Los Cementerios y los basureros crecen pero no se desarrollan"
Ackoff
I. La Planificación en el Contexto Administrativo
Introducción:
Los cambios dentro de cualquier ámbito implican riesgos generales, con incidencias positivas o negativas, dependiendo de los resultados pero con la aclaratoria certera, de que cuando se quiere experimentar cambios suelen ser para mejorar o potenciar algún aspecto dentro de una organización, en la actualidad las nuevas empresas se basan en experiencias pasadas de las empresas tradicionales y las adaptan, con la finalidad de obtener un producto final a un bajo costo al consumidor; desde ésta perspectiva se enfocan los temas, planificación estratégica e innovadora, ciberestrategia, que a continuación se presentan en la siguiente investigación.
Si es bien cierto la planificación es la primera función ejercida en la administración - junto con la organización, el control y la dirección - la cual representa, los pasos a seguir en el presente para un mejor desarrollo de las actividades diarias del ser humano, teniendo en cuenta que estas decisiones que se tomen incidirán en los resultados del mañana.
En cuanto a la planificación existen muchas definiciones y enfoques, pero las más acertadas según algunos autores son:
En el año (1987) Terry definió la planificación como: “El proceso de seleccionar información y hacer suposiciones respecto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales”
Según Publicación realizada por el Proyecto DFID Colombia la planificación se define de acuerdo a la figura N°1:
Es el proceso que permite construir puente entre:
Figura N° 1.
Fuente: Proyecto DFID Colombia
Entonces, se puede decir que:
Es un proceso en el cual se toman decisiones[1], concebida como puente entre el presente y un futuro deseado; y que a su vez definen objetivos y la forma de pasar de la situación actual a la deseada, así como los medios utilizados, siempre respondiendo a interrogantes de qué, cuándo, dónde y cómo se debe realizar las tareas y actividades para lograr la meta deseada.
Según Stoner (1996) “Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas”
Dentro de este orden de ideas la planificación se basa en la determinación de los objetivos [2] a partir de las necesidades existentes dentro de una organización, e inclusive en la vida cotidiana estableciendo para ello las acciones para obtenerlas; basándose en hechos, e informaciones reales no en imaginarios; es en esto que radica la importancia de planificar; el coordinar, controlar y organizar ( elementos del proceso administrativo, ver figura N° 2) de manera estructurada una empresa, la cual a su vez reduce los gastos excesivos que implicaría el no planear las actividades o tareas que requiera la organización.
Figura N° 2. Elementos del Proceso Administrativo
Fuente: El autor
Según, el artículo publicado en el Prisma la planificación requiere de: "Definir los objetivos o metas de la organización, estableciendo una estrategia general para alcanzar esas metas y desarrollar una jerarquía completa de planes para coordinar las actividades. Se ocupa tanto de los fines (¿qué hay que hacer?) como de los medios (¿cómo debe hacerse?). La planificación define una dirección, se reduce el impacto del cambio, se minimiza el desperdicio y se establecen los criterios utilizados para controlar."
Según Harold Koontz se necesita de: a) Detección de una oportunidad. b) Establecimiento de objetivos. c) Consideración de las premisas de planificación. d) Identificación de las alternativas. e) Comparación de alternativas de acuerdo a los objetivos y las metas. f) Elección de una alternativa. g) Elaboración de los planes de apoyo. h) Elaboración del presupuesto.
Elementos de la Planificación
Según aulafacil.com la clasificación está reflejada de la siguiente manera:
- Misión: Es la razón de ser de la empresa.
- Visión: Es la capacidad administrativa de ubicar a la empresa en el futuro.
- Objetivos: Son el resultado que se espera obtener, y hacia el cual se encaminan los esfuerzos conjuntos.
- Metas: los diferentes propósitos que se deben cumplir para lograr el objetivo.
- Políticas: son guías o lineamientos de carácter general, que indican el marco dentro del cual empleados de una empresa pueden tomar decisiones.
- Reglas: son normas precisas que regulan una situación en particular.
- Estrategias: la acción de proyectar a un futuro esperado y los mecanismos para conseguirlo, y hacer que el futuro de la organización se comporte como se determinó.
