CAPITULO III
PRESENTACIÓN DE ANALISIS DE LOS RESULTADOS
3.1.
Consideraciones Generales
Los análisis se efectuaron por medio de
la estadística descriptiva, mediante tablas de distribución de frecuencias,
según Rodríguez y otros (1998), menciona lo siguiente “Una distribución de frecuencias es un conjunto de puntuaciones
ordenadas en sus respectivas categorías”. (pp. 343). La cual contiene dos ítems
muy importantes las frecuencias relativas que son los porcentajes de caso en
cada categoría, las frecuencias absolutas son aquellas que contienen el número
de personas que dan las determinadas respuestas.
El procedimiento permitió el cálculo de
porcentajes que condujo a las inferencias
y deducciones que generan las fortalezas, debilidades así como también
las oportunidades y amenazas con la finalidad de construir la matriz DOFA que
proporcionó los indicadores para el diseño del cuadro de mando integral.
Se representaron con gráficos de tortas
los cuales permiten visualizar las cantidades y porcentajes de cada categoría.
Para esto se valió de la herramienta de Office denominada Excel, en la cual se
coloco la escala con las respectivas frecuencias absolutas y relativas, las
cuales al ir cambiando de valores proyectaban diferentes representatividades
para el gráfico desarrollado. De esta forma se tabularon los datos.
3.2. Tabulación de Datos
|
Código |
Categoría |
Escala |
Frecuencia |
Frecuencia |
|
|
Absoluta |
Relativa |
||||
|
1 |
¿Existen Sistemas de Información actualizados? |
SI |
6 |
100% |
|
|
NO |
0 |
0% |
|||
|
2 |
¿Hay en la organización una clara estructura organizativa
que se evidencia mediante un organigrama? |
SI |
4 |
67% |
|
|
NO |
2 |
33% |
|||
|
3 |
¿Posee y usa la organización descripciones y
especificaciones escritas de cargos? |
SI |
2 |
33% |
|
|
NO |
4 |
67% |
|||
|
4 |
¿La estructura de la organización es adecuada a las
estrategias organizacionales? |
SI |
6 |
100% |
|
|
NO |
0 |
0% |
|||
|
5 |
¿La empresa utiliza el enfoque de planeación estratégica
para la toma de decisiones? |
SI |
0 |
0% |
|
|
NO |
6 |
100% |
|||
|
6 |
¿Conoce usted la Misión y Visión de su organización? |
SI |
6 |
100% |
|
|
NO |
0 |
0% |
|||
|
7 |
¿Se han definido indicadores de gestión? |
SI |
0 |
0% |
|
|
NO |
6 |
100% |
|||
|
8 |
¿El personal de la organización está altamente motivado? |
SI |
3 |
50% |
|
|
NO |
3 |
50% |
|||
|
9 |
¿La organización cuenta con un sistema de evaluación de
desempeño? |
SI |
0 |
0% |
|
|
NO |
6 |
100% |
|||
|
10 |
¿La toma de decisiones es ágil y oportuna? |
SI |
2 |
33% |
|
|
NO |
4 |
67% |
|||
|
11 |
¿El proceso de comunicación es eficiente y efectivo? |
SI |
2 |
33% |
|
|
NO |
4 |
67% |
|||
|
12 |
¿Están definidos los niveles de responsabilidad dentro de
la organización? |
SI |
2 |
33% |
|
|
NO |
4 |
67% |
|||
|
13 |
¿Existe un proceso de calidad en su organización? |
SI |
3 |
50% |
|
|
NO |
3 |
50% |
|||
|
14 |
¿Están definidos los estándares de calidad? |
SI |
0 |
0% |
|
|
NO |
6 |
100% |
|||
|
15 |
¿Posee la organización un sistema de control de gestión? |
SI |
0 |
0% |
|
|
NO |
6 |
100% |
|||
|
16 |
¿Se tiene un sistema de control asistido por el
computador? |
SI |
6 |
100% |
|
|
NO |
0 |
0% |
|||
|
17 |
¿La organización se encuentra favorecida por su entorno
para el desarrollo futuro? |
SI |
6 |
100% |
|
|
NO |
0 |
0% |
|||
CUADRO Nº1 .- Tabulación de datos.
