La Administración consiste en la mejor utilización de los recursos disponible es la organización apuntando a alcanzar los objetivos deseados en un tiempo y espacio definido. Para llevar a cabo la administración es necesario cumplir con las etapas que como “proceso” implica el hecho de administrar.

Al respecto existen diversas opiniones y teorías, para Juan Pablo Amador (2004), el proceso administrativo “se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen la empresa, dirigir y controlar sus actividades”. Apegado a esta definición y comparándola con muchas otras se evidencian en esencia cuatro etapas: planeación, organización, dirección y control.

Planeación:

Es la primera función que se ejecuta, básicamente plantea ¿Qué? Se desea alcanzar como objetivo organizacional y ¿Cómo? Lograrlo en términos de tiempo, alcance y recursos. La planeación abarca elegir y fijar las misiones y objetivos de la organización, determinar las políticas, proyectos, programas, procedimientos, métodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos, incluyendo además la toma de decisiones al tener que escoger entre diversos cursos de acción futuros, lo cual disminuye la incertidumbre, el riesgo y permite maximizar el aprovechamiento de los recursos disponibles. La planeación se concreta a través de planes que modelan las directrices de la empresa como organización.

Organización:

Para poner en práctica y ejecutar los planes, una vez que han sido preparados es necesario crear la organización, es función de la gerencia determinar el tipo de organización requerido para llevar adelante la realización de los planes elaborados. La organización consiste en la creación de vínculos de manera coordinada entre los elementos que componen la empresa, con la finalidad de alcanzar los objetivos.

Dirección:

También llamada liderazgo consiste en el arte de influir en las personas. La dirección empresarial busca mantener una atención equilibrada al logro de los propósitos de la empresa, a la solución de problemas y al aprovechamiento de los trabajadores. La dirección se da en tres niveles el nivel institucional, representada por una dirección, nivel medio o gerencia y a nivel de técnico básicamente encargado de la supervisión. Algunas definicones coma la presentada por J. D. Money establece que: "Es el arte o técnica de dirigir e inspirar a los demás, con base en un profundo y claro conocimiento de la naturaleza humana". Y contrapone esta definición con la que da sobre la organización como: "la técnica de relacionar los deberes o funciones específicas en un todo coordinado".

Control:

Su propósito es medir cualitativamente y cuantitativamente, la ejecución en relación con los patrones de actuación y como resultado de esta comparación, determinar si es necesario tomar acción correctiva o remediar que encauce la ejecución en línea con las normas establecidas. Esta función es ejercida continuamente y relacionada íntimamente con la función planeamiento

El proceso de administración, es un proceso dinámico, que requiere de la interacción de los involucrados y además tiene carácter cíclico, es decir cada una de sus etapas se repite una y otra vez, por lo que las etapas conforman el ciclo administrativo.

Existen otros autores como Mary Parker Folleto, quien en su publicación titulada “PROCESO ADMINISTRATIVO ETAPAS FASES ELEMENTOS” reseña una interesante clasificación de las etapas de la administración:

“ETAPAS

Mecánica: Por lo cual podemos decir que es la fase donde realiza la estructura principal de la misma empresa

Planeación

Organizacional

Dinámica: Por lo cual podemos definir que es la fase donde se realiza ejecución con eficiencia y eficacia de la misma empresa.

Integración

Dirección

Control”

Incluyendo así la etapa de Integración definida como:

“Consiste en los procedimientos para dotar al organismo social de todos aquellos elementos, tanto humanos como materiales,

que la mecánica administrativa señala como necesarios para su más eficaz funcionamiento, escogiéndolos, introduciéndolos,

articulándolos, y buscando su mejor desarrollo. Aunque la INTEGRACIÓN comprende cosas y personas lógicamente es más

importante lo de las personas y, sobre todo, la de los elementos administrativos o de mando.

Consiste en ocupara y mantener así los puestos de la estructura organizacional. Esto se realiza mediante de la

Identificación de los requerimientos de fuerza de trabajo, el inventario de las personas disponibles y el reclutamiento,

selección, contratación, ascenso, evaluación, planeación d e carrera, compensación y capacitación o desarrollo, tanto de

candidatos como de empleados en funciones a fin de que puedan cumplir eficaz y eficientemente sus tareas.”

Observado las definiciones planteadas puede concluirse que la fase de Integración semeja la etapa de organización que plantean otros autores.

Para realizar el acercamiento la etapa de Planeación se han de revisar diversos planteamientos, para ello se considera lo citado por Juan Pablo Amador (2004):

Para Sánchez Guzmán la planeación es: “Aquella herramienta de la administración que nos permite determinar el curso

concreto de acción que debemos seguir, para lograr la realización de los objetivos previstos” .

Según Terry, la planeación es “Seleccionar información y hacer suposiciones especto al futuro para formular las actividades necesarias para realizar los objetivos organizacionales, está compuesta de numerosas decisiones orientadas al futuro.- Representa el destinar pensamiento y tiempo ahora para una inversión en el futuro”

Basado en estas definiciones la planificación cobra importancia dentro del proceso administrativo. En primer lugar cada empresa debe tener claros los objetivos, fines, misión y visión, establecer los mecanismos idóneos para alcanzarlos, incluyendo la utilización de recursos humanos y financieros. Sin planes los gerentes no pueden saber como organizar su personal ni sus recursos debidamente. Quizás incluso ni siquiera tengan una idea clara de que deben organizar, sin un plan no pueden dirigir con confianza ni esperar que los demás le sigan. Sin un plan, los gerentes y sus seguidores no tienen muchas posibilidades de alcanzar sus metas ni de saber cuando ni donde se desvían del camino.

La planificación aporta ventajas tales como:

Orientación de la empresa hacia el futuro

Contribuye a la coordinación y toma de decisiones, incluso en situaciones inesperadas.

Resalta los objetivos organizacionales.

Fomenta la proactividad y reduce la posibilidad de actuar reactivamente ante una situación inesperada

Contribuye a mantener el foco en los resultados

Disminuye las pérdidas

Facilita y simplifica procesos administrativos

Aumenta la productividad

Sin embargo la planificación puede tener limitaciones entre las que podemos mencionar:

Requiere de grandes inversiones de tiempo y recursos financieros

Tiene como base las proyecciones, las cuales pueden resultar no muy certeras

Los cambios en el entrono económico, social, políticos o natural afectan y por lo general son muy rápidos

Al realizar una planificación deben considerarse situaciones poco convencionales así como los mecanismos que permitan su solución.

En la Planeación se pueden considerar los principios siguientes:

Precisión: Cada proyecto a plan debe ser específico, preciso, bien definido apuntando a acciones concretas.

Flexibilidad: Una vez que el plan es puesto en marcha debe considerarse los cambios o ajustes que surgen sobre la marcha

Unidad: Unidad de dirección para cada objetivo se sigue un curso de acción definido, adecuadamente coordinado con los demás objetivos.

Consistencia: Todo plan deberá estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que todos encajen y no exista duplicidad o contradicción

Rentabilidad: El plan debe especificar el retorno de la inversión realizada

Participación: Es necesario que cada uno de los involucrados en el plan participe y colabora de manera activa, para ello deben involucrarse.

El proceso administrativo en todas sus fases involucra el empleo de recursos, por un lado recursos materiales que incluyen los recursos tecnológicos, financieros en líneas generales los recursos tangibles y por otro lado recursos humanos, también llamado capital humano o gente, que implica la participación de personas como recurso vital de una organización. Cabe resaltar también, que las políticas de personal deben provenir y ser congruentes con la misión y el plan básico de la compañía tiene como objetivo lograr el desarrollo integral (en función del individuo y de la organización) de la fuerza laboral.

Conceptualmente se tiene que la planeación de recursos humanos “es una técnica para determinar en forma sistemática la provisión y demanda de empleados que serían necesarios, el departamento de personal puede planear sus labores de reclutamiento, selección, y capacitación.

En tal sentido

se subdivide en las siguientes fases reclutamiento, selección, contratación, entrenamiento y capacitación. Igualmente incluye la formulación de políticas, normas y procedimientos que regulan la relación organización-persona.

En detalle:

Planeación: Antes de proceder a la contratación de cualquier persona, la organización debe pronosticar sus requerimientos de recursos humanos

Reclutamiento: Luego de la ubicación de las vacantes, se leva a cabo la convocatoria de los posibles candidatos o ocupar dichos cargos, atendiendo al perfil, capacidades y destrezas que requiere el cargo a desempeñar.

Selección: Una vez que se cierra el proceso de reclutamiento se procede a la selección y descarte de candidatos. Se considera las competencias y habilidades de cada uno en comparación con el resto. En la actualidad muchas empresas contratan el servicio de Outsoursing para darle transparencia al proceso de selección.

Contratación: Una vez seleccionado el candidato con el perfil requerido, se inicia la relación laboral con un contrato ya sea verbal, o escrito en el cual ambas partes manifiestan su acuerdo con las acuerdos planteados

Entrenamiento. Dependiendo del cargo se hace necesario que el empleado reciba entrenamiento con información particular a su cargo.

Capacitación. Es la atención y formación que se brinda al empleado(a) para que avance de puesto y sea promovido su funcionamiento dentro de la organización y que con esto acreciente su desarrollo personal. En la actualidad algunas empresas establecen planes para el desarrollo de empleados o también llamados “Talent Planning”. Esta etapa transcurre hasta el final de la relación laboral e incluye la realización cada cierto tiempo de evaluaciones de desempeño, las cuales permiten medir el desempeño del empleado.

Separación: La etapa final es la separación de la organización.

Tanto la función planeadora como la planificación de recursos humanos deben coincidir con el plan estratégico de la empresa, para que así uno conlleve a la consecución de los objetivos del otro. Ciertamente tienen analogías apuntando hacia una sola dirección pero con diferentes enfoques que se plantean a continuación:

Planeación	Gestión de Recursos Humanos
Incluye la planeación del recursos humanos	Está incluida dentro de la planeación administrativa
En cuanto a los fines y objetivos de la empresa establece tiempo de ejecución, recursos involucrados, políticas, reglamentos, presupuesto y estrategias	En cuanto al perfil del cargo, establece alcance, responsabilidades, limitaciones y proyecciones
Pasos de la Planeación: 1. Diagnóstico o detección de oportunidades 2. Establecimiento de objetivos 3. Desarrollo de Premisas 4. Determinación de curso alternativo de acción 5. Evaluación de cursos alternativos de acción. 6. Selección de un curso de acción. 7. Formulación de planes derivados. 8. Expresión numérica de los planes a través del presupuesto.	Pasos en la Planificación de Recursos Humanos 1. Planeación 2. Reclutamiento 3. Selección 4. Contratación 5. Entrenamiento 6. Capacitación 7. Separación
En ambos casos se aprecia el control, como medida para evaluar tanto la efectividad del plan como el desempeño del empleado, o si se quiere el plan de ejecución para un determinado cargo.
Las ventajas se centran en la mejor orientación de la empresa hacia el futuro basada en los objetivos organizacionales, contribuyendo a la coordinación y toma de decisiones manteniendo el foco en los resultados, minimizando las pérdidas, aumentando la productividad a través de la simplificación de procesos administrativos.	Las ventajas se centran en la mejorar la utilización de los recursos humanos, basada en la coincidencia de esfuerzos del departamento de personal con los objetivos globales de la organización, minimizando costos en contrataciones, manteniendo al personal motinoreado y a la vez motivado