Planificación

Melania La Rosa

Profesora: Leonor Dillón

Trabajo Final

Creación de un Nuevo Proceso en el DPTO de Tecnología Educativa de una Universidad

Planificación Estratégica Aplicada

Aplicación del Modelo de GOODSTEN (2002) Planificación Estratégica Aplicada.

Introducción

Planeación para Planear

Búsqueda de Valores

Formulación de la Misión

Diseño de la Estrategia del Negocio

Auditoria del Desempeño

Integración de los Planes de Acción

Introducción

En el DPTO de Tecnología Educativa se creará un nuevo proceso el cual tiene que ver con el desarrollo e implementación de herramientas educativas (videos) para facilitar el proceso del aprendizaje de los estudiantes de Pregrado de la Universidad. Esta actividad no se realizaba antes, es decir, se requiere de la formulación de un plan estratégico de aplicación para la creación e implantación de esta actividad.

Se elige el modelo de LEONARD GOODSTEN, ya que es un método sencillo, el cual permite prever el futuro y desarrollar los procedimientos necesarios para incorporar los cambios fundamentales y lograr los objetivos. En este modelo, se incorporan 4 características que lo diferencian de los modelos de planificación estratégica tradicionales, tales son: La Cultura Organizacional, la búsqueda de valores, el diseño de la Estrategia de Negocios y la integración de los Planes de Negocios con los Planes Funcionales

1. Planeación para Planear

En este primer paso, se evalúa el cómo se realizará el proceso de planeación y quienes son los responsables. Para ello se definen los siguientes puntos:

1. Se debe fomentar el compromiso por parte de la Directiva y de la Alta gerencia: El DPTO solicita apoyo al Vicerrectorado Académico y al Rectorado, para lograr el compromiso de los Decanos, Jefes de DPTO y Docentes.

2. Educar a toda la organización sobre el nuevo proceso: Se debe informar masivamente a la organización sobre el nuevo proceso y su importancia para mejorar el proceso del aprendizaje de los estudiantes.

3. Calendario: Este plan se pretende ejecutar a partir del mes de Octubre 2005, lo cual permita la producción de los primeros videos educativo en el período 2006-2 Se realizará seguimiento en su ejecución para mejorar. Se pretende aplicar este plan desde el año 2006 hasta el 2010.

4. Departamentos o Unidades Involucrados y sus compromisos:

Dpto de Tecnología y de Información: Apoya los procesos de difusión de la información elaborada y almacenaje.

Dpto de Tecnología Educativa: Será quien cree el plan de desarrollo. Deberá coordinar y hacer seguimiento del mismo.

Decanato de Ingeniería: Le corresponde delegar en los Jefes de departamentos el levantamiento de información, previo al desarrollo de los videos.

Decanato de Extensión: Se encargará de la grabación de los videos educativos y de la conversión de estos a formatos digitales para PC.

Decanato de Ciencias Jurídicas: Le corresponde delegar en los Jefes de departamentos el levantamiento de información, previo al desarrollo de los videos.

Decanato de Humanidades: Le corresponde delegar en los Jefes de departamentos el levantamiento de información, previo al desarrollo de los videos.

Jefes de Departamentos y Bienestar Estudiantil: A los Jefes de DPTO les corresponde determinar cuáles serán los temas a producir en videos, según criterios definidos previamente junto con los docentes de las asignaturas. A Bienestar Estudiantil brinda apoyo en la evaluación de video antes de su uso definitivo

Decanato de Ciencias Administrativas: Le corresponde delegar en los Jefes de departamentos el levantamiento de información, previo al desarrollo de los videos.

Docentes: Les corresponde determinar cuáles serán los temas a producir en videos, participarán en la grabación de clases puntuales.

Dpto de Curriculum: Brinda apoyo en la revisión de los temas a producir como videos, acorde a los contenidos de los programas.

Planificación: Brinda apoyo en la incorporación del proyecto en el plan operativo de la Universidad y en la normalización de los proceso.

Planta Física: Se encargará de habilitar y acondicionar el espacio físico para que los estudiantes utilicen los videos fuera del horario de clases.

