Uno
de los resultados más significativos del proceso de planificación
es una estrategia para la organización.
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Aspectos generales e importancia de la planificación
Planificar significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos
y acciones, y sustentan sus actos no en corazonadas sino con algún método,
plan o lógica. Los planes establecen los objetivos de la organización
y definen los procedimientos adecuados para alcanzarlos. Además los planes
son la guía para que (1) la organización obtenga y aplique los
recursos para lograr los objetivos; (2) los miembros de la organización
desempeñen actividades y tomen decisiones congruentes con los objetivos
y procedimientos escogidos, ya que enfoca la atención de los empleados
sobre los objetivos que generan resultados (3) pueda controlarse el logro de
los objetivos organizacionales. Asimismo, ayuda a fijar prioridades, permite
concentrarse en las fortalezas de la organización, ayuda a tratar los
problemas de cambios en el entorno externo, entre otros aspectos. Por otro lado,
existen varias fuerzas que pueden afectar a la planificación: los eventos
inesperados, la resistencia psicológica al cambio ya que ésta
acelera el cambio y la inquietud, la existencia de insuficiente información,
la falta de habilidad en la utilización de los métodos de planificación,
los elevados gastos que implica, entre otros.
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Planificación. Definición.
"Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas
metas" (Stoner, 1996).
"Es el proceso que se sigue para determinar en forma exacta lo que la organización hará para alcanzar sus objetivos" (Ortiz, s/f).
"Es el proceso de evaluar toda la información relevante y los desarrollos futuros probables, da como resultado un curso de acción recomendado: un plan", (Sisk, s/f).
"Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio más apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la acción", (Goodstein, 1998).
"La planificación... se anticipa a la toma de decisiones . Es un proceso de decidir... antes de que se requiera la acción" (Ackoff,1981).
"Consiste en decidir con anticipación lo que hay que hacer, quién tiene que hacerlo, y cómo deberá hacerse" (Murdick, 1994). Se erige como puente entre el punto en que nos encontramos y aquel donde queremos ir.
"Es el proceso de definir el curso de acción y los procedimientos requeridos para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar al estado final deseado" (Cortés, 1998).
"Es el proceso consciente de selección y desarrollo del mejor curso de acción para lograr el objetivo." (Jiménez, 1982). Implica conocer el objetivo, evaluar la situación considerar diferentes acciones que puedan realizarse y escoger la mejor.
"La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos" (Jiménez, 1982).
"Es el proceso de seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales" (Terry,1987).
En prácticamente todas las anteriores definiciones es posible hallar algunos elementos comunes importantes: el establecimiento de objetivos o metas, y la elección de los medios más convenientes para alcanzarlos (planes y programas).
Implica además un proceso de toma de decisiones, un proceso de previsión (anticipación), visualización (representación del futuro deseado) y de predeterminación (tomar acciones para lograr el concepto de adivinar el futuro). Todo plan tiene tres características: primero, debe referirse al futuro, segundo, debe indicar acciones, tercero, existe un elemento de causalidad personal u organizacional: futurismo, acción y causalidad personal u organizacional son elementos necesarios de todo plan. Se trata de construir un futuro deseado, no de adivinarlo.
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Clases de planificación y Características.
Existen diversas clasificaciones acerca de la planificación. Según
Stoner, los gerentes usan dos tipos básicos de planificación.
La planificación estratégica y la planificación operativa.
La planificación estratégica está diseñada para
satisfacer las metas generales de la organización, mientras la planificación
operativa muestra cómo se pueden aplicar los planes estratégicos
en el quehacer diario. Los planes estratégicos y los planes operativos
están vinculados a la definición de la misión de una organización,
la meta general que justifica la existencia de una organización. Los
planes estratégicos difieren de los planes operativos en cuanto a su
horizonte de tiempo, alcance y grado de detalle.
La
planificación estratégica es planificación a largo plazo
que enfoca a la organización como un todo. Muy vinculados al concepto
de planificación estratégica se encuentran los siguientes conceptos:
a) estrategia, b) administración estratégica, c) cómo formular
una estrategia.
· Estrategia: es un plan amplio, unificado e integrado que relaciona
las ventajas estratégicas de una firma con los desafíos del ambiente
y se le diseña para alcanzar los objetivos de la organización
a largo plazo; es la respuesta de la organización a su entorno en el
transcurso del tiempo, además es el resultado final de la planificación
estratégica. Asimismo, para que una estrategia sea útil debe ser
consistente con los objetivos organizacionales.
· Administración estratégica: es el proceso que se sigue
para que una organización realice la planificación estratégica
y después actúe de acuerdo con dichos planes. En forma general
se piensa que el proceso de administración estratégica consiste
en cuatro pasos secuenciales continuos: a) formulación de la estrategia;
b) implantación de la estrategia; c) medición de los resultados
de la estrategia y d) evaluación de la estrategia.
· Cómo formular una estrategia: es un proceso que consiste en
responder cuatro preguntas básicas. Estas preguntas son las siguientes:
¿Cuáles son el propósito y los objetivos de la organización?,
¿A dónde se dirige actualmente la organización?, ¿En
que tipo de ambiente está la organización?, ¿Qué
puede hacerse para alcanzar en una forma mejor los objetivos organizacionales
en el futuro?
La planificación operativa consiste en formular planes a corto plazo
que pongan de relieve las diversas partes de la organización. Se utiliza
para describir lo que las diversas partes de la organización deben hacer
para que la empresa tenga éxito a corto plazo. Según Wilburg Jiménez
Castro la planificación puede clasificarse, según sus propósitos
en tres tipos fundamentales no excluyentes, que son: a) Planificación
Operativa, b) Planificación Económica y Social, c) Planificación
Física o Territorial. Según el período que abarque puede
ser: a) de corto plazo, b) de Mediano plazo, c) de largo plazo.
