UNIVERSIDAD DE
YACAMBU
VICERECTORADO DE
ESTUDIOS VIRTUALES
FACULTAD DE
CIENCIAS ADMINISTRATIVA
GERENCIA DE RECURSOS HUMANO
REVISIÓN TEÓRICA SOBRE EL PROCESO DE
DISEÑO Y ANÁLISIS DE PUESTOS.
Los puestos
de trabajo constituyen la esencia misma de la productividad de una
organización. En una compañía pequeña esta necesidad se puede atender mediante
un sistema manual, a medida que la organización se hace más compleja, la
información se maneja con sistemas computarizados.
Por lo tanto, la adaptación del
puesto de trabajo no responde a fórmulas mágicas sino que es el resultado de la
confluencia de multitud de factores que tienen que ver con un buen diseño,
análisis y descripción de puