"El 2001 ha sido un año de cambio para los sistemas de información orientados a la mediana empresa. Su mercado objetivo, aquellas compañías que facturan entre US$2 y US$10 millones, desaceleraron sus proyectos de inversión a partir del 2000 y, actualmente, estudian cuidadosamente el tema de traspasar su gestión a una aplicación estandarizada, colocan plazos para comprobar su efectividad real y a diferencia de años anteriores, exigen especificar el tiempo que transcurrirá desde la implantación del software hasta el retorno de su inversión. Para conocer las estrategias de los proveedores para hacer frente a este nuevo escenario y el valor agregado que están incorporando a sus soluciones y servicios, conversamos con los más destacados representantes del mercado local en el desayuno organizado por la Revista Gerencia & Sistemas. "
2 de Febrero de 2004
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5. Workflow: Rediseño de Procesos
Que sólo el 10% de los empleados de una compañía utiliza
las aplicaciones de un software tipo ERP o de una solución para la administración
de su gestión, es un premisa que suena fuerte en el mundo empresarial
local y mundial. Las compañías proveedoras están conscientes
de ello y para volver la mirada hacia las distintas fortalezas de sus soluciones,
han comenzado a generar nuevas aplicaciones, distintas fórmulas de parametrización
para adaptar la realidad de las empresas a los software, integración
a Internet y especialmente, nuevas instancias de comunicación con sus
clientes. Hacia la integración de aplicacionesPara derribar el argumento
recién mencionado y conseguir que la mayor parte de la empresa tenga
una relación cotidiana con el sistema de información implantado,
los asistentes señalan que es vital que las distintas aplicaciones que
componen el software estén integradas y se comuniquen entre sí.
En este sentido, Darío Castex, Gerente General de Exxis, representante
en Chile de Macola, indica que un ejemplo de integración «es hacer
que el flujo de documentos esté relacionado con el módulo de e-commerce,
porque se unen las actividades diarias de quienes trabajan en la empresa con
una aplicación específica del sistema de información. De
esta manera, la gente aprende a conocer la herramienta, no se resiste a incluirla
para llevar a cabo su trabajo y la compañía -que actualmente no
está en condiciones de hacer una inversión importante para que
sólo una minoría de su personal la aproveche- se siente satisfecha
al saber que un gran número de sus empleados la integra de manera efectiva».Para
Rodrigo Zenteno, Gerente General de Sistemas Relacionales, compañía
desarrolladora de Delfos, lograr que la empresa en su conjunto saque partido
de una solución de software, «pasa porque exista un buen puente
de comunicación entre una aplicación y otra, pero, principalmente,
porque éstas sean capaces de compartir información. Esto, significa
que el pilar de la aplicación debe ser una herramienta workflow que cruce
todos los módulos, que haga posible que las distintas divisiones de la
empresa compartan la información que le es común y necesaria para
llevar a cabo su gestión y que, en términos concretos, permita,
por ejemplo, tanto al departamento de ventas como al área de facturación
de una compañía, acceder a su lista de clientes».Otra manera
de sumar más usuarios a los sistemas de gestión de las empresas
es, a juicio de Rodrigo Ready, Gerente Comercial de Great Plains, propietaria
de Solomon Software y Dynamics, «incorporar a los ERPs herramientas que
sean comunes a todos los usuarios como las aplicaciones contenidas dentro del
Office de Microsoft. De esta manera, la solución de software no obliga
a los empleados a cambiar de manera radical sus conductas cotidianas, porque
no es fácil lograr que las personas trabajen en un ambiente distinto
al que están acostumbradas. Por eso es que como empresa, incorporaremos
en nuestra próxima generación de productos aplicaciones totalmente
integradas con esta suite de productividad, las que van a permitir a través
de un e-mail, por ejemplo, hacer link con alguno de los módulos de la
aplicación, y conectar tanto al usuario como al cliente de la compañía,
directamente desde su herramienta de escritorio al sistema de información».
Para creer en el retorno de la inversiónLa rentabilidad presupuestada
versus la realmente obtenida, luego de la implantación de un software
de gestión, es un aspecto que hoy preocupa mucho más que antes
a las empresas. Esto, porque según explica Javier Rengifo, Gerente Comercial
de FlexWin, «en tiempos en que los efectos de la crisis económica
aún se sienten, las compañías son mucho más cautelosas
al invertir en una aplicación para mejorar su administración interna
y buscan un sistema que les permita cuantificar en términos reales los
beneficios que van a obtener. En otras palabras, es necesario que los proveedores
garanticen a las compañías en qué porcentaje verán
incrementada la eficiencia en su gestión y en cuánto tiempo».
