REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD YACAMBU

DIRECCION DE POSGRADO

MAESTRIA EN GERENCIA Y FINANZAS DE LOS NEGOCIOS

EXTENSION DE ESTUDIOS VIRTUALES

BARQUISIMETO - VENEZUELA

LA PLANIFICACION

AUTOR: Lic. CELIÁN VIVAS

ASIGNATURA: PLANIFICACION

FACILITADOR: Dra. LEONOR DILLON

MAYO 2005

INTRODUCCION

Cuando leemos, hablamos o escuchamos sobre Planeación, o lo que es lo mismo Planificación, nos vienen a la mente una serie de imágenes y/o remembranzas de lo que significa organizar, prever y/o adelantarse a los acontecimientos.

La vida misma es una secuencia de planes, factibles o no, que conllevan a una realidad. Es decir, que planeamos para vivir y vivimos planeando. Esto ha sido así “desde que el mundo es mundo”. Aun en las épocas primitivas el ser humano planeaba su vida diaria, como y cuando conseguiría su sustento, como sobreviviría al día siguiente; y así “planeaba” cada momento de su vida. Por todo ello decimos que la Planificación es primordial y necesaria en el quehacer humano.

Al diseñar un entorno para el eficaz desempeño de individuos que trabajan en grupos, la tarea más importante de un administrador es comprobar que todos conozcan los propósitos y objetivos del grupo y los métodos para alcanzarlos. Para ser eficaz, el esfuerzo grupal debe basarse en el conocimiento por parte de las personas de lo que se espera a ellas.

Lo anterior representa la función de la planeación que es la función administrativa más básica de todas. Implica selección de misiones y objetivos y de las acciones para cumplirlos y requiere de la toma de decisiones, es decir seleccionar diferentes cursos de acción. La planeación establece un puente entre el punto donde se está y aquel otro donde se desea ir.

Por eso se dice que en el caso de las empresas u organizaciones, la planificación es uno de los pilares fundamentales de ésta. Al planificar se anticipan acontecimientos, positivos y negativos, se consideran todas las opciones posibles que permiten tomar acciones y/o dediciones. En otras palabras, la planificación involucra un proceso de toma de decisiones, de anticipación, visualización y de predeterminación (tomar acciones para lograr el concepto de adivinar el futuro). Toda planificación conlleva tres características primordiales:

Ø Debe referirse al futuro

Ø Debe indicar acciones

Ø Debe existir un elemento de causalidad personal u organizacional

QUE ENTENDEMOS POR PLPANIFICACION?

Existen diversas concepciones a lo que planificación se refiere, entre las más destacadas podríamos nombrar:

Ø Determinar actuaciones a llevar a cabo en base a las estrategias elegidas por la empresa para alcanzar unos objetivos.

Ø Proceso que comienza con los objetivos, el cual define estrategias, políticas y planes detallados para alcanzarlos. Establece una organización para instrumentar las decisiones e incluye una revisión del desempeño y mecanismos para la retroalimentación al iniciar un nuevo ciclo de la planeación.

Ø Preparar o hacer planes, en sentido amplio. Es actividad básica en el Escultismo, hasta el punto de que el propio Fundador aseguraba que "el hombre que no hace planes no progresa en la vida". Una de sus máximas más repetidas era la siguiente: "Planifica tu trabajo; luego, trabaja en tu plan".

Ø Es un tipo de pensamiento anticipatorio que persigue obtener productos de buena calidad. La planificación permite determinar objetivos, establecer una estrategia para lograrlos y anticipar obstáculos y resultados.

Ø Ordenar y organizar actividades o trabajos previos, sobre la base de objetivos.

Ø Elaboración de una estrategia o consecuencia de acciones para lograr un objetivo definido

En gran parte de las definiciones que los autores plantean en torno a la planificación se encuentran las siguientes características más o menos comunes:

Ø Es una metodología para la toma de decisiones.

Ø Intenta optimizar el logro de los objetivos.

Ø Trata de hacer coherente los objetivos con la disponibilidad de recursos y necesidades.

Ø Es una reflexión del presente para convertirla en reflexión sobre el futuro.

