UNIVERSIDAD YACAMBU
MAESTRIA EN GERENCIA DE LAS FINANZAS Y LOS NEGOCIOS.
CATEDRA: IMPACTO DE
Prof. Christan Fossa-Andersen
Participante:
Kamal Abi Farag.
C.I: 13.249.370.
TRABAJO No 5
LAS NUEVAS TECNOLOGIAS Y LOS GRUPOS DE TRABAJO
1.- Grupos
de Trabajo.
El Trabajo en Grupo se define como el proceso mediante el
cual un conjunto de individuos realizan actividades relacionadas con la
finalidad de lograr un objetivo específico, cumplir una meta o compartir una
ideología común. Dichas actividades implican una acción colectiva y la
realización de trabajos colaborativos. Según la
teoría más reciente el trabajo colaborativo persigue
"...el desarrollo de conocimiento compartido, la aceleración de los flujos
de información, la coordinación de los flujos de recursos para producir
economías de costos y tiempos" (Díaz, Angel,
pág. 10, 2000).
Al trabajar en grupo se observan por lo general los
siguientes aspectos: una coordinación general, asignación de tareas en forma
individual, niveles de jerarquía interna, definición de lineamientos de
comportamiento y de beneficios por pertenecer al grupo, derechos y deberes,
objetivos a lograr en forma colectiva. El aspecto que tiene mayor importancia
es el hecho de contar con un objetivo común que canalice los esfuerzos
individuales y les ofrezca un sentido de pertenencia que fomente la unión. De
no contar con objetivos bien definidos, es probable que los esfuerzos
individuales se diluyan bajo la presión de intereses personales o intereses
distintos a los del grupo en sí, trayendo como consecuencia que no se logre el
propósito para el cual el grupo fue conformado.
La idea de conformar equipos de trabajo proviene de la
necesidad que tienen las organizaciones de obtener resultados, producto del
consenso grupal y de la revisión exhaustiva bajo perspectivas distintas, que
aseguren la calidad, confiabilidad y exactitud en las soluciones planteadas,
productos obtenidos o decisiones elegidas. A su vez, los miembros del grupo
tienen la oportunidad de aprender tomando en consideración: otros puntos de
vista, maneras distintas de hacer las cosas, interpretaciones diferentes de
conceptos, experiencia de otros y como solucionaron problemas similares.
El hecho de que exista un aprendizaje
individual propicia que los grupos aprendan y por ende la organización aprenda.
Esto crea los mecanismos de aprendizaje que permiten la creación de un
conocimiento organizacional o conocimiento detallado de las características
específicas de los procesos que maneja la empresa conocido como
"Know-How". Es recomendable que la organización proporcione la
estructura organizativa y defina las estrategias que propicien el trabajo en
grupo y evitando así, las actividades aisladas o personalizadas que no tienen
relación alguna con las ideas rectoras de la organización.
1.1- Ventajas
Si se logra una interdependencia óptima entre propósitos,
sistemas y equipos disponibles, el trabajo grupal propicia un ambiente para la
comunicación y discusión productiva. Se crea sinergia al aprovechar el
conocimiento y experiencia de los miembros, según su área de especialización y
los diversos enfoques o puntos de vista, y se logra así una visión completa del
estudio a realizar mejorando la calidad de las decisiones y de los productos
obtenidos.
Se presenta la posibilidad de realizar procesos en
paralelo en función de la división del equipo en comisiones o subgrupos, que
permiten aligerar la presentación de la solución, producto u opinión según la
situación para la cual trabajan.
La obtención de resultados realizada por consenso grupal
asegura la calidad, confiabilidad y exactitud en las ideas y soluciones
planteadas al extraer el máximo provecho de las capacidades individuales para
beneficio del grupo.
1.2- Desventajas
El trabajo en grupo puede generar retraso en la
presentación de soluciones debido a la falta de orientación, de propósitos
claros y definición de lineamientos. Lo anterior puede traer como consecuencia
el enfrentamiento y discusiones no relacionadas con los objetivos planteados.
La falta de recursos, materiales y equipos para la
realización del trabajo propicia un ambiente organizacional donde no se cuenta
con oportunidades para aplicar los resultados.
El comportamiento de los miembros del grupo puede afectar
la productividad del equipo: arrogancia, dificultad para decir no sé, juicios
automáticos y sin base, percepción de que es difícil o imposible el trabajo que
se hace, inhabilidad para manejar errores, apatía, impaciencia o poca
tolerancia, entre otros.
2.- Ventajas que ofrece
En forma general, la tecnología ofrece innumerables
ventajas en todos los ámbitos del saber, una de las más importantes es el de
considerarse como factor multiplicador, es decir, "...el potencial de
transformación que conlleva la aplicación de la misma. Dicho de otra forma: es
el número de veces que una tecnología determinada es capaz de mejorar el
proceso o la función a la que se aplica" (Aguadero, p. 43). En relación al
Trabajo en Grupo, la tecnología brinda ventajas adicionales, entre las cuales
se pueden numerar las siguientes:
1. Facilita el acceso a recursos e información de
proyectos relacionados con el área de estudio, ya sea bajo la modalidad de
hipertexto o bajo la modalidad de grupos de noticias.
