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INDICE
INTRODUCCIÓN
Diseño
De un Sistema De Información Gerencial para Apoyar La Toma De Decisiones. (Gerencia
Media en la Organización Óptica 18, C.A.)
Hoy en día todas las organizaciones cuentan con un sistema formal de
información, el cual se basa en la informática; aunque también existe un
sistema que no deja de ser relevante: El Sistema
de Información Gerencial, definiéndose
este como el método de poner a disposición de los gerentes la
información confiable y oportuna que se necesite para facilitar el proceso de
toma de decisiones y permitir que las funciones de planeación, control y
operaciones se realicen eficazmente en la organización. .
Los gerentes o administradores dependen de medios formales e informales para
obtener los datos que requieren para tomar decisiones.-
La información formal llega a manos de los gerentes mediante informes
administrativos y estadísticas de rutina. Estos informes son estandarizados,
se producen regularmente y constituyen la parte más visible de lo que se
denomina Sistema de Información Gerencial (SIG).
La información informal incluye rumores y discusiones no oficiales con sus
colegas. La experiencia personal, educación, sentido común, intuición y
conocimiento del medio social y político, son parte de los medios informales
de recolectar datos.
Todas las funciones gerenciales; planeación, organización, dirección y
control son necesarias para un buen desempeño organizacional. Para apoyar
estas funciones, en especial la planeación y el control son necesarios los
Sistemas de Información Gerencial.
Un sistema de información Gerencial debe permitir a la Gerencia la toma de
decisiones basadas en información oportuna, y veraz. Sin embargo, mientras
los sistemas automatizados están diseñados para el manejo de información
por transacciones, la información gerencial requiere otro tipo de manejo de
la información, más estadístico, de tendencias, comparaciones y análisis,
procesos para los cuales los sistemas automatizados no están diseñados.
Por otro lado, la información transaccional no es suficiente. Se requieren
definiciones de indicadores que normalmente tienen componentes externos a la
compañía, como información que se produce en otros sistemas, como el
presupuesto de operación.
En función a lo anteriormente planteado surge una problemática: ¿Cuáles
deben ser las herramientas y recursos necesarios que deberán ser
considerados, utilizados y desarrollados para hacer competente el proceso de
toma de decisiones en la gerencia media?
Resolver la problemática planteada implica como Objetivo
General Proponer la implantación de un sistema de información gerencial que
constituya un instrumento valido para obtener resultados eficientes en la toma
de decisiones.
Para lograr el propósito del estudio es necesario cumplir los
siguientes Objetivos
Específicos: 1.-
Diagnosticar la situación actual de
cada una de las unidades que integran la organización Óptica 18
C.A., en base a los procesos realizados. 2.-
Determinar el modelo que permita diseñar el sistema de Información Gerencial
acorde a las necesidades de las distintas unidades 3.-
Diseñar el sistema de información Gerencial acorde a las conclusiones
obtenidas. 4.-
Proponer la implementación del
Sistema De Información Gerencial para Apoyar La Toma De Decisiones, para
mejoras los procesos.
El valor de la información proporcionada por un sistema de información
gerencial debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos, estos
son: Calidad, Oportunidad, Cantidad y
Relevancia. Calidad
:Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean
un fiel reflejo de la realidad planteada. Oportunidad
:Para lograr un control eficaz las medidas correctivas, en caso de ser
necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes que se presente una gran desviación
respecto de los objetivos planificados con antelación. Por ello la información
suministrada por un Sistema de Información Gerencial debe estar disponible a
tiempo para actuar al respecto. Cantidad
:Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y
oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse
desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a
una inacción o a decisiones desacertadas. Relevancia:
La información que le es proporcionada a un gerente debe estar
relacionada con sus tareas y responsabilidades.
