Las aplicaciones de sistemas de información tienen su origen en casi todas las áreas de la organización y relacionadas a su vez con todas sus problemas y/o necesidades. Es por ello que los mismo están motivados por los siguientes tres objetivos generales:

Resolver un problema: actividades, procesos o funciones que no satisfacen los estándares de desempeño o expectativas actuales;
Aprovechar la oportunidad: implementando cambios que permitan mejorar el rendimiento de la empresa y competitividad;
Dar respuesta a Directivos: orientado a dar resultados tangibles desde el punto de vista administrativo y de desempeño.

Establecidos los objetivos generales, las organizaciones inician proyectos por una o más de las siguientes razones:

® Capacidad: influenciadas por la capacidad en el proceso de transacciones con rapidez y eficiencia; y esta capacidad es mejorada de las siguientes tres formas: aumentar la velocidad de procesamiento de información; manejo del volumen en el procesamiento de la información; recuperación rápida de la información.

® Control: basada en las mejoras de la exactitud y consistencia, y aumentando la seguridad de los datos más importantes.

® Comunicación: por ser fuente común de las dificultades que afectan tanto a clientes como empleados, se plantean las acciones basadas en el aumento de la comunicación y facilitar la integración de funciones en las distintas áreas de la organización.

® Costos: juegan un papel importante la evaluación de los costos en cuanto a vigilar y hacer seguimientos de los mismos en cuanto a mano de obra, bienes y gastos generales en el desempeño de una actividad, así como incentivar la reducción de los mismos tomando ventaja de las capacidades de facilitar los cálculos y la automatización de actividades siempre enmarcado dentro del presupuesto habilitado para tal fin.

® Competitividad: los sistemas de información son un arma estratégica que puede cambiar la forma en que la organización compite en el mercado; vigilando puntos importantes dentro del desarrollo estratégico tal como: el aseguramiento de clientes ofreciendo mejora en precios, exclusividad de productos y marcando diversidad en productos ofrecidos; dejar fuera a los competidores para duplicar los beneficios y logros de la organización; mejorar los acuerdos con los proveedores; y entablar las bases para impulsar nuevos productos.

II.- Ciclo de Vida Clásico del Desarrollo de un Sistema

El desarrollo de sistemas es proceso formado por el análisis y diseño que se inicia cuando la administración encargada de desarrollar sistemas, detectan un sistema de la empresa que necesita mejoras. Es por ello que el Ciclo de Vida Clásico para Desarrollo de Sistemas (SDLC) consta de las siguientes actividades que deben tomarse en cuenta para el desarrollo exitoso de un proyecto. Estas son:

Investigación Preliminar

Basado en la necesidad que tenga la organización en la mejora u optimización de procesos críticos dentro de la organización, es que se inicia esta actividad en la cual debemos considerarla en tres partes:

Aclaración de la solicitud: con la finalidad de clarificar los requerimientos del usuario solicitante.

Estudio de Factibilidad: este considera tres aspectos importantes:

ü Factibilidad Técnica: de la tecnología existente se evalúa lo que se puede aprovechar de ella, y si se requiere nueva se establece las posibilidades de desarrollarla;

ü Factibilidad Económica: se fundamenta en la relación costo-beneficio que obtendrá la empresa con desarrollar o no una solución;

ü Factibilidad Operativa: si es desarrollada e implantada la solución los usuarios harán uso de la misma tomando en cuenta la resistencia al cambio que esta genera.

Aprobación de la solicitud: de los resultados del estudio de factibilidad el proyecto se incluyen en los planes de desarrollo para que en función del tiempo, costo, prioridad y necesidades se inicie el desarrollo de la aplicación propuesta.

Determinación de los requerimientos del sistema

Considerada como la fase de la investigación detallada, es necesario que el analista plantee a los solicitantes del proyecto preguntas claves que le permitirán definir uno a uno los requerimientos solicitados y establecerlos como parte de las actividades del proyecto en proceso de evaluación. Por lo que el marco de las preguntas son:

1. Qué es lo que se hace?

2. Cómo se hace?

3. Qué tan frecuente és?

4. Qué tan grande es el volumen de transacciones o decisiones?

5. Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúa la tareas?

6. Existe algún problema?

7. Si existe un problema, qué tan serio es?

8. Si existe un problema, cuál es la causa que lo origina?

La forma que el analista emplea para contestar estas preguntas, es mediante sesiones establecidas con las personas que ejecutan las actividades asociadas al proceso, usando cuestionarios, investigación detallada en el estudio de manuales y reportes, condiciones reales de las actividades, formas y/o documentos que ayuden a comprender el proceso en su totalidad.

Diseño del Sistema

Esta etapa produce los detalles que establecen la forma en la que el sistema cumplirá con los requerimientos identificados durante la fase de análisis. De igual forma se diseñan los bloques de entrada-proceso-salida del sistema, fundamentados en el tipo de información que será procesada y calculada, para así hacer entrega a los programadores de las especificaciones detalladas y claramente delineadas. Una vez en la fase de programación los diseñadores contestan preguntas, aclaran dudas y manejan los problemas que presentan los programadores cuando utilizan las especificaciones de diseño.

Desarrollo del Software

Los desarrolladores pueden instalar (o modificar y luego instalar) software comprados a terceros o escribir programas diseñados a la medida del solicitante. La elección depende del costo de cada alternativa, tiempo de disponibilidad del programador y tiempos de desarrollo. Es por ello que parte de la responsabilidad del desarrollador es documentar y proporcionar una explicación de cómo y por qué ciertos procedimientos se codifican en determinada forma, siendo parte esencial del mantenimiento de la aplicación una vez instalada.

Prueba del Sistema

Planificadas en forma experimental para asegurar que el software desarrollado no presenta fallas y funciona de acuerdo con las especificaciones dadas por el usuario de acuerdo a las expectativas que tienen de cómo deben hacerse las tareas. Esta actividad juega un papel importante dentro del ciclo ya que debe considerarse el “factor sorpresa” antes de que la organización implante el sistema y dependa de él. Estas pruebas se recomiendan planificarlas con personas ajenas al proyecto para así asegurar que las misma están completas y son imparciales, donde se maneja la garantía de la confiabilidad de la solución.

Implantación y Evaluación

Donde la implantación consiste en verificar e instalar el nuevo equipo, entrenar a los usuarios, instalar la aplicación y construir todos los archivos de datos necesarios que se requieren para iniciar el uso de la aplicación. Dependiendo del tamaño de la organización puede considerarse la planificación de pruebas pilotos para de esta forma iniciar de forma progresiva la entrega del sistema, es importante considerar las actividades de mantenimiento sobre la aplicación con la idea de hacerla perdurable en el tiempo de acuerdo con los cambios que suelen sufrir las organizaciones.

Por tanto la evaluación se aplica para determinar los puntos débiles y fuertes del sistema, y se pueden orientar a las siguientes tres dimensiones: evaluación operacional, impacto organizacional, opinión de los administradores y desempeño del desarrollo.

Bibliografía

Análisis y Diseño de Sistemas de Información, Senn. McGraw-Hill. México, 1992. 2da. Edición. Pp. 942.