1. ¿Qué es Intranet?

Una Intranet es un sistema de información dentro de la empresa basado en tecnología web, i.e., una red de servicios internos para la empresa basados en estándares Internet, por lo que un usuario (delegaciones, clientes, proveedores, personal, red de distribución, red de transporte, etc) puede acceder a diferentes aplicaciones de la empresa. Todo se traduce en una red empresarial de máquinas conectadas a un servidor o servidores Web.

2. ¿Cuáles son los sistemas operativos que nos permiten poner en marcha una red Intranet?

Hay dos sistemas operativos que nos permiten poner en marcha una red Intranet .

El primero es mediante el uso del lenguaje UNIX, más especializado para programadores con experiencia. 

El segundo, como no, proviene de las manos de Microsoft y se trata del Windows NT en cualquiera de sus versiones, aunque recomendamos que sea 4.0 o superior por su claridad de uso y superación de los errores de las primeras versiones.

3. ¿Cuál es la aplicación que más se utiliza en una Intranet?

El correo electrónico es, a parte de la WWW, la aplicación más conocida y usada de internet, y lo mismo ocurre en la caso de redes Intranet .

4. ¿Cuáles son las principales diferencias entre Internet e Intranet?

Los distintos empleados podrán acceder a cualquier tipo de información publicado en un "site" de esta web, de la misma manera que lo haría si conectase con la red global (esto es Internet). También es posible que el trabajador acceda a sites tanto de la red empresarial (la Intranet) como la mundial (el WWW, FTP, etc.). En tal caso, la red interna de la compañía estará protegida de cualquier "visitante non grato" por medio de los cortafuegos o "firewalls".

Básicamente, la localización de la información y quién accede a ella. Internet es público, global, abierto a cualquiera que tenga una conexión a Internet.

Las Intranets están restringidas a aquellas personas que están conectadas a la red privada de la empresa. Además de eso, ambas funcionan esencialmente de la misma manera, con la misma tecnología TCP/IP para regular el tráfico de datos. Del mismo modo, desde el punto de vista de las aplicaciones (e-mail, newsgroups y transferencia de ficheros FTP, además del Web), no existe ninguna diferencia entre InTERnet e InTRAnet.

Lo que distingue a un intranet del Internet de libre acceso es el hecho de que el intranet es privado.

5. ¿Cuál es la importancia de usar Intranet?

Para casi cualquier empresa de hoy en día, y muy especialmente en un futuro muy cercano, la intranet va ha ser un recurso indispensable. Dada la gran cantidad de datos que genera cualquier empresa, se están quedando obsoletos los actuales métodos de inserción y consulta de datos. Una intranet puede resolver estos y otros problemas.

Una Intranet puede resolver, por ejemplo, el problema de la distribución de información para todos los empleados , así pues se pueden publicar manuales, planes de acción, procedimientos, material de formación, folletos de marketing y productos, listas de precios, información comercial, anuncios, promociones etc. Y son accesibles para el empleado o cliente de forma inmediata, y con un ahorro considerable respecto a los métodos clásicos, panfletos, circulares, notas informativas, etc. Además cualquier actualización de datos es inmediata y no supone ninguna carga para la empresa como los métodos tradicionales.

Una intranet organiza, además, la distribución de una empresa, ya que cada división puede tener su apartado en la intranet. Se puede organizar también una lista de encuentros y reuniones a la que cada empleado podrá acceder rápidamente, planificando así las reuniones de empresa de una forma más eficaz. Se mejora de esta forma la comunicación entre todos los trabajadores, y las sugerencias, peticiones o cualquier comunicación en general, se realiza de una forma más rápida y eficiente.

Se aprovechará también la potencia de una intranet para tener acceso rápido a cualquier documento de la empresa, siempre que se tenga el nivel de privilegios adecuado. Esta es otra de las ventajas de una intranet, su seguridad. Solo tendrán acceso a los recursos aquellos empleados que lo necesiten realmente. Siguiendo con la potencia y velocidad de acceso a datos de una intranet, el tiempo empleado en realizar cualquier búsqueda de datos de cualquier departamento de la empresa se reduce considerablemente, por lo que la productividad de la empresa mejora.

Algunos conceptos a tener en cuenta al implementar una Intranet. Debe hacer su intranet lo suficientemente versátil para que sus empleados trabajen eficazmente, al mismo tiempo que debe vigilar la seguridad. Se deben controlar los accesos, quien tiene permisos para cargar software, para crear página y publicar contenido etc.

Debe elegirse un sistema de herramientas único para todos, herramientas de edición, publicación y navegación, así como sistemas operativos, para evitar en lo posible posibles incompatibilidades. Deben elegirse sistemas robustos y probados, ya que a la velocidad a la que se mueve este mundo existen muchos programas, que aún siendo buenos, no están suficientemente probados y no ofrecen la garantía suficiente.

6. ¿Cuáles son los tipos de Intranets?

