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¿Qué diferencias hay entre un proyecto en
Internet y una Intranet?
Carlos Climente (más
info) (31/10/2002)
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Una de las
preguntas que más veces me han formulado es ¿cuál es la
diferencia entre la puesta a punto de una web y la de una
intranet? Pienso que hay diferencias sustanciales. No
obstante, la más obvia es la siguiente: si fallamos en el
primer intento de aplicación de un proyecto web podemos
rectificar porque nuestro público es muy amplio. En cierto
modo deja lugar al aprendizaje ensayo-error. Sin embargo, si
fallamos en la implementación de una intranet no podremos
volver a empezar puesto que nuestro público objetivo (los
empleados) ya habrán rechazado la herramienta. Al respecto,
Jakob Nielsen mencionaba en newsletter Alert Box publicada el
tres de septiembre de 2002 y titulada 10 Best Intranets of
2002 que aunque la mayor parte de las mejores intranets del
2002 tardaron casi dos años para crearse, los proyectos
vencedores no salieron a la luz hasta que todo funcionó
perfectamente. Además, a la hora de diseñar la intranet se
debe tener presente que ésta tendrá cientos de veces más
páginas que una web convencional. La intranet de BellSouth
tiene tres millones de páginas, por ejemplo.
La mayor
parte de los artículos disponibles enumeran los factores de
éxito de una intranet. Sin embargo, en esta ocasión propongo
desvelar los factores que llevarán a nuestro sistema al
fracaso. Y para ello haré alusión al artículo publicado por
Paul Chin How to avoid the dreaded Intranet “Bunk”. Los diez
factores citados por Chin son:
1. La falta de
esponsorización (patrocinadores)
El autor escribe
“necesitas la ayuda y respaldo de alguien que ostente un rango
superior en la compañía. Tus patrocinadores jugarán un papel
crucial dando órdenes a los miembros del equipo,
proporcionando presupuestos para equipamiento y recursos
humanos y, lo más importante, dando peso y credibilidad a tus
esfuerzos”.
Estoy totalmente de acuerdo con esta
afirmación y comparto que sea la primera enunciada por Chin.
Los primeros proyectos intranet en los que tomé parte estaban
impulsados por mandos intermedios. Una vez comenzado el
proyecto con toda la movilización y trabajo que ello supone,
se abortaba por falta de apoyo de los altos directivos. Por
eso, mi consejo es obligar a los clientes a traer a los
directivos a las reuniones previas para saber que contamos con
su apoyo. Exíjales una cantidad de dinero como depósito para
cubrirse las espaldas. Además, si le demuestran que pueden
pagarle ahora, usted sabrá que podrán hacerlo al final del
proyecto.
2. Una pobre interfaz de
usuario
La navegabilidad del sitio, su
funcionalidad y facilidad de uso juegan un papel muy
importante para determinar si su intranet será aceptada por la
comunidad de usuarios. Jakob Nielsen, gurú de la usabilidad,
dice que una de las principales tendencias de este año es el
esfuerzo de las grandes compañías para mejorar el diseño y la
usabilidad de sus sitios. Tenga en cuenta, pues, los preceptos
básicos de funcionalidad de la interfaz gráfica de su
intranet.
3. Falta de un equipo dedicado.
“Cuando cree su equipo de intranet –dice Chin –
nunca ponga a nadie contra su voluntad” puesto que eso sólo
puede generar resentimiento. P.G Daly dice en Molding a new…
que es la gente quien hace que las cosas ocurran y por lo
tanto es en las personas en las que hay que centrar los
esfuerzos. Para conseguir que los equipos funcionen hay
que:
- Construirlos de modo que sean manejables. Si
pierde el control deberá enderezar el rumbo aplicando los
consejos abajo explicados.
- Entender a los demás. Tomar
tiempo para entender la personalidad de los demás (Jakob
Nielsen dice que una intranet tardara al menos entre uno y dos
años en llevarse a cabo, tiempo suficiente para conocerse), su
estilo de trabajar, motivaciones y talentos servirá para
explicar por qué las cosas están pasando en un momento
puntual.
- Asentar las bases. Pero para ello hay que contar
con los demás. La gente tiende a acatar mejor los procesos y
normas si han colaborado en su elaboración.
- Dividir el
grupo. Siempre que sea posible hau que tratar de no sólo sacar
el máximo provecho de cada miembro del equipo explotando su
mejor virtud, sino que hay que expandir sus roles para incluir
alguno de sus deseos de desarrollo personal.
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