Ø Es un proceso social.

Ø Es un esfuerzo deliberado de cambiar una situación que resulta insatisfactoria.

Ø Intenta elegir racionalmente las alternativas que mejor se ajustan a los valores de quienes las eligen.

ELEMENTOS Y TIPOS DE PLANIFICACION

El sistema de planificación proporciona los instrumentos necesarios para poder determinar quienes, cuando y de que forma deben ejecutarse las estrategias.

¿Por qué planificar?

Ø Proporciona una dirección y sentido de desempeño

Ø Puede ayudar a lograr o incrementar el éxito

Ø Facilita el cambio y la adaptación al entorno

Ø Contribuye a mejorar los resultados de otras tareas directivas

Elementos de la Planificación:

Ø PROPOSITOS O MISIONES:

Se identifica la función o tarea básica de la institución, en todo sistema social las empresas tienen una función o tarea básica que la sociedad les asigna. Ejemplos:

o Empresa Comercial: producción de bienes y servicios

o Tribunales: interpretar leyes y su aplicación.

o Universidades: enseñanza, investigación y servicios comunitarios.

Ø OBJETIVOS O METAS:

Fines que se persiguen por medio de una actividad de cierta índole. Son un plan a seguir, tienen que ser cuantificables y alcanzables, representa el punto final de la planeación, comparo lo que planeé con los resultados.

Ø ESTRATEGIAS:

Se refieren a la determinación de objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para su cumplimiento. Cursos de acción a seguir que está sustentado en los objetivos que yo quiero lograr. Hay que consolidar los planes a largo plazo con los planes a corto plazo. Es el método que se utiliza para realizar lo planeado, teniendo los recursos necesarios para su cumplimiento.

Ø POLITICAS:

Son enunciados o criterios generales que encausan el pensamiento en la toma de decisiones, no todas las políticas son enunciados (se desprenden de la acción del administrador). Es una orientación a seguir la cual es flexible, en la marcha es susceptible de ser modificable. El administrador puede hacer cambios en sus políticas, siempre y cuando el se lo comunique a sus superiores. Ej. Ascender a un empleado con capacidad para un puesto superior. En las políticas se define un área en la cual habrá de tomarse una decisión y se garantiza su consistencia para cumplir objetivos. Ayudan a tomar decisiones antes de que se conviertan en problemas. Evitan el análisis de situaciones repetitivas.

Existen muchos tipos de políticas:

o Contratación solo con grados universitarios

o Promover las sugerencias de los empleados

o Fijación de precios competitivos.

Ø PROCEDIMIENTOS:

Son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de actividades futuras, el cual lleva una secuencia cronológica detallando la manera que deben realizarse las actividades para cumplir un objetivo.

Ø REGLAS:

Son planes simples que son obligatorios y son puestas por los administradores. Los trabajadores deben sujetarse a las mismas. Las reglas son acciones u omisiones específicas que no están sujetas al empleado sino el empleado a ellas., por lo general son planes simples. Las reglas reflejan decisiones administrativas.

Ø PROGRAMAS:

Conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, pasos a seguir, asignaciones, recursos por emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción dado. Habitualmente se apoya en los presupuestos, un programa prioritario podrá requerir de muchos programas de apoyo, podrá ser de suma importancia o simples y cotidianos. Todo programa requiere de coordinación y oportunidad.

Ø PRESUPUESTOS:

Es una formulación de resultados esperados expresados en términos numéricos, podrán llamarse programas en cifras, es el capital con que cuenta una empresa para llevar a cabo sus actividades y funcionamiento, puede expresarse en términos financieros, términos hora-hombre y términos hora-máquina. Hay diferentes tipos de presupuestos, como son, de ingresos, de capital y de efectivo. El presupuesto es el instrumento fundamental de planeación de muchas compañías y muchas veces obliga a adelantar lo antes planeado.

