XIII Asamblea General de ABINIA.

Biblioteca Nacional de Brasil
Río de Janeiro,12 al 14 de noviembre de 2002

Esta Asamblea se realizará en el marco del seminario sobre " Información para Todos: el papel de las bibliotecas en el proceso de inclusión digital " , que tendrá lugar del 12 al 14 de noviembre de 2002, en la sede de la Biblioteca Nacional de Brasil, en Río de Janeiro.
Cabe señalar que, además, al mismo tiempo, se llevará a cabo el X Encuentro del Sistema Nacional de Bibliotecas Públicas de Brasil.
Entre los objetivos institucionales de la Asamblea se destacan los siguientes:

• Elección del nuevo Consejo de Directores y del Secretario Ejecutivo por un período de dos años.
  
• Aprobación del Presupuesto Programa.
  
• Aprobación del Reglamento Interno.
  
• Aprobación de Resolución sobre Organización y funcionamiento de la Comisión Electoral.
  
• Ratificación de Venezuela como país sede de ABINIA
  
• Aprobación del Convenido de País Sede.

Se aprovechará la asistencia de los directores de las Bibliotecas Nacionales de países de Iberoamérica, de representantes de organismos internacionales y de destacados especialistas internacionales, para tratar temas de relevancia relacionados con la digitalización y sus aplicaciones, los cuales serán presentados por expertos en el área.
El seminario cubrirá, entre otros, los siguientes temas:

• El Impacto de las Bibliotecas Virtuales en la difusión de los conocimentos y la preservación de la memoria nacional.
  
• La Biblioteca Digital Iberoamericana y Caribeña de la UNESCO y las contribuciones regionales.
  
• Catálogo colectivo de las obras raras Hispánico-Americanas del siglo XVI al XIX .
  
• Perspectivas de cooperación con organismos internacionales, regionales y nacionales.
  
• Catálogos Colectivos Virtuales
  
• El papel de ABINIA y los organismos internacionales europeos
  
• El papel de ABINIA y los organismos de financiamento internacionales y de los Estados Unidos de América
  
• Derechos de autor frente a los nuevos desafios de la era digital
  

Las bibliotecas nacionales y las redes de bibliotecas públicas: perspectivas de colaboración
Cabe asímismo destacar que a esta Asamblea asistirán los directores de las bibliotecas nacionales iberoamericanas, en representacion de sus respectivos Estados, lo cual significará que por primera vez, sus decisiones tendrán un carácter vinculante para todos los Estados miembros de la Asociación.

Asesoría en Conservación Documental a países de Centroamérica

En seguimiento a los acuerdos emanados de la XVII Reunión del Consejo de Directores de ABINIA, efectuada en Antigua, Guatemala, los días 26 y 27 de abril del 2002, se realizó una asesoría a las Bibliotecas Nacionales de Guatemala, El Salvador, Honduras y Nicaragua, en el área de Conservación Documental aplicada a sus colecciones antiguas, la cual fue realizada por la especialista cubana en conservación documental Adriana Martí Noroña, de la Biblioteca Nacional de Cuba, y tuvo lugar del 13 al 28 de julio de 2002, contando con el auspicio de ABINIA, la Biblioteca Nacional de Cuba y las bibliotecas centroamericanas participantes.
Las Bibliotecas Nacionales de los países antes citados, cuentan con valiosos fondos documentales expuestos cada vez más al deterioro debido a la influencia de diversos factores, tales como: el incremento de las consultas de estos documentos, las adversas condiciones de almacenamiento, la impresión en algunos casos en papel de baja calidad y el propio envejecimiento natural de los mismos. Es por ello que se hace cada vez más necesario tomar medidas urgentes de conservación, que conduzcan a la salvaguarda de toda esta riqueza documental, que constituye, para cada país, su Patrimonio Nacional.
En su informe la Sra. Martí hace un diagnóstico de las condiciones de conservación que se observaron en todas estas bibliotecas, con el objetivo de tomar medidas inmediatas que garanticen la preservación y conservación de las colecciones, teniendo en cuenta que todos los factores físicos, químicos y biológicos, que inciden en el deterioro de las mismas, están determinados por la temperatura, humedad relativa, la luz y el medio ambiente en que se encuentran.
Para la realización de los diagnósticos, se utilizó un modelo que incluye variables, que permiten conocer el estado general y especifico, de conservación, en que se encuentran las colecciones de estas bibliotecas.

