ASIGNATURA: GERENCIA
TRABAJO Nro. 02: Descripción de la Actividad de la que son Co-Dueños
Autor: Isnerlis Martínez Magdaleno
CONTENIDO
1.- En qué consiste esa Actividad como Co-Dueño?
Me desempeño como Coordinador Administrativo III en la Unidad Administrativa del Servicio Médico de la Corporación Venezolana de Guayana (C.V.G). Las actividades son las siguientes:
Evaluación, Registro y Control de los gastos operativos y administrativos del Departamento y la Unidades médicas de la Corporación fuera de Ciudad Guayana.
Revisión para tramitar los pagos de proveedores por servicio y suministros médicos de las sucursales de la CVG con cede en Tucupita, Ciudad Bolívar.
Evaluación, registro y control de la entrada y salida de los medicamentos en el Departamento, como los equipos de primeros auxilios otorgados a las Gerencias de la Corporación y los medicamentos solicitados por las Unidades Médicas de Tucupita y Ciudad Bolívar.
Registro y Control administrativo de los Programas de donación u apoyos médicos en Ciudad Guayana, realizados por la C.V.G, en auge de la mejora social de la región.
Conciliar todos los gastos generados y revisados por el Departamento, con las Unidades pertinentes de la Corporación.
Revisión mensual de la Ejecución Física de las Metas como el desarrollo de las actividades cumplidas, de acuerdo a la programación realizada para este ejercicio fiscal 2004.
Apoyo en solventar necesidad de los empleados del Departamento.
Adicionalmente, el Servicio Médico de la Corporación Venezolana de Guayana, tiene la siguiente actividad fundamental:
El Servicio preventivo y de atención médica a los empleados, obreros como sus familiares directos (madre, padre e hijos), solventando su necesidad ya sea en la misma Institución o referido a otro especialista en los casos de que no se cuente con ese profesionales en la Corporación.
El Departamento de Servicio Médicos de la Corporación Venezolana de Guayana, no cuenta con sistemas de información que le permita tener una automatización para el manejo de cualquier información, lo cual implica un completo manejo manual de los controles internos realizados a nivel administrativo (Control de Gastos), como el manejo de las historias médicas. Asimismo no cuenta con un sistema de control de gestión. Esto es una consecuencia de aislamiento de la alta función que la Unidad Médica cumple, con respecto a decisiones gerenciales.
Igualmente, para el registro de la verificación tantos de las metas como actividades planificadas y no planificadas para el 2004, se suministran a través de cuadros manuales a la Gerencia de Personal, supervisor inmediato del Servicio Médico, para ser centralizado y remitido a la Vicepresidencia de Planificación.
En cuanto a los equipos de computación, actualmente sólo la Unidad administrativa, en la cual Yo me desempeño, como la Directora del Servicio y su secretaria, son las personas que cuentan con esta tecnología, arrojando un total de cinco (05) computadoras.
En tal sentido la Unidad Administrativa, maneja los software de Excel y Word, como herramientas para aplicar controles internos en este aspecto. Igualmente cuenta con el servicio de Internet, intranet, correo electrónico y fax para complementar los controles desarrollados a nivel local como la Región de Guayana (Tucupita y Ciudad Bolívar) ciudades que competen al servicio administrativo.
En la Unidad de historias médicas, se cuenta con un archimovil clasificado por números de cédula del paciente.
Se cuenta con un personal médico general y especializado, lo cual implica un alto profesionalismo y responsabilidad humana, reflejada perfectamente en su labor día a día en el Servicio Médico de la CVG, momento en el cual se puede valorar a todos sus niveles de jerarquía. El personal administrativo están bajo el perfil mínimo de Técnico Superior en Administración, con el Máximo de Especialista en Finanzas. El personal de Enfermería está a nivel de Licenciatura y estudiante de Post-Grado y la recepcionista y secretaria, son bachilleres y estudiantes universitario de una alta vocación en la atención al cliente.
A grandes rasgos, el Servicio Médico de la CVG, cuenta con un personal de una alta calidad humana, profesionalismo y vocación al trabajo complementado con el servicio al cliente.