Tipos de Planes:

Ø Según la temporalidad:

o Planes a largo plazo: LP > 3 años

o Planes a medio plazo: 1 > MP < 3 años

o Planes a corto plazo: CP < 1 año

Ø Según la amplitud del enfoque o nivel

o Planes corporativos o estratégicos: Consideran toda la empresa y son a LP. En ellos se fijan las líneas fundamentales de los programas que se van a desarrollar, la coordinación y control de estos y los presupuestos globales. Son responsabilidad de la alta dirección de la empresa.

o Planes tácticos: Aspectos parciales de las areas funcionales y a MP. En ellos se definen los recursos a asignar para cada área funcional, los procedimientos, los tiempos, y las responsabilidades de dichos planes. Afectan a parte de la empresa.

o Planes operativos: Programación del trabajo individual y a CP. Desarrollados por los mandos del nivel operativo. En ellos se prevé la aportación individual a la obtención de los objetivos de cada plan.

SISTEMAS DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL

EL PBSS (planning, programming, budgesting system)

EL SPPP ( sistema de planes, programas y presupuestos)

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA PLANIFICACIÓN

El hecho de planificar implica una serie de ventajas para la empresa, las
cuales se señalan a continuación:

Ø Contribuye a actividades ordenadas y con un propósito. Todos los
esfuerzos están apuntados hacia los resultados deseados y se logra una
secuencia efectiva de tales esfuerzos. El trabajo no productivo se minimiza.

Ø Señala la necesidad de cambios futuros. Ayuda a visualizar las amenazas y
oportunidades que se pueden presentar y evaluar nuevos campos para una
posible participación en ellos. Lo anterior permite evitar la entropía, es
decir, la tendencia de que las cosas sigan su curso hacia la destrucción.

Ø Proporciona una base para el control. La planificación y el control son
inseparables, ya que son como los gemelos de la administración. Cualquier
intento de controlar sin planes carece de sentido, puesto que no hay forma
que las personas sepan si van en la dirección correcta, a no ser que primero
tengan en claro a donde ir. Así, los planes proporcionan los estándares de
control.

Ø Obliga a la visualización de un todo. Se obtiene una identificación
constructiva con los distintos problemas y las diversas potencialidades de
la organización en general. Esta forma de abarcar todo es valiosa, pues
capacita al gerente a ver relaciones de importancia, a obtener una
comprensión más plena de cada actividad y a apreciar las bases sobre las
cuales están apoyadas sus acciones administrativas.

Ø Dirige la atención hacia los objetivos. Ayuda a tener siempre presente,
por parte de todos los componentes de la organización, los objetivos de esta
y la adecuación de ellos al medio, cuando es necesario.

Si bien la planificación es una función fundamental de la administración,
presenta desventajas o limitaciones en su uso, entre las cuales se pueden
destacar las siguientes:

Ø Esta limitada por la poca precisión de la información y por la
incertidumbre de los hecho futuros. Es imposible predecir con exactitud lo
que va a ocurrir en el futuro, de ahí que sea fundamental que el
administrador trabaje con escenarios alternativos y con márgenes de
tolerancia.

Ø La planificación tiene un alto costo. Dado que es la base de una buena
administración, una adecuada planificación requiere un gran esfuerzo que se
traduce en tiempo, lo cual lleva a aumentar los costos en términos de horas
hombre.

Ø La planificación puede ahogar la iniciativa. Puede darse la tendencia a
realizar una planificación excesiva, lo cual puede llevar a rigidez en la
actuación de los administradores y del personal de la organización general.

Ø Puede demorar en algunos casos las acciones. Existen situaciones que
requieren de respuestas casi instantáneas, por lo que si se trata de
desarrollar planes, se puede llegar tarde con las acciones correctivas
pertinentes.

Lo importante es que el administrador, aparte de tener muy claras sus
ventajas y sus limitaciones, debe considerar dos principios que sirven para
indicar la mejor manera de elaborar una planificación.

Ø Principio de definición del objetivo:

El objetivo debe ser definido de forma clara y concisa para que la
planificación sea adecuada. Esta debe ser realizada en función del objetivo
que se pretende alcanzar, es decir, la finalidad misma es determinar cómo
será alcanzado. Si el objetivo no se define claramente, la planificación
será muy vaga y dispersa. Por otro lado, lo anterior facilita el
entendimiento por parte del personal de la empresa.

