competencia

 

Intranet y sistemas de información

Muchas aplicaciones están siendo usadas para mejorar los procesos asociados a los sistemas de información. Algunas aplicaciones son usadas para apoyar las necesidades de los empleados y otras se han extendido para su uso con proveedores externos a través de extranets, transformando al área de TI en un centro de utilidades.


Ejemplos de posibles contenidos y aplicaciones:

 

*   Desarrollo y distribución de software y aplicaciones

*   Documentación para el usuario

*   Soporte técnico y mesa de ayuda (help desk)

*   Administración de redes

*   Repositorio de información y conocimiento

*   Recursos de internet

*   Calendarización de recursos

*   Políticas y procedimientos de seguridad y técnicos

*   Entrenamiento basado en multimedia

*   Preguntas más frecuentes,

*   Guías para publicar

*   Sistemas de comunicación

 

Otros usos

El servidor HTTPD puede ser usado en la oficina para proveer acceso transparente a la información residente en diferentes servidores, en varias localizaciones y directorios. La información pueden ser simples documentos en Word, Hojas de cálculo de Lotus o complejas bases de datos.

 

La aplicación de esta tecnología esta siendo típicamente usada como sigue:

 

*   Publicación de documentos corporativos:

Estos documentos pueden incluir noticias, informes anuales, mapas, instalaciones de la compañía, listas de precios, información sobre productos, y cualquier documento que sea de valor en una entidad corporativa.

 

*   Acceso a directorios de búsqueda:

Acceso rápido a agendas telefónicas corporativas y similares. Esta información puede ser replicada en el sitio Web o, vía scripts CGI, el servidor Web puede servir como interfaz a la base de datos preexistente o nuevas aplicaciones.

Esto quiere decir que usando los mismos mecanismos de acceso estándar, la información puede hacerse más accesible de una forma simple. Esto significa que puede ser usada para crear una interface con RDBMS como ORACLE y SYBASE para generar información en tiempo real.

He aquí una lista de enlaces Web que usan este tipo de tecnología:

*   http://cscsun1.larc.nasa.gov/~beowulf/db/web_access.html

*   Interfaces CGI: http://www.w3.org/hypertext/WWW/RDBGate/Overview.html

 

*   Páginas Corporativas/Departamentales/Individuales:

Las organizaciones deben tender a nivelar cada movimiento departamental cumpliendo su propia misión individual; la tecnología de Intranet provee el medio ideal para acceder a la información más reciente sobre departamentos o individuos. Potentes motores de búsqueda proporcionarán medios para que la gente busque al grupo o individuo que tiene las respuestas a las continuas preguntas que se originan en el curso normal de cada día y durante el desarrollo de los negocios.

 

*   Aplicaciones simples de trabajo en grupo:

Con el soporte de los formularios HTML, los servidores pueden proveer páginas para firma electrónica, supervisión o planificación simple.

 

*   Distribución del Software:

Los Administradores pueden usar la Intranet para liberar software y actualizaciones bajo demanda de los usuarios a través de la red corporativa. Esto puede ser hecho con Java, que permite la creación y distribución transparente de objetos en demanda mas que solamente datos o aplicaciones. Esto es posible más fácilmente con las nuevas versiones de Linux con soporte para Java integrado.

 

*   Correo electrónico ( email):

Con la tendencia en alza del uso de productos de correo de Intranet como estándar, así como métodos simples para compartir documentos, sonido, vídeo y otras tecnologías multimedia entre individuos, el correo está siendo impulsado más allá del simple método de comunicación de facto. El correo es comunicación esencialmente de individuo a individuo, o de individuo a un grupo pequeño. Las diversas utilidades disponibles sobre plataforma Linux permiten configurar un sistema de correo electrónico como sendmail, pop3d, imapd, lotus notes.

 

*   Interfaz de Usuario:

La tecnología de Intranet está evolucionado tan rápidamente que las herramientas disponibles, en particular HTML, pueden ser usadas para cambiar dramáticamente la manera en que nos relacionamos con los sistemas. El lenguaje HTML permite elaborar una interfaz limitada únicamente por la imaginación de los autores. La belleza acerca de usar tecnologías de Intranet para esto reside en su extremada simplicidad. Haciendo click en un enlace HTML puede ir a otra página, accionar una alarma, ejecutar un procedimiento de cierre de fin de año o cualquier cosa que se pueda hacer desde un programa de computadora.

 

 

Según una encuesta de Forrester de octubre 2001 (muestra de 3,500 empresas globales), los principales usos que las compañías le han dado a sus Intranets son:

 

Tipo de contenido

% de uso

Información de beneficios

82%

Noticias de la compañía

78%

Directorio de empleados

53%

Entrenamiento, educación

49%

Información departamental

37%

Información del personal

35%

Formatos de la compañía

33%

Noticias financieras

27%

Información de ventas

24%

Noticias del sector de industria

20%

Herramientas colaborativas

16%

Help Desk en línea

16%

Reservaciones

14%

Email

12%

Ordenes de compra

10%

 


Intranet ejecutiva o corporativa


Cuando se construye un sistema de información para un ejecutivo, es necesario definir primero la naturaleza de las tareas de los ejecutivos. Podemos dividir los roles del gerente en tres categorías:

 

1. Roles Interpersonales: Liderazgo, relaciones.

2. Roles Comunicacionales: Monitor, diseminador, vocero

3. Roles Decisionales: Empresario, manejador de conflictos, asignador de recursos, negociador

 

Las Intranets son muy efectivas en la asistencia al ejecutivo para enfrentar los roles y actividades mencionados anteriormente, así como para comunicarse con los empleados internos y los socios externos.


Ejemplos de posible contenido y aplicaciones:

 

*   Información interna de los departamentos

*   Información de los socios externos

*   Minutas de reuniones

*   Análisis del Mercado accionario/seguimiento de las acciones

*   Investigación y análisis de negocios

*   Investigación legal e impositiva

*   Métricas del negocio

*   Calendarios en línea para el seguimiento de las actividades diarias del personal

 

Aplicaciones de trabajo colaborativo (groupware) que una empresa puede usar con consultores externos y/o socios estratégicos para colaborar en un producto o proyecto en particular. Grupos de discusión privados que los socios estratégicos pueden usar para compartir ideas y discutir planes. Sitios personalizados con enlaces, información del clima, tráfico, etc.

 

Intranet para el servicio al cliente

Esta es un área donde la Intranet se comunica directamente con los clientes. Un buen ejemplo de cómo las Intranets están siendo aprovechadas para el soporte a clientes es el uso que empresas como UPS y FEDEX le dieron a sus sistemas y bases de datos internas de seguimiento de envíos.

Una Intranet o extranet puede permitir que un cliente se ayude asimismo o permite que el personal de soporte pueda encontrar una respuesta más rápidamente. Lejos están los días cuando se dejaba a un cliente en espera mientras se revisaba el kardex.

 

Ejemplos de posible contenido y aplicaciones:

 

*   Ingreso de información del cliente y actualización

*   Ingreso y seguimiento de órdenes

*   Información en línea (base de datos sobre clientes, inventarios, etc..)

*   Ingreso y seguimiento de consultas y problemas

 

 

 

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