Universidad Yacambu

“Maestría en Gerencia y Finanzas de los Negocios”

Gerencia – Sección “A”

Trabajo 2: “Gestión al Cambio Empresarial”

Lic. Celián J. Vivas D.

INTRODUCCIÓN

El liderazgo es una combinación de toma de decisiones adecuadas y un comportamiento apropiado. Embarcarse en un programa de cambio sin estas premisas resultaría en un fracaso.

Los directivos de una empresa se hallan bajo la presión de obtener resultados. Esto significa “mejorar el rendimiento”; y hay una multitud de iniciativas que se les proponen para ayudarles en esta necesidad. Los ejecutivos son continuamente bombardeados con este tipo de iniciativas y metodologías de gestión. La tentación puede ser fuerte particularmente cuando son presentadas con el éxito de eminentes y reconocidos líderes empresariales, conocidos internacionalmente o localmente. Solo por poner ejemplos internacionales: ¿Quién puede resistir una iniciativa como ‘Six Sigma’ presentada por Jack Welsh y su éxito en General Electric? ¿Quién no se siente empujado hacia alguna de las múltiples propuestas de Tom Peters presentadas de manera brillante y avalada por el éxito? ¿Y como no pensar en aplicar el Balanced Scorecard de Robert Kaplan o iniciativas de Gestión del Conocimiento ya probadas como el Skandia Navigator?

Pero; ¿Está nuestra empresa lista para ello? ¿Es lo que nos conviene? Un elemento clave del liderazgo es indicar dirección estratégica a seguir y seleccionar el programa adecuado para conseguir el cambio hacia las necesidades estratégicas de la empresa. Los verdaderos líderes sin embargo reconocen que esto no es más que el principio. Deben conseguir que el cambio tenga lugar, mediante su propia convicción de que es posible, su habilidad para motivar a las personas y liderar este proceso desde el frente.

Lo que frecuentemente se olvida, es que existen unas fases naturales a través de las cuales un negocio o una empresa madura como organización. Consecuentemente, hay una secuencia lógica para adaptar iniciativas o metodologías de gestión, en cada una de las fases acompañada normalmente por transiciones en forma de organizarse y en el uso de los indicadores de rendimiento adecuados.

Pero incluso los directivos más expertos se embarcan en la implementación de herramientas excelentes, desde las puramente tecnológicas, como Intranets, sistemas de Gestión del Conocimiento, hasta otras como ‘Six Sigma’, ‘Lean’ o sistemas de planificación avanzados, antes incluso de haber preparado el terreno para estas iniciativas. O simplemente, sin preguntarse si antes habría que tener resueltos otros temas fundamentales. Consecuentemente, las buenas iniciativas fallan.

1.-  Descripción de “DOVISICA C.A.” (Empresa de la cual soy socia).

DOVISICA C.A., es una organización privada la cual se dedica a la compra, venta y distribución y/o colocación de ganado bovino y porcino, gallinas (huevos); está integrada por un conjunto de profesionales en el ámbito agropecuario, de ventas y contable. Se encuentra ubicada en la Ciudad de Barquisimeto, Estado Lara. Muestra todas las características de una PYME, debido a la simplicidad con la que opera diariamente.

La actividad que desempeño en DOVISICA C.A. es en el ámbito de las Finanzas; y se basa, fundamentalmente, en el Análisis Financiero y Económico de las diferentes líneas de comercialización que conforman la empresa; así como también la administración de la empresa en sí y del estudio, evaluación y aplicabilidad de los distintos proyectos de inversión.

Debido a mi condición de socia / propietaria, mis funciones son muy variadas, sin embargo, fundamentalmente,  monitoreo los ingresos que se obtienen de  cada una de las líneas de comercialización; y controlar los diferentes gastos en los que se incurren dentro de todos los departamentos; además de realizar continuas auditorias presénciales e inventarios recurrentes.

 Luego de tener una idea “casi exacta” de los ingresos obtenidos y justificar todos los gastos; se debe realizar un resumen de cada rubro; comparándolo con meses anteriores y detectando cualquier anormalidad.

En base a los resultados financieros del último mes; los pronósticos de los precios y las regulaciones de éstos por parte del Estado,  realizamos un “Pronóstico Financiero”; al final de cada mes y se procede a comparar el “Pronóstico” con los “Verdaderos” ingresos y gastos; evaluando las variaciones significativas, estableciendo una razón a nivel operativo de dicha variación para mantener un control del negocio.