Ø Principio de flexibilidad de la planeación.

El plan debe ser flexible y elástico, con el fin de poder adaptarlo a
situaciones imprevistas. Como la planificación se refiere al futuro, su
ejecución debe permitir cierta flexibilidad en situaciones que requieran
adaptarse a las condiciones del medio ambiente y a los recursos de la
organización.

TIPOS DE PLANIFICACIÓN:

Para poder lograr lo anteriormente descrito es importante que en todas las
organizaciones se realicen dos tipos de planificación:

Ø Planificación Estratégica:

Consiste en la determinación de los planes más importantes para la empresa,
que involucran un horizonte de tiempo de largo plazo. Dichos planes se
presentan a continuación en orden jerárquico:

o Propósito

o Misión

o Objetivos específicos o metas

o Estrategias

o Políticas

Ø Planificación Operativa:

Se refiere a los planes que involucran un horizonte de tiempo de mediano y
corto plazo:

o Procedimientos

o Reglas

o Programas

o Presupuestos

PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

Conforme a lo señalado anteriormente, consiste en desarrollar los planes de
más largo alcance, lo cual constituye una responsabilidad de los
administradores de alto nivel jerárquico dentro de la empresa. Dado lo
anterior, para realizar una correcta planificación estratégica es necesario:

Ø Contemplar el exterior de la empresa para prevenir amenazas y aprovechar oportunidades.

Ø Observar al interior de la empresa para determinar sus puntos
débiles y los puntos fuertes.

A continuación se presenta un enunciado conciso de cada uno de los planes
estratégicos:

Ø Propósito:

En todo sistema social, las organizaciones tienen una función o tarea
fundamental que la sociedad le asigna, es decir, su razón de ser. El
propósito de una universidad es descubrir y transmitir el conocimiento. El
propósito de un hospital es proveer servicios de salud.

Sin lugar a dudas las aspiraciones de sus fundadores y administradores son
importantes al determinar el propósito. Sin embargo, este propósito tiene
que tener la aprobación de la sociedad, así, se dice que el propósito deriva
del contexto social en que opera la administración.

Ø Misión:

La misión indica el camino que determinan los administradores para alcanzar
el propósito de la organización. Así, la misión de una universidad consiste
en proveer programas académicos, mientras que en un hospital podría ser
entregar servicios médicos.

Ø Objetivos:

Son los fines hacia los cuales se dirigen las actividades de la empresa. Nos
indican hacia que punto deben dirigirse las otras fases del proceso
administrativo y, por lo tanto, han de especificar los fines o resultados
que desean lograr y que deben concordar con el propósito y la misión.
Siempre debe existir una red o jerarquía de objetivos, lo que significa que
se deben establecer los siguientes tipos de metas:

o Objetivos para la empresa como un todo.

o Objetivos para las distintas áreas funcionales.

o Objetivos para los departamentos de la empresa.

o Objetivos individuales.

La planificación estratégica es el proceso que sigue el gerente integral
para dirigir y controlar el futuro de su empresa. Como se espera de todo
gerente que sea un gerente integral, podemos ampliar la definición de este modelo
planificación para que todos los dirigentes perciban que la
misma es para ellos y que no se puede confinar en la
gerencia de planificación. La planificación estratégica también es vista como el proceso por el cual los dirigentes ordenan sus objetivos y sus acciones en el tiempo.

De hecho, el concepto de estrategia y el de planificación están ligados
indisolublemente, pues tanto el uno como el otro designan una secuencia de
acciones ordenadas en el tiempo, de manera tal que sea posible alcanzar uno
o varios objetivos.

En una empresa existen varios niveles de planificación estratégica y esos
niveles dependen de su complejidad organizacional. En el caso de la pequeña
o mediana empresa, en la cual todas las decisiones las torna el dueño, la
planificación estratégica es sólo una expresión pomposa para designar la
lógica que sigue el patrón en sus acciones. Se trata del caso extremo de la
planificación estratégica reducida a un solo nivel. Sin embargo, en la
mayoría de las empresas diversificadas y organizadas según una estructura
divisional, la planificación estratégica se establece a tres niveles:

Ø A nivel de la empresa total (Corporate Planning)

¿Dónde invertir los recursos actuales de la empresa? ¿De dónde se podrán obtener los recursos futuros? ¿Cómo asegurar la supervivencia, el crecimiento y la rentabilidad? La planificación estratégica a nivel de la empresa total contesta estas
preguntas fundamentales sobre el presente y el futuro de la empresa.

