UNIVERSIDAD DE YACAMBU

VICERECTORADO DE ESTUDIOS VIRTUALES

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVA

GERENCIA DE RECURSOS HUMANO

 

REVISIÓN TEÓRICA SOBRE EL PROCESO DE DISEÑO Y ANÁLISIS DE PUESTOS.

            Los puestos de trabajo constituyen la esencia misma de la productividad de una organización. En una compañía pequeña esta necesidad se puede atender mediante un sistema manual, a medida que la organización se hace más compleja, la información se maneja con sistemas computarizados.

            Por lo tanto, la adaptación del puesto de trabajo no responde a fórmulas mágicas sino que es el resultado de la confluencia de multitud de factores que tienen que ver con un buen diseño, análisis y descripción de puestos.

Raventos, (2004): “El mejor diagnóstico es aquel que responda al diseño óptimo de cada plaza ocupacional, analizada individualmente, y que permita al conjunto de la organización alcanzar la armonía y el máximo rendimiento”.

Actualmente, el concepto de puesto o cargo también se ha visto afectado por la globalización y las exigencias del mundo moderno. Esto quiere decir que, no son estables, estáticos ni definitivos; todo lo contrario, están en constante cambio para poder adaptarse a las permanentes transformaciones tecnológicas, económicas, sociales, culturales y legales.  

Chiavenato (1999), utilizando el termino cargo como equivalente de puesto lo define: “un cargo constituye una unidad de la organización y consiste en un conjunto de deberes que lo separan y distinguen de los demás cargos. La posición del cargo en el organigrama define su nivel jerárquico, la subordinación, los subordinados y el departamento o división donde está situado”.

Chruden y Sherman citado por Chiavenato (1992) definen un cargo como: “una unidad de la organización, cuyo conjunto de deberes y responsabilidades lo distinguen de los demás cargos. Los deberes y responsabilidades de un cargo, que corresponden al empleado que lo desempeña, proporcionan los medios para que los empleados contribuyan al logro de los objetivos en una organización.

            Los cargos deben obedecer a la realización de determinadas tareas relacionadas entre si, y que son ejecutables por un mismo individuo, permitiendo la concreción de las metas establecidas.

            Bryan Livy citado por Chiavenato (1992) define un cargo como: “la reunión de todas aquellas actividades realizadas por una sola persona que pueden unificarse en un solo concepto y ocupan un lugar formal en el organigrama”  

            Por su parte Mondy y Noe (1997) lo definen: “un puesto de trabajo es la esencia misma del grado de productividad de una organización, por tanto, consiste en un grupo de tareas que se deben desarrollar para que una organización pueda alcanzar sus objetivos”.

            Considerando que cada puesto necesita diferentes conocimientos, cualidades y niveles de habilidad, es necesaria una planeación efectiva de recursos humanos que tome en cuenta estos requerimientos para los puestos. Para ello, los directivos de hoy en día debieran invertir más de su tiempo preparando equipos de trabajo responsables del diseño de  puestos claves en la empresa.

            Muy pocas empresas tienen presente que también el puesto de trabajo requiere diseño y una perfilación viable para la persona que lo detenta. Un diseño del puesto de trabajo erróneo es fuente principal de desmotivación, insatisfacción y baja productividad de los recursos humanos (Malik, 2000).

            Es así que Mondy, (1997) señala: “el diseño de puestos consiste en determinar las actividades específicas que se deben desarrollar, los métodos utilizados para desarrollarlas, y cómo se relaciona el puesto con los demás trabajos en la organización”.

            Chiavenato, (1999): “el diseño del cargo es la especificación del contenido, de los métodos de trabajo y de las relaciones con los demás cargos para cumplir requisitos tecnológicos, empresariales, sociales y personales del ocupante del cargo”.

            Una organización u oficina debe tener bien en claro cuales son las funciones que cumple y que recurso humano necesita para llevarlas a cabo de manera eficiente y eficaz, de esta manera se diseña claramente partiendo de dichas funciones  los cargos necesarios.

