REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD YACAMBU
DIRECCION GENERAL DE POSTGRADO
ESPECIALIZACION EN REDES Y
TELECOMUNICACIONES
CATEDRA: GERENCIA
TRABAJO 2
ACTIVIDAD EN LA QUE PARTICIPO COMO
CO-DUEÑO
EMPRESA: GRUPOPROMOTING
Promoting nace en 1980 como una
respuesta a las crecientes y cambiantes necesidades que experimentan las
compañías, en los campos de Mercadeo Promocional, Servicios de Merchandising,
Servicios de Promoción y Eventos, Marketing Estratégico, Investigación de
Mercados y Comunicaciones.
Somos una organización dedicada y
estructurada para proveer todos los servicios de Mercadeo y mantener una
estructura cónsona con esas responsabilidades.
1.- ACTIVIDAD QUE DESEMPEÑO: ¿En que consiste?
Actualmente laboro en esta empresa como
Supervisora de Cuentas Claves, a mi cargo tengo un grupo de colaboradores con
el cual me encargo de coordinar diversas actividades (merchandising,
degustaciones, impulso, promociones y eventos especiales) todas enfocadas al
logro de objetivos que permitan un beneficio común; por ello manejo procesos
operativos y administrativos con políticas y procedimientos internos para el
control y manejo de las mismos.
2.- PROCESOS: ¿Cuáles son los grandes
/ macros procesos que se ejecutan para cumplir con esta actividad?
3.- ESTRUCTURA: ¿Cuál es el modelo de relacionamiento organizacional de
las personas que intervienen en el proceso?
3.1 Relación entre cargos:
- Nivel 1 y 2: el colaborador informa
directamente al Supervisor a través de reportes escritos y reuniones sobre los
resultados del trabajo realizado.
- Nivel 2 y 3: el Supervisor realiza informes escritos y fotográficos
sobre el trabajo realizado por los colaboradores durante su jornada laboral y
se los entrega a la coordinadora quien los canaliza a las Ejecutivas de las
cuentas.
Estos dos niveles reportan al
Departamento Administrativo todas las operaciones concernientes a: vacaciones, órdenes
de pago, justificaciones de gastos, seguro social, nominas, entre otros.
- Nivel 3, 4 y 5: la relación de estos
tres niveles es reciproca ya que primeramente la Ejecutiva canaliza los
requerimientos del cliente y le informa al Coordinador y Gerente de la zona de
los mismos, una vez obtenidos los resultados la Coordinadora envía a la
Ejecutiva y al Gerente de zona el informe recibido por el supervisor, reportes
de fallas (si se suscitaron), requerimientos que surgan por parte de los
colaboradores y Supervisores durante el desarrollo del trabajo. Luego la
Ejecutiva evalúa la información y la envía al Gerente de la zona para que el
mismo evalué los resultados con la Coordinadora.
- Nivel 5 y 6: el Gerente concluye
finalmente enviando la información evaluada y organizada al Gerente de la
región.
- Nivel 6 y 7: el gerente se reúne con
los clientes y con el Gerente nacional para informar de los resultados
obtenidos por región de los requerimientos solicitados por el cliente.
3.2 Nivel de cargos: el organigrama se describe en base al desarrollo
diario del trabajo que se realiza como empresa dedicada al merchandising, desde
un nivel
3.3 Función principal:
* Mercaderista: Mantener surtidos y
limpios los anaqueles donde es exhibido el producto.
* Impulsador o Demostradora:
Atender el punto de venta demostrando los productos directamente a los
consumidores con el propósito de
incrementar las ventas del cliente.
* Supervisor: Estar atento de la cantidad
de productos que quedan en los anaqueles y de como se esta impulsando el
producto, analiza, mide y comunica a su superior.
* Coordinador: Coordinar la aplicación del Plan de RRHH, así como efectuar la capacitación, seguimiento y evaluación a las personas del equipo de trabajo.
* Ejecutiva: Canalizar a través de los
coordinadores de las diferentes cuentas las necesidades e inquietudes de los
mismos.
* Gerentes: Estudiar a fondo los planes corporativos de la compañía, los
resultados, logros y alcances de metas planificados para cada cliente de una
manera permanente.
4.- LA GENTE: ¿Quiénes
son?
