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INDICE

INTRODUCCIÓN
CAPÍTULO I. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA ACTUAL
1.1. Análisis situacional
CAPÍTULO II. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA PROPUESTO
2.1. Análisis situacional
CONCLUSIONES
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

 

 

Diseño De un Sistema De Información Gerencial para Apoyar La Toma De Decisiones.

(Gerencia Media en la Organización Óptica 18, C.A.)  

  INTRODUCCIÓN

 

Hoy en día todas las organizaciones cuentan con un sistema formal de información, el cual se basa en la informática; aunque también existe un sistema que no deja de ser relevante: El Sistema de Información Gerencial, definiéndose este como el método de poner a disposición de los gerentes la información confiable y oportuna que se necesite para facilitar el proceso de toma de decisiones y permitir que las funciones de planeación, control y operaciones se realicen eficazmente en la organización. .

           Los gerentes o administradores dependen de medios formales e informales para obtener los datos que requieren para tomar decisiones.-

            La información formal llega a manos de los gerentes mediante informes administrativos y estadísticas de rutina. Estos informes son estandarizados, se producen regularmente y constituyen la parte más visible de lo que se denomina Sistema de Información Gerencial (SIG).

            La información informal incluye rumores y discusiones no oficiales con sus colegas. La experiencia personal, educación, sentido común, intuición y conocimiento del medio social y político, son parte de los medios informales de recolectar datos.

            Todas las funciones gerenciales; planeación, organización, dirección y control son necesarias para un buen desempeño organizacional. Para apoyar estas funciones, en especial la planeación y el control son necesarios los Sistemas de Información Gerencial.

            Un sistema de información Gerencial debe permitir a la Gerencia la toma de decisiones basadas en información oportuna, y veraz. Sin embargo, mientras los sistemas automatizados están diseñados para el manejo de información por transacciones, la información gerencial requiere otro tipo de manejo de la información, más estadístico, de tendencias, comparaciones y análisis, procesos para los cuales los sistemas automatizados no están diseñados.

             Por otro lado, la información transaccional no es suficiente. Se requieren definiciones de indicadores que normalmente tienen componentes externos a la compañía, como información que se produce en otros sistemas, como el presupuesto de operación.

            En función a lo anteriormente planteado surge una problemática: ¿Cuáles deben ser las herramientas y recursos necesarios que deberán ser considerados, utilizados y desarrollados para hacer competente el proceso de toma de decisiones en la gerencia media?

            Resolver la problemática planteada implica como Objetivo General Proponer la implantación de un sistema de información gerencial que constituya un instrumento valido para obtener resultados eficientes en la toma de decisiones.

             Para lograr el propósito del estudio es necesario cumplir los siguientes Objetivos Específicos:

 1.- Diagnosticar la situación actual  de cada una de las unidades que integran la organización Óptica 18  C.A., en base a los procesos realizados.

2.- Determinar el modelo que permita diseñar el sistema de Información Gerencial acorde a las necesidades de las distintas unidades

3.- Diseñar el sistema de información Gerencial acorde a las conclusiones obtenidas.

4.- Proponer  la implementación del Sistema De Información Gerencial para Apoyar La Toma De Decisiones, para mejoras los procesos.

             El valor de la información proporcionada por un sistema de información gerencial debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos, estos son: Calidad, Oportunidad, Cantidad y Relevancia.

Calidad :Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada.

Oportunidad :Para lograr un control eficaz las medidas correctivas, en caso de ser necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes que se presente una gran desviación respecto de los objetivos planificados con antelación. Por ello la información suministrada por un Sistema de Información Gerencial debe estar disponible a tiempo para actuar al respecto.

Cantidad :Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una inacción o a decisiones desacertadas.

Relevancia: La información que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.

            La información gerencial requerida por los distintos niveles de una organización no es homogénea. No deben de ser tratadas en la misma forma las necesidades de información de los gerentes, de la gerencia media y la alta gerencia. Estos tienen necesidades distintas de acuerdo a la actividad que desempeñan.