La información gerencial requerida por los distintos niveles de una
organización no es homogénea. No deben de ser tratadas en la misma forma las
necesidades de información de los gerentes, de la gerencia media y la alta
gerencia. Estos tienen necesidades distintas de acuerdo a la actividad que
desempeñan. Control operacional:
Debe proporcionársele información (sobre todo de fuentes internas)
muy precisa y detallada en forma diaria o semanal. La exactitud y
oportunidad de la información tiene gran importancia en este nivel puesto que
las medidas correctivas la mayoría de las veces son necesarias
imponerlas de inmediato. Gerencia
media: (Jefes de división) Estos necesitan tanto información interna
como externa. Se ocupan del desempeño actual y futuro de sus unidades, por lo
que necesitan información de problemas a gran escala con proveedores,
disminuciones de ventas o aumento de la demanda. Alta
gerencia: Sus fuentes de información deben ser principalmente externas
pues requieren información destinada a la planeación y al control gerencial.
Para dichas actividades es fundamental conocer las tendencias y pronósticos
actuales, así como también
necesitan información (interna) de las ventas, desempeño de la competencia,
etc.
Como es de esperarse lo que se conoce como Sistema de Información Gerencial
ha ido evolucionando con el transcurso del tiempo. En una primera instancia
los canales de comunicación eran informales en estructura y utilización, sin
embargo, con la aparición y el uso en masas de la informática, se
transformaron en Sistemas de
Procesamiento Electrónico de Datos, posteriormente dieron lugar al
concepto de Sistema de Información
Basado en la Computadora.
Con los avances tanto en el hardware como en el software de las computadoras
ha dado lugar a otro sistema de información, el denominado Sistema de Soporte a las decisiones. El mismo es un sistema de
acceso directo para el usuario y permite a los gerentes manipular datos y
crear modelos con el propósito de ayudarles a tomar decisiones no
estructuradas. Este sistema se distingue del Sistema de Información Gerencial
por requerir la interacción directa de usuarios y datos. Este nuevo sistema
permite también servir a varios usuarios en forma simultánea transformándolo
en un Sistema de Soporte a las decisiones en Grupo. Las decisiones que toma un directorio a nivel gerencial pueden subdividirse en:
De acuerdo a Balestrini, Mirian (2002) los estudios: “...prospectivos
en el caso de las ciencias sociales, sustentados en un modelo operativo, de
una unidad de acción, están orientados a proporcionar respuestas o
soluciones a problemas planteados en una determinada realidad: organizacional,
social, económica, educativa, etc.” se
les denomina proyecto factible.
En este sentido , la presente investigación cumple con los elementos de la
investigación proyectil pasa inicialmente por la realización de un
diagnostico de la situación y la determinación de las necesidades para
formular el modelo operativo. El
análisis de Sistemas es el proceso por el cual se subdivide en las partes que
lo constituyen, a objeto de poder profundizar en la funcionalidad y características.
Lo
importante de incorporar sistemas a la administración deriva de la utilización
de modelos; un modelo es la representación de una realidad utilizando
variables que se estiman pertinentes e ignorando otras que no sean relevantes,
a fin de facilitar el manejo de un problema. Al
considerar a la organización como un sistema, se hace necesario tomar en
cuenta el entorno que la rodea porque el provee los insumos o entradas de
recursos humanos, materiales, financieros y técnicos que posibilitan los
bienes o servicios que básicamente de las interrelaciones con su medio
ambiente, ya que de nada servirá un magnifico proceso de elaboración de sus
productos finales o servicios si no son aceptados por él o si el medio no le
brinda los insumos necesarios para el proceso; de allí la importancia de
prever a través de modelos, el comportamiento del entorno inmediato y general
que rodea a la organización. Igualmente
la organización debe poseer medios de información que le permitan captar y
adecuar sus procesos a cualquier cambio del entorno que pueda influir, por
ejemplo: cambios políticos, económicos, sociales, tecnológicos, etc. A través
del análisis de sistemas se obtiene una visión de la interacción del
sistema con su medio ambiente a través de la retroalimentación. Además,
quien utiliza el análisis de sistemas puede escoger el nivel de análisis que
requiere para estudiar el sistema interno de la organización, por ejemplo,
partiendo del hecho de que hay un conjunto de subsistemas, los cuales poseen
sus propios insumos, proceso y producto, se puede ver la organización como un
subsistema del sector económico al cual pertenece y sus relaciones; se pueden
analizar el comportamiento del sector en cuanto a su rendimiento, y comparar
el de la organización con este indicador para emitir un juicio, o estudiar un
subsistema en forma aislada, por ejemplo, el subsistema compara que recibe
insumos los cuales van a ser procesados y cuyos resultados órdenes de
entrega, van a ser utilizados por otros subsistemas de la organización. Al
analizar las interrelaciones entre los elementos del sistema se pueden
proponer alternativas de estructura de organización y seleccionar la que
satisfaga mejor el logro de los objetivos. Con
el Análisis de Sistemas se puede explicar y pronosticar la actuación de los
sistemas bajo condiciones variables y así poder prever medidas
administrativas adecuadas y oportunas. El
Análisis de Sistemas tiene que ver sólo con un tipo concreto de sistema, los
Sistemas de Información en un entorno empresarial y organizacional de gestión
y dentro de ellos con los Sistemas de Información informatizados o basados en
computadoras electrónica Análisis de Sistemas y el Desarrollo de un Sistema
de Información. La
aplicación del Análisis de Sistemas al desarrollo de un Sistema de Información
abarca un periodo más largo que el que se requiere para la resolución de
problemas en general. El desarrollo de un Sistema de Información se puede
denominar como la solución a un problema: la necesidad de saber.