El capital humano que compone esta empresa
de mercadeo posee una formación base que es reforzada por la organización una
vez que esta entra como personal fijo. Dependiendo del cargo que la misma
ocupará, se entrena y se capacita para su nuevo rol de trabajo, sin embargo
antes de ser seleccionada las personas presentan una serie de pruebas con la
finalidad de medir el grado de formación académica - laboral que allá adquirido
en otros empleos previos al cual esta postulándose. En promoting trabajan personas con diferentes profesiones,
se pueden conseguir Ingenieros, Técnicos Superiores, Técnicos Medios,
Licenciados, todos con un perfil acorde a las necesidades de requerimiento del
cliente.
Todos nosostros en Promoting poseemos valores y conocimientos que nos son permitidos aplicar para llevar a cabo nuestro trabajo, por ejemplo nuestra Gerente la sra Ydelcira Galindez, posee mas de 10 años de experiencia en el campo, ella actualmente ocupa este puesto con gran orgullo y consciente de las dificultades y debilidades que se les pueden presentar a sus subordinados ya que ella comenzo como promotora, escalo cada nivel y hoy en dia es Gerente. En mi caso particular estoy en ascenso, tuve la oportunidad de ocupar cargos que actualmente dirigo y esos conocimientos y experiencias adquiridas me han permitido liderizar con mas facilidad. Todo esto es de gran ejemplo para nuestra gente ya que estas experiencias nos motivan a seguir laborando ya que con esto se demuestra que si somos tomados en cuenta para ascensos dentro del medio.
5.- TECNOLOGIA: Medios que se utilizan para la ejecución de los procesos.
Para la ejecución de los procesos PROMOTING
cuenta dentro de sus instalaciones con:
- Equipos de cómputos conectados en red,
los cuales poseen los programas básicos para la elaboración de los informes de
trabajo a entregar a los coordinadores.
- Para la elaboración de los informes,
contamos con cámaras fotográficas, fotocopiadora, fax, impresoras.
- Su infraestructura posee salones
acondicionados adecuadamente donde previa planificación, se realizan las
reuniones con los colaboradores para obtener el feedback requerido.
- Contamos
con archivos debidamente identificados para almacenar todos los reportes a
utilizar por los colaboradores y supervisores.
6.- IMPULSOS: ¿Qué cosas o situaciones hacen posible que se produzcan
cambios para mejorar esa actividad?
A través de los reportes que se realizan
frecuentemente con respecto al trabajo realizado por el colaborador para el
cliente, cada supervisor y coordinador realiza una serie de comentarios entre
los que incluye recomendaciones y sugerencias para la mejora del servicio, si
cada cliente por lo menos toma en cuenta el 80% de los mismas, produciría
cambios positivos para poder enfrentarnos con mas armas al competidor, esto por
un lado como punto principal.
Por otro lado tenemos los
establecimientos para los cuales laboramos, ya que depende de su colaboración
interna para con nuestro personal y el tipo de trabajo que este vaya a laborar
dentro del mismo (merchandising, degustación o impulso) nuestros servicios
alcancen en su totalidad el logro de los objetivos, con ello cada día podríamos
estar en una mejora constante de interacción (colaborador – cliente -
establecimiento).
7.- FRENOS: ¿Qué cosas o situaciones dificultan los cambios para
mejorar esa actividad?.
- El no cumplimiento a tiempo de la
entrega de la información a los coordinadores de cuentas por parte de los
supervisores.
- La selección inadecuada del personal
para un determinado cargo.
- Retraso de la información
administrativa sobre todo para el pago del personal que labora eventualmente
dentro de la organización.
- Gestiones de servicio inmediatas que no
pueden ser llevadas a cabo por que requieren de un tiempo necesario para ser
ejecutadas y son procesadas por descuido de los coordinadores.
8.- INTIMIDADES: ¿Qué relaciones personales forman parte de la actividad
pero que no se observan a simple vista?.
Llevo 2 años laborando dentro de esta
empresa y hasta los momentos no conozco ni he escuchado de algún tipo de
relación laboral tan estrecha entre los empleados. Sin embargo suele suceder
con poca frecuencia que entre los colaboradores (mercaderistas, impulsadores)
existe algún tipo de familiaridad, por decir: son primos, estudiaron juntos o
simplemente son amigos desde hace un largo tiempo.