- Presupuestos: es un plan que representa las expectativas para un período futuro, expresados en términos cuantitativos, tales como dinero, horas trabajadas, unidades producidas, etc.
- Procedimientos: son planes que señalan una serie de labores concatenadas que deben realizarse de acuerdo a una secuencia cronológica, para alcanzar los objetivos preestablecidos.
En referencia a la clasificación anterior, se puede acotar que al establecer un objetivo éste debe estar alineado con la misión, visión y políticas de la empresa, de no ser así, la falta de alguno de estos elementos incurriría en una mala orientación de los planes y los fines de la empresa.
Tipos de Planificación:
Existen diversidad de clasificaciones con respecto a la planificación; de acuerdo a la situación, escenarios dentro de las organizaciones, instituciones y entes de cualquier índole, de los cuales podemos mencionar, según Ordaz Zubia, Velia y Saldaña García, Gloria (S/F):
Cabe destacar que la importancia de cada una de las planificaciones radica en el fin para el cual usa; de acuerdo a la necesidad personal del ser humano, tomando un proceso de manera integral, a nivel organizacional, y a nivel ambiental.
Estos tipos de planificaciones divergen en la modalidad a la cual va dirigida, por ejemplo en el caso de la planificación personal y del mejoramiento de calidad de vida el ser humano organiza su que hacer diario, garantizando así su crecimiento profesional, su calidad de vida de acuerdo a sus aspiraciones, perspectivas y necesidades; en cambio la planeación táctica, normativa, prospectiva, estratégica y operativa, se diferencian de las anteriores en que se enfocan hacia procesos organizacionales, y estas se diferencian entre si, por que focalizan un punto exacto de la organización. Por ejemplo la operativa va dada a procesos de operación -procesos de producción, mantenimientos preventivos, entre otros-, la normativa va mas hacia lo técnico, donde sus planes van expresados de una manera regulada y estructurada, la prospectiva se enfoca hacia una naturaleza política y social,desde el futuro hacia el presente, y la estratégica la cual se estará tratando a lo largo de ésta investigacion.
Planificación Operativa:
Según salonhogar.com podemos definir la planificación operativa de la siguiente manera: Se rige de acuerdo a los lineamientos establecidos por la planificación táctica (Consiste en formular planes a corto plazo que pongan de relieve las operaciones actuales de las diversas partes de la organización) y su función consiste en la formulación y asignación de actividades más detalladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa, por lo general, determinan las actividades que debe de desarrollar el elemento humano, los planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un área de actividad.
Para Everis (2.007), en su artículo titulado: "LA PLANIFICACIÓN Y SUS FACTORES CLAVE DE ÉXITO"[9], establece que: " la planificación operativa tiene como finalidad definir las metas de corto plazo y las líneas de acción específicas, de producción, ventas, distribución, etc., cuyo logro y ejecución acercan a la organización al logro de sus objetivos estratégicos. Los productos más comunes de la planificación operativa incluyen un plan o programa operativo, un presupuesto de recursos financieros, y un conjunto de mecanismos para la evaluación del desempeño táctico."
A modo ilustrado, podemos recalcar que este tipo de planificación es útil al momento de tomar una decisión con respecto al proceso de fabricación de un producto, la utilización de recursos tanto humanos como materiales (maquinarias, equipos, entre otros). Utilizado a establecer metas a corto plazo como por ejemplo la planificación de un mantenimiento preventivo y correctivo, paradas de plantas, entre otros.
Planificación Estratégica:
La planificación estratégica viene dada por dos grandes y significativas palabras como lo es “la planificación” y “la estrategia”, las cuales hay que tener claras antes de dar una definición específica; por lo tanto ya una vez definida la planificación se debe dar un definición formal de lo que es una estrategia:
Según Peter Drucker (1984), es "el proceso continuo que consiste en adoptar ahora decisiones (asunción de riesgos) empresariales sistemáticamente y con el mayor conocimiento posible de su carácter futuro; en organizar sistemáticamente los esfuerzos necesarios para ejecutar éstas decisiones, y en medir los resultados de éstas decisiones comparándolos con las expectativas mediante la retroacción sistemática organizada."