Durante
el desarrollo de un Sistema de Información se puede identificar dicho proceso
o actividad en tres etapas: 1.
Análisis de Sistemas 2.
Diseño de Sistemas 3.
Implantación de Sistemas En el análisis de
Sistemas se abarca la definición y descripción de las metas, objetivos y
requerimientos del Sistema.
La etapa de Diseño de Sistemas incluye actividades de: Desarrollo de diseño
de alternativas, construcción de modelo que formalicen los diseños
alternativos, determinación del cociente costo / eficiencia de los diseños
alternativos, presentación de recomendaciones. Las actividades de que se
compone la etapa denominada implantación de sistemas se puede también
denominar como la implantación de la alternativa seleccionada. Estas
etapas del Desarrollo de Sistemas se representan en la figura Nº 2, las
cuales son constituyentes del Ciclo Vital de los Sistemas. En la misma también
se aprecia las principales actividades de los analistas de sistemas
relacionadas con cada etapa. A través del empleo del concepto de Ciclo Vital,
se puede mostrar la naturaleza viable y dinámica del Sistema de Información.
Además, el concepto de Ciclo de Vital constituye una exposición general de
la metodología del desarrollo de sistemas.
Figura N° 2 Ilustración del ciclo de vida de
un sistema de información y las principales actividades asociadas con cada
etapa del ciclo
La
duración del ciclo equivale a la razón con que el Ciclo Vital del sistema se
repite una y otra vez. Según Burch (1988, p.32) "Muchos expertos
calculan que un ciclo de vida normal para un sistema es dos a diez años,
antes de que sea necesario un rediseño importante o una reparación
total". Pero es importante destacar que dichos cálculos acerca del Ciclo
de Vital de Información está sujeto a muchas condiciones y es necesario
realizarlo por separado para cada Sistema o Subsistema de Información. En
toda entidad dinámica, la utilidad de la salida del Sistema de Información,
la eficiencia de sus operaciones y la confiabilidad en la operación global
del sistema puede variar de manera considerable con el tiempo. Los Sistemas de Información están expuestos a deteriorización, obsolescencia y por último a la sustitución No obstante, rara vez acontece que en un momento dado, se le hagan mejoras al sistema de información completo. En consecuencia, es evidente que parte del sistema de la organización, necesitará continuamente reparación o reconstrucción
Niveles
de los Sistemas de Información El
Sistema de Información de una organización no siempre está al mismo nivel e
inclusive dentro de él se pueden encontrar varios niveles o categorías de
sistemas. En
un primer nivel los Sistemas de Información, es el operacional o
transaccional, el mismo existe en todas las organizaciones y es el que tiene
que ver con la operativa diaria, en esta etapa los miembros de las
organizaciones disponen de manuales donde de manera cerrada se explican los
procedimientos o normas de cada operación o transacción. En
un segundo nivel, se ubican los Sistemas de Información Administrativa, o sea
las empresas empiezan a pensar; los mismos ayudan a los usuarios de mayor
nivel en las empresas a tomar ciertas decisiones sobre asuntos que pueden
presentarse con alguna regularidad. No son transacciones, pero si consultas
estructuradas a partir de algún lenguaje de manipulación de datos que te
permita obtener informes más o menos complejos. Un tercer nivel la constituyen los Sistemas para el Soporte de Decisiones. Su objetivo es ayudar en la toma de decisiones para situaciones poco frecuentes de alguna manera complicados y sobre todo poco estructuradas. Sistemas
de Información Gerencial
Según
Senn (1990, p.12) Los Sistemas de Información Gerencial "se enfocan al
apoyo para la toma de decisiones cuando los requerimientos de información
pueden ser identificados de antemano". Así
mismo Gordon y otros (1987) define Sistemas de Información Gerencial como:
“Un
sistema integrado usuario-máquina, el cual implica que algunas tareas son
mejor realizadas por el hombre, mientras que otras son muy bien hechas por la
máquina, para prever información que apoye las operaciones, la administración
y las funciones de toma de decisiones en una empresa. El sistema utiliza
equipos de computación y software (se refiere a los sistemas y facilidades de
programación del computador), procedimientos manuales; modelos para el análisis
la planeación el control y la toma de decisiones y además una base de datos.