            Gómez-Mejía (2000), describe el diseño de puestos como: “proceso de organización del trabajo a través de las tareas necesarias para desempeñar un cargo específico”.

             El diseño de puestos de trabajo es el procedimiento metodológico que nos permite obtener toda la información relativa a un puesto de trabajo. Fernández (2001)

            Así mismo, Chiavenato en su libro Gestión del Talento agrega: “el diseño de los cargos es el proceso de organización del trabajo a través de las tareas necesarias para desempeñar un cargo específico. Incluye el contenido del cargo, las calificaciones del ocupante y las recompensas de cada cargo para atender las necesidades de los empleados y de la organización”

            Fuertes y Pereda citado por García (2001): “Un buen análisis y descripción de puestos ha de recoger toda la información relativa  a los puestos de la organización: el espacio físico, ambiente o entorno de trabajo, herramientas a utilizar, funciones y tareas del puesto, responsabilidades, conocimientos etc.; es decir, todo lo que directamente o indirectamente influye o puede influir en el correcto desempeño de un puesto de trabajo”.

 

         Por lo tanto, el análisis y descripción de puestos de trabajo “es un proceso que consiste en determinar mediante un riguroso estudio los elementos o características inherentes a cada puesto”. (Harper y Lynch, 1992).

         Pero el análisis y descripción de puestos como su nombre lo indica, está conformado por dos términos: por un lado, el análisis de puestos y por otro, la descripción de puestos. Algunos autores como Cuesta (2005), fusionan ambos términos; pero la mayoría de la literatura consultada trata los términos por separado para de esta forma definirlos minuciosamente. Por consiguiente, existen dos puntos de vista.

         Chiavenato (1999), define el análisis de cargos como: “el proceso de obtener, analizar y registrar informaciones relacionadas con los cargos. El análisis estudia y determina los requisitos calificativos, las responsabilidades que le atañan y las condiciones exigidas por el cargo para su correcto desempeño”.

         El análisis de puestos es “conocer todas y cada una de las tareas que ha de llevar a cabo una persona en un puesto de trabajo, así como los requerimientos mínimos para ocupar el mismo, para que sea desempeñado en forma eficaz” (Gama, 1992).

         Gomez-Mejía, (2000): “el análisis de puestos es un proceso sistemático de recolección de información para tomar decisiones respecto a los puestos. El análisis de puestos identifica las tareas, los deberes y las responsabilidades de determinado puesto.

         El análisis de puestos según Mondy y Noe (1997) es: “el proceso sistemático de determinar las habilidades, deberes y conocimientos necesarios para desempeñar puestos en una organización. Es una técnica esencial siempre presente de recursos humanos, que proporcionará datos sobre los requerimientos del puesto que más tarde se utilizarán para desarrollar las descripciones de los puestos y las especificaciones del puesto”.

            El análisis de puestos consiste en la obtención, evaluación y organización de información sobre los puestos de una organización. Se debe aclarar que esta función tiene como meta el análisis de cada puesto de trabajo y no de las personas que lo desempeñan. Las principales actividades vinculadas con esta información son:

§         Compensar en forma equitativa a los empleados

§         Ubicar a los empleados en los puestos adecuados

§         Determinar niveles realistas de desempeño

§         Crear planes para capacitación y desarrollo

§         Identificar candidatos adecuados a las vacantes

§         Planear las necesidades de capacitación de RR.HH.

§         Propiciar condiciones que mejoren el entorno laboral

§         Evaluar la manera en que los cambios en el entorno afecten el desempeño de los empleados

§         Eliminar requisitos y demandas no indispensables

§         Conocer las necesidades reales de RR.HH. de una empresa

 

           

SELECCIÓN Y ANÁLISIS DE ALGUNA EMPRESA A LA CUAL EL PARTICIPANTE ESTÉ DE ALGUNA FORMA AFILIADO, Y DISCUSIÓN SOBRE LA CORRESPONDENCIA DE LO OBSERVADO EN LA EMPRESA Y LOS PRECEPTOS TEÓRICOS OBSERVADOS EN EL PUNTO ANTERIOR.