En estos países se realizaron conferencias basadas en los aspectos primordiales que se requieren para el cuidado de las colecciones, como:

• Qué es conservación y preservación, la luz, la temperatura, la humedad relativa y el medio ambiente y su influencia.
  
• Los distintos tipos de papel, desde el antiguo hasta el actual.
  
• Qué se debe hacer cuando se van a exponer documentos.
  
• Que se debe hacer cuando una biblioteca esta en construcción.
  
• Cuando tenemos documentos sueltos, Qué hacer.
  
• Cómo se hace un reglamento y lineamientos sobre conservación en una biblioteca.
  
• Diagnóstico y plan contra desastres o catástrofes.

Estos aspectos, debidamente tratados en varios documentos, fueron fotocopiados y entregados a los participantes.

El objetivo general de la asesoría fue:
Realizar un diagnóstico de las condiciones de cada depósito teniendo en cuenta los diferentes factores ambientales que inciden en el deterioro de las colecciones y proponer medidas de conservación concretas que permitan la perdurabilidad de los documentos.

En términos generales las recomendaciones y sugerencias producto de la asesoría fueron las siguientes:

1. Crear un plan contra desastres.
2. Establecer una política de conservación donde se contemple, entre otras actividades, la microfilmación y digitalización.
3. Crear lineamientos y reglamentos internos para la manipulación, limpieza y conservación de los documentos.
4. Procesar las colecciones que no han sido catalogadas.
5. Crear un fondo de reserva, no prestar ejemplar único,realizar el fotocopiado del mismo y seguir fotocopiando.
6. Se deberá analizar la posibilidad de crear un laboratorio reprográfico con el fin de reproducir lo más valioso a otro formato; para esto se deberá capacitar a un técnico.
7. Capacitar personal en el área de conservación, preservación y restauración de documentos.
8. Revisar periódicamente las instalaciones eléctricas dentro y fuera del edificio.
9. Colocar extintores con sus señalizaciones en las puertas de entrada y salida, tenerlos actualizados y con personal adiestrado para manipularlo.
10. Colocar equipos detectores de incendios.
11. No fumar ni ingerir alimentos en las áreas en que se manipulen documentos, crear un área señalizada para estos fines.
12. Instalar equipos de medir y controlar las variables de Temperatura y Humedad Relativa, para poder realizar estudios diarios, semanales o mensuales durante todo el año, tiempo de verano e invierno, para saber si hay cambios bruscos de HR y T, ya que estas dos deben mantenerse, a fin de no acelerar el proceso de deterioro. La Temperatura deberá estar entre 15 a 25 C y la Humedad Relativa de 45 a 65 %; esto debe realizarse por una persona calificada.
13. Limpiar sistemáticamente los pisos y documentos con aspiradoras con filtros HEPA y brochas. Los estantes con alcohol al 70% y agua al 30%.
14. Instalar equipos que permitan la medición de la luz, los valores en que deberá estar la iluminación son: para las salas 200 lux y los depósitos no debe exceder los 55 lux o 5 bujías píes. En el caso de los rayos ultravioleta no deberán exceder de 75 ultravioleta/ lumen, si existiese una emisión mayor se deberán comprar filtros adecuados.
15. Fumigar con productos piretroides, ya que no atentan contra las personas y tienen un buen efecto sobre colecciones. Se debe fumigar al menos dos veces al año, o cuando se detecte algún foco.

