UNIVERSIDAD YACAMBU Teoría y
Administración de Base de Datos Participantes: Anaiz
Rodríguez --- C.I.
11.826.826 Lennis Zamudio --- C.I.
10.155.525 Luís Ramírez
--- C.I. 9.576.695 Manuel Alvarez --- C.I. 6.504.212
C.I: 6.504.212 Trabajo No. 1
Prof.:
Yaros
Pérez
Adecuación para el buen funcionamiento
administrativo de
INTRODUCCIÓN
La
globalización, la competitividad y la excelencia de una organización son los
tópicos más sobresalientes de estos últimos tiempos, se trata del entorno del
siglo XXI. Estos existen paralelamente a una realidad concreta y preocupante,
cuya característica principal describe crisis en diversas áreas específicas en
lo que respecta a economía, política y finanzas.
Venezuela no escapa a esa realidad, sin
embargo, hoy por hoy ser competitivo y alcanzar la excelencia es más que un
reto, una necesidad. Hoy cuando el fenómeno de la inflación a hecho estragos en
muchas economías del mundo, cuando cada vez resulta más costoso crear y formar
para las instituciones productos de buena calidad, es cuando estas instituciones
están obligadas a optimizar sus procesos y a minimizar sus
costos.
Las necesidades han
aumentado en los últimos años, por ende es preciso lograr adecuar el
funcionamiento administrativo de
Hoy en día los Sistemas de Información han entrado a formar parte de la vida diaria de un gran número de empresas del país y del mundo entero, debido a que ellos constituyen una de las formas más eficientes y seguras que existen para el procesamiento de información, una de estas empresas es DESURCA filial de CADAFE, la cual se encarga de velar por la construcción y el desarrollo del Proyecto Uribante Caparo.
Con la puesta en marcha
de este Sistema de Información para
El presente proyecto hace referencia a las políticas
a seguir y expone en una secuencia ordenada las operaciones que se deben llevar
a cabo y la forma de realizarlas; de esta manera
La estructura del trabajo viene dada de la siguiente manera:
Capítulo I: Diagnóstico: Este capítulo comprende el planteamiento del problema, la descripción de la situación actual, determinación de requerimientos y la definición de los requerimientos.
Capítulo II: Diseño: Este capítulo comprende la descripción de la propuesta, administración de datos, procesamiento de transacciones y el procesamiento de información.
Capítulo III: Implantación: Este capítulo comprende todo lo relacionado con los planes de adiestramiento planificado para cada uno de los usuarios del sistema, las pruebas realizadas al sistema nuevo, la estrategia de conversión del sistema, planes de contingencia para garantizar la operatividad del sistema, seguridad, restricciones de acceso al sistema, respaldo, mantenimiento de las bases de datos y el análisis costo beneficio.
Por último se presentan las conclusiones y recomendaciones producto de la investigación y para finalizar con el desarrollo también se incluyeron las referencias bibliográficas y algunos anexos con la finalidad de soportar la investigación.
CAPITULO
I
DIAGNÓSTICO
Planteamiento del
Problema
La tecnología informática hoy en día,
constituye una herramienta imprescindible para coadyuvar en el proceso de la
modernización de las organizaciones; así mismo, se destaca que resulta
impactante la dinámica con que esta tecnología ha evolucionado y continua
evolucionando, creando formas más eficientes, flexibles y fáciles de procesar,
organizar y compartir información, lo que propicia cada vez más su uso extensivo
en apoyo a las distintas actividades de las
organizaciones.
La necesidad de adecuar
el funcionamiento administrativo de
Actualmente, dentro del manejo
administrativo de la empresa se realizan procesos aislados esto debido a una
falta de integración homogénea entre las herramientas informáticas o subsistemas
que operan en
En el caso de estudio, se involucran los
departamentos:
·
Compras
·
Registro
de Pagos
·
Contabilidad
·
Tesorería
de los cuales
el departamento de compras interactúa con sus propios recursos improvisados y
subutilizados lo que a su vez se refleja en las siguientes consecuencias:
·
No
existe una interfaz con el resto del proceso administrativo, en donde se pueda
suministrar información en línea a los proveedores sobre el trámite de sus
facturas lo que implica un atraso en la cancelación de las
mismas.
·
Recesión
en la emisión de cotizaciones por parte de los proveedores como consecuencia de
la anterior premisa.