Desde el punto de vista de la actividad fundamental del Departamento de Servicios Médicos, se atiende por servicio de emergencia, asesoría médica y diagnóstica a los trabajadores de nomina mensual y diaria de la CVG, refiriéndolo si es necesario, a un especialista en caso tal de que no se cuenta con él en las instalaciones del Departamento. En donde la fase de diagnóstica se realiza previa cita. En los casos de emergencias, se solventa en las propias instalaciones y de acuerdo a su magnitud, se puede o no referir a una Clínica. El proceso de la consulta cuando el paciente ya hace apto de presencia en el Servicio, es el siguiente:
Llega a recepción notificando su consulta y pasa a la sala de espera, hasta el momento de ser llamado.
La recepcionista la pide la historia vía telefónica, al área de archivo de historia.
La enfermera del área de historia, la lleva al médico tratante.
El médico tratante, avisa a la recepcionista para que el paciente pase al consultorio.
El paciente, le informan el consultorio y se traslada a él.
Desde el punto de vista Administrativo, se divide en dos actividades fundamentales:
Los procesos referidos a los gastos operativos y administrativos propiamente del Servicio Médico.
Los procesos referidos a los gastos operativos (médicos) de las Unidades de la Corporación Venezolana de Guayana con sede en Tucupita y Ciudad Bolívar. Ambos son revisados por el Servicio Médico, tramitados al Departamento de Registro y Control de la Gerencia de Personal, para ser remitido al Departamento de Presupuesto, haciendo la salvedad que el Departamento de Registro y Control, solo lo firma como revisado, porque el registro de la generación del gasto tramitado, en responsabilidad del Departamento de Presupuesto.
Contar con un sistema de historias médicas, en donde el médico tratante suministre la información directamente, en todo lo concerniente a reseña, medicamentos y tratamiento, el cual debe ser manejado a nivel informativo por el la unidad de historias medicas, como por cualquier médico del Servicio. De igual manera, en está historia médica se incorporaran los reposos, o informaciones que el paciente traiga como referencia de otra institución médica. Sólo en este caso, la Unidad de Archivo médico, será quien escanee la información para anexarla a su historia automatizada. De esta manera la unidad que archivo, se encargaría de mantener una historia con información automatizada, (proveniente de la impresión del especialista tratante) con la información de laboratorios, reposos y otros aspectos en forma escaneada, con el objeto de mantener una información paralela de documentación que no se puede palpar con el equipo al momento de la entrevista médico-paciente y de igual manera se mantiene una información de respaldo físico. El mismo sistema debe tener la capacidad de suministrar información estadísticas de pacientes atendidos, hospitalizados, reposos, u otros casos. Es importante destacar que la historia manual no se pierde, solo el sistema agiliza el manejo de información.
Suministrar a cada médico como la unidad de archivo médicos computadoras personales que permitan el buen uso del tiempo en horas hombre. Igualmente el computador debe tener acceso a Internet, Intranet y correo electrónico, lo cual permitirá a los especialistas realizar cualquier consulta de actualización en su área.
Incorporar en el área administrativa un Terminal del Departamento de Presupuesto, con el objeto de agilizar los controles de salida de recursos, disponibilidad, gastos pagados y pendientes por pagar, lo cual facilitará la conciliación de gastos al cierre de mes.
Realizar campañas informativas ó médicas en la propia Corporación, a los fines de mantener informado a sus trabajadores de los beneficios ofrecidos, las nuevas innovaciones o cualquier alerta de salud que amerite una gran divulgación. Todo ello crea una imagen de servicio al paciente e incrementa la seguridad del servicio ofrecido, en virtud de ser el Servicio Médico la Unidad de apoyo preventivo y curativo de la CVG.
Crear una imagen de Clínica en la propia Corporación, incorporando los servicios de radiología y laboratorio, así como abastecer tecnológicamente el servicio de emergencia, todo ello con personal cevegista, tomando en consideración que se cuenta con un espacio físico que lo pueden acondicionar y de esta manera se bajan en gran magnitud los costos por estos concepto a través del seguro adscrito a la CVG.