Para Carlos Matus (1987) es "El procedimiento mediante el cual se procura encausar la dirección del proceso de desarrollo, el cual a su vez es un sistema dinámico complejo que debe ser orientado a otro rumbo mediante la acción ejercida sobre sus variables"
En opinión personal del autor define la estrategia como las técnicas y procedimientos sistemáticos para llegar a alcanzar los objetivos de manera eficiente adoptando las mejores decisiones fijadas por la gerencia con la mayor certeza posible; organizando para ello todos los elementos [3] necesarios para cumplir con la meta que ayudará a la empresa a cumplir con su misión.
Koontz y Weihrich (1994) "De allí pues se puede establecer una definición de la planificación estratégica Ackoff (1970) lo conceptualiza como "un proceso que se dirige hacia la producción de uno o más estados deseados, situados en el futuro, que no es probable que ocurran si no hacemos algo al respecto"
Stoner (1996) “La planificación estratégica es planificación a largo plazo que enfoca a la organización como un todo”
La planeación estratégica es engañosamente sencilla: analiza la situación actual y la que se espera para el futuro, determina la dirección de la empresa y desarrolla medios para lograr la misión. En realidad, éste es un proceso muy complejo que requiere de un enfoque sistemático para identificar y analizar factores externos a la organización y confrontarlos con las capacidades de la empresa .
En atención a lo expuesto la planificación estratégica es en sí una serie de técnicas desarrolladas con la intención de apoyar a la alta dirección en la empresa acogiendo configuraciones a futuro, con la finalidad de adoptar medidas analíticas, creativas y coordinadas
A continuación se muestra en la figura N° 3 un bosquejo de diferencias establecidas entre los tipos de planificación:
Figura N° 3. Diferencias entre Planificación operativa y estratégica.
Pensamiento estratégico y competitivo:
Manera, Enrique (S/F) expresa: "El pensamiento estratégico expresa una filosofía de la acción" , y considera a la estrategia como un arte donde el principal autor es el hombre el cual está a la incertidumbre de los resultado que en ocasiones no se materializan, que estudia los fenómenos ocurridos y los basa en resultados anteriores para tomarlos como históricos en nuevas formulaciones.
Para hacer más explícito el punto de vista anterior se mencionará los mas importantes pensamientos de los siguientes maestros:
Pensamiento estratégico según Ackoff (S/F):
"Estableció cuatro perspectivas temporales, ellas se enfocan: 1.- Al pasado (reactivista); 2.- Al presente (inactivistas); 3.- al futuro (preactivistas); 4.- Simultáneamente en todas las orientaciones (Interactivistas); para Ackoff no existen orientaciones en estado puro sino que ellas configuras tonalidades y distintos énfasis"
El pensamiento estratégico de Ohmae (s/f):
"Es el sistema no lineal de procesamiento de la realidad que hace posible determinar factores claves para determinar problemas que se muestran al sentido común como un todo integrado"[4]
El pensamiento estratégico según Marc Gerstein:
“El estratega ve las actividades de negocios tal como se desarrollan en el mercado competitivo, no como las entiende la gerencia. El estratega ve a la empresa desde el exterior, cual si sus actividades internas se proyectaran en una gran pantalla por medio de una linterna mágica situada en su centro.”
Existen diversos puntos de vistas y perspectivas de los maestro precursores de la administración en el campo del conocimiento basados en teorías a partir del modelo epistemológico los cuales en su diversidad de opiniones dan lugar a razonamientos interactivos, los cuales se ponen a prueba en los distintos ambientes organizacionales.
Particularmente el autor piensa que el pensamiento estratégico no solo viene de las teorías, sino que también parte de la visión innovadora que tenga el estratega, que observa una oportunidad de una amenaza, y una fortaleza de una debilidad transformándola a su conveniencia.
El estratega debe adoptar posturas frente habilidades estratégicas de los negocios fortaleciendo la competitividad dentro de la economía. Las estructuras que hasta hace muy poco sirvieron para hacer negocios y precisar ventajas estratégicas que ya han dejado de ser útiles por el auge de la tecnología de la información, la cual a llevado a muchas empresas a hacer mejor uso de los recursos- tecnología informática, los nuevos instrumentos de calidad - de forma eficaz.