·
Retardos
considerables en las diferentes adquisiciones solicitadas por los usuarios
internos.
·
Uso
desmedido de papelería en cada uno
de los documentos utilizados.
·
No
existe información referencial sobre precios actuales lo que impide el control
de sobreprecios en las cotizaciones suministradas por los
proveedores.
·
No
existe un récord que permita evaluar la responsabilidad y eficiencia del
servicio que prestan los proveedores.
·
La
búsqueda de información sobre los pedidos recibidos y tramitados se realiza de
manera manual y secuencial.
·
Se
incrementa el uso del recurso humano y las probabilidades de error en la
selección de las posibles adquisiciones.
Todas
estas fallas que ha venido presentando
·
La
información que se maneja no se procesa de forma clara, ya que la misma se lleva
de forma manual, produciendo retardos considerables en las
adquisiciones.
·
No
se tiene una herramienta adecuada que brinde el apoyo a la hora de emitir la
información necesaria.
·
Demora
de tiempo en ubicar la información para el momento de dar respuesta a cualquier
solicitud hecha por
·
Toma
de decisiones tardías y basadas en datos erróneos
·
No
se posee una base de conocimientos sólida y confiable; ya que hay redundancia en
la información.
·
No
existe un sistema de información interno que permita llevar a cabo las tareas
realizadas por la unidad.
De
no realizarse un sistema de información que optimice el proceso de compras,
existirá la posibilidad de que
En consecuencia
para dar solución a los problemas antes mencionados, se propone el desarrollo de
un sistema de información que satisfaga a plenitud las necesidades de manejo,
almacenamiento, control y evaluación de la información requerida para llevar a
cabo la gestión administrativa de
Con éste
sistema se logrará evitar la redundancia de procesos lo que trae como beneficio
la simplificación de actividades y disminución de tiempos de respuestas. A su
vez, el sistema a través de los datos almacenados podrá generar una serie de
reportes que beneficiaran tanto al personal de
El
desarrollo de dicho proyecto es viable desde el punto de vista humano,
tecnológico y financiero ya que dentro de la organización existen los recursos
disponibles para concretar el mismo. No se consideraron otras opciones en el
mercado, ya que la plataforma de gestión de datos existente en el resto de
unidades o departamentos ha sido desarrollada con recursos propios y además se
necesita de una interfaz dinámica que interactúe con el resto del sistema
administrativo y contable.
Descripción
de la Situación
Actual
A continuación, se detallan las actividades que se desarrollan en los
procesos de compras de
Objetivo
General
Realizar
las actividades involucradas con el movimiento de adquisiciones de bienes
muebles, papelería, útiles de oficina y equipos en general solicitados por las
diferentes gerencias y unidades del proyecto.
Objetivos Específicos
Ø
Analizar
los pedidos de compras, con el fin de seleccionar los proveedores para solicitar
cotizaciones.
Ø
Organizar
los comités de compras, conjuntamente con un representante de
Ø
Generar
Ø
Recibir y
verificar la mercancía que entrega cada proveedor.
Ø
Enviar a
cada gerencia o unidad la mercancía correspondiente.
Entidades
que Intervienen
Las
entidades que intervienen en el procedimiento son:
Cliente:
Son todas
las gerencias y/o unidades que realizan los diferentes pedidos a
Proveedor: Son las
personas encargadas de suministrar los insumos solicitados por
Secretaria: Es la
que se encarga de recibir, transcribir los datos de cada pedido de compras y
enumerar los mismos, emitir y tramitar las ordenes de compra, archivar
correlativamente cada uno de los documentos de la unidad e igualmente lleva a
cabo todos los procedimientos de oficina.
Jefe de
Compras: es la
autoridad máxima de la unidad, tiene a su cargo a la secretaria y al analista
administrativo, además tiene la responsabilidad de atender a los diferentes
proveedores, revisar y firmar ordenes de compra, traslado a las casas
comerciales, a fin de verificar la calidad de los equipos y materiales a
adquirir, supervisar el buen funcionamiento de la unidad, mediante la revisión
periódica de los controles establecidos para el cumplimiento de las normas y
procedimientos de la empresa.
Analista
Administrativo: Se
encarga de elaborar las solicitudes de cotización para los diferentes
proveedores, organizar y controlar archivo y depósito de materiales requeridos,
transcribir la información de las cotizaciones a las hojas de análisis, chequear
el material recibido con la orden de compra y realizar entrega de los diferentes
materiales a las unidades.