1.- ¿Existen Sistemas de Información actualizados?
|
ESCALA |
FRECUENCIA ABSOLUTA |
FRECUENCIA RELATIVA |
|
SI |
6 |
100% |
|
NO |
0 |
0% |
|
TOTAL |
6 |
100% |
CUADRO Nº 2. - Sistemas de Información
Actualizados.
Fuente:
Instrumento Aplicado
Gráfico Nº. 1. – Sistemas de Información.
El
100% de los encuestados manifestó que la organización posee sistemas de
información actualizados, esto es muy significativo ya que la información es
otro de los pilares en el que están basados los nuevos conceptos empresariales
ayudando a los directivos a ejercer un cierto nivel de control de gestión sobre
sus áreas de responsabilidad y sobre otras personas que le reportan, en un
entorno competitivo.
2.- ¿Hay en la organización una clara estructura
organizativa que se evidencia mediante un organigrama?
|
ESCALA |
FRECUENCIA ABSOLUTA |
FRECUENCIA RELATIVA |
|
SI |
4 |
67% |
|
NO |
2 |
33% |
|
TOTAL |
6 |
100% |
CUADRO N° 3. – Estructura Organizativa.
Fuente:
Instrumento Aplicado
Gráfico Nº. 2. – Estructura Organizativa.
El
67% de los encuestados está de acuerdo en que la empresa posee una estructura
organizativa que se evidencia mediante un organigrama donde se verifican los
distintos niveles jerárquicos de la estructura de la organización. Sin embargo,
33% de los encuestados indica que el organigrama existente no se encuentra bien
definido en sus diferentes niveles.
3.- ¿Posee y usa la organización descripciones y
especificaciones escritas de cargos?
|
ESCALA |
FRECUENCIA ABSOLUTA |
FRECUENCIA RELATIVA |
|
SI |
2 |
33% |
|
NO |
4 |
67% |
|
TOTAL |
6 |
100% |
CUADRO N° 4. - Descripciones y especificaciones de cargos
Fuente:
Instrumento Aplicado
Gráfico Nº. 3. – Descripciones
y especificaciones de cargos
De
acuerdo a al resultado obtenido 67% de la población indica no haber
descripciones de cargos y funciones; solo un 33% considera que tiene la
descripción de su cargo y funciones. Una herramienta importante que ubica a la
gerencia media de forma lineal con los objetivos de la empresa y permite a los
mismos sus alcances y limitaciones.
4.-
¿La estructura de la organización es adecuada a las estrategias
organizacionales?
|
ESCALA |
FRECUENCIA ABSOLUTA |
FRECUENCIA RELATIVA |
|
SI |
2 |
33% |
|
NO |
4 |
67% |
|
TOTAL |
6 |
100% |
CUADRO N° 5. - Estructura organizacional.
Fuente:
Instrumento Aplicado
Gráfico Nº. 4. – Estructura organizacional
De
acuerdo al 67% de los encuestados indica que la organización no posee una
estructura organizacional que se adecua a las estrategias. Evidenciando que
falta una alineación entre la estructura y las estrategias organizacionales en
función del cumplimiento operativo para un desempeño de excelencia.
5.- ¿La empresa utiliza el enfoque de planeación
estratégica para la toma de decisiones?
|
ESCALA |
FRECUENCIA ABSOLUTA |
FRECUENCIA RELATIVA |
|
SI |
0 |
0% |
|
NO |
6 |
100% |
|
TOTAL |
6 |
100% |
CUADRO N° 6. - Enfoque de Planeación Estratégica
Fuente:
Instrumento Aplicado
Gráfico Nº. 5. – Enfoque de Planeación Estratégica.
El
100% de los encuestados, coinciden que no existe una planificación estratégica.
Esto evidencia que la toma de decisiones se realiza mediante ningún tipo planificación
que no posee un seguimiento posterior que evalué periódicamente los resultados,
objetivos y metas.
6.-
¿Conoce usted la Misión y Visión de su organización?
|
ESCALA |
FRECUENCIA ABSOLUTA |
FRECUENCIA RELATIVA |
|
SI |
6 |
100% |
|
NO |
0 |
0% |
|
TOTAL |
6 |
100% |
CUADRO N° 7. - Misión y Visión de la Organización.