Según Cuevas Guido(S/F), "la estrategia competitiva es el conjunto de acciones ofensivas o defensivas que permiten mantener la posición competitiva de la empresa en el sector industrial, mejorarla según determinada política de desarrollo o buscar una nueva posición dentro o fuera del sector de la actividad, para obtener un mejor rendimiento del capital invertido."
Cabe considerar que las empresas mantienen su competitividad adoptando técnicas y procedimientos en distintas facetas como: recursos humanos, calidad, mantenimiento de equipos, marketing, entre otras. Orientados hacia un patrón que percibe resultados desde distintos puntos de vista y no en un pensamiento mecánico.
Estrategias innovadoras y laCiberestrategia
Saber como es el futuro ha atemorizado e interesado a la humanidad y aunque es poco probable conocer esta interrogante, el desarrollo de distintos ambientes de posibles resultados futuros permite que a partir del uso de las tecnologías y herramientas que ofrece la planificación estratégica se puedan pronosticar rutas y alternativas viables hacia un resultado satisfactorio; por ello la ciberestrategia según un artículo titulado Ciberestrategias: construyendo la sociedad de la información publicado por la empresa Gloobal "surge originariamente como un modelo conceptual que intenta dar cuenta de las profundas alteraciones experimentadas por la sociedad industrial en las últimas décadas, inducidas, fundamentalmente, por la revolución tecnológica."
En una entrevista que se realizó a algunos especialistas en Marketing (Revista: Expansión, 2003); uno de ellos Luis Zubieta, "Tenemos que ser muy inteligentes para llegarle a un consumidor al que cada vez le gusta menos sentirse parte de una masa: quiere ser individual y la venta de un producto se va pareciendo más a un servicio personalizado. Pienso en el cliente como una tabla de variables: un eje es funcional y otro emocional."
Según Ramírez, Lorena (2000), expresa que la ciberestrategia: "Es el establecimiento de estrategias innovadoras de mercadotecnia digital (ciberestrategias) que permitan tanto la interacción y retroalimentación oportuna "cliente-consumidor" como la comercialización de los productos, dentro de un llamado ambiente virtual donde se desarrollen estrategias y tácticas diferentes a las convencionales, para la operación de las redes electrónicas de información y relación: Intranet, Internet y Extranet.
Desde una perspectiva mas amplia, la implementación de nuevas tecnologías contribuye productivamente en una organización cuando es manejada de manera adecuada; acelerando la ejecución de los procesos, la calidad de servicio, ayudando así en una mejor toma de decisiones, implementando la colaboración en grupo, ya que el personal es una fuente potencial de creatividad, dejando atrás la forma mecánica de pensar tomando como punto de partida el ingenio, y aporte del empleado.
Se plantea entonces que, la innovación dentro de una organización aparece en el momento que la misma se pregunta: ¿quién espera ser como empresa?, ¿que servicios ofrecer que tipo de clientes captar?, todo esto de manera eficiente y económica dejando atrás los procedimientos tradicionales [5].
Según Albornoz, Marcelo "La influencia del pensamiento estratégico en la sociedad contemporánea ha sido de una magnitud tal que permitió crear modelos adaptativos (blandos) para suministrar un ordenamiento que al menos posea una lógica básica que nos permita manejarnos adecuadamente para enfrentar situaciones ambiguas y complejas. De allí que, dentro del pensamiento estratégico, se prioriza el análisis de cada uno de los componentes que conforman una situación, para potenciar las capacidades de razonamiento acerca de cada uno y volverlos a reestructurar con una óptica más ventajosa." [6]
Las experiencias estratégicas de los negocios construyen y fortalecen la ventaja competitiva de las habilidades básicas de la organización. En cualquier campo de los negocios, existen generalmente numeroso competidores que cuentan con agresivos productos comerciales, técnicos o de servicios. Las compañías que prosperan hacen esto para contar con mejores habilidades estratégicas es decir, toman esas actividades básicas y las aplican con mayor efectividad que sus competidores. Es necesario mencionar que actualmente mucha empresas se basan en la filosofía de "Saber hacer"(know-how)[7],la cual está relacionada con técnicas y procedimientos utilizados para la elaboración y diseño de un proyecto, y que son utilizados en muchas ocasiones por empresas de la misma índole o con gran afinidad, basándose en las habilidades que posee la empresa para desarrollar sus actividades
Conclusiones
Dentro de este marco la planificación a adoptado muchas facetas por las cuales a surgido y es por la forma de ver el funcionamiento de las cosas, un planificador debe observar desde un punto de vista totalmente distinto al de la organización de allí parte el éxito o fracaso como empresa, de adaptar las necesidades de los clientes a un producto final.