Esencialmente, existen tres tipos de intranets según el tamaño de éstas y la distancia entre sus nodos (entendiéndose por nodo cada uno de los equipos que está conectado a dicha intranet). Por un lado, estarían las LAN. Estas son las redes locales de siempre, el número de nodos conectados a ella van desde 2 a 50 y están situados físicamente cerca y, por lo general, suelen ser redes pertenecientes a las oficinas de una empresa. Otro segundo tipo de redes son las MAN (Metropolitan Area Network). Este tipo de redes suele contener varias LAN, y por lo general forman este tipo de redes en los campus universitarios. Por último, se encuentran las WAN (Wide Area Network), las cuales tienen un ámbito mundial, y suelen incluir, además de la transmisión mediante cables, la conexión mediante satélite y radiofrecuencia. Un ejemplo muy claro de este tipo de redes son las redes corporativas mundiales de empresas como British Telecom o Microsoft, que permiten que todos los empleados reciban las consignas de las oficinas centrales a la vez. Todos estos tipos de redes pueden tener dos configuraciones, o bien punto a punto, o bien de servidor dedicado. En la configuración punto a punto cada uno de los nodos de la red tiene que ejecutar el software de red para unirse a los demás nodos y crear así la red, con el consiguiente gasto inútil en hardware, para soportar las nuevas aplicaciones que van saliendo al mercado. Por el contrario, con la configuración de servidor dedicado, uno o varios de los computadores de la red, generalmente equipados con una cantidad considerable de memoria RAM y con un disco duro de proporciones suficientes para soportar todo el tráfico de la Red, son los encargados de albergar el software de red. De este modo los demás nodos de la red sólo se tienen que limitar a albergar el software cliente, permitiendo así que equipos más antiguos puedan moverse con la misma velocidad que los demás equipos, ya que todo el trabajo efectivo se centra en los servidores habilitados al caso.

7. ¿Cuáles son las Ventajas de implementar Intranet?

Los beneficios de la implementación de una Intranet son: Mayor eficacia organizacional y productividad. Ahorro de recursos y la preparación de la empresa en una tecnología fundamental para la supervivencia en la Nueva Economía en las áreas funcionales de servicio al cliente, ventas y marketing, producción y operaciones, ingeniería, recursos humanos, administración, contabilidad y finanzas. Un efecto adicional observado por la mayoría de empresas con la implementación de su Intranet, es la mejoría clima organizacional con efectos directos en la satisfacción de sus clientes y accionistas.

El mercado, cada vez más competitivo y dinámico demanda que las empresas saquen al mercado nuevos productos y servicios en plazos cada vez más cortos. La reacción lenta a los cambios del mercado ponen en peligro no solo el crecimiento de las empresas, sino en entredicho su supervivencia. Adicionalmente, los clientes exigen cada vez mayores estándares de servicio, de hecho, en todos los negocios, el nivel de atención y valor agregado se han convertido en el factor diferencial. Para responder los retos de un mercado cada vez más exigente las empresas deben encontrar maneras de trabajar más eficientemente, incrementar su productividad y al mismo tiempo reducir costos.

Como lo han comprobado sinnúmero de empresas, las Intranets ofrecen una solución robusta a las demandas del mercado. Incrementan su eficacia organizacional a través comunicaciones más efectivas, información de mayor disponibilidad y colaboración interdepartamental. Las Intranets extendidas a los clientes y proveedores (Extranets) pueden incrementar aún más el alcance de una Intranet.

Beneficiándose de una interfaz de usuario universal, -el browser- y tecnologías Internet, la implementación de soluciones Intranet resultan mucho más económicas que la otrora estrategia basada en soluciones propietarias.

Un beneficio clave de la tecnología Intranet es la habilidad de entregar información actualizada de manera rápida y costo eficiente a toda la base de usuarios. Una Intranet pone información vital al alcance de todos los empleados con acceso a ella. Otra característica que vale la pena mencionar, es la consistencia, porque la información es la misma a lo largo y ancho de la empresa.

Al darle a las personas la posibilidad de accesar a tiempo información crítica, esta tecnología mejora el proceso de toma de decisiones. Es posible organizar y mantener información centralizada o distribuida según se requiera o se facilite para la obtención y actualización.

Al proveer información instantánea y segura en formato electrónico, se elimina el tiempo y costo asociado a la publicación, duplicación y distribución asociados a la documentación en papel.

Las tecnología Intranet, también permiten compartir información y conocimientos independientemente de la ubicación. Los grupos multidisciplinarios y multi-departamentales muy en boga, pueden aprovechar grandemente los grupos de discusión virtuales y boletines informativos para preparar reuniones o mejorar la toma de decisiones. Con anchos de banda suficientes, es posible realizar video-conferencias con audio y video en tiempo real.