Fuente:
Instrumento Aplicado
Gráfico Nº.
6. – Misión y Visión de la
Organización.
El
100% de la población indica conocer la Visión y misión de la empresa. Se puede inferir
que este conocimiento es plasmado en la Gerencia media lo que ayuda a estimular
y promover la pertinencia de todos los miembros de la organización.
7.- ¿Se han definido
indicadores de gestión?
|
ESCALA |
FRECUENCIA ABSOLUTA |
FRECUENCIA RELATIVA |
|
SI |
0 |
0% |
|
NO |
6 |
100% |
|
TOTAL |
6 |
100% |
CUADRO N° 8. - Definición de Indicadores de gestión.
Fuente:
Instrumento Aplicado
Gráfico Nº.
7. – Definición de Indicadores de
gestión.
La población
absoluta (100%) indica no poseer indicadores de gestión; lo cual evidencia de
forma crítica que no hay herramientas que puedan medir el desempeño de la
organización. Asumiendo como consecuencia el no cumplimiento de las metas y limitando las respuestas del
direccionamiento estratégico de la empresa. Se debe considerar estrategias de
definición de indicadores para optimizar los procesos.
8.- ¿El personal de la organización está altamente
motivado?
|
ESCALA |
FRECUENCIA ABSOLUTA |
FRECUENCIA RELATIVA |
|
SI |
3 |
50% |
|
NO |
3 |
50% |
|
TOTAL |
6 |
100% |
CUADRO N° 9. - Motivación del Personal.
Fuente:
Instrumento Aplicado
Gráfico Nº. 8. – Motivación
del Personal.
Se puede
observar una disgregación en el resultado de los encuestados en un 50%
respectivamente. Es de vital importancia que el personal de una organización
cuente con una gran motivación, ya que es a través del ambiente organizacional
que se pueden lograr realizar los ajustes necesarios basados en los estándares
de calidad. Es significativo visualizar la causa de bajo nivel de motivación.
9.- ¿La organización cuenta con un sistema de
evaluación de desempeño?
|
ESCALA |
FRECUENCIA ABSOLUTA |
FRECUENCIA RELATIVA |
|
SI |
0 |
0% |
|
NO |
6 |
100% |
|
TOTAL |
6 |
100% |
CUADRO N° 10. - Sistema de Evaluación de desempeño.
Fuente:
Instrumento Aplicado
Gráfico Nº. 9. – Sistema de Evaluación de desempeño.
La
población en su conjunto indica no poseer un sistema de evaluación de
desempeño; lo cual no permite la objetividad en las consideraciones con
respecto al reconocimiento.
10.- ¿La toma de decisiones
es ágil y oportuna?
|
ESCALA |
FRECUENCIA ABSOLUTA |
FRECUENCIA RELATIVA |
|
SI |
2 |
33% |
|
NO |
4 |
67% |
|
TOTAL |
6 |
100% |
CUADRO N° 11. - Toma de decisiones Ágil y Oportuna.
Fuente:
Instrumento Aplicado
Gráfico Nº. 10. – Toma de decisiones Ágil y Oportuna.
El
67% de los encuestados indicó que la toma de decisiones no es ágil ni oportuna.
Evidenciamos que deben existir mecanismos, herramientas y lineamientos que
permitan a la gerencia media poder tomar las decisiones más asertivas para la
organización.
11.- ¿El proceso de
comunicación es eficiente y efectivo?
|
ESCALA |
FRECUENCIA ABSOLUTA |
FRECUENCIA RELATIVA |
|
SI |
2 |
33% |
|
NO |
4 |
67% |
|
TOTAL |
6 |
100% |
CUADRO N° 12. - Proceso de comunicación eficiente y efectivo.
Fuente:
Instrumento Aplicado
Gráfico Nº. 11. – Proceso de
comunicación eficiente y efectivo.
El 67%
de los encuestados se manifestó insatisfecho con el proceso de comunicación, lo
cual representa una gran debilidad como herramienta de gestión, ya que a través
de la comunicación se fundamentan estándares eficaces que fluyen a través de
todos los niveles de la organización.