2.-  Organigrama Estructural de “DOVISICA C.A.”

            La Estructura Organizativa “Principal” de  DOVISICA C.A., está conformada por cinco (5) personas; pero a la vez, utilizamos los servicios de personal contratado para las áreas de: granja (cría, cuidado y mantenimiento de animales) y distribución (chóferes y caleteros); por lo que se procederá a la realización de un “Organigrama Informal” para incluir los agentes involucrados en el mismo.

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS:

* Nombre de la Empresa: DISTRIBUIDORA DOVISICA C.A.

* Situación jurídica: Empresa completamente constituida, y registrada por ante el Registro Mercantil Primero del Estado Lara, bajo el No.:9, Tomo: 4-A, Folio: 48.

* Capital Suscrito y Pagado: El  Capital Social está representado por Cien (100) acciones a un valor de Cien mil Bolívares (Bs. 100.000,00) cada una, dando así un total de Diez Millones de Bolívares (Bs. 10.000.000,00)

* Accionistas: El Capital ha sido aportado por sus socios de la manera siguiente; Nelson Sira, suscribe y paga Treinta y cinco (35) acciones que representan un Treinta y cinco por ciento (35%) de la sociedad, por un monto de Tres Millones Quinientos Mil Bolívares (Bs. 3.500.000,00); Celián Vivas suscribe y paga Treinta y cinco (35) acciones que representan un Treinta y cinco por ciento (35%) de la sociedad, por un monto de Tres Millones Quinientos Mil Bolívares (Bs. 3.500.000,00); y William Gonzáles, suscribe y paga Treinta (30) acciones que representan un Treinta por ciento (30%) de la sociedad, por un monto de Tres Millones de Bolívares (Bs. 3.000.000,00); la cancelación total de las acciones suscritas y pagadas se ha efectuado mediante la vinculación al patrimonio social de la compañía de bienes muebles, equipos, mobiliario, mercancía y demás enseres necesarios para su funcionamiento, de su única y exclusiva propiedad.

* Sede Jurídica: La sede jurídica será la ciudad de Barquisimeto, Municipio Iribarren, Estado Lara, Venezuela.

3.-  Tecnología utilizada dentro de “DOVISICA C.A.”

            En realidad la tecnología no es la base fundamental de la empresa; sin embargo se cuenta con una plataforma tecnológica que permite una mejor prestación del servicio, como es:

* La disposición de una dirección de correo, la cual permite a los clientes hacer sus pedido, consultas, etc. Vía  “on line” garantizándoles una rápida y eficiente respuesta.

* Próximamente estará a disposición una página web donde se dan mayores detalles de la empresa (A que se dedica, como contactarlos, productos ofertados, etc)

* Igualmente contamos con un sistema contable (SAINT) el cual nos permite llevar un mejor control en el área contable/financiera. Por supuesto, por ser ésta una empresa pequeña, en pleno proceso de adaptación y crecimiento, la tecnología empleada es muy básica y sencilla pues por ahora estamos en ese proceso de “conocimiento del negocio”, además de que el personal está conformado principalmente por los propios dueños, es decir nosotros los socios.

4.-  Quienes conforman el personal de “DOVISICA C.A.” (La Gente: ¿Quiénes son? Profesiones, Formación, Carácter).

Presidente: Nelson Sira; es TSU en Publicidad y Mercadeo, y líder dentro de la sociedad. Es la persona que mide los resultados obtenidos por el resto del personal que conforma la empresa. Es un joven sumamente emprendedor y trabajador, de 28 años de edad, respetuoso, bastante sociable, incentiva la creatividad y superación de sus compañeros de trabajo.  Se podría decir que es un Líder democrático; siempre orienta a todos para realizar una mejor tarea y confía en la capacidad de cada uno de nosotros; y definitivamente es un líder de equipo, ya que cuando se pretende mejorar un proceso, tarea o existe algún tipo de problema en los mismos, todas las personas involucradas participamos en un diálogo para determinar los correctivos necesarios; además las fallas o logros obtenidos por una personas son atribuidos al trabajo de todos como un equipo.

Vicepresidente: William Gonzáles; Ing. Agrónomo, y segundo al mando de la sociedad. Es quien más conoce en cuanto al manejo de las tierras y la cría de animales. Junto con el presidente son los encargados de la supervisión directa del proceso de compra, engorde y venta de animales, así como de los subproductos (huevos, estiércol, entre otros).  Cuenta con 40 años de edad, respetuoso, colaborador, siempre dispuesto a trabajar (sea en su área o no), emprendedor, sociable, le gusta trabajar en equipo y siempre atento para ayudar a los compañeros de trabajo.