5. Conocimiento del entorno: La Universidad cuenta con todos los recursos necesarios para lograr este objetivo. Posee ambientes perfectos de temperatura y luz, donde los estudiantes reciben sus clases y la producción de los videos se hace ideal. Por otro lado se cuenta con personal docente capacitado para determinar cuáles son objetivos con mayor dificultad y que son necesarios producir en videos. Al mismo tiempo se cuenta con un departamento de currículo, el cual se encuentra en constante actualización de los programas.

6. Procesos Principales: Una vez que exista el compromiso por parte de la alta gerencia, se convoca a reuniones (con apoyo directo del Rectorado y Vicerrectorado) con los Decanatos y Departamentos, para informar sobre el nuevo proceso y los objetivos a cumplir. Como procesos principales se tienen:

• Definición de los contenidos de los videos a producir
• Producción de Videos
• Corrección y evaluación de videos
• Implantación del uso de los videos
• Almacenaje y difusión del conocimiento por otros medios de comunicación.
• Normalizar los procesos

2. Búsqueda de Valores

Jorge Fernández Belda (2003), en su artículo “ De valores y principios alineados al negocio”, menciona la Dirección por valores:

De los VALORES(creencias), se crean los PRINCIPIOS

De los PRICIPIOS nacen las NORMAS

De las NORMAS se forman los COMPROMISOS

De los COMPROMISOS se formulan los OBJETIVOS.

Los OBJETIVOS son llevados a cabo con conductas y comportamientos positivos orientados hacia el logro.

El creador de este modelo de planificación estratégica, incorpora la conciliación de los valores individuales y los valores de la organización. Se requiere del compartir, unificar los valores y comprender la cultura organizacional.

3. Formulación de la Misión

Para la construcción de la misión es necesario definir los siguientes puntos:

• Identificación del producto: Videos y herramientas educativas
• Mercado objetivo: La comunidad estudiantil
• Razón para existir: Facilitar el aprendizaje del estudiante. Permitir hacer profesionales con mayor capacidad de análisis.
• Declaración de la Misión: desarrollar videos y herramientas educativas para facilitar el aprendizaje del estudiante, permitiendo crear profesionales con mayor capacidad de análisis, críticos, lógicos, emprendedores, prácticos e innovadores. Capaces de construir procesos de desarrollos.

4. Diseño de la estrategia de Negocios

La organización define de forma específica el éxito en el contexto de los negocios en el cual desea participar: En este caso, el objetivo de esta actividad es proveer al estudiante otra herramienta que le facilite el aprendizaje. No se pretende comercializar dentro de la comunidad universitaria este producto. Pero a futuro se pretende desarrollar programas puntuales educativos para ser comercializados en espacios televisivos, lo cual significa que esta actividad será el comienzo de un futuro comercio de programas educativos.

5. Auditoria de Desempeño

Debilidades:

· Actualmente los estudiantes reciben clases aún tradicionales, encontrando barreras en aquella asignaturas complejas, en las que necesita apoyo para su mas fácil comprensión.

· Existe la necesidad de unificar criterios entre los profesores para la aplicación de las clases.

· Los programas constantemente sufren actualizaciones y es necesario entonces actualizar del mismo modo los videos . El no realizar las actualizaciones pertinentes implica la pérdida del trabajo.

· Por lo comentado anteriormente, es necesario mantener un detallado seguimiento de lo cambios de programas, para el mejoramiento de los programas y videos.

Oportunidades:

• Se estimula la cultura organizacional .
• Se unifican y comparten los valores de los involucrados y de la organización
• Se impone la cultura de Gestión del Conocimiento y de planeación.
• Aumenta el rendimiento académico del estudiante

Fortalezas:

• Se cuentan con todos los recursos necesarios para el desarrollo de esta actividad. No es necesario invertir en recursos.
• Existe una gran necesidad del estudiante en cuanto al uso de esta herramienta educativa.
• Puede convertirse en un gran comienzo para la elaboración de programas educativos y ser transmitidos por otros medios(TV)

Amenazas:

• Por ahora se considera la inexistencia de alguna amenaza.