El hecho de que sea un sistema integrado no significa que sea un sistema
simple, con estructura monolítica; por el contrario significa que las partes
encajan en el diseño completo” (p. 7). El
sistema de información gerencial se puede información como una estructura
piramidal. (Ver figura 3)
Figura
N° 3
En
la figura 3, la parte superior está comprendida por la información
relacionada con el procesamiento de las transacciones, preguntas sobre su
estado, etc; el siguiente nivel comprende los recursos de información para
apoyar las operaciones diarias de control; el tercer nivel agrupa los recursos
del sistema de información para ayudar a la planeación táctica y la toma de
decisiones relacionadas con el control administrativo; el nivel más alto
comprende los recursos de información necesarios para apoyar la planeación
estratégica y la definición de políticas en los niveles más altos de la
administración. Cada nivel del procesamiento de información puede utilizar
los datos suministrados por los niveles más bajos; sin embargo también
pueden introducirse nuevos datos.
El marco metodológico de la
presente investigación donde se propone la Implantación de un Sistema de
Información Gerencial que constituya un
instrumento válido para obtener resultados eficientes en la toma de
decisiones de la Gerencia Media de la empresa Optica 18; es la
instancia donde es necesario detallar el conjunto de métodos, técnicas y
protocolos instrumentales que se utilizarán en el proceso de recolección de
los datos. Atendiendo
a los objetivos delimitados previamente, la investigación se orienta hacia la
incorporación de un diseño de campo. Por cuanto este diseño de investigación
permite no solo observar, sino recolectar los datos directamente de la
realidad, en su ambiente cotidiano para posteriormente analizar e interpretar
los resultados de estas indagaciones. las
unidades de análisis objeto de estudio serán la totalidad de Personas que
integran la Alta Gerencia constituyen la
población. Dicha Población esta
conformada por seis (6) individuos que conforman la Directiva de la organización
Optica 18.
La recolección de información se realizara a través de la exploración
directa para conocer la opinión que poseen los directivos de Optica 18 con
respecto al desenvolvimiento de la Gerencia Media en el proceso de toma de
decisiones. La herramienta a utilizar para dicha exploración es a través de
Focus Group donde se reunirán a los 6 Directivos donde se realizaran
preguntas abiertas donde cada uno de ellos podrán expresar su punto de vista
con respecto al tema planteado. Al terminar el sondeo se podrá tener un
diagnostico y estar en la capacidad de conocer las oportunidades de
mejoras de los procesos en que intervienen la Gerencia Media para proponer el
sistema que sea acorde a las necesidades detectadas. Se determinará este tipo de estudio para la observación estructurada y la información que se obtendrá del sondeo directo del proceso actual, así como la opinión de la directiva serán las respuestas claves que servirán de insumos para elaborar el sistema de información gerencial que se ajuste a la mejora de la toma de decisiones para la gerencia media.