En atención a lo expuesto son muchas las nuevas tendencias pero siempre obteniendo un resultado final, aplicando técnicas correctas, conociendo con cierta probabilidad donde se estará en el futuro, tomando en cuenta que el auge de la tecnología tendrá incidencias positivas o negativas, siempre y cuando la estrategia que se aplique se centre en el medio no en el objetivo.
Por otra parte, el crecimiento vertiginoso de la competencia y los avances de la tecnología, están obligando a las empresas a ir mas allá de la satisfacción del cliente; pero no es tarea fácil llevar a cabo los planes, valores e intenciones de la organización; ya que implica crear una disciplina de acción que todo gerente debe dominar y manejar; teniendo en cuenta que, la cultura organizacional es un factor clave que facilita[8] convertir esas estrategias en acciones que a su vez se reflejan en los resultados.
Cabe destacar que son mucho los autores que toman en cuenta distintos puntos de vista sobre la planificación estratégica, pero divergen en un solo punto, "proceso" el cual permite alcanzar un objetivo, que puede ser visto desde distintos escenarios dentro y fuera de la organización, aportando así resultados que ayudarán en la toma de decisiones; fomentando así, el cambio de pensamiento, vision y mision de la empresa; que a su vez permitirá a ésta mantenerse en un nivel competitivo acorde con las exigencias del cliente, pero a medida que crece la competencia se acrecientan las opciones del cliente y éste se torna más exigente, y poco conformista; por ello en un mundo cambiante, las empresas deben ir a la par con las nuevas vertientes de la tecnología, permitiéndo así conocer y entender el mercado hacia el cual dirige su servicio.
Para Concluir, la relación existente sobre la base de los temas abordados se puede contextualizar, como un sistema en el cual todos los elementos relacionados entre si conllevan a un fin en común; ya que si no existiese planificación, no existiera la competitividad y la innovación en base a estrategias que se formulan los gerentes en conjunto con los aportes de sus seguidores
Bibliografía:
- Lefcovich M. (s/f). "Empresas Tradicionales versus Nuevas Empresas Competitivas" [En línea] en www.degerencia.com Dirección URL: http://www.degerencia.com/articulo/empresas_tradicionales_versus_nuevas_empresas_competitivas [Consulta 20 de Septiembre de 2008]
deGerencia.com es un portal de mejora gerencial, dirigido al gerente de habla hispana. Su objetivo es reunir en una Web todos los recursos necesarios para mejorar el desempeño personal y de la organización.
- Claret, Arnoldo (2007). "Como hacer y defender una tesis". Editorial Texto C.A., Caracas Venezuela.
- Hill Charles; Jones Gareth (1996). " Administración Estratégica". Editorial Mc Graw Hill, Bogotá Colombia.
- KOONTZ, Harold y WEIHRICH, Heinz. "Administración: Una perspectiva global". Mc Graw Hill. México D.F. 1994.
- Nordhaus Samuelson (2006). " Economía". Editorial Mc Graw Hill, D.F. México.
- Cámara López, Luis (S/F). "La Planificación en las Organizaciones", [En línea] en: Universidad.edu.uy Dirección URL: http://www.universidad.edu.uy/dgp/docs/peo.pdf [Consulta 04 de Octubre de 2008
- Manera, Enrique."Evolución del pensamiento estratégico", [En línea] en: cepc.es Dirección URL: http://www.cepc.es/rap/Publicaciones/Revistas/13/RPI_052_037.pdf [Consulta 04 de octubre de 2008]
En este articulo se expresa que la estrategia parte de las tácticas militares, y relata la historia de como ha sido la evolución de ése pensamiento estratégico dentro del ámbito militar.