Gerente: Se
encarga de supervisar el buen funcionamiento de todos los procesos de cada
unidad a su cargo, además de avalar cada orden de compra elaborada por
Descripción
detallada de los procedimientos
Elaboración del
pedido
Para llevar a cabo este procedimiento, es necesario que la gerencia y/o
unidad requeriente realice la solicitud del pedido, el cual viene en original y
dos copias más un informe justificativo y la hace llegar a
Solicitud
de cotizaciones
Una vez
que se hayan registrado los datos del pedido, la secretaria procede a desglosar
el pedido y hace entrega a la jefe de la unidad el original del pedido y el
informe justificativo de la compra a realizar y archiva permanentemente la copia
restante del pedido.
El jefe de la unidad revisa la solicitud y selecciona los proveedores
(mínimo 3), haciendo entrega al analista administrativo para que elabore la
solicitud de cotización la cual se hace en original y copia, y se la entrega al
Jefe de Compras revisada y firmada para su conformidad, esta solicitud es
devuelta a la secretaria para que el mensajero se la entregue a cada
proveedor.
El mensajero entrega la solicitud de cotización a los proveedores y los
mismos firman la copia en señal de recibido, éstas son devueltas a la secretaria
y son archivadas.
Una vez que se tienen las tres cotizaciones, se procede a hacer el comité
de compras donde participan el jefe de compras, el representante de la unidad
requeriente y un representante de la contraloría interna en carácter de
observador, finalizado el comité realizan una minuta de reunión que no es más
que un documento donde hacen constar la realización del comité de compras,
conformes firman; posteriormente se elabora la asignación de compra en la que
explican los renglones que asignan a cada proveedor en función de las ofertas,
luego los asistentes firman conformes.
En el mismo orden la jefe de unidad le entrega al asistente
administrativo todos los documentos para la realización del análisis de
cotización, el cual consiste en transcribir los precios de cada cotización en
Excel para obtener dicho análisis.
Elaboración Orden de
Compra
Una vez realizado en Excel el análisis de cotización, la secretaria
recibe por parte del asistente administrativo todos los documentos incluyendo el
análisis y elabora la orden de compra, la cual se realiza por medio del análisis
de cotización que es el que indica cual(es) proveedor(es) se seleccionaron, en
caso de que sean varios proveedores, la secretaria toma todas las evidencias y
las envía a fotocopiado para anexarlas a cada orden de compra; el formato de
esta orden viene en original y cuatro (4) copias, una vez realizada se entrega a
la jefe de compras con todos los documentos para la revisión y firma; luego es
devuelta a la secretaria para ser llevada al gerente para la firma, una vez
avalada por el gerente es devuelta a la secretaria de
Posteriormente, la secretaria de compras procede a desglosar la orden de
compra, donde la original es archivada temporalmente para su posterior trámite
con la factura, una copia la envía al proveedor para que despache la mercancía,
otra copia para contabilidad, otra para el archivo correlativo de la unidad y la
última copia para el archivo del proveedor en la unidad.
Antes de
llevar la orden al proveedor para el despacho de la mercancía, la secretaria
registra en un cuaderno el número de la orden de compra, el proveedor y el monto
de la orden, después entrega al mensajero el cuaderno donde realizó el registro
con la orden de compra para ser entregado al proveedor, el mismo firma el
cuaderno en señal de haber recibido la orden de compra y es devuelto a
Recepción de
mercancía
Este
procedimiento se lleva a cabo una vez que el proveedor tiene en sus manos la
orden de compra, la cual le indica cuáles son los materiales a ser despachados,
éste hace entrega del material con la factura, los mismos son recibidos y
verificados por el analista administrativo para la posterior entrega a cada
unidad solicitante.
CAPITULO
II
DISEÑO
Descripción de
Alcance
El
desarrollo y funcionamiento del presente proyecto está dirigido a
El
sistema funcionará bajo el ambiente de Windows, para así aprovechar los
beneficios que el mismo ofrece, para ello se desarrollará bajo un lenguaje de
programación orientado a objetos, como lo es Visual Basic, usando para ello
Microsoft Access, el cual ha demostrado ser una buena herramienta en lo que se
refiere a bases de datos de escritorio.
