Diseño De un Sistema De Información Gerencial para Apoyar La Toma De Decisiones.

(Gerencia Media en la Organización Óptica 18, C.A.)

  INTRODUCCIÓN

Hoy en día todas las organizaciones cuentan con un sistema formal de información, el cual se basa en la informática; aunque también existe un sistema que no deja de ser relevante: El Sistema de Información Gerencial, definiéndose este como el método de poner a disposición de los gerentes la información confiable y oportuna que se necesite para facilitar el proceso de toma de decisiones y permitir que las funciones de planeación, control y operaciones se realicen eficazmente en la organización.

Los gerentes o administradores dependen de medios formales e informales para obtener los datos que requieren para tomar decisiones.-

La información formal llega a manos de los gerentes mediante informes administrativos y estadísticas de rutina. Estos informes son estandarizados, se producen regularmente y constituyen la parte más visible de lo que se denomina Sistema de Información Gerencial (SIG).

La información informal incluye rumores y discusiones no oficiales con sus colegas. La experiencia personal, educación, sentido común, intuición y conocimiento del medio social y político, son parte de los medios informales de recolectar datos.

Todas las funciones gerenciales; planeación, organización, dirección y control son necesarias para un buen desempeño organizacional. Para apoyar estas funciones, en especial la planeación y el control son necesarios los Sistemas de Información Gerencial.

Un sistema de información Gerencial debe permitir a la Gerencia la toma de decisiones basadas en información oportuna, y veraz. Sin embargo, mientras los sistemas automatizados están diseñados para el manejo de información por transacciones, la información gerencial requiere otro tipo de manejo de la información, más estadístico, de tendencias, comparaciones y análisis, procesos para los cuales los sistemas automatizados no están diseñados.

 Por otro lado, la información transaccional no es suficiente. Se requieren definiciones de indicadores que normalmente tienen componentes externos a la compañía, como información que se produce en otros sistemas, como el presupuesto de operación.

En función a lo anteriormente planteado surge una problemática: ¿Cuáles deben ser las herramientas y recursos necesarios que deberán ser considerados, utilizados y desarrollados para hacer competente el proceso de toma de decisiones en la gerencia media?

Resolver la problemática planteada implica desarrollar las bases conceptuales para concebir un sistema de Información Gerencial que constituya un instrumento valido para obtener resultados eficientes en la toma de decisiones.

 Para lograr el propósito del estudio es necesario cumplir los siguientes pasos:

 1.- Diagnosticar la situación actual  de cada una de las unidades que integran la organización Óptica 18  C.A., en base a los procesos realizados.

2.- Determinar el modelo que permita diseñar el sistema de Información Gerencial acorde a las necesidades de las distintas unidades

3.- Diseñar el sistema de información Gerencial acorde a las conclusiones obtenidas.

4.- Proponer  la implementación del Sistema De Información Gerencial para Apoyar La Toma De Decisiones, para mejoras los procesos.

 El valor de la información proporcionada por un sistema de información gerencial debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos, estos son: Calidad, Oportunidad, Cantidad y Relevancia.

Calidad :Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada.

Oportunidad :Para lograr un control eficaz las medidas correctivas, en caso de ser necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes que se presente una gran desviación respecto de los objetivos planificados con antelación. Por ello la información suministrada por un Sistema de Información Gerencial debe estar disponible a tiempo para actuar al respecto.

Cantidad :Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una inacción o a decisiones desacertadas.

Relevancia La información que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.

La información gerencial requerida por los distintos niveles de una organización no es homogénea. No deben de ser tratadas en la misma forma las necesidades de información de los gerentes, de la gerencia media y la alta gerencia. Estos tienen necesidades distintas de acuerdo a la actividad que desempeñan.

 Control operacional: Debe proporcionársele información (sobre todo de fuentes internas)  muy precisa y detallada en forma diaria o semanal. La exactitud y oportunidad de la información tiene gran importancia en este nivel puesto que las medidas correctivas la mayoría de las veces son necesarias  imponerlas de inmediato.

Gerencia media: (Jefes de división) Estos necesitan tanto información interna como externa. Se ocupan del desempeño actual y futuro de sus unidades, por lo que necesitan información de problemas a gran escala con proveedores, disminuciones de ventas o aumento de la demanda.

Alta gerencia: Sus fuentes de información deben ser principalmente externas pues requieren información destinada a la planeación y al control gerencial. Para dichas actividades es fundamental conocer las tendencias y pronósticos  actuales,  así como también necesitan información (interna) de las ventas, desempeño de la competencia, etc.

Como es de esperarse lo que se conoce como Sistema de Información Gerencial ha ido evolucionando con el transcurso del tiempo. En una primera instancia los canales de comunicación eran informales en estructura y utilización, sin embargo, con la aparición y el uso en masas de la informática, se transformaron en Sistemas de Procesamiento Electrónico de Datos, posteriormente dieron lugar al concepto de Sistema de Información Basado en la Computadora.

Con los avances tanto en el hardware como en el software de las computadoras ha dado lugar a otro sistema de información, el denominado Sistema de Soporte a las decisiones. El mismo es un sistema de acceso directo para el usuario y permite a los gerentes manipular datos y crear modelos con el propósito de ayudarles a tomar decisiones no estructuradas. Este sistema se distingue del Sistema de Información Gerencial por requerir la interacción directa de usuarios y datos. Este nuevo sistema permite también servir a varios usuarios en forma simultánea transformándolo en un Sistema de Soporte a las decisiones en Grupo.

 Las decisiones que toma un directorio a nivel gerencial pueden subdividirse en:

 

De acuerdo a Balestrini, Mirian (2002) los estudios:

“...prospectivos en el caso de las ciencias sociales, sustentados en un modelo operativo, de una unidad de acción, están orientados a proporcionar respuestas o soluciones a problemas planteados en una determinada realidad: organizacional, social, económica, educativa, etc.”

se les denomina proyecto factible.

 

En este sentido , la presente investigación cumple con los elementos de la investigación proyectil pasa inicialmente por la realización de un diagnostico de la situación y la determinación de las necesidades para formular el modelo operativo.

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Última modificación: 10 de Febrero de 2006.