Internet y Tecnología La Vanguardia Digital

Aunque esta pequeña introducción parezca más un juego de palabras que una nota aclaratoria, lo que dice es cierto. No se puede afirmar que una flota de ordenadores conectados entre sí sea una intranet. Pero una condición necesaria (que no sufuciente) de una intranet es que debe conectar al menos dos ordenadores.

¿Qué es una intranet?
Una intranet se puede definir como una interconexión de ordenadores que intercambian información entre ellos con los mismos protocolos que se usan en Internet. De aquí viene que Internet e intranet se parezcan tanto sintácticamente pero que difieran semánticamente. Internet se resume en un conjunto de ordenadores interconectados a los que puede acceder cualquier usuario, mientras que intranet es un concepto de red corporativa y, por tanto privada.

¿Para qué sirve?
Como en las redes convencionales, la función de una intranet es la de compartir datos y periféricos. La forma de tratar los periféricos en una intranet no difiere mucho (por no decir nada) de la utilizada en redes convencionales. Estos se deberán instalar en ordenadores accesibles para quien deba usarlos.

Pero es en los datos donde radican las mayores diferencias entre las redes de siempre y las intranets. En el caso de las redes convencionales, los datos se encuentran en un dispositivo de almacenamiento (discos duros, CDs, cintas, etc.) y son los usuarios quienes van a buscarlos. Cuando el usuario ya tiene los datos debe ser él quien los trate, ya sea con un programa o bien manualmente para obtener una información que le sea útil.

¿Qué sucede en una intranet?. Un usuario necesita una información, por ejemplo una estadística de ventas. Si actuara como el usuario de una red convencional, iría a buscar los datos, los pasaría por cualquier hoja de cálculo y obtendría unos resultados. Pero como estamos en una intranet, lo que el usuario hace es abrir el navegador, ir a la sección de ventas, clicar sobre el informe de ventas que desea consultar y, en cuestión de segundos, ya tiene la información.

Con este ejemplo práctico podemos observar que un usuario de una intranet siempre está tratando con la información de forma directa, mientras que un usuario de una red convencional debe tratar los datos de los que dispone para poder obtener una información.

Si el caso práctico anterior solo ocurre vez al mes, no tiene prácticamente ninguna trascendencia que hablemos de una red convencional o de una intranet. Pero si este mismo caso lo multiplicamos por el número de usuarios (trabajadores) de la red de una empresa, seguro que le empezamos a ver bastantes ventajas al hecho de trabajar con una intranet. Y si además, el resultado de la multiplicación lo volvemos a multiplicar por el número de veces que el usuario debe tratar los datos para obtener la información, el resultado es abrumador.

Con este pequeño cálculo se puede observar la ventaja de tratar directamente con la información.
Pero aún hay más.

¿Cuántos kilos de papel son necesarios para que cada trabajador de una empresa tenga toda la información que esta reparte o suministra entre los empleados?

¿Cuántas llamadas telefónicas se pueden ahorrar entre departamentos para pedir cualquier dato, con la consecuente pérdida de tiempo de buscarlo?

¿Cuántas veces las reuniones son anuladas y se pierde el tiempo yendo de un edificio a otro o buscando al contacto con el que tenemos la reunión?

¿Cuántas veces se desea concertar una entrevista con el jefe de departamento que casi nunca se encuentra en la planta?
Todas estas preguntas se responden igual: Muchos /as.
Pero vayamos una por una.
En la primera, la solución pasa por publicar vía web todos los documentos.
La segunda tiene dos soluciones, la creación de una sistema de mensajería interno (correo electrónico) o bien la inserción de todos los datos necesarios en un área específica del web.
La tercera y cuarta pregunta se solucionarían mediante una herramienta de chat que permitiría hablar desde el mismo despacho con cualquier otro usuario, o bien mediante una agenda pública dónde los usuarios pudieran consultar las horas en las que es posible ponerse en contacto con quien sea.

¿Cuánto cuesta?

Después de ver todas las ventajas debemos valorar si el coste que suponen le sale a cuenta a la empresa.
Pues como decía la canción del verano pasado... “Depende”.
Si no disponemos de un soporte técnico actualizado, que sepa aplicar las “tecnologías de la información” necesarias y, a su vez, sea capaz de desarrollar todas las herramientas imprescindibles, la empresa debe analizar lo siguiente:
Coste de conversión de los datos en información: el tiempo que emplean los usuarios.
Coste de la inversión en una intranet: realizado por una empresa especializada.
Coste del mantenimiento de la intranet: Si lo hace por una empresa externa. Si lo asume la propia empresa se debe añadir el coste de formación.
Todos estos costes pueden verse afectados por otros aspectos como el ahorro de papel, de teléfono y el principal de todos el del tiempo.
Teniendo en cuenta todo esto y dependiendo del resultado obtenido, la empresa puede empezar a sopesar la idea de implementar una Intranet.

Si se dispone del soporte técnico que se ha mencionado anteriormente, lo más normal sería tenerla ya implementada. Pero si por cualquier razón aún no se ha diseñado la intranet, lo mejor es que mañana mismo se convoque una reunión para estudiar su implantación.