CAPITULO I DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA ACTUAL En
la actualidad la Gerencia media es la responsable del control de las distintas
unidades de la organización. En las distintas unidades que componen el
organigrama existen una gama de personas y cargos que deben ser supervisados,
controlados y ajustados a las exigencias diarias de los procesos. Cada
una de las decisiones tomadas o con proyección a tomarse deben ser discutidas
con la Alta Gerencia. La alta gerencia actualmente está comprendida por
dos direcciones centrales: Dirección Comercial de ventas y Dirección de
Administración y Finanzas. Estas
dos grandes e importantes direcciones tienen la responsabilidad absoluta de que
toda la estructura dependiente de ellas posea la más óptima, eficiente y
eficaz gestión de trabajo. Sin embargo, el intercambio de comunicación para la
toma de decisiones es afectada por ambas direcciones, aunque la unidad no
dependa de la misma. Presentándose así lentitud y discrepancias en cuanto a las
conclusiones, medidas y planes de acciones de la gerencia media. El
obstáculo para la Gerencia Media en la toma de decisiones son los reprocesos y
la falta de autonomía que conlleva a la misma, trayendo como consecuencia un
equipo autodirigido que no cumple con los nuevos esquemas de empowerment. Análisis Situacional.
CAPITULO II DESCRIPCIÓN
DEL SISTEMA PROPUESTO
El sistema Gerencial que se propone está basado en líneas de acción de acuerdo a los parámetros de la Alta Gerencia, que permitirá a la Gerencia Media obtener en conjunto con sus conocimientos las decisiones más óptimas y en el menor tiempo posible. El sistema Gerencial se desarrollaran siguiendo los diagramas de estructura estática de UML, se van a utilizar para representar tanto Modelos Conceptuales como diagramas de casos de uso Análisis
Situacional.
CONCLUSIONES El
entorno competitivo en el que se mueve Optica 18, C.A, exige dotarse de
elementos de planificación y control de gestión eficientes que permitan un
ciclo de tomas de decisiones ágiles y confiables. Los datos corporativos
mantenidos en sistemas operacionales deben convertirse en información relevante
que, mediante herramientas de análisis, permitan procesos de decisión
eficientes. El
tener una estructura de decisiones permite ubicar a la Gerencia Media en un
entorno capaz de decidir siguiendo sus propios canales, así como también
extender sus líneas de acciones. Al no existir un proceso efectivo de
decisiones, obtenemos como respuestas reprocesos, que limita el potencial
de los gerentes y los ubica en una escala dependiente dentro de la
organización. Una de las funciones primordiales de la gerencia es la capacidad de poder discernir, el presente trabajo tiene como meta servir de esquema en el preciso, concreto y exitoso procedimiento de toma de decisiones.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFÍCAS LIBROS
Balestrini Acuña, Mirian. Como se elabora el proyecto de Investigación. Para los estudios formulativos o exploratorios, descriptivos, diagnósticos, evaluativos, formulación de hipótesis causales, experimentales y los proyectos factibles. Caracas: BL Consultores Asociados, Servicio Editorial, 2000. 248 p. Hernandez, Maria teresa. Manual de Trabajos de Grado de Especialización y Maestría Y tesis Doctorales. Caracas: FEDUPEL, 2003. 215 P. Hurtado de Barrera, Jacqueline. Metodología de la Investigación Holistica. Caracas: Funcación SYPAL,2000. 630 p.
TRABAJO DE GRADO
Peña, R. María Violeta (2000). "Sistema de Gestión Gerencial para el apoyo en la toma de decisiones en un empresa de seguro". Tesis presentada para obtener el grado de Ingeniero de Sistemas. También en http://andromeda.unimet.edu.ve/catalogo/ Universidad Metropolitana (UNIMET). Caracas, Venezuela. Correia, Adriana; Espinoza, Yeliandra (2001). "Sistema de apoyo para la evaluación de decisiones de expansión de una franquicia". Tesis presentada para obtener el grado de Ingeniero de Sistemas. También en http://andromeda.unimet.edu.ve/catalogo/ Universidad Metropolitana (UNIMET). Caracas, Venezuela. Naranjo A. Yurby G. (1998). "Diseño de un sistema de información gerencial que sirva de apoyo en la toma de decisiones a la alta gerencia del grupo Químico". Tesis presentada para obtener el título de especialista en sistemas de información. Universidad Bicentenaria de Aragua (UBA). Valencia, Venezuela.
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