Desde el punto de vista administrativo: El temor que tiene el Departamento de Presupuesto o la Gerencia de Administración y Finanzas en perder el control de sus labores, ó el temor de ser desplazado de sus funciones. Es por ello que tiende a realizar una centralización de funciones, teniendo como pensamiento, "La exclusividad en la toma de decisiones y el Control de todos los recursos", pero en la actualidad no hace falta tener un centralización para saber gestionar, para ello existen los niveles supervisorios y los controles e indicadores de gestión. Cabe destacar que esto no significa el desplazo de en la toma de decisiones a nivel de la Gerencia de Administración y Finanzas, como del Departamento de Presupuesto, en virtud de que cada Unidad debe saber medir su papel funcional.
Desde el punto de vista médico-paciente: Se tiene el temor del empleado u obrero, como de sus familiares de no ser atendido adecuadamente por la falta de información y el poco tiempo que realmente tiene funcionando el Servicio Médico.
El riesgo en invertir recursos, que incrementen el servicio ofrecido a nivel de emergencias y especialistas.
En este punto, realmente no se observa en todo el Servicio Médico.
De ser aprobaba la propuesta de cambio, se requerirá de un acondicionamiento en la infraestructura.
Las estrategias son las siguientes:
Realizar un comité de evaluación, conformado por tres (03) representante: uno de Finanzas, Servicios Médicos y otro del Departamento Evaluador del Seguro por parte de la CVG, con el objeto de plantear una propuesta de análisis de costos, en donde se evalúe los generados por el Seguro de la Contratación Colectiva con respecto, si los mismo servicios de especialistas más comunes los costeara la CVG, a través de su Servicio Médico, lo cual estoy completamente segura que la diferencia favorecerá arduamente al Servicio.
Acondicionar la infraestructura, para funcionar como una clínica, en virtud de que la demanda de paciente será aun mayor.
Flexibilizar la toma de decisión presupuestaria, es decir, ser más directo el canal de propuesta, en vez de pasar por varios departamentos.
Todo ello ameritará un incremento en la asignación presupuestaria, lo que dará importancia al área administrativa, así como, se requerirá de un fortalecimiento de la capacidad laboral. Por otro lado, el nuevo cambio de imagen del Servicio Médico, enfatizará la imagen de la CVG, como organización de apoyo social salud en la Región de Guayana.
a) Universidad de Carabobo.
Ellos ofrecen servicio médico a nivel general y diferentes especialidades, tales como: medicina interna, gastroenterología, dermatología, psiquiatría, neurología, gineco-obstetricia, otorrinolaringología, oftalmología, traumatología, neumonología, venereología y cirugía menor. Así como, odontología, en el cual se realiza examen bucal y restauraciones con amalgamas y resinas, al igual que exodoncia y destartraje. Los casos de cirugía son referidos a la Facultad de Odontología. Cuentan con una Fundación, la cual le garantiza a los estudiantes el servicio de hospitalización, cirugía y maternidad. Prevée la atención a emergencias, intervenciones electivas, reembolsos y casos especiales.
http://www.uc.edu.ve/servicios/medico.htm
b) Fundación Centro Médico Preventivo Empresarial (FCMPE)
Institución especializada en servicios de medicina laboral creada por CAPMIL (Cámara de Pequeños y Medianos Industriales y Artesanos del Estado Lara), para prestar atención médica preventiva y curativa a los trabajadores de las empresas afiliadas para mejorar la seguridad y calidad de vida, el ambiente de trabajo y la productividad de la industria larense. Cuenta con un equipo de Profesionales y Técnicos especializados en las áreas de: Medicina del Trabajo, Seguridad Industrial, Higiene Ocupacional y Enfermería Industrial. Asimismo, apoya a la organización en la realización de las evaluaciones de sus trabajadores y la detección de enfermedades comunes y ocupacionales, además orienta a las empresas en materia legal relacionada con medicina ocupacional y seguridad e higiene industrial.
http://www.capmil.org.ve/Capmil/FCMPE/FCMPE.htm