12.-
¿Están definidos los niveles de responsabilidad dentro de la organización?
|
ESCALA |
FRECUENCIA ABSOLUTA |
FRECUENCIA RELATIVA |
|
SI |
2 |
33% |
|
NO |
4 |
67% |
|
TOTAL |
6 |
100% |
CUADRO N° 13. - Niveles de responsabilidad.
Fuente:
Instrumento Aplicado
Gráfico Nº. 12. – Niveles de
responsabilidad.
Es
crítico el resultado obtenido de los encuestados, 67% indica no suministrar a la
Gerencia Media sus niveles de responsabilidad (de forma escrita). Se infiere
que la Gerencia Media puede estar
cubriendo aspectos que no son directamente proporcionales a sus funciones
descuidando así el papel fundamental que desempeñan dentro de la organización.
13.- ¿Existe un proceso de
calidad en su organización?
|
ESCALA |
FRECUENCIA ABSOLUTA |
FRECUENCIA RELATIVA |
|
SI |
3 |
50% |
|
NO |
3 |
50% |
|
TOTAL |
6 |
100% |
CUADRO N° 14. - Proceso de Calidad.
Fuente:
Instrumento Aplicado
Gráfico Nº. 13.
– Proceso de Calidad.
Existe
una disgregación en las respuestas, 50% de los encuestados indica que existe un
proceso de calidad y el otro 50% indica que no existe. De ello se infiere que
los procesos de calidad no se llevan en todos los niveles de la organización,
por lo que es imprescindible realizar una análisis de los procesos para
determinar los correctivos necesarios.
14.- ¿Están definidos los
estándares de calidad?
|
ESCALA |
FRECUENCIA ABSOLUTA |
FRECUENCIA RELATIVA |
|
SI |
0 |
0% |
|
NO |
6 |
100% |
|
TOTAL |
6 |
100% |
CUADRO N° 15. - Definición de estándares de Calidad.
Fuente:
Instrumento Aplicado
Gráfico Nº. 14.
– Definición de estándares de Calidad.
El
100% de los encuestados manifestó no tener definiciones de estándares de
calidad. Esto reafirma lo recomendado en el análisis previo, se debe considerar
el establecimiento de estándares reales, adecuados para evitar reprocesos.
15.- ¿Posee la organización
un sistema de control de gestión?
|
ESCALA |
FRECUENCIA ABSOLUTA |
FRECUENCIA RELATIVA |
|
SI |
|
0% |
|
NO |
6 |
100% |
|
TOTAL |
6 |
100% |
CUADRO N° 16. - Sistema de gestión y control.
Fuente:
Instrumento Aplicado
Gráfico Nº. 15. – Sistema de gestión y
control.
El
50% de los encuestados indicó que la organización no posee un sistema de control
de gestión que permita, a través del monitoreo, determinar el comportamiento de
los factores claves del éxito. Se puede deducir que existe la necesidad de
corregir los sistemas de gestión, ya que no se observa claridad en la
interpretación de su aplicación.
16.- ¿Se tiene un sistema de
control asistido por el computador?
|
ESCALA |
FRECUENCIA ABSOLUTA |
FRECUENCIA RELATIVA |
|
SI |
6 |
100% |
|
NO |
0 |
0% |
|
TOTAL |
6 |
100% |
CUADRO N° 17. - Sistema de control asistido por computador.
Fuente:
Instrumento Aplicado
Gráfico Nº. 16.
– Sistema de control asistido por computador.
El
100% de los encuestados indica que expresó que existen sistemas asistidos por el
computador, lo que evidencia que puede haber un seguimiento de los procesos, la
automatización del control permite que las acciones correctivas sean lo
efectivas a cada caso.
17.- ¿La organización se
encuentra favorecida por su entorno para el desarrollo futuro?
|
ESCALA |
FRECUENCIA ABSOLUTA |
FRECUENCIA RELATIVA |
|
SI |
6 |
100% |
|
NO |
0 |
0% |
|
TOTAL |
6 |
100% |
CUADRO N° 18. - Entorno para el desarrollo futuro.