Ø A nivel de división (Business Planning)

Una vez que se haya decidido en cuáles actividades la empresa debe invertir
sus recursos, conviene determinar cómo se logrará el éxito en los sectores
escogidos. Supongamos que una empresa decide Invertir una parte de sus
recursos en la industria del calzado y para tal fin crea una división de
calzado: esta división tendrá que determinar cuáles son las condiciones para
alcanzar el éxito en ese sector, la planificación a nivel de división
requiere técnicas distintas de las que se utilizan a nivel de la
planificación global: por ejemplo, análisis competitivo, método de
segmentación del mercado y de diferenciación del producto

Ø A nivel funcional

Supongamos, en el caso de una estructura divisional, que el jefe de la
división de calzado tiene a su cargo gerentes funcionales: gerente de
marketing, gerente financiero, gerente de personal, de producción, de
investigación, etc. Son ellos quienes finalmente se responsabilizaran de
llevar a cabo el plan estratégico elaborado. Aunque el nivel funcional se presente como el tercer nivel de la planificación estratégica, corresponde al nivel critico, pues la mejor estrategia puede sucumbir a las peores políticas.

La planificación estratégica se ha introducido como un proceso. Esto
significa que se trata de una actividad que puede descomponerse en una
secuencia de etapas. Aunque los autores difieren en el detalle, están de
acuerdo en la siguiente secuencia general: fijación de objetivos,
elaboración del plan de estrategia, determinación del presupuesto.

Se comprueba entonces que la planificación estratégica es el fruto de una
negociación entre los tres niveles estratégicos. En efecto, cada etapa
comienza por una entrada de información, digamos más bien un deseo, emanado
de la gerencia general, y la decisión final no se toma hasta que las
consecuencias de esta entrada sean analizadas a nivel de las divisiones y de
las funciones.

Así, la planificación estratégica no es un dominio reservado a la gerencia
general, sino un proceso de comunicación y de determinación de decisiones en el cual intervienen todos los niveles estratégicos de la empresa.

¿Qué necesita el dirigente para planificar la acción empresarial? Es desde este punto de vista como se aborda el proceso de planificación estratégica
según un planteamiento informacional. De hecho, en ausencia de la
información no hay estrategia posible, sino solamente un juego de azar. Ya
hemos visto que el valor de una estrategia depende de la calidad de sus
objetivos, pero también es cierto que la calidad de los objetivos depende de
la calidad de la información que posee la empresa sobre sí misma, sus
recursos y su medio ambiente.

EN CONCLUSION

Antes de elaborar una acción empresarial conviene conocer el medio dentro
del cual opera la empresa. ¿Cuáles son sus oportunidades?, ¿Qué amenazas y
restricciones enfrenta? Lo que llamamos comúnmente una investigación de
marketing, pero que en realidad corresponde, en un sentido más amplio, a un
estudio del medio actual y futuro, es la base de todo esfuerzo de
planificación estratégica. Cualquier error de apreciación de los factores
del medio, cualquier dato erróneo sobre el mercado, sobre la competencia, el
medio legal, social, etc., se traducirá necesariamente en una falla a nivel
de la Acción Empresarial. Se puede comprender fácilmente por qué las grandes
empresas dedican esfuerzos e inversiones a dotarse de refinados sistemas de
información, preferentemente más perfeccionados que los de la competencia.
Una mejor información permite una mejor estrategia. Cuando se habla de
información no se trata solamente de la información del medio externo de la
empresa, sino también de su medio interno: ¿Cuáles son sus capacidades, sus
medios, sus recursos, sus limitaciones? ¿Cuáles son sus fortalezas y sus
debilidades? Es a partir de la confrontación de las fortalezas y las
debilidades de la empresa y de las oportunidades y las restricciones del
medio cuando se puede proponer un diagnóstico estratégico, es decir, una
respuesta a las preguntas siguientes: ¿Dónde estamos? y ¿A dónde iríamos
sino efectuáramos ningún cambio en las políticas actuales? Cuando la
empresa en consideración opera dentro de un sector evolutivo, la respuesta a
la segunda pregunta es invariablemente pesimista.