Planificación Operativa o Administrativa: se ha definido como el diseño de un estado futuro deseado para una entidad y de las maneras eficaces de alcanzarlo (R. Ackoff, 1970).
"Planificación Económica y Social: puede definirse como el inventario de recursos y necesidades y la determinación de metas y de programas que han de ordenar esos recursos para atender dichas necesidades, atinentes al desarrollo económico y al mejoramiento social del país.
Planificación Física o Territorial: podría ser definida como la adopción de programas y normas adecuadas, para el desarrollo de los recursos naturales, dentro de los cuales se incluyen los agropecuarios, minerales y la energía eléctrica, etc., y además para el crecimiento de ciudades y colonizaciones o desarrollo regional rural.
Planificación de corto plazo: el período que cubre es de un año.
Planificación de mediano plazo: el período que cubre es más de un año y menos de cinco.
Planificación de largo plazo: el período que cubre es de más de cinco años" (W. Jiménez C., 1982).
Según Cortés, los planes se pueden clasificar también de acuerdo al área funcional responsable de su cumplimiento: Plan de Producción, Plan de Mantenimiento, Plan de mercadeo, Plan de Finanzas, Plan de Negocios.
Según
el alcance, los planes se pueden clasificar como:
1. Intradepartamentales, si se aplican a un departamento. Ejemplo: plan de mantenimiento
mecánico.
2. Interdepartamentales, si afectan a más de un departamento, ejemplos:
plan de seguridad industrial.
3. Para toda la organización. Ejemplo: Presupuesto.
4. Tambien pueden ser considerados como planes las políticas, los procedimientos,
las normas y los métodos de trabajo. Las políticas son líneas
generales o directivas amplias que establecen orientación para la toma
de decisiones. Ejemplo: promoción interna del personal.
Los procedimientos son reglas que establecen la forma convencional de organizar
actividades para cumplir una meta. Ejemplo: cierre de un ejercicio comercial.
Los métodos son formas sistemáticas y estructuradas para realizar actividades en forma eficiente.
Las normas son regulaciones estrechas que definen con detalle los pasos y acciones para realizar actividades repetitivas.
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Pasos del proceso de planificación.
El proceso de planeación incluye cinco pasos principales (Cortés,
1998): 1) definición de los objetivos organizacionales; 2) determinar
donde se está en relación a los objetivos; 3) desarrollar premisas
considerando situaciones futuras; 4) identificar y escoger entre cursos alternativos
de acción; 5) puesta en marcha de los planes y evaluar los resultados.
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Planificación y niveles gerenciales.
Los administradores de nivel superior generalmente invierten más tiempo
en la planificación que los administradores de nivel bajo. Los administradores
de nivel inferior se encuentran altamente implicados en las operaciones diarias
de la organización y, por lo tanto, tienen menos tiempo para contribuir
a la planificación que la alta dirección. Los administradores
de nivel medio usualmente invierten más tiempo en la planeación
que los administradores de nivel inferior, pero menos que los administradores
de nivel superior.
El tipo de planificación realizada por los administradores también cambia a medida que éstos ascienden en la organización. Típicamente, los administradores de nivel inferior planean a corto plazo; los administradores de nivel medio planean a un plazo un tanto más prolongado; y los administradores de nivel superior planean a un plazo más prolongado. La experiencia de los administradores de nivel inferior con las operaciones cotidianas los convierte en los mejores para planear en cuanto a lo que debe hacerse en el corto plazo para alcanzar los objetivos organizacionales. Los administradores de nivel superior usualmente tienen una mejor visión de la situación organizacional como un todo y por lo tanto se encuentran mejor dotados para planificar a largo plazo.
Relación
entre la Planificación y el Control.
La planificación proporciona estándares (indicadores) de control
contra los cuales puede medirse el desempeño. Si existe una desviación
significativa entre el desempeño real y el planeado, puede tomarse una
acción correctiva. Un ejemplo claro de los planes empleados como estándares
de control se pueden encontrar en los presupuestos. Estos presupuestos proporcionan
la base para estándares continuos de control durante todo el año
de operaciones. Si el desempeño real no corresponde estrictamente al
desempeño planeado y presupuestado, hace que se aplique una acción
correctiva.
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Conclusiones.
Si una organización aspira a permanecer sana debe plantearse objetivos
realistas. La planificación está comprometida en la fijación
de los objetivos de la organización y en las formas generales para alcanzarlos.
La opción frente a la planificación es la actividad aleatoria,
no coordinada e inútil. Los planes efectivos son flexibles y se adaptan
condiciones cambiantes.
Debe hacerse notar que ni la planificación estratégica ni la operativa es un esfuerzo ocasional si se quiere que sea efectiva y logre los resultados deseados. Más bien es un círculo continuo que nunca debe terminar en una organización; debe ser vigilada periódicamente, revisada y modificada de acuerdo con los resultados internos, y externos y los eventos.
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Bibliografía
·
Cortés, H. (1998). Gerencia Efectiva. Caracas: HCZ Consulting.
· Jiménez C.,W.(1982). Introducción al Estudio de la Teoría
Administrativa. México:FCE
· Koontz, H. y otros (1974). Elementos de Administración Moderna
. Bogotá: McGraw Hill.
· Murdick, R.(1994 ). Sistemas de Información basados en computadoras.
México: Edit. Diana.
· Stoner, J. y otros. (1996). Administración . México:
Prentice - Hall Interamericana.
· Terry G. y Franklin S. (1987). Principios de Administración
. México: CECSA.
http://www.oocities.org/WallStreet/District/7921/Planification.html