Una Intranet exitosa crece y se hace cada vez más útil e indispensable. Así mismo crece su complejidad. Suele ser más fácil comenzarla que administrarla cuando "grande" si no se prevé desde un comienzo los requerimientos.

Con el apoderamiento que da la Intranet, viene la capacidad (muy deseable por cierto) que los usuarios mismos publiquen por su cuenta información de interés de su grupo de trabajo o de la empresa entera. Esto incrementa la complejidad de la Intranet y sus requerimientos.

Si la Intranet complementa o sustituye procesos existentes, el incremento será notable. Si en cambio, introduce nuevos procedimientos, el cambio será difícil de medir. Comience por lo sencillo, lo que ya conoce para ganar confianza y experiencia.

8. ¿Puede funcionar una Intranet sobre redes distintas de Internet?

Sí, una Intranet puede funcionar sobre redes distintas de internet

9. ¿Cuáles son las prioridades en la Intranet?

• Desarrollo de una política de accesibilidad para la Intranet
• Hacer accesibles todas las aplicaciones de la Intranet que requieren los empleados para comunicarse entre sí.
• Hacer accesibles todos los repositorios de información, que son necesarios para que los empleados lleven a cabo su trabajo.
• Reconvertir todos los otros documentos y aplicaciones de la Intranet.

10. ¿Qué beneficios obtiene su empresa al contar con una Intranet?

Una herramienta que aportará múltiples beneficios:

• Ahorro: adiós a documentos, formularios, manuales, tarifas, notas internas, bases de datos y demás documentación que obliguen al uso de papel y a la utilización de impresoras para la distribución de la información diaria de la empresa. Esta infraestructura necesaria puede dejar paso a páginas de texto HTML, sonidos, e incluso imágenes digitalizadas que tan sólo requieren un navegador para su consulta.
• Calidad: Internet es la cantidad mientras que un intranet es la calidad. La Red está cargada de información importante, pero el tiempo que se debe emplear para su localización es a menudo demasiado para ofrecer soluciones rápidas a las dificultades diarias.
  En la intranet el usuario encuentra todo lo que necesita ya que la información se encuentra mucho más organizada y seleccionada.
• Comunicación: el sistema de mensajería implementado puede ofrecer comunicaciones internas y externas, en tiempo real y diferido, y completamente integradas.
• Control: los datos importantes de la organización no estarán tan sólo en la mesa de un directivo o en la de un mando intermedio. Se sabrá en cada momento cómo se encuentra un proyecto ya que la información en un intranet se modifica y consulta en tiempo real.
• Colaboración: permiten aprovechar la experiencia intelectual individual de todos los empleados y tenerla disponible para su utilización global. Los usuarios pueden crear y manejar sus propios contenidos.
• Efectividad: Permite que no se dejen asuntos pendientes y que se acaben las excusas de falta de información para llevar a cabo un proyecto cualquiera. Además cada departamento genera y mantiene su propia documentación así como los datos que le pertenecen.
• Eficiencia: un intranet elimina en porcentajes muy altos los métodos de trabajo tradicionales y en ocasiones poco eficientes como el teléfono, el fax o las pequeñas reuniones de pasillo.
• Facilidad: con el simple requerimiento de saber manejar un navegador, cualquier usuario corporativo podrá trabajar con un intranet. Con algo más de conocimientos, no excesivos, podrá dotarla de toda su información y compartirla con el resto de los empleados de la organización.
• Flexibilidad: el trazado de puesta en marcha de un intranet es algo que puede comenzar con un nivel relativamente simple e incrementar las prestaciones según las necesidades y las posibilidades de la empresa. El adecuado mantenimiento y la actualización posterior juegan un papel fundamental en el buen desarrollo del proyecto que se verá culminado con la adaptación al nuevo medio de todos los usuarios que componen la compañía.
• Rendimiento: todo el material que se puede tener de manera impresa en un catálogo, manual o libro, se puede implementar sin mucho esfuerzo en un intranet.
• Participación: un miembro cualquiera de la organización en la que se monta un intranet aporta la información que ha conseguido y la pone a disposición de todos los demás, que a su vez la pueden mejorar o implementar sus propios datos

11. ¿Qué procedimientos nos llevan a la realización óptima de una Intranet?

 1)       Definir claramente cuáles son los objetivos y propósitos de su empresa.
2) Familiarización con los actividades que se llevan diariamente, quién las realiza y de qué manera se comunican.
3) Después de un análisis de los puntos anteriores se realiza un plan estratégico que contemple:

 PLANIFICACIÓN

Cuál es la estructura que contendrá el Sitio Web.

f     Cuál es la finalidad de la instalación de la Intranet.

f     Quiénes estarán comunicados y con quién.

f     Cuál será la información que podrá ser accesada por medio de la Intranet.

DISEÑO

f     Realizar estratégicamente un diagrama de navegación de la red, incluyendo los niveles jerárquicos.

f     Diseño de cada una de las páginas y sus vinculaciones con otras.

INSTALACIÓN