Dotadas de un buen sistema de información, la gran mayoría de las empresas
están en capacidad de efectuar un diagnóstico claro de su situación. Sin
embargo, es el último paso el más difícil de dar. ¿Cómo pasar del
diagnóstico a la prescripción de una acción curativa?

La información sobre los hechos no es suficiente. Es necesario que el
dirigente posea una tecnología de administración, es decir, un conjunto de
conceptos, técnicas y herramientas que le permitan pasar de la reflexión a
la elaboración de una acción consciente. Por estrategia se entiende
juntamente: 1) Un conjunto de conceptos, técnicas y herramientas que el
dirigente debe conocer, so pena de revelar un atraso tecnológico (en cuanto
a tecnología de administración) con respecto a la competencia; y 2) el
proceso según el cual el dirigente utiliza este conjunto para elaborar la
Acción Empresarial.

La planificación estratégica subyace en el manejo del cambio, labor que
corresponde al gerente integral. Sin embargo, no es sino una parte del
proceso de cambio, puesto que el cambio atañe a los tres aspectos de la
Gerencia Integral: estrategia. Estructura y cultura. El excito de la
planificación estratégica no sólo depende de la validez de la nueva
estrategia sino también de la forma en que se armoniza con los cambios
organizacionales y culturales que la acompañan.

INFOGRAFIA

http://asde.scouts-es.net/gs284/diccionario/m-r

http://www.educarchile.cl/eduteca/nb3/sitio/glosario.asp

http://www.fortunecity.es/expertos/creativo/129/definiciones

http://www.educarchile.cl/eduteca/nb3/sitio/glosario.asp

En estas páginas se encuentran distintas definiciones o concepciones de la Planificación. Además de que se muestra que para planificar es fundamental elegir, tomar decisiones en el futuro para lograr las metas propuestas.

http://www.quality-consultant.com/gerentica/libro_002

En esta página podemos visualizar por qué la planificación estratégica tiene dos connotaciones relativamente diferentes.

http://www.todopymes.cl/topicos_consultas/planeacion_estrategica

Este artículo muestra algunas generalidades de la planificación estratégica.

http://www.universidadabierta.edu.mx/Biblio/M/PLANEACION

En este web site se muestra como la planeación es la primera etapa de la administración, es el ejercicio intelectual que habrá de realizar el administrador ya que deberá justificar todas las acciones que habrán de realizarse en las áreas sustantivas, de apoyo y administrativas.

http://www.oocities.org/WallStreet/District/7921/Planification

La planificación cumple dos propósitos principales en las organizaciones: el protector y el afirmativo.

http://www.tja.entelnet.bo/uteplan/planpag1.html

La Planificación Estratégica como una herramienta de diagnóstico, análisis, reflexión y toma de decisiones colectivas, en torno al quehacer actual y al camino que deben recorrer en el futuro las organizaciones e instituciones, para adecuarse a los cambios y a las demandas que les impone el entorno y lograr el máximo de eficiencia y calidad de sus prestaciones.

http://www.coninpyme.org/pdf/Cambio

Este artículo muestra como ha sido necesario en las instituciones y empresas capacitar, introducir una cantidad de enseñanzas vinculadas con la resistencia al cambio, la administración de la transición y del cambio propiamente dicho.

http://www.eduteka.org/foros

Aquí podemos vislumbrar una especie de comparación entre Planificación tradicional y Planificación estratégica.

http://www.eumed.net/cursecon/dic/P3

…La planificación puede considerarse un intento de reducir la incertidumbre a través de una programación de las propias actividades, tomando en cuenta los más escenarios mas factibles donde éstas se desarrollarán.