 Control operacional: Debe proporcionársele información (sobre todo de fuentes internas)  muy precisa y detallada en forma diaria o semanal. La exactitud y oportunidad de la información tiene gran importancia en este nivel puesto que las medidas correctivas la mayoría de las veces son necesarias  imponerlas de inmediato.

Gerencia media: (Jefes de división) Estos necesitan tanto información interna como externa. Se ocupan del desempeño actual y futuro de sus unidades, por lo que necesitan información de problemas a gran escala con proveedores, disminuciones de ventas o aumento de la demanda.

Alta gerencia: Sus fuentes de información deben ser principalmente externas pues requieren información destinada a la planeación y al control gerencial. Para dichas actividades es fundamental conocer las tendencias y pronósticos  actuales,  así como también necesitan información (interna) de las ventas, desempeño de la competencia, etc.

            Como es de esperarse lo que se conoce como Sistema de Información Gerencial ha ido evolucionando con el transcurso del tiempo. En una primera instancia los canales de comunicación eran informales en estructura y utilización, sin embargo, con la aparición y el uso en masas de la informática, se transformaron en Sistemas de Procesamiento Electrónico de Datos, posteriormente dieron lugar al concepto de Sistema de Información Basado en la Computadora.

            Con los avances tanto en el hardware como en el software de las computadoras ha dado lugar a otro sistema de información, el denominado Sistema de Soporte a las decisiones. El mismo es un sistema de acceso directo para el usuario y permite a los gerentes manipular datos y crear modelos con el propósito de ayudarles a tomar decisiones no estructuradas. Este sistema se distingue del Sistema de Información Gerencial por requerir la interacción directa de usuarios y datos. Este nuevo sistema permite también servir a varios usuarios en forma simultánea transformándolo en un Sistema de Soporte a las decisiones en Grupo.

             Las decisiones que toma un directorio a nivel gerencial pueden subdividirse en:

 

            De acuerdo a Balestrini, Mirian (2002) los estudios:

“...prospectivos en el caso de las ciencias sociales, sustentados en un modelo operativo, de una unidad de acción, están orientados a proporcionar respuestas o soluciones a problemas planteados en una determinada realidad: organizacional, social, económica, educativa, etc.”

se les denomina proyecto factible.

            En este sentido , la presente investigación cumple con los elementos de la investigación proyectil pasa inicialmente por la realización de un diagnostico de la situación y la determinación de las necesidades para formular el modelo operativo.

El análisis de Sistemas es el proceso por el cual se subdivide en las partes que lo constituyen, a objeto de poder profundizar en la funcionalidad y características.

 Lo importante de incorporar sistemas a la administración deriva de la utilización de modelos; un modelo es la representación de una realidad utilizando variables que se estiman pertinentes e ignorando otras que no sean relevantes, a fin de facilitar el manejo de un problema.

 Al considerar a la organización como un sistema, se hace necesario tomar en cuenta el entorno que la rodea porque el provee los insumos o entradas de recursos humanos, materiales, financieros y técnicos que posibilitan los bienes o servicios que básicamente de las interrelaciones con su medio ambiente, ya que de nada servirá un magnifico proceso de elaboración de sus productos finales o servicios si no son aceptados por él o si el medio no le brinda los insumos necesarios para el proceso; de allí la importancia de prever a través de modelos, el comportamiento del entorno inmediato y general que rodea a la organización.

 Igualmente la organización debe poseer medios de información que le permitan captar y adecuar sus procesos a cualquier cambio del entorno que pueda influir, por ejemplo: cambios políticos, económicos, sociales, tecnológicos, etc. A través del análisis de sistemas se obtiene una visión de la interacción del sistema con su medio ambiente a través de la retroalimentación.