Gerente General: Celián Vivas; Joven de 28 años de edad, Licenciada en Contaduría Pública y actualmente estudiando para obtener la Maestría en Gerencia de las Finanzas y los Negocios en la Universidad de Yacambú. Es amigable y accesible aunque esta más orientada en las tareas; obtener los mejores resultados es su meta; y siempre motiva a todos a estudiar, trabajar, prepararse y dar lo mejor de cada uno.

Secretaria: Magdiel Hernández; estudiante de primer semestre de Administración en la UCLA. Tiene 24 años de edad. Es una persona muy alegre, amigable, colaboradora,  responsable y con una sonrisa en la cara todo el día.   Definitivamente sabe lo que es “Team spirit” y la importancia de trabajar en equipo.

Representante de Ventas: Mirna Olivera, estudiante de quinto semestre de Publicidad y Mercadeo en el IUTIRLA. Tiene 26 años de edad. Emprendedora, sociable, le gusta trabajar en equipo y siempre atenta para ayudar a sus compañeros de trabajo.

Chóferes: Orlando Rodríguez y Alejandro Camacho. De 37 y 29 años de edad respectivamente. Ambos son bachilleres y personas serias y trabajadoras.

Encargado de la Granja: Samuel Oropeza, tiene 47 años de edad, diligente, respetuoso u super trabajador, dedicado a su trabajo como forma de vida.

5.-  Procesos o actividades económicas llevadas a cabo dentro de “DOVISICA C.A.” (Las principales)

En cuanto a las actividades económicas:

Compra de animales, productos para consumo humano y alimento para animales (de engorde):

*Ubicación de los animales y/o alimento para animales a adquirir (comparando y evaluando calidad, precios, rentabilidad, ubicación, entre otros).

*Negociación con el o los vendedores (proveedores) para acordar precio, transporte, cantidad, etc.

*Análisis de la inversión en reunión (algo así como una asamblea de socios) para determinar la viabilidad de dicha inversión.

*En caso de ser viable, se procede a finiquitar la compra. Si no fuese rentable, se comienza el proceso nuevamente.

Venta de animales, productos para consumo humano y alimento para animales (de engorde):

*Ubicación de los posibles compradores (comparando y evaluando confiabilidad, oferta, rentabilidad, ubicación, entre otros).

*Negociación con el o los compradores  para acordar precio, transporte, cantidad, etc.

*En caso de ser viable, se procede a finiquitar la venta. Si no fuese rentable, se comienza el proceso nuevamente.

En cuanto a las actividades contables:

Monitoreo de Ingresos, Costos y Gastos:

*Monitoreo, análisis y evaluación del comportamiento del negocio mes a mes y comparación/evaluación con meses anteriores y determinar variaciones  significativas.

*Determinar el motivo de las variaciones. Ejemplo: se realizó un trabajo adicional a los previstos, pérdidas generadas por enfermedad o muerte de algún animal, compra de materiales adicionales, para el mismo se deben tener soportes físicos (facturas, notas de entrega, notas de debido, crédito, orden de compra, entre otras)

*Luego de realizar los correctivos; confirmar la objetividad y seguridad de los estados financieros.

*Contabilización de gastos, costos e ingresos en los cuales se incurrieron pero no se registraron en el mes.  Se necesita soporte físico (facturas).

*Proceder con el cierre mensual de la empresa.

*Imprimir y archivar los resultados finales.

*En base a la información recolectada y descrita en los pasos anteriores se procede a realizar un Forecast de los posibles resultados que obtendrá cada departamento.

*Al finalizar cada mes se procede a realizar un análisis de los resultados finales contra los pronósticos establecidos y determinar variaciones por encima al 15%.

*Analizar el comportamiento en el mercado de los precios de nuestros productos, y variaciones en el dólar.

6.-  “Impulsos” Qué hace posible el éxito de “DOVISICA C.A.”

 El impulso fundamental es el “Team Spirit” que tenemos todos los integrantes de la sociedad, además de la motivación que tenemos para lograr los mejores resultados posibles. 

Experiencia de los antiguos empleados y el entusiasmo de los nuevos para garantizar un trabajo de primera calidad.

Confianza entre los líderes y empleados.

7.-  “Frenos” Qué cosas dificultan los cambios para mejorar las actividad de “DOVISICA C.A.”