            Empresa: Ministerio de Industrias Ligeras y Comercio (MILCO).

            Oficina de Relaciones Institucionales

 

Organigrama:

 

 

 

 

            La estructura de los puestos de trabajo de la Oficina de Relaciones Institucionales a la cual se cuenta adscrita la autora de la presente investigación, fueron diseñados de acuerdo a las funciones de esta dependencia.

            En un principio por Gaceta Oficial establece que el objetivo fundamental de esta oficina es diseñar, coordinar y ejecutar la política comunicacional de este Ministerio, además de cumplir con los requerimientos protocolares del Ministro y su cartera.

            De allí se derivan una serie de funciones divididas en tres coordinaciones fundamentales:

            La coordinación de prensa que se encarga de todo lo inherente a la cobertura periodística de los eventos y funciones que lleva a cabo este despacho, tomando en cuenta, la información de interés público.

            Tomando en cuneta estas funciones, esta coordinación está constituida por 3 periodistas y dos fotógrafos, quines redactan las noticias, realizan análisis de prensa, redactan guiones para radio, prensa y televisión, producen material impreso, todo ello acompañado de las imágenes que captan los fotógrafos.

Ejemplo1

 

            La coordinación audiovisual se encarga de todo lo relacionado con la cobertura audiovisual y el acompañamiento de la prensa, elaboración de micros y documentales para TV y radio.

            Finalmente la Coordinación de Relaciones Públicas, se encarga de la asistencia protocolar a la Ministra y viceministros, personalidades además del montaje de eventos, logística y las relaciones con todas las personas o instituciones relacionadas con el MILCO.

            La descripción de estos puestos de trabajo, fue realizada de acuerdo a las necesidades que muchas veces se fueron presentando sobre la marcha, para la designación de estos puestos de trabajo se estudió la información académica, profesional y personal de los aspirantes.

            Se puede decir que se realizó un análisis previo, sin embargo al momento de diseñar los puestos de trabajo se especifican las funciones macro que deben seguir cada uno, pero no lo específico y los procesos para hacerlo.

            Mucho de este diseño viene dado por la enseñanza empíricas de las funciones y la manera de cumplirlas, fenómeno que es muy común  en los las direcciones de información por el ritmo de trabajo tan dinámico y acelerado, pero que a largo plazo se traduce en la omisión de tareas estratégicas.

REALIZAR UN INFORME SOBRE LA DISCUSIÓN Y CONCLUSIONES A LAS CUALES EL PARTICIPANTE ARRIBÓ, POSTERIOR A LA ACTIVIDAD 2.

            Posterior a la actividad 2, y comparando la teoría estudiada con la realidad en la cual se desenvuelve el autor, se puede expresar que para las estructuración del recurso Humano necesario en una organización es importante en un principio establecer cuales son las líneas estratégicas que deben guiar el resto de las funciones.

            Una vez que se ha definido este punto se establece cuales son los objetivos que se quieren alcanzar, y precisamente ese proceso identificar los objetivos lleva a definir, los recursos tanto humano como materiales que se necesita para alcanzarlos.

            En cuanto al recurso humano, se definen cuales son la funciones y en base a ello se diseñan los puestos de trabajo, buscando en los posible no caer en la burocratización para que se traduzca en mayor producción con un mínimo de gastos.

            Una vez realizado el diseño se deben analizar los puestos determinando las habilidades, deberes y conocimientos que debe poseer una persona en estos puestos.

            Sin embargo es importante acotar, que los procesos descritos anteriormente son los ideales, pero no siempre se cumplen, la administración pública es prueba de ello, donde existen muchos puestos de trabajo poco productivos o innecesarios, mientras que otros se encuentran invadido de excesivo trabajo llegando a agotar al funcionario.

            Una mejor planificación del recurso humano podría manifestarse en mejorías y ahorro al gasto público nacional.