 Además, quien utiliza el análisis de sistemas puede escoger el nivel de análisis que requiere para estudiar el sistema interno de la organización, por ejemplo, partiendo del hecho de que hay un conjunto de subsistemas, los cuales poseen sus propios insumos, proceso y producto, se puede ver la organización como un subsistema del sector económico al cual pertenece y sus relaciones; se pueden analizar el comportamiento del sector en cuanto a su rendimiento, y comparar el de la organización con este indicador para emitir un juicio, o estudiar un subsistema en forma aislada, por ejemplo, el subsistema compara que recibe insumos los cuales van a ser procesados y cuyos resultados órdenes de entrega, van a ser utilizados por otros subsistemas de la organización.

 Al analizar las interrelaciones entre los elementos del sistema se pueden proponer alternativas de estructura de organización y seleccionar la que satisfaga mejor el logro de los objetivos.

 Con el Análisis de Sistemas se puede explicar y pronosticar la actuación de los sistemas bajo condiciones variables y así poder prever medidas administrativas adecuadas y oportunas.

 El Análisis de Sistemas tiene que ver sólo con un tipo concreto de sistema, los Sistemas de Información en un entorno empresarial y organizacional de gestión y dentro de ellos con los Sistemas de Información informatizados o basados en computadoras electrónica Análisis de Sistemas y el Desarrollo de un Sistema de Información.

 La aplicación del Análisis de Sistemas al desarrollo de un Sistema de Información abarca un periodo más largo que el que se requiere para la resolución de problemas en general. El desarrollo de un Sistema de Información se puede denominar como la solución a un problema: la necesidad de saber.

 Durante el desarrollo de un Sistema de Información se puede identificar dicho proceso o actividad en tres etapas:

1. Análisis de Sistemas

2. Diseño de Sistemas

3. Implantación de Sistemas

          En el análisis de Sistemas se abarca la definición y descripción de las metas, objetivos y requerimientos del Sistema.

     La etapa de Diseño de Sistemas incluye actividades de: Desarrollo de diseño de alternativas, construcción de modelo que formalicen los diseños alternativos, determinación del cociente costo / eficiencia de los diseños alternativos, presentación de recomendaciones. Las actividades de que se compone la etapa denominada implantación de sistemas se puede también denominar como la implantación de la alternativa seleccionada.

Estas etapas del Desarrollo de Sistemas se representan en la figura Nº 2, las cuales son constituyentes del Ciclo Vital de los Sistemas. En la misma también se aprecia las principales actividades de los analistas de sistemas relacionadas con cada etapa. A través del empleo del concepto de Ciclo Vital, se puede mostrar la naturaleza viable y dinámica del Sistema de Información. Además, el concepto de Ciclo de Vital constituye una exposición general de la metodología del desarrollo de sistemas.

 Figura N° 2

Ilustración del ciclo de vida de un sistema de información y las principales actividades asociadas con cada etapa del ciclo

  

La duración del ciclo equivale a la razón con que el Ciclo Vital del sistema se repite una y otra vez. Según Burch (1988, p.32) "Muchos expertos calculan que un ciclo de vida normal para un sistema es dos a diez años, antes de que sea necesario un rediseño importante o una reparación total". Pero es importante destacar que dichos cálculos acerca del Ciclo de Vital de Información está sujeto a muchas condiciones y es necesario realizarlo por separado para cada Sistema o Subsistema de Información.

En toda entidad dinámica, la utilidad de la salida del Sistema de Información, la eficiencia de sus operaciones y la confiabilidad en la operación global del sistema puede variar de manera considerable con el tiempo.

Los Sistemas de Información están expuestos a deteriorización, obsolescencia y por último a la sustitución No obstante, rara vez acontece que en un momento dado, se le hagan mejoras al sistema de información completo. En consecuencia, es evidente que parte del sistema de la organización, necesitará continuamente reparación o reconstrucción 

 

Niveles de los Sistemas de Información 

El Sistema de Información de una organización no siempre está al mismo nivel e inclusive dentro de él se pueden encontrar varios niveles o categorías de sistemas.