Fuente:
Instrumento Aplicado
Gráfico Nº. 17. – Entorno
para el desarrollo futuro
La
población evidenció que existen las condiciones necesarias para adaptarse a las
nuevas necesidades organizacionales. Lo cual es un punto positivo que permitirá
realizar cualquier ajuste en la gestión Gerencial para posicionar a la empresa en un ente productivo y ajustado a
las nuevas tendencias del mercado.
3.3. Análisis de la Matriz DOFA
Con los datos obtenidos en las entrevistas y cuestionarios aplicados a
los directivos, se obtuvo información precisa del funcionamiento de la
organización, así como también cuales son las debilidades que presenta la
organización. De igual manera se pudieron determinar las fortalezas que
presentan como la plataforma tecnológica y la estructura de la organización.
Al
hacer el análisis de la matriz DOFA, se detectaron en el ámbito interno que
presenta fortalezas de gran importancia que pueden ser aprovechables por la
empresa como son: Plataforma tecnológica, personal capacitado, entre otras. Sin
embargo, esta organización presenta un conjunto de debilidades que constituyen
elementos negativos y obstaculizantes que podrían contribuir a la agudización de
amenazas existentes
3.3.1.
Descripción de Factores Internos y Externos de la Matriz DOFA
3.3.1.1.
Factores Internos
3.3.1.1.1.
Debilidades
Durante
la presente investigación, se reconoce como principales debilidades:
ü Redefinición de la estructura organizacional.
Actualmente la descripción organizacional no se encuentra bien definida, es importante
establecer el organigrama de la organización para especificar cargos y
funciones, establecer niveles de responsabilidad.
ü Falta de planificación estratégica para lo toma de
decisiones. No existen lineamientos para lograr una eficacia en la toma de
decisiones. La misma es llevada por una Gerencia Patrimonial.
ü Falta de indicadores de gestión. No existen
indicadores que permitan medir la gestión gerencial, no existe un sistema de
evaluación de desempeño. Por ende no hay un mecanismo que nos permita realizar
seguimiento y medir la productividad en los distintos procesos.
ü Falta de Motivación del personal. Presentan un bajo
nivel de identificación con la organización, lo cual se traduce en una gestión
gerencial baja y deficiente.
ü Deficiencia en el proceso de comunicación. No existe
el intercambio adecuado de información entre la Gerencia Media, la Alta
Gerencia y los distintos departamentos de la organización. Esto conlleva a que
la toma de decisiones esté mucho más sesgada y la validez y agilidad de la
misma se encuentre envuelta en Re-procesos.
3.3.1.1.2. Fortalezas
Para
cumplir con los objetivos estratégicos, la organización presenta las
principales fortalezas.
Clara
definición de Visión y Misión de la organización, que incide directamente en el
cumplimiento de los objetivos.
La organización, cuenta con una
plataforma tecnológica actualizada para el funcionamiento y desarrollo de la
misma
3.3.1.2.
Factores Externos
3.3.1.2.1.
Amenazas
Optica
18, C.A., ha identificado las siguientes amenazas que provienen de su entorno,
y las ha considerado en esta investigación para convertirlas en oportunidades.
Nuevas
estrategias de Gerencia, debido a que en el proceso de adaptación y cambio
organizacional, surjan nuevas tendencias que obliguen a desviar las que se
encuentran en curso.
Leyes
y resoluciones de importación emanadas por CADIVI, Ministerio de Hacienda y
organismos componentes.
3.3.1.2.2.
Oportunidades
La tendencia del mercado hacia el crecimiento
de centros ópticos.
El estilo de vida ha revolucionado el
curso del negocio; la necesidad de usar lentes correctivos no se limita solo a
eso. No solo hablamos de un uso medico sino una necesidad que se vuelve
versátil se adapta a nuestra forma de vestir, nuestro estilo o tendencia de la
moda.
La alianza estratégica con Locatel
Automercado de salud, permite que la organización tenga una plataforma
organizacional más robusta, una imagen más posicionada en el mercado. El
acelerado incremento de las sucursales a nivel nacional, posiciona a la
organización como un ente altamente competitivo, haciendo vulnerable a la
competencia.
Poder de compra en mercados
Internacionales, directo en fabrica, optimizando los costos por volumen.