Medición del desempeño actual vs. el objetivo: La actividad de crear los videos y programas educativos es completamente nuevo en la Universidad, por lo tanto el desempeño actual, versus el objetivo de esta actividad es de un 100%.

6. Integración de los planes de Acción

Plan de Acción

La Universidad está en consonancia con el uso de la tecnología para agilizar los procesos administrativos y académicos, pero también invierte recursos en el desarrollo de herramientas tecnológicas que facilitan el aprendizaje. Una de ellas es la producción de videos educativos, los cuales permitirán un aprendizaje mas fácil y fluido. La creación de esta actividad apoya la misión de la Universidad.

Objetivos

• Desarrollar videos educativos de cada asignatura que lo amerite por su complejidad, con la finalidad de facilitar el aprendizaje del estudiante.
• Implantación del uso de los videos en los diferentes decanatos
• Crear una cultura de desarrollo y difusión del conocimiento.
• Implantar procedimientos de constante actualización de información en la creación de los videos.
• Normalizar los procesos

Acciones a desarrollar para alcanzar los objetivos

1. Realizar reuniones para cada decanato con: Tecnología Educativa, Dpto Currículo, Jefes de Dpto y Docentes para definir los temas a desarrollar como videos.
2. Una vez determinados los temas, los docentes titulares de las asignaturas deberán preparar metódicamente las clases a grabar. Estas clases deben ser supervisadas por el Jefe del Dpto y los Dptos de Bienestar estudiantil (Psicólogo) y Tecnología Educativa.
3. Realizar las correcciones necesarias antes de la grabación.
4. Se hace la grabación de los videos con el apoyo directo del decanato de Extensión.
5. Conversión de los videos a formato digital para ser incorporado a las herramientas en Internet y CD.
6. Incorporación de los videos en los eLibros
7. Poner en uso los videos en formato de TV. Implantar su uso como hábito de aprendizaje-enseñanza.
8. Hacer seguimiento de cada proceso
9. Supervisar el buen uso de los videos
10. Normalizar los procesos de desarrollo de videos y actualización
11. Habilitar un espacio físico acondicionado para que los estudiantes puedan ver los videos fuera del horario de clases.

Esquema del Plan de Acción

Objetivo	Responsabilidad	Tiempo de Ejecución	Prioridad
Desarrollar videos educativos de cada asignatura que lo amerite por su complejidad, con la finalidad de facilitar el aprendizaje del estudiante	Vicerrectorado Académico, Dpto Tecnología Educativa, Decanatos y Dpto de Tecnología e Información, Docentes y Jefes de Dpto.	6 meses (para los primeros videos)	alta
Implantación del uso de los videos en los diferentes decanatos	Vicerrectorado Académico, Dpto Tecnología Educativa, Decanatos, Docentes y Jefes de Dpto.	1 mes	alta
Crear una cultura de desarrollo y difusión del conocimiento.	Vicerrectorado Académico, Dpto Tecnología Educativa, Decanatos, Docentes y Jefes de Dpto	5 años	alta
Implantar procedimientos de constante actualización de información en la creación de los videos	Tecnología Educativa, Decanatos y Docentes	1 año	alta
Normalizar los procesos	Planificación	6 meses	media

Plan Operativo

Definición de un escenario claro y fácil sobre las actividades desde un inicio hasta un final

