Análisis Organizacional
La empresa donde me desempeñaba como técnico en el Área de Cartografía y Telemática, lleva prestando sus servicios por más de veinte años a la orden de las instituciones y organismos de todo el país, siendo reconocida como una institución muy eficiente y responsable, aunque actualmente se encuentra en una fase de reorganización interna y a partir de esto se analizara la situación actual de la misma.
1 - ESTRATEGIA
Las estrategias de esta institución son desarrollar actividades de investigación, documentación, extensión y capacitación en el campo del manejo integral de los recursos forestales, los cuales contribuye a fortalecer la política pública del Ministerio del Ambiente y de los Recursos Naturales y de otras instituciones del país.
Dentro de sus estrategias luego de tantos años de labores se abre hacia un cambio de gestión y para llevar a cabo esto se ha planteado una reorganización, con la finalidad de redimensionar sus actividades para hacerlas más acordes a los nuevos cambios del mundo (tecnológicos) y más particularmente con los nuevos escenarios del país. Todas estas estrategias solo pueden ser establecidas una vez que se hayan determinado los objetivos a alcanzar dentro de la institución, ya que la formulación de los objetivos fija los niveles de logro los cuales pueden ser verificables y alcanzables en un tiempo determinado; además de ser establecidos por hechos significativos para el éxito de la institución, todo esto cuenta con la interacción de cada una de las unidades que existen dentro de la institución y de los empleados y el personal profesional, además de trabajar en equipo y uniformizar la información dando oportunidades de participación en las estrategias y divulgación de las mismas.
2 - ESTRUCTURA
La estructura
que presenta esta institución es muy básica ya que todos los departamentos o
áreas de trabajo dependen directamente de la dirección, aunque con la
reorganización que se esta planteando dentro de la estructura interna de la
misma pretende la eliminación o fusión de muchos departamentos, haciendo que la
incorporación al nuevo flujograma el elementos de mantenimiento y se eliminan
dos áreas la de investigación y desarrollo y la de política forestal pasando las
áreas eliminadas a ser unidades en el nuevo flujograma que serian en total tres
y quedando la biblioteca adscrita a una de ellas. La principal iniciativa del
cambio para hacer posible la reorganización dentro la institución viene dada por
la dirección, la misma le hizo saber al Consejo Directivo el cual aprobó el
proyecto. Se pretende que el éxito en la gestión del cambio en la institución
sea fundamental la creación de equipos de trabajo que tengan bien definido
cuales serán las funciones y responsabilidades dentro de la misma.
3 - TECNOLOGÍA
Actualmente la institución cuanta con una serie de computadores con acceso a Internet (red LAN) una tecnología básica dentro de la institución, lo cual facilita que la información fluya de manera satisfactoria dentro y fuera de la institución, pero la gran mayoría de la información que se maneja en el área de cacografía y telemática se hace de manera manual ocasionando así muchas veces el retraso de la misma, aunque la reorganización o rediseño que se esta planteando dentro de la institución en la estructura organizacional requiere el equipamiento de nuevos equipos o nuevas tecnologías (computadores de mayor capacidad, plooters, software, mesas digitales, GPS, etc.) lo cual haría más fácil el manejo y la presentación de la información, obteniendo así un mayor rendimiento y eficacia, además esto seria una inversión sólida lo cual favorece a la institución.
4 - LIDERAZGO Y PERSONAL.
La institución está liderizada por un director la máxima autoridad, el cual es el encargado de tomar todas las decisiones dentro de la misma, además cuenta con un equipo de trabajo formado por varios profesionales en los diferentes departamentos y a su vez un grupo de empleados que trabajan integradamente para el logro de cada uno de los objetivos. El personal que labora dentro de la institución es muy eficiente y responsable con cada una de las actividades que les corresponde desempeñar pero hay que tener presente que antes de tomar una decisión hay que hacérsela saber al líder (director) que es quien tiene la última palabra en las decisiones dentro de la institución.
5 - SISTEMA DE GESTIÓN
Como ya lo hemos hecho notar las decisiones son tomadas por el director, pero el desempeño del personal que labora en los diferentes departamento sus funciones son delegadas por el director y el mismo las supervisa de manera regular y de ahí toma las decisiones correspondientes, además existe una fluidez en la información que se maneja en los diferentes departamentos lo cual hace posible la agilización del trabajo.