2. Permite compartir experiencias exitosas acerca de
nuevas técnicas para el mejoramiento de los procesos en la organización,
promoviendo la participación de los miembros y de personas interesadas por la
facilidad de acceso a los recursos ofrecidos (investigaciones, bases de datos,
papeles de trabajo, enlaces a otros recursos a través de Internet, contacto con
personas que trabajen en proyectos similares) y la formación de grupos con
intereses comunes.
3. Permite y facilita la comunicación, la hace más
rápida, clara y persuasiva.
4. Reduce costos y tiempo de transporte de los miembros
del grupo hacia espacios físicos específicos.
5. Facilita la resolución de problemas grupales al
reducir el tiempo y costo requerido para coordinar el trabajo. Esto se logra a
través de calendarios electrónicos los cuales permiten la planificación,
gerencia de proyectos y coordinación de los miembros de un grupo por medio de
funciones de detección de conflictos de planificación, determinación de
horarios de disponibilidad y localización de personas.
6. Permite nuevos modos de comunicación, tales como:
intercambios anónimos e interacciones estructuradas a través de software de
reuniones a distancia, chateo y videoconferencias.
3.- Dificultades que se pueden presentar al utilizar
tecnologías para el Trabajo en Grupo
1. Diferencias en los niveles de experiencia y
conocimiento de tecnologías por parte de los miembros del equipo de trabajo.
Esto puede traer como consecuencia que algunos miembros tengan dificultades
para utilizar y entender ciertas tecnologías.
2. La dinámica del trabajo en equipo es demasiado
variable y es probable que las tecnologías no se adapten a cambios constantes
en las estrategias de trabajo.
3. Se requiere mayor cantidad de tiempo para incluir el
componente tecnológico como parte del trabajo en grupo (pruebas iniciales e
inducción, capacitación y formación de los miembros del equipo de trabajo).
4. Cada grupo de trabajo es diferente y su comportamiento
es influenciado por las condiciones de trabajo específicas para el período en
el cual trabaja, esto quiere decir, que el éxito en el uso de tecnologías para
un grupo puede ser un fracaso para otro.
4.- Groupware.
Concepto que implica la utilización masiva de redes de área local, sistemas
de correo electrónico y aplicaciones compartidas entre un grupo de usuarios de
un sistema informático.
4.1.- Ventajas del Groupware.
1. Hacer que la tecnología mantenga comunicados a todos
los integrantes de una corporación, sin importar barreras geográficas o de tiempo.
2. Hacer que la tecnología provea una manera efectiva de diseñar y de
evolucionar las prácticas de acción productivas para la corporación (Políticas y Procedimientos).
3. Estas prácticas constituyen la fuerza motriz de una organización y se
pueden referir a la operación y administración o al proceso
mismo del negocio.
4. Hacer que la tecnología permita a la organización capitalizar conocimientos,
experiencias, creatividad e iniciativa de
los individuos.
5. Hacer que esta tecnología promueva una cultura de compromiso a través de los
procesos de la corporación.
6. Permitir generar diagnósticos de los procesos para
apoyar acciones efectivas que ofrezcan un valor agregado a la corporación.
4.2.-
Funciones del Gruopware.
5.- Matriz
espacio-tiempo de las tecnologías del Groupware
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Mismo tiempo |
Diferente tiempo |
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Mismo lugar |
Soportes de presentación. Software para presentaciones. Equipos audiovisuales (proyector multimedia, proyector de diapositivas,
TV, VHS, pantalla electrónica) |
Computadoras compartidas por diferentes usuarios. Uso de aplicaciones automatizadas generales (procesadores de texto, hojas
electrónicas de cálculo, graficadores, etc.). |
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Diferente lugar |
Chateo. Conversación en línea en modo texto
utilizando espacios virtuales de encuentro. Video-conferencia. Conversación en línea en
modo video interactivo a través de Internet utilizando software especial
orientado al envío-recepción de voz y video. Redes computacionales. |
E-mail. Aplicación básica para mensajería.
Incluye características para el envío, redireccionamiento,
contestación, creación de grupos de mensajes, llenado de mensaje, inserción
de archivos adjuntos al mensaje, etc. Workflow.
Permite que ciertos documentos electrónicos
sean enrutados a través de varias organizaciones
mediante procesos previamente definidos. Provee características, tales como:
enrutamiento, desarrollo de formas, soportes según rol y privilegios del
grupo. |
Infografias:
1) http://aula.el-mundo.es/aula/noticia.php/2002/01/08/aula1010508049.html
2) http://www.monografias.com/trabajos14/tecnologiagroup/tecnologiagroup.shtml
3) http://html.rincondelvago.com/groupware.html
4) http://html.rincondelvago.com/equipos-de-trabajo_3.html
5) http://www.ucla.edu.ve/dac/investigaci%F3n/compendium6/Tecnologia%20de%20trabajo%20colaborativo.htm