 En un primer nivel los Sistemas de Información, es el operacional o transaccional, el mismo existe en todas las organizaciones y es el que tiene que ver con la operativa diaria, en esta etapa los miembros de las organizaciones disponen de manuales donde de manera cerrada se explican los procedimientos o normas de cada operación o transacción.

 En un segundo nivel, se ubican los Sistemas de Información Administrativa, o sea las empresas empiezan a pensar; los mismos ayudan a los usuarios de mayor nivel en las empresas a tomar ciertas decisiones sobre asuntos que pueden presentarse con alguna regularidad. No son transacciones, pero si consultas estructuradas a partir de algún lenguaje de manipulación de datos que te permita obtener informes más o menos complejos.

 Un tercer nivel la constituyen los Sistemas para el Soporte de Decisiones. Su objetivo es ayudar en la toma de decisiones para situaciones poco frecuentes de alguna manera complicados y sobre todo poco estructuradas. 

Sistemas de Información Gerencial 

Según Senn (1990, p.12) Los Sistemas de Información Gerencial "se enfocan al apoyo para la toma de decisiones cuando los requerimientos de información pueden ser identificados de antemano".

 Así mismo Gordon y otros (1987) define Sistemas de Información Gerencial como: 

“Un sistema integrado usuario-máquina, el cual implica que algunas tareas son mejor realizadas por el hombre, mientras que otras son muy bien hechas por la máquina, para prever información que apoye las operaciones, la administración y las funciones de toma de decisiones en una empresa. El sistema utiliza equipos de computación y software (se refiere a los sistemas y facilidades de programación del computador), procedimientos manuales; modelos para el análisis la planeación el control y la toma de decisiones y además una base de datos. El hecho de que sea un sistema integrado no significa que sea un sistema simple, con estructura monolítica; por el contrario significa que las partes encajan en el diseño completo” (p. 7).

 

El sistema de información gerencial se puede información como una estructura piramidal. (Ver figura 3)

 

Figura N° 3

 

 

 

En la figura 3, la parte superior está comprendida por la información relacionada con el procesamiento de las transacciones, preguntas sobre su estado, etc; el siguiente nivel comprende los recursos de información para apoyar las operaciones diarias de control; el tercer nivel agrupa los recursos del sistema de información para ayudar a la planeación táctica y la toma de decisiones relacionadas con el control administrativo; el nivel más alto comprende los recursos de información necesarios para apoyar la planeación estratégica y la definición de políticas en los niveles más altos de la administración. Cada nivel del procesamiento de información puede utilizar los datos suministrados por los niveles más bajos; sin embargo también pueden introducirse nuevos datos.

              El marco metodológico  de la presente investigación donde se propone la Implantación de un Sistema de Información Gerencial que constituya un instrumento válido para obtener resultados eficientes en la toma de decisiones de la Gerencia Media de la empresa Optica 18; es la instancia donde es necesario detallar el conjunto de métodos, técnicas y protocolos instrumentales que se utilizarán en el proceso de recolección de los datos.

              En función de las características derivadas del problema investigado y los  objetivos propuestos, en el marco metodológico, se describirán los diversos procedimientos mas apropiados para recopilar, presentar y analizar los datos, con la finalidad de cumplir con el propósito general  de  la investigación. En tal sentido, se desarrollaran los  aspectos relativos al tipo de estudio, diseño de la investigación, integrados en relación a los objetivos establecidos, en este caso la investigación proyectil, la población  que se estudiara , las técnicas e instrumentos que se emplearan en la recolección de los datos, las formas de codificación, la presentación de los datos; y el análisis e interpretación de los resultados que permitirán destacar los aspectos mas significativos encontrados en relación a la implementación del Sistema de Información Gerencial que sirva de apoyo para la toma de decisiones de la gerencia media de la empresa Optica 18.