El
sistema será instalado en cada uno de los equipos que posteriormente llevará a
cabo los procesos de adquisiciones o compras en la unidad. Cabe destacar que no
se adquirirán equipos, puesto que los que existen en la unidad se adaptan a las
necesidades del sistema propuesto, en cuanto al soporte del sistema después de
instalado es relevante señalar que la empresa cuenta con una unidad de
soporte.
Los
datos a ser ingresados al sistema se llevarán a cabo a través de varias
pantallas, en las cuales los usuarios seleccionarán los datos que se necesiten.
Para los reportes, los mismos podrán ser presentados por medio de papel y en
pantalla.
El
nuevo sistema permitirá entre otros aspectos:
¨
Trabajar
en un ambiente amigable para los usuarios.
¨
Controlar
los pedidos realizados por todas las gerencias y/o unidades de la
empresa.
¨
Controlar
el acceso de los usuarios.
¨
Llevar
un registro de proveedores.
¨
Centralizar
la información, facilitando con esto el desarrollo de todas las actividades
administrativas.
¨
Transferir
los datos requeridos por el sistema general de administración para evitar la
redundancia y asegurar que el proceso sea global.
¨
Realizar
consultas desde
¨
Integrar
Además
obtendrán los siguientes reportes:
¨
Reporte
detallado de todos los pedidos realizados por gerencias y/o
unidades.
¨
Reporte
detallado de cada uno de los proveedores a los cuales se les haya realizado
compras.
¨
Reporte
de las Ordenes de Compra por tiempo determinado.
¨
Reporte
de Ordenes de Compra cargados al presupuesto de gastos o
inversiones.
¨
Reporte
de facturas tramitadas.
¨
Cantidad
de solicitudes en un lapso determinado.
¨
Reporte
de material entregado por solicitud.
¨
Reporte
de precios referenciales.
Cabe
señalar que el sistema está en la capacidad de brindar al usuario herramientas
que permitan optimizar su trabajo y proporcionar respuestas más objetivas y
rápidas.
Objetivo
General
Gestionar
un control más eficiente sobre los pedidos de compra y equipos de oficina que
realizan las diferentes unidades de la empresa, con el fin de agilizar el
proceso de entrega de materiales, útiles y equipos
solicitados.
Objetivos
Específicos
Ø
Eliminar
la redundancia de datos y documentos.
Ø
Reducir
el tiempo requerido para la elaboración de las solicitudes de cotización y
ordenes de compra.
Ø
Entrega
de información en forma oportuna y confiable en todo
momento.
Ø
Permitir
a las personas de
Ø
Proporcionar
procesos que sean flexibles, es decir, utilizar parámetros en todo el sistema
para que los mismos puedan ser corregidos en caso
necesario.
Ø
Generar
indicadores que sirvan de soporte en la gestión.
Ø
Facilitar
el manejo del sistema con un debido adiestramiento que se le hará al
personal.
Entidades
que intervienen
Las
entidades que intervienen en el proceso y procedimiento de la gestión
administrativa de
Ø
Gerencia
y/o Unidad Solicitante (cliente).
Ø
Proveedor.
Ø
Jefe
de Compras.
Ø
Secretaria.
Ø
Asistente
Administrativo.
Ø
Gerente.
Descripción
detallada de los procedimientos
Elaboración del
pedido
Para llevar a cabo este procedimiento, es necesario que la gerencia y/o
unidad requeriente realice la solicitud del pedido, el cual viene en original y
una copia más un informe justificativo, los cuales hace llegar a
Solicitud de
cotización
Una vez
que la secretaria tiene el pedido de compras le hace entrega al analista
administrativo quien ingresa en el sistema los datos del pedido tales como:
número del pedido, fecha y artículos con las cantidades respectivas de cada uno;
una vez grabado el pedido en la base de datos se procede a elaborar la solicitud
de cotización (mínimo para 3 proveedores), la cual se realiza tomando como
referencia sólo el número del pedido, después se seleccionan los proveedores,
los cuales deben estar cargados con anticipación, y si no existen se ingresan a
la base de datos.
Una vez
hecha se procede a imprimirla en original y copia y se le entrega al Jefe de
Compras revisada y firmada para su conformidad, esta solicitud es devuelta a la
secretaria para que la envíe vía fax o en su defecto sea entregada por el
mensajero a cada proveedor para que éste realice la respectiva
cotización.