En este sentido, Hugo Rodríguez, Gerente de Negocios de SAP, señala
que en el caso específico de este software World Class «es posible
recuperar entre un 30% y un 40% de la inversión, luego de transcurridos
tres años desde la implantación».Como señala Enrique
Tietzen, Gerente General de Contab DosMil, «para que las compañías
puedan obtener la rentabilidad proyectada al momento de decidir la implantación
de un software de gestión, es necesario que el proveedor sepa realmente
qué es lo que espera el cliente de la solución y que finalmente,
la aplicación satisfaga esas expectativas». Esto, a juicio del
ejecutivo, se logra entregándole al cliente -a través de un proceso
de consultoría- las herramientas para que a partir del software pueda
diseñar sus propios sistemas informativos, las bases de datos particulares
de su negocio y en definitiva, establecer su enfoque de negocios único
en base a la aplicación o ERP.Otra variable que puede garantizar el retorno
de la inversión está dada por el conocimiento que las empresas
tienen respecto al potencial de las herramientas que forman parte de un software
de gestión. Al respecto, Jorge Ríos, Gerente General de IT Software,
representante de QAD, explica que en Chile no se conocen las capacidades que
pueden llegar a desarrollar algunas aplicaciones y como prueba de ello, señala
que «tres divisiones de negocios de una compañía chilena,
sin saber compraba un producto a un mismo proveedor pero a distinto precio,
y al comenzar a utilizar el módulo Compras Centralizadas, se percataron
de que dos de ellas estaban pagando un sobreprecio por un producto que la otra
adquiría a un precio muy ventajoso. Una vez operando con el sistema,
terminaron por unificar el precio y disminuyeron sustan-cialmente sus costos».
Arturo Arancibia, Gerente General de Microsiga Chile, indica que una de las
razones que dificultan que las empresas logren obtener la rentabilidad presupuestada,
radica en la preevaluación que las compañías hacen de los
software que existen en el mercado. Como señala, «muchas veces
se adquiere un software porque funcionó bien en alguna compañía
conocida, aunque no necesariamente sea el más indicado para el negocio»,
agregando que es preciso que «las empresas identifiquen cuáles
son sus necesidades reales y de acuerdo a ellas, considerando las características
de su giro y a partir de una evaluación mesurada, tomen la decisión».
La planificación del cambio A pesar de que, como señala Juan Luis
Andrade, Consulting Director de Oracle, «son pocas las firmas que toman
una consultoría para evaluar las alternativas del mercado antes de optar
por una solución de software, principalmente, por el tema costos»,
proveedores como Baan destacan la importancia de que a nivel local las compañías
lleven a cabo un estudio respecto de la aplicación más adecuada
para satisfacer sus necesidades, y es así como Pablo Cal-cagno, Gerente
de Ventas de la empresa en Chile, indica que «un proceso de consultoría
previo a la adquisición del software es un paso que no se debería
omitir, porque cuando las compañías adoptan un sistema de información
están modificando la forma de operar de su negocio».Al respecto,
Luis Alberto Erazo, Gerente General de Softland Grupo SP, señala que
la importancia de la preevaluación de las soluciones radica en que «existen
software que representan una alternativa efectiva para un cierto nicho de empresas
y otros que sencillamente no se ajustan a un determinado negocio, a pesar de
que todos dicen estar orientados a la mediana empresa». Los asistentes
coinciden en que de ser posible llevar adelante un proceso de consultoría
previo a la compra del software -decisión que le compete exclusivamente
a los clientes- hay un punto a favor para que el proceso de implantación
sea exitoso. Muchos de ellos señalan que entre sus experiencias, las
más emblemáticas corresponden a casos de empresas que han realizado
evaluaciones tomando en cuenta el criterio de un profesional externo y especializado
en el área de sistemas de información, la opinión de la
gerencia de la empresa y los requerimientos del personal que finalmente va a
operar con la aplicación, siendo esta suma de visio
nes la clave del éxito.
http://www.gerencia.cl/articulo.mv?sec=12&num=8