 Atendiendo a los objetivos delimitados previamente, la investigación se orienta hacia la incorporación de un diseño de campo. Por cuanto este diseño de investigación permite no solo observar, sino recolectar los datos directamente de la realidad, en su ambiente cotidiano para posteriormente analizar e interpretar los resultados de estas indagaciones.

las unidades de análisis objeto de estudio serán la totalidad de Personas que integran la Alta Gerencia constituyen la  población. Dicha Población esta conformada por seis (6) individuos que conforman la Directiva de la organización Optica 18.

            La recolección de información se realizara a través de la exploración directa para conocer la opinión que poseen los directivos de Optica 18 con respecto al desenvolvimiento de la Gerencia Media en el proceso de toma de decisiones. La herramienta a utilizar para dicha exploración es a través de Focus Group donde se reunirán a los 6 Directivos donde se realizaran preguntas abiertas donde cada uno de ellos podrán expresar su punto de vista con respecto al tema planteado. Al terminar el sondeo se podrá tener un  diagnostico y estar en la capacidad de conocer las oportunidades de mejoras de los procesos en que intervienen la Gerencia Media para proponer el sistema que sea acorde a las necesidades detectadas.

                Se determinará este tipo de estudio para la observación estructurada y la información que se obtendrá del sondeo directo del proceso actual, así como la opinión de la directiva serán las respuestas claves que servirán de insumos para elaborar el sistema de información gerencial que se ajuste a la mejora de la toma de decisiones para la gerencia media.

 

CAPITULO I

DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA ACTUAL  

En la actualidad la Gerencia media es la responsable del control de las distintas unidades de la organización. En las distintas unidades que componen el organigrama existen una gama de personas y cargos que deben ser supervisados, controlados y ajustados a las exigencias diarias de los procesos.

 Cada una de las decisiones tomadas o con proyección a tomarse deben ser discutidas con la Alta Gerencia. La alta gerencia actualmente está comprendida por dos direcciones centrales: Dirección Comercial de ventas y Dirección de Administración y Finanzas.

 Estas dos grandes e importantes direcciones tienen la responsabilidad absoluta de que toda la estructura dependiente de ellas posea la más óptima, eficiente y eficaz gestión de trabajo. Sin embargo, el intercambio de comunicación para la toma de decisiones es afectada por ambas direcciones, aunque la unidad no dependa de la misma.  Presentándose así lentitud y discrepancias en cuanto a las conclusiones, medidas y planes de acciones de la gerencia media.

 El obstáculo para la Gerencia Media en la toma de decisiones son los reprocesos y la falta de autonomía que conlleva a la misma, trayendo como consecuencia un equipo autodirigido que no cumple con los nuevos esquemas de empowerment. 

Análisis Situacional.  

FORTALEZA

OPORTUNIDAD

.- Conocimiento de los empleados.

.- Interacción diaria con el sistema

.- Adaptable a las exigencias actuales.

.- Con disposición al cambio.

.- Personal profesional y capacitado para el cambio.

DEBILIDAD

                        AMENAZA

.- Lentitud en la toma de decisiones.

.- No mantiene la seguridad de la información.

.- No existe organización de la información.

.- No es óptimo para las exigencias actuales de la organización.

.- Existen Reprocesos.

.- De mantener una actitud indiferente la gerencia no cumplirá sus funciones asignadas.

     
 

CAPITULO II

DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA PROPUESTO  

            El sistema Gerencial que se propone está basado en líneas de acción de acuerdo a los parámetros de la Alta Gerencia, que permitirá a la Gerencia Media obtener en conjunto con sus conocimientos las decisiones más óptimas y en el menor tiempo posible. 

            El sistema Gerencial se desarrollaran siguiendo los diagramas de estructura estática de UML, se van a utilizar para representar tanto Modelos Conceptuales como diagramas de casos de uso

Análisis Situacional.

FORTALEZA

OPORTUNIDAD

.- Fácil manejo.