En promoting existe una caracteristica muy particular, la mayoria del personal que labora como co-dueño es de sexo femenimo y eso causa un ambiente de trabajo un poco inusual, gran parte de nosotras somos mujeres responsables de llevar el sustento al hogar, hay madres solteras, mujeres casadas, lo que hace que cada dia exista algo diferente que compartir. Pasamos gran parte del dia en contacto, lo que nos ha llevado a tener una relacion que quizas vaya mas alla de lo laboral, sabemos cuando alguna de nosotras esta pasando por una situacion dificil, nos ayudamos moral y laboralmente en caso de que sea necesario, nuestros temperamentos se diferencia hasta por la decoracion de nuestras oficinas, en fin la relacion es muy estrecha; eso sucede tambien con nuestros colaboradores, tenemos personal que llevamos dirigiendo por mucho tiempo a tal punto que sin que nos digan alguna palabra conocemos sus molestias. Yo soy de las que opina que es muy importante conocer a las personas con que se trabaja ya que..." AL CONOCER OTRA REALIDAD CRECES TANTO COMO PERSONA COMO EN CONOCIMIENTOS".
9.- FACTORES EXTERNOS: ¿Qué elementos del medio ambiente afectan el desempeño
de la actividad?.
- Los dueños de establecimiento que no permiten por
normativa interna la colocación de material pop dentro de los mismos.
- Enfermedades prolongadas del colaborador producto de
la condición natural del ser humano, que en ocasiones altera significativamente
la planificación de la semana.
- Manifestaciones de calle que impiden el acceso o
retardan la llegada del colaborador al establecimiento.
- Medidas gubernamentales como el cierre del
establecimiento por el Indecu o el Seniat que impiden el cumplimiento de
visitas al 100%.
10.- MOTOR DE CAMBIO: ¿Cuáles pudieran ser las estrategias recomendadas para
conducir un cambio en el proceso del cual Ud. es dueño o co-dueño, con el
objeto de crear y/o añadir valor a los actores del proceso (dirección/gerencia,
clientes, proveedores, comunidad, sociedad?
Dirección/Gerencia:
- Realizar visitas conjuntas entre el
Gerente de zona, los coordinadores y supervisores.
Clientes:
- Disminuir los niveles de comunicación
para el envió de información de Promoting al Cliente con la finalidad de evitar
demoras y aumentar la comunicación directa.
Proveedores (en mi caso son los
vendedores que poseen algunos de nuestros clientes y que están en continuo
contacto con los colaboradores):
- Evitar la caída del stock de mercancía
en los establecimientos para no perder espacios en anaqueles y realizar
retrabajos dentro de los mismos.
Comunidad:
- Evaluar constantemente al consumidor
que lleva el producto para estar a la vanguardia de sus necesidades.
Sociedad:
- A través de visitas directas al departamento de
mercadeo de los comercios, ofrecer el servicio de la empresa para penetrar mas
en el mercado y orientar a los dueños en este proceso de cambio que se esta
dando dentro de esta actividad económica.
ARTICULOS DE INTERNET RELACIONADOS A LOS
PROCESOS EN ESTUDIO
http://www.fulltimegroup.com.ar/generico.php?fuente=merchandising.htm
FULL TIME MERCHANDISING S.A. empresa dedicada al Servicio de Merchandising, promociones y reposición para supermercados, mayoristas, minoristas y distribuidores. En cuanto a su rutina de trabajo y manejo del merchandising, labora con las mismas funciones y coincide con algunos de nuestros procesos.
http://www.cocensa.com/pages/servicios_merchandising.htm
COCENSA. Maneja programas de merchandising en puntos de
venta, como gestión de apoyo a los establecimientos de los clientes, al
desarrollo e introducción de nuevos productos, y a las marcas que representan: Montalban
y Konfit. Sus actividades son llevadas a cabo con la misma finalidad con
las que se llevan en el Grupopromoting.
http://www.ibtl.com.ve/servicios.php
BTL latino. Organización
especializada en prestar servicio a los departamentos de Trade Marketing,
Ventas y Mercadeo de las Corporaciones y Empresas. Su equipo de trabajo ejecuta
procesos para cumplir los requerimientos de sus clientes orientados al igual
que el Grupopromoting a dar respuestas a sus solicitudes.