Algo muy importante de hacer notar es que el director semanalmente realiza reuniones con el personal técnico para que informan de los avances que se han obtenido en las tareas asignadas, lo cual es muy factible y estratégico para que la información fluya y los objetivos sena alcanzados, así mismo mensualmente se tiene que entregar un informe de todo lo realizado en el mes, claro esta que hay departamentos que a parte de esto realizan informes trimestrales de los acontecimientos en la institución tal es el caso del departamento jurídico.
Hoy en día a la hora de que una persona sea contratada en la institución, la misma tiene que contar con una serie de requisitos (concursar) modalidad que ya es muy común en las empresas, ya que anteriormente no se hacia esto y no se tenia una personal técnico calificado, en relación a la compra de suministros en la institución la misma está mal organizada ya que el administrador lo hace cuando ya el personal lo requiere, no tiene la precaución de mantener abastecida a la institución de los diferentes insumos que la misma necesita (hojas blancas, tinta china, tinta para impresoras, productos de limpieza, papel croquis, materias de oficina, etc.) lo cual en muchos casos causa el retrazó de los procesos y trabajos realizados en los diferentes departamentos.
6 - PROCESOS FINANCIEROS
Las asignaciones de los recursos que llegan a la institución vienen en un 90% del Ministerio del Ambiente y de los Recursos Naturales, los mismos son usados en su gran parte para el pago de los empleados y la compra de insumos para la institución, siendo este el uso más optimo de los recursos, el 10% faltante de los recursos se obtienen de los trabajo o proyectos que realiza la institución a ministerios, gobernaciones, universidades, entre otras organizaciones del país obteniendo así parte de los recursos siendo utilizados para la cancelación de los trabajadores y compra de materiales necesarios para los departamentos.
El sistema de control de costos en realidad no existe como tal ya que las auditorias financieras no se hacen regularmente , la contadora lo realiza dos veces al año lo cual trae como consecuencia muchas veces la mala administración de los recursos por parte del administrador. Los procesos de pagos son muy ambiguos ya que a los empleados se les cancela por medio de cheques lo que hace de una u otra manera que el proceso de pago y cobro sea lento en muchos casos, hoy en día con la reorganización se esta planteando la modalidad de una cuenta nomina que es mucho más factible y una de las maneras de pago más fáciles y confiable para los trabajadores y la institución.
7 - SEGURIDAD
En la institución podemos hablar de seguridad en los datos e información, para la misma se ha tomado la siguiente determinación por orden directa de la dirección que se usen dos computadores donde se maneje la información sin acceso a la red lo que hace que la misma solo sea manejada por técnicos de la institución, ya que anteriormente se había presentado la novedad de que por medio de la red la información estaba siendo revisada, alterada o en algunos casos borrada por personas ajenas a la institución y tenían acceso a la misma por medio de la red, entonces para evitar este tipo de accidentes se tomo dicha determinación de forma muy sabia y para el resguardo de todo el material que se maneja en el desarrollo de los diferentes proyectos.
8 - COMUNICACIÓN
El manejo de la información y la fluidez de la misma es muy eficiente dentro de la institución y se hace de manera informal entre los diferentes departamentos y de la misma manera ante la dirección, aunque es de hacer notar que cuando se amerita alguna información en otras dependencias u organismos públicos o privados este proceso de solicitud de información se hace de manera formal y acorde a las necesidades de la institución.
ELEMENTOS TRATADOS
Planificación: el proceso que consiste en organizar ideas para resolver un problema determinando un curso de acción en específico. Es importante destacar que los objetivos de la planificación, así como la capacidad de llevar a cabo dicha planificación, son a su vez delimitados por el sistema social. Por ejemplo, la posición en la estructura social del planificador (y de quienes controlan las agencias de planificación) limitan los propios objetivos de la planificación.
Planificación Estratégica: esfuerzo organizacional disciplinado que tiene por objetivo diseñar estrategias capaces de influir determinante y positivamente en el incremento de resultados globales de la empresa.
Visión: representa la imagen de la empresa a ser alcanzada en un futuro, define el logro de la organización, refleja el nivel de excelencia al cual aspira y el grado de internacionalización, es decir, la incluye el nivel de los procesos y las capacidades.
Políticas: están orientadas a normar el comportamiento de quienes integran la organización, sobre los valores para ejecutar las acciones.
Objetivos: La formulación de los objetivos fija los niveles de logró, los cuales pueden ser verificables y alcanzables en un tiempo determinado además de ser establecidos por hechos significativos para el éxito organizacional.
Misión organizacional: cumple con el requisito básico de identificar a la empresa con su razón de ser, dentro del ámbito competitivo.