.- Fiabilidad en la toma de decisiones.

.- Interacción directa e inmediata en la búsqueda de información.

.- Vanguardia de la tecnología.

.- Anuencia a la utilización del sistema.

.- Fácil adaptación a las nuevas exigencias.

.- Optimización de los procesos.

.- Permite las actualizaciones periódicas.

DEBILIDAD

AMENAZA

.- Requiere de conocimientosGerenciales.

.- Actualizaciones periódicas.

.- De no adaptarse a las nuevas exigencias gerenciales, quedaría caduco y desplazado.  

CONCLUSIONES

El entorno competitivo en el que se mueve Optica 18, C.A, exige dotarse de elementos de planificación y control de gestión eficientes que permitan un ciclo de tomas de decisiones ágiles y confiables. Los datos corporativos mantenidos en sistemas operacionales deben convertirse en información relevante que, mediante herramientas de análisis, permitan procesos de decisión eficientes. 

El tener una estructura de decisiones permite ubicar a la Gerencia Media en un entorno capaz de decidir siguiendo sus propios canales, así como también extender sus líneas de acciones. Al no existir un proceso efectivo de decisiones, obtenemos como respuestas reprocesos, que limita el potencial  de los gerentes y los ubica en una escala dependiente dentro de la organización.

 Una de las funciones primordiales de la gerencia es la capacidad de poder discernir, el presente trabajo tiene como meta servir de esquema en el preciso, concreto y exitoso procedimiento de toma de decisiones.

 

 

REFERENCIAS BIBLIOGRAFÍCAS

LIBROS

 

Balestrini Acuña, Mirian. Como se elabora el proyecto de Investigación. Para los estudios formulativos o exploratorios, descriptivos, diagnósticos, evaluativos, formulación de hipótesis causales, experimentales y los proyectos factibles. Caracas: BL Consultores Asociados, Servicio Editorial, 2000. 248 p.

Hernandez, Maria teresa. Manual de Trabajos de Grado de Especialización y Maestría Y tesis Doctorales. Caracas: FEDUPEL, 2003. 215 P.

Hurtado de Barrera, Jacqueline. Metodología de la Investigación Holistica. Caracas: Funcación SYPAL,2000. 630 p.

 

TRABAJO DE GRADO

 

Peña, R. María Violeta (2000). "Sistema de Gestión Gerencial para el apoyo en la toma de decisiones en un empresa de seguro". Tesis presentada para obtener el grado de Ingeniero de Sistemas. También en http://andromeda.unimet.edu.ve/catalogo/ Universidad Metropolitana (UNIMET). Caracas, Venezuela.

Correia, Adriana; Espinoza, Yeliandra (2001). "Sistema de apoyo para la evaluación de decisiones de expansión de una franquicia". Tesis presentada para obtener el grado de Ingeniero de Sistemas. También en http://andromeda.unimet.edu.ve/catalogo/ Universidad Metropolitana (UNIMET). Caracas, Venezuela.

Naranjo A. Yurby G. (1998). "Diseño de un sistema de información gerencial que sirva de apoyo en la toma de decisiones a la alta gerencia del grupo Químico". Tesis presentada para obtener el título de especialista en sistemas de información. Universidad Bicentenaria de Aragua (UBA). Valencia, Venezuela.

 

DIRECCIONES ELECTRÓNICAS

 

http://pdf.rincondelvago.com/sistemas-de-informacion-gerencial.html
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/rrhh/sigselecc.htm
http://pdf.rincondelvago.com/desarrollo-de-un-sistema-de-informacion-gerencial.html
http://ourproject.org/frs/download.php/101/laudon.pdf
http://pdf.rincondelvago.com/sistemas-de-informacion-gerencial.html
http://www.sht.com.ar/archivo/Management/empowerment.htm
http://www.clikear.com/manuales/uml/

 

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Última modificación: 14 de Marzo de 2006.