UNIVERSIDAD XXXXXXXXXXXX												CÓDIGO:
Dirección de Planificación y Control de Gestión
PLAN OPERATIVO
PERÍODO:		Enero-Diciembre 2006
NOMBRE DEL PROYECTO:		Desarrollo e implantación de Videos Educativos
PROPÓSITO (S) DEL PROYECTO:		Crear otras herramientas que faciliten el aprendizaje al estudiante
UNIDADES ORGANIZATIVAS RESPONSABLES:		Tecnología Educativa
TEMA ESTRATÉGICO:		Desarrollo y fortalecimiento de la Docencia y comunidad estudiantil				OBJETIVO ESTRATÉGICO:					Desarrollar oferta curricular pertinente
ESTIMACIÓN DEL COSTO TOTAL DEL PROYECTO:
INDICADOR (ES) GUÍA:
SEGUIMIENTO DEL PROYECTO
PERÍODO DEL SEGUIMIENTO					% AVANCES DEL PROYECTO:	0	% DE CUMPLIMIENTO:					0,00
No.	ACTIVIDADES		PESO DE LA ACTIVIDAD	RECURSOS	RESPONSABLES	PRODUCTO	TIEMPO DE EJECUCIÓN
							ene	feb	mar	abr	may	jun	jul	ago	sep	oct	nov	dic
1	Realizar reuniones para cada decanato y definir los temas a desarrollar como videos.		10%	horas-hombre, teléfono, papel, computadora.	Tecnología Educativa, Dpto Currículo, Decanos, Jefes de Dpto y Docentes	Informe con acuerdos	25	2550	75	100
2	Preparar metódicamente las clases a grabar		15%	Horas-hombre, teléfono, Compt.	Jefe Dpto.Tecnología y Docentes	Soporte con Clases preparadas		25	50	75	100
3	Supervisar las clases antes de hacer los videos		15%	Horas-hombre, teléfono, papel, computadora.	Jefe Dpto. Tecnología Educativa, Jefes de Dpto y Bienestar Estudiantil	Informe con clases preparadas y supervisadas			25	50	75	100
4	Realizar la grabación y edición de los videos		20%	Horas hombre, cámaras, cintas, equipo de grabación y computadoras	Dpto Tecnología Educativa y Decanato de Extensión.	Videos editados y listos para su uso				20	40	55	75	100
5	Conversión de los videos a formato digital para ser incorporado a las herramientas en Internet y CD.		10%	Horas hombre, cámaras, cintas, equipo de grabación y computadoras	Dpto Tecnología Educativa y Decanato de Extensión y DTI	Videos digitalizados para PC e Internet					25	50	75	100
6	Usar los videos en formato de Tv e Implantar su uso como hábito de aprendizaje-enseñanza. Hacer seguimiento		5%	Tv, horas hombre	Dpto Tecnología Educativa, los Decanatos, Jefes de Dpto, Docentes y estudiantes	Uso de los videos								20	40	60	80	100
7	Hacer seguimiento de cada proceso		5%	Horas-hombre, teléfono, papel, computadora	Tecnología Educativa y Jefes de Dptos	Informe	10	20	30	40	50	60	70	80	90	100
8	Supervisar el buen uso de los videos		5%	Horas-hombre, teléfono, papel, computadora	Tecnología Educativa	Informe								20	40	60	80	100
9	Normalizar los procesos de desarrollo de videos y actualización		5%	Horas-hombre, teléfono, papel, computadora	Tecnología Educativa y Planificación	Informe									25	50	75	100
10	Habilitar un espacio físico acondicionado para que los estudiantes puedan ver los videos fuera del horario de clases.		5%	Horas-hombre, teléfono, papel, computadora, materiales de construcción	Planta Física	Ambiente habilitado para el uso de los videos					15	15	30	40	50	60	80	100
11
12
13
14
15
16
17
18
19

100%

Presupuesto

Para el desarrollo de los videos, se cuenta con el mismo presupuesto de cada Decanato, Dptos y resto de unidades involucradas. Se presenta un presupuesto para el acondicionamiento de un espacio físico, el cual sirva para que los estudiantes utilicen los videos fuera del horario de clases.

Espacio físico: 40mts cuadrados* 400000

Recursos	Bs
Humano	2.000.000
Tabiquería y otros materiales	16.000.000
Equipos: 4 Tv, 4 DVD Total:	2.000.000 20.000.000

Infografìa

eLibro PLANIFICACIÓN. POR LEONOR DILLON.

http://64.233.187.104/search?q=cache:xlBCqRUCxYwJ:www.unicartagena.edu.co/plandesarrollo3.pdf+Goodstein.+L+(2002).+Planeaci%C3%B3n+Estrat%C3%A9gica+Aplicada&hl=es

http://www.unicartagena.edu.co/plandesarrollo3.pdf

http://www.ihs.nl/downloads/sinpa%20publications/sinpa_downloads_pdf/2001%20Bolivia%20Estrategica%20Urbana%20latina%20america.pdf

http://www.emprendedorxxi.es/pdf/Plan_Accion.pdf