Cuando se tienen las tres cotizaciones, se procede a elaborar el análisis
de cotización, el cual consiste en ingresar al sistema los precios de cada una
de las cotizaciones, una vez almacenados en la base de datos e impreso, éste
refleja información sobre los precios de cada cotización, para así seleccionar
los ítems de menor precio para facilitar la discusión de los mismos en el comité
de compras.
Una vez
finalizado dicho comité en el cual interviene el jefe de compras, el
representante de la unidad requeriente y un representante de la contraloría
interna en carácter de observador, se elabora la asignación de compra en la que
explican los renglones que asignan a cada proveedor en función de las ofertas,
luego los asistentes firman conformes.
Solicitud
de mercancía
En el mismo orden la jefe de unidad le entrega a la secretaria todos los
documentos para la realización de la orden de compra, la cual se realiza por la
asignación de compra, que es la que indica cual(es) proveedor(es) se
seleccionaron; dicha orden se elabora por medio del sistema, sólo seleccionando
el número del pedido al cual se hace referencia en la asignación de compra, una
vez almacenada en la base de datos
se imprime en formato de original y dos (2) copias, una vez realizada se entrega
a la jefe de compras con todos los documentos para la revisión y firma; luego es
devuelta a la secretaria para ser llevada al gerente para la firma, una vez
avalada por el gerente es devuelta a la secretaria de
Posteriormente, la secretaria de compras procede a desglosar la orden de
compra, donde la original es archivada temporalmente para su posterior trámite
con la factura, una copia la envía al proveedor para que despache la mercancía y
la otra copia para contabilidad.
Recepción de
mercancía
Este
procedimiento se lleva a cabo una vez que el proveedor tiene en sus manos la
orden de compra, la cual le indica cuáles son los materiales a ser despachados,
éste hace entrega del material con la factura, los mismos son recibidos y
verificados por el analista administrativo para posteriormente elaborar por
medio del sistema la nota de entrega a la unidad
solicitante.
Luego
se procede a la elaboración de la orden de pago por medio del sistema para el
trámite de la factura conjuntamente con la orden de compra
original.
Diseño
lógico de la base de datos
Es la forma de relacionar los elementos de la base de datos. Se
identifican las relaciones entre los datos de todas las tablas, observando la
manera más eficiente de agruparlos para cumplir los requerimientos de
normalización del sistema de información.
Diagrama
entidad relación
Esta herramienta permite definir todas las estructuras de las tablas,
para diferenciar los campos claves evitando de esta forma la redundancia de los
mismos, ya normalizadas las tablas se realiza entidad relación, que permite
establecer la relación entre las tablas. A continuación el diagrama
entidad-relación.
Anexo
Formato
de Encuestas:
ENTREVISTA
1.- ¿Cuál es el alcance u objetivo de de
Analizar
los pedidos de compras, con el fin de seleccionar los proveedores para solicitar
cotizaciones.
Organizar
los comités de compras, conjuntamente con un representante de
Generar
Recibir y
verificar la mercancía que entrega cada proveedor.
Enviar a cada gerencia o unidad la mercancía correspondiente
2.- ¿Cuántas y cuáles son las Entidades de
la unidad Compras?
Gerencia
y/o Unidad Solicitante (cliente)
Proveedor
Jefe
de Compras
Secretaria
Asistente
Administrativo
Gerente
3.- ¿Qué información desea usted controlar
en
· Poder determinar todos los pedidos tramitados buscando por el número del mismo y que éste indique en el estatus en que se encuentra.
· Determinar el material que ha sido despachado por el proveedor, igualmente el que queda pendiente por entregar.
· Emitir reportes de Órdenes de Compras tramitadas por mes.
· Control de facturas tramitadas o pendientes por facturar por parte del proveedor.
4.- ¿Hay alguna otra información que desea
registrar?
Gran volumen de compras, las cuales se realizan por el fondo de trabajo ya que las mismas se llevan manual, porque no se ha sistematizado.
5.- ¿Qué ventajas considera traería consigo
un sistema ajustado a sus necesidades?
· Minimizar el tiempo de respuesta.
· Información confiable y al día.
· Consulta del estatus de todos los procesos de compras ante la alta gerencia.
Entrevistado: __Ing. Miriam Marquez___[_____
Entrevistador:
___Ing.
Fecha: ___13-10-2006___________________