Asesoría a la Biblioteca Nacional de Guatemala, en procesamiento de material bibliográfico correspondiente a sus colecciones patrimoniales.

Durante la XVII reunión del Consejo de Directores de ABINIA, realizada en Antigua, Guatemala el 26 y 27 de Abril de 2002, se acordó realizar una asesoría a la Biblioteca Nacional de Guatemala, en el área de conservación y procesamiento del material bibliográfico correspondiente a sus colecciones antiguas, la cual estaría a cargo de las Bibliotecas Nacionales de Cuba y Chile.
A la Biblioteca Nacional de Chile le correspondió asistirles en todo lo relativo a la identificación y procesamiento de sus colecciones patrimoniales, y en ese sentido se acordó la asesoría de la especialista chilena Marjorie Peña, quien visitó Guatemala en la segunda quincena de junio del año en curso.
En su informe la Sra. Peña destacó que los fondos de la Biblioteca Nacional de Guatemala se formaron con las colecciones pertenecientes a las órdenes religiosas (Dominicos, Franciscanos, Jesuitas y Recoletos) expulsadas del país durante la década de 1870-1880, Sociedad de Amigos del País, bibliotecas particulares de la Universidad de San Carlos, Escuela Politécnica y Escuela de Artes y Oficios. Con estos fondos, en el año 1879, se inicia su funcionamiento. Luego, al actualizarse las colecciones, estos fondos pasaron a constituir el fondo antiguo.
El material bibliográfico que compone el fondo antiguo, está integrado por publicaciones del Reino de Guatemala , y países de Centro América. Además cuenta con gran cantidad de material europeo, principalmente de teología.

El material bibliográfico (fondos valiosos) está compuesto por cuatro colecciones:

• Fondo Antiguo propiamente tal (obras siglo XV- XIX) (inventariado)
• Colección Valenzuela (siglo XIX y XX) Inventariado
• Colección anterior a 1900 retirados de la colección general (sin inventario)
  
• Donación de un particular (sin inventariar). Este material no corresponde a Fondos Antiguos ni al perfil de la colección general.

Se visitó cada uno de los fondos que conforman la biblioteca, se evaluó la situación de los mismos, se detectaron problemas y sus posibles causas y se recomendaron medidas para solventar en el corto y mediano plazo las fallas y carencias detectadas. En este sentido cabe destacar la realización de una jornada de capacitación en formato Marc y procesamiento técnico de colecciones, la cual contó con la asistencia de 8 funcionarios de la biblioteca.
Esta capacitación era indispensable, porque el personal en general, no tenía conocimiento de esta herramienta y su "uso " en Microisis se hacía en forma rutinaria, sin saber la utilidad de la misma.
Se repartieron los siguientes materiales:
Documento con definiciones sobre el formato Marc.
Relación de campos Marc utilizadas en "Novum Registrum"
Ejemplos de registros en formato Marc tomados de los listados de impresos guatemaltecos procesados en Chile.

Entre las recomendaciones más importantes de la asesoría se destacan las siguientes:

a)Separar la colección Valenzuela utilizando los mismos parámetros que se tomaron para separar los fondos que se ubicaban en las vitrinas y libreras.

b)Continuar separando y clasificando el material existente en los anaqueles 2 al 18.

c)Retirar la donación que se encuentra en estos almacenes (nivel 8) y redistribuir el material ya que no corresponde al definido como fondo valioso, y además no se encuentra inventariado, lo que hace posible esta decisión.

d)Identificar el material bibliográfico de su colección, registrado en los listados e ingresarlo a la base definida para este efecto.

f)Reforzar la capacitación en todo lo relacionado con procesos técnicos, principalmente lo que se refiere a Reglas de Catalogación Descriptiva,profundizar y ejercitar en Formato Marc.

g)Concretar la presentación de un proyecto, que permita procesar los fondos antiguos, para lo cual es indispensable contratar personal calificado y que cumpla esta función con dedicación exclusiva.