UNIVERSIDAD YACAMBU
DIRECCIÓN DE ESTUDIOS VIRTUALES
ESPECIALIZACION EN GERENCIA: MENCION
MERCADEO
CATEDRA: BENCHMARKING
PROFESOR: CARLOS SANCHEZ
ALUMNA: Lyda Andrea Sánchez
PLANIFICACION. RESUMEN
INTRODUCCIÓN A LA PLANIFICACIÓN
Dentro de cualquier
organización ya sea una empresa, institución, ente o asociación existen metas,
objetivos o una finalidad, en tal sentido, la planificación es un proceso
esquematizado que conlleva al logro de los mismos de manera organizada y sistemática.
Sin embargo, existen
conceptos mucho más específicos de la planificación, tal es el caso del concepto de planificación
que han establecido las diferentes escuelas del pensamiento administrativo.
Entre dichos conceptos destaca el que establece Chiavenatto,1999,
en el cual se establece la planificación como la primera función del proceso
administrativo que en líneas generales se puede resumir de la siguiente forma:
Proceso mediante el cual se definen las metas y objetivos de la organización,
así como también las estrategias y tácticas a seguir para alcanzarlos, especificando funciones y
tareas acordes con los niveles y tamaño de la organización, fundamentado en
políticas y normas a fin de establecer procedimientos que de manera anticipada aporten los resultados esperados, así como también la
manera de responder a los cambios en el entorno.
De
este modo la planificación conduce a cinco aspectos básicos a saber:
• Definición
de Objetivos
• Determinación
de Metas
• Análisis
de Tendencias Futuras
• Búsqueda
de Soluciones
• Anticipación
de Problemas
De
igual modo la planificación tiene propósitos bien definidos:
• Conducir
a la organización hacia el logro esperados
• Minimiza
el desperdicio y la redundancia
• Establece
estándares para ejercer el control
• Reduce
el nivel de incertidumbre
La planificación al ser
implementada dentro de una organización
debe responder a su naturaleza en tal sentido debe primero plantear
objetivos alineados con los objetivos del negocio u organización, además debe
distribuir responsabilidades de acuerdo al tamaño y función de cada uno de los
elementos o departamentos de la empresa. Adicionalmente la planificación es
universal es decir aplicable a todo tipo de empresas y
lograr completar los objetivos de manera eficiente maximizando los
resultados y minimizando los costos.
La planificación supone un proceso muy
complejo que puede adquirir muy distintas formas. Existen diferentes tipos de
planificación y diferentes modos de llevarla a cabo, al igual que muchas
herramientas de planificación. El conocimiento del tipo de planificación
necesaria para cada situación específica es una destreza en sí misma. De este
modo, este conjunto de herramientas pretende ayudarte a solventar qué tipos de
planificación necesitas, en qué momento y qué herramientas son más apropiada
para tus necesidades. Las herramientas sobre planificación estratégica, planificación de acción y sobre seguimiento y
evaluación te proporcionarán más información sobre como llevar a cabo estos
procesos.
Existen diversos autores que manejan el
concepto de planificación sin embargo se expone el presentado por Janeth Chapiro, el cual establece que: “La planificación es un
proceso sistemático en el que primero se establece una necesidad, y acto
seguido, se desarrolla la mejor manera de enfrentarse a ella, dentro de un
marco estratégico que permite identificar las prioridades y determina los
principios funcionales. Planificar significa pensar en el futuro, de tal manera
que se pueda actuar de inmediato. Esto no quiere decir que todo vaya a surgir
según el plan establecido. De hecho, no será así con toda probabilidad. Pero si
se ha planificado correctamente, la posibilidad de realizar ajustes, sin
comprometer las metas globales, resultará mucho más apropiada.”
¿POR QUÉ ES NECESARIO PLANIFICAR?
La combinación de un buen marco
estratégico (obtenido a partir de una planificación estratégica) junto con un
buen plan funcional o plan de acción se manifiesta de la siguiente manera:
VENTAJAS DE LA PLANIFICACION
Las ventajas de la planificación deben
ser estudiadas, pues existen muchas excusas para no llevarla a cabo y «ponerse
manos a la obra» de inmediato. A menudo resulta más sencillo no planificar por
los siguientes motivos:
Una buena planificación implica tiempo y
dinero. Pero si se realiza correctamente, la inversión merece la pena.
A veces un «estado de confusión eficaz»
puede mantenerte a flote. Esto es cierto si tienes suerte. Sin embargo, esta
confusión puede resultar costosa y desconcertante, al igual que ineficaz,
debido al precario uso de los recursos, y también, inútil por no conseguir los
resultados deseados.
No puedes planificar en medio de una
crisis, pero si planificas adecuadamente, evitarás algunas de ellas. Además,
aunque tengas que ocuparte de las crisis de manera inmediata,
independientemente de tus planes, cuando acabe la crisis, el plan te permitirá
continuar con el trabajo de nuevo.
La planificación tan sólo será útil si
las personas se comprometen a llevarla a cabo.
¿CUÁNDO PLANIFICAR?
No existen reglas estrictas que dicten
cuándo planificar en una organización o proyecto.