El principal freno con el cual luchamos no es más que la misma incertidumbre económica por la cual atraviesa el país. Esta trae como consecuencia: inestabilidad de los precios (tanto de compra como de venta); escasez de animales (muy escasos los proveedores de animales recién nacidos); aumento del precio de los alimentos para engorde; y por supuesto las condiciones climatológicas que tanto afectan a los animalitos.

8.-  “Intimidades” ¿Qué cosas forman parte de “DOVISICA C.A.” y no se observan a simple vista?

Considero que dentro de la sociedad todos somos como una familia, allí pienso que radica el éxito de las relaciones entre todos. Sin embargo es de hacer notar que debido a que Nelson Sira y Yo (Celián Vivas) somos además de socios, esposos,        esto nos permiten una mayor y más efectiva comunicación, y no interfiere en ningún momento y el resto de los compañeros no sienten incomodidad ni disgusto alguno por ello.

9.-  Factores internos y externos que afectan las actividades de “DOVISICA C.A.”

*Factores Externos

Situación política y económica en el país:  Es difícil realizar un “forecast” de los resultados financieros durante los próximos seis meses con los actuales problemas que existen en general y nos afectan directamente.

Paridad cambiaria, tanto oficial como paralela. A pesar de que en los procesos se estipula una tasa cambiaria oficial, las ofertas económicas vienen infladas por la tasa cambiaria paralela, lo cual dificulta el análisis y comparación con los estimados de costos base, los cuales utilizan la tasa oficial. Todo esto obviamente afecta de manera directa los precios.

Los cambios climáticos, pues afectan de manera muy fuerte sobre todo a los animales más pequeños.

*Factores Internos

Principalmente nos vemos afectados por los obreros contratados a destajo pues dificulta la continuidad de un trabajo. Pero debido a la situación social y económica que generalmente presentan quienes ocupan estos cargos, nos vemos en la necesidad de prescindir de sus servicios.

10.-  Motor del Cambio: Conjunto de Estrategias recomendadas para gestionar un cambio dentro de “DOVISICA C.A.”

Los cambios generalmente no se producen en forma armoniosa; por lo tanto,  es importante informar a todas las personas involucradas las causas que motivaron tal cambio, las directrices del mismo y  las estrategias y acciones a seguir.

Considero que un cambio fundamental e importante sería la aplicación de una especie de examen o evaluación para ingresar al estaf de trabajadores dentro de la empresa; porque a pesar de ser una pequeña empresa, es necesario un control más efectivo para la contratación de personal.

También sería beneficioso aplicar alguna estrategia o enfoque económico actual que permita mejorar y actualizar la empresa.

IMÁGENES DE LA GRANJA

INFOGRAFÍA

PROCESO DE CAMBIO DE UNA EMPRESA

Autor: Patricia Cisneros

URL: http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/procambemp.htm

En éste artículo, el autor indica que la Gerencia al Cambio depende fundamentalmente de la capacidad que tiene la alta gerencia en manejar dichos cambios, ya que estos implican costos, riesgos, ineficiencias temporales y turbulencia en la organización.  Por lo que es importante no sólo diseñar y planificar el estado futuro deseado, sino analizar profundamente el estado de transición necesario para que la organización se mueva hacia el objeto deseado.   Sin embargo, para que un proceso de cambio pueda implementarse con éxito y sostenerse en el tiempo, es fundamental tener en cuenta el factor humano.  Las personas deben confiar, estar motivadas y capacitadas; considerando que el cambio es un proceso muy duro, tanto a nivel personal como organizacional.

EL CAMBIO, NECESIDAD Y DESAFIOS DE LAS ORGANIZACIONES

Autor: Luis Álvarez

URL: http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/cambiodesafio.htm

En el presente artículo el cambio en los procesos es motivado por la búsqueda de la excelencia organizacional y los mayores niveles de exigencia del medio ambiente.  Los elementos fundamentales para lograr un cambio positivo son:  Dirección, Organización y las Personas.  Esto se debe a que  no solo debe conocer que hay que cambiar, sino que debe provocar el cambio una vez definida la misión de la organización   la cual debe estar fundamentada sólidamente  para que esta esté enfocada a la satisfacción de las exigencias del entorno, además  No solo definirla sino transmitirla,  hasta asegurarse que es comprendida  y compartida por todo el resto del sistema.  Las personas son las conductoras y ejecutoras de dichos cambios, por lo cual deben entender el porque, como y cuando; además de sentirse motivadas en todo momento.