La mayoría de nuestros conceptos actuales sobre cómo estructurar la información provienen de la organización de libros y revistas impresos, así como del método de indexación utilizado en las bibliotecas y otros sistemas para catalogar documentos de esa índole. La normas para la "interfaz estándar" de los libros han sido establecidas sobre una buena base y son aceptadas a nivel mundial. Cada aspecto de un libro, desde la tabla de contenido hasta el índice y las notas al pie de página, han evolucionado a lo largo de los siglos, y los lectores de los primeros textos enfrentaron algunos de los mismos problemas de organización que enfrentan hoy día los usuarios de documentos web. La Biblia de Gütemberg, de 1456, se cita a menudo como el primer libro moderno, y sin embargo, aún después del crecimiento explosivo del material impreso, tuvieron que pasar más de 100 años para que se convirtieran en rasgos rutinarios detalles tales como la enumeración de páginas, la elaboración de índices y tablas de contenido, e incluso las carátulas. Los documentos Web sufrirán una evolución y estandarización similares, en cuanto a la manera de organizar y presentar la información en un formato digital.

Aún cuando es cierto que trabajar con documentos interactivos plantea algunos retos novedosos para los diseñadores, la mayor parte de la ayuda que estos necesitan para concebir, crear, ensamblar, editar y organizar variados formatos en la web no es diferente a la usada actualmente en el medio impreso. La mayoría de los documentos Web pueden ser elaborados siguiendo las convenciones de estilo editorial y organización del texto propuesta por el Manual de Estilo de Chicago (The Chicago Manual of Style). Asimismo, casi todo lo que una organización necesita saber sobre la creación de estándares de publicación internos claros, comprensivos y consistentes lo pueden encontrar, por ejemplo, en Las Normas Xerox para la Publicación: Un Manual de Estilo y Diseño (Xerox Publishing Standards: A Manual of Style and Design). No se dejen atrapar por lo novedoso de páginas Web que han tirado por la borda las normas básicas del diseño gráfico y editorial.

Existe un aspecto crucial en el que las páginas de Internet son diferentes de las de libros y otros documentos impresos: los enlaces hipertextuales le permiten al usuario llegar a un determinado destino sin necesidad de ninguna introducción. De ahí que se las considere más completas que sus predecesoras convencionales. Esto conduce, por ejemplo, a que sus encabezados y notas al pie deban ser más informativos y accesibles que los de las páginas impresas; en cada una de estas, ciertamente, sería absurdo repetir los datos sobre el nombre del autor, la fecha de publicación, etc., pero en un sitio Web, al cual el usuario puede llegar por cualquiera de sus páginas y probablemente sea esa la única que visite, es necesario que tal información esté siempre a su alcance.

No solo en la Web enfrentamos este problema de hacer de cada página un documento completo. Las publicaciones periódicas profesionales, las revistas y la mayoría de los periódicos suelen repetir la fecha, el número del ejemplar y el volumen tanto al principio como al final de cada página impresa, porque saben que sus lectores recortan o fotocopian a menudo aquellos trabajos que les interesan y dicha referencia les resulta indispensable para poder rastrear el origen del artículo.

Teniendo en cuenta estos posibles inconvenientes, la mejor estrategia de diseño al crear un sitio Web que sea fácil de usar y, a la vez, tenga un contenido muy completo y complejo será aplicar, de forma consistente, algunos principios básicos del diseño de documentos. Esto no es complicado ni tiene casi nada que ver con la tecnología de Internet; es similar a las clásicas clases de periodismo y responde a las siguiente interrogantes: quién, qué, cuándo y dónde.

¿Quién está hablando? La pregunta es tan básica que es común que los autores que escriben para la Web piensen que dicha información es obvia e innecesaria, olvidando así la pieza fundamental de información que cualquier lector necesita saber para asegurarse del origen de un documento: ¿quién me está diciendo ésto? Ya sea de un autor individual o de una organización, siempre díganle al lector quién escribió la página Web. La avalancha de sitios comentando el caso del accidente del vuelo 800 de las aerolíneas TWA en 1996 es un ejemplo claro de cómo una fuente desconocida puede propagar información incorrecta o incluso intencionalmente falsa, y controlar una investigación y discusión legítimas.

Todos los documentos necesitan títulos claros, que capturen la atención del lector, y por varias razones esto es especialmente importante en la Web. Este elemento editorial básico es a menudo lo primero que cualquier navegante ve al aparecer la página. Allí donde hay muchas imágenes, el título puede ser la única cosa que los usuarios vean durante varios segundos, hasta que los gráficos terminen de descargarse en la ventana de su navegador. Además, ese es el texto que aparecerá en los favoritos si el usuario decide añadir la página a su archivo de direcciones URL. Un título ambiguo o confuso, o que contiene basura tecnológica en vez de palabras claras, no ayudará a recordar por qué en un momento dado decidimos guardar tal o cual bookmark (Favoritos).

La vigencia de un documento es otro aspecto importante al estimar su valor. Prácticamente todos los de carácter impreso, tales como periódicos, revistas y la correspondencia, están fechados, lo que nos lleva a dar por sentada la referencia sobre su edad o período de existencia desde su surgimiento. Por eso, pon la fecha en todas tus páginas Web y cámbiala cada vez que las actualices. Este detalle resulta primordial cuando se trata de documentos en línea largos o complejos, que son actualizados con regularidad, pero cuyas diferencias pueden no ser notadas a simple vista por el visitante ocasional. La información de una empresa, la relativa a productos, manuales para el personal y cualquier otro documento técnico presentado en páginas Web debería siempre indicar la fecha en que fueron renovados.

La gran Red de Redes es un lugar "extraño" que contiene una increíble cantidad de información, pero que muy pocas veces nos aclara la localización física del origen de un documento. Haz click en un enlace hipertextual y podrías conectarte a un servidor en Sydney, Chicago, o prácticamente cualquier rincón del mundo donde haya Internet. A no ser que seas un experto en analizar direcciones web (URLs) puede resultarte muy difícil averiguar de dónde procede aquello que estás viendo. Después de todo estamos hablando de la Red, donde la pregunta del "dónde" es a menudo inseparable del "quién" escribió el documento.

Siempre informa a tu lector de dónde eres, acompañado -si es relevante- por la caracterización de tu empresa u organización.

Una manera sencilla de decirle al usuario dónde se origina una página es poner un vínculo al "home" -tu página de inicio- en, por lo menos, todas tus páginas principales. Sin embargo, es posible que este enlace se pierda una vez que el interesado imprima o archive en formato de texto todo lo que estaba buscando. Aunque la mayoría de las últimas versiones de los navegadores de Internet permiten incluir automáticamente la dirección del sitio Web en cualquier cosa que imprimas, hay muchas personas que no aprovechan esta facilidad adicional. Demasiados de nosotros tenemos montañas de hojas Web impresas por ahí sin ninguna señal que nos permita volver a encontrar la página de donde salieron.

Recuerda incluir de manera consistente el título, el autor, la organización a la que pertenece el autor, la fecha de actualización y por lo menos un vínculo a tu portada (home) en todas las páginas que componen tu sitio Web. Utiliza estos elementos básicos y habrás recorrido el 90% del camino para brindar a tus lectores una interfaz de fácil comprensión.