En líneas generales debe realizarse un
plan cuando:
ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN
En
todo proceso de planificación es necesario cumplir con acciones básicas tales
como:
1. Identificar
las áreas de oportunidad o problemas
2. Formulación
de objetivos
3. Desarrollo
de premisas
4. Determinación
de cursos alternativos
5. Evaluación
de los cursos alternativos
6. Selección
de un curso de acción
7. Formulación
e planes derivados
8. Elaboración
de presupuesto del plan
Además
de estas acciones básicas existen otros aspectos de relevancia a considerar
tales como:
• Establecer
la Misión global de la organización
• Análisis
del entorno
• Análisis
DOFA
• Establecer
objetivos generales y objetivos específicos
• Seleccionar
las estrategias para el logro de los objetivos generales y actividades para
cada objetivo específico
• Realizar
un plan financiero
IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN
Para
toda organización es importante fijar un norte y poderlo traducir de manera
visible para todos sus miembros, de este modo cobra especial importancia la
planificación ya que permite mayor estabilidad y seguridad al disminuir la
incertidumbre, al mismo tiempo maximiza los recursos disponibles, permite que
la organización este preparada para dar respuestas adecuadas y oportunas a los
diferentes cambios en el entorno, ya sean cambios políticos, tecnológicos,
sociales, económicos o cambios en el mercado. Por otro lado facilita la toma de
decisiones objetivas a nivel gerencial y aumenta el control para lograr la
eficiencia en la organización.
ENFOQUES DE LA PLANIFICACIÓN
Existen
diferentes enfoques de la planificación:
• Planificación
Tradicional: Proceso metódico para conseguir acciones, tomando en consideración
la toma de decisiones
• Planificación Estratégica Situacional: Calculo
que preside y precede a la acción hasta llegar a la situación que el actor
desea.
• Planificación Estratégica Corporativa: Permite la medición
permanente de resultados a partir de la asignación de recursos
• Análisis
Racional: Método para estructurar problemas y decisiones bajo condiciones de
complejidad, incertidumbre y conflicto
• Mapas
cognitivos
• Metodología
Sistemica Suave
• Selección
Estratégica
• Análisis
de Flexibilidad
• Análisis
de Metajuegos
• Prospectiva
TIPOS DE PLANIFICACIÓN
«Planificación» es un término a
considerar que comprende diferentes tipos de actividades: se puede planificar a
nivel estratégico, a nivel funcional o a nivel de actividad, para una
organización o para un programa o proyecto. Los dos tipos de planificación
principales son los siguientes:
En las siguientes páginas tratamos
brevemente las distintas implicaciones en torno a cada tipo de planificación.
Para obtener más detalles, se requiere el uso de las herramientas específicas
destinadas a describir cada uno de los procesos.
Planificación estratégica/marco estratégico
La planificación estratégica o el
desarrollo de un marco estratégico representa un «cuadro»
de mayor envergadura. Las organizaciones a menudo se ven tan envueltas en los
problemas cotidianos que se olvidan de este «cuadro» de mayor envergadura.
Están siempre tan ocupados planificando «asuntos», que fracasan en la
planificación funcional, empresarial o de acción.
Una organización desarrolla un marco
estratégico a través de una planificación estratégica. Este marco le permite
determinar sus prioridades y las estrategias que podrían ayudar en la
consecución de su visión de futuro.
Una estrategia engloba tanto un enfoque
general, que se fundamenta en la comprensión del amplio contexto funcional,
como tus propias fuerzas y debilidades y los problemas a los que intentas
enfrentarte. Una estrategia te ofrece un marco en el que trabajar, te aclara
aquello que intentas alcanzar y el enfoque que pretendes usar. No explica en
detalle actividades específicas.
La planificación estratégica le
permite a una organización de desarrollo:
Elementos de un marco estratégico.
Heche esto, la organización está preparada para pasar a la siguiente fase de planificación que consiste en la planificación empresarial, funcional y de acción, que convierte una estrategia en una puesta en práctica.
Sin la fase
de planificación estratégica
es bastante probable que acabes
realizando una serie de actividades que no siempre tiene
Toda nueva
organización, proyecto o programa
necesita una planificación estratégica para desarrollar un marco estratégico
en el que trabajar. Sin embargo, otras organizaciones, proyectos o programas ya existentes
también necesitan revisar su bproceso
de planificación estratégica
de vez en cuando, pues las situaciones cambian, las estrategias no funcionan, aparecen otras oportunidades disponibles.
Planificación
empresarial, funcional y de
acción.
Planificación empresarial, funcional y
de acción, cada una de ellas se refiere
a un plan de aplicación para conseguir metas y objetivos.
Una vez se tiene el plan estratégico, el
plan de acción responde a las siguientes preguntas:
Las respuestas a estas preguntas te
darán la base para planificar un presupuesto y así recaudar fondos o ingresos.
(Otra de las herramientas trata de manera más específica el proceso para
elaborar un presupuesto)
INFOGRAFIA
http://ci.ldc.usb.ve/~spd/Docencia/ci-3821/Tema4/node6.html
http://www.civicus.org/new/media/Description%20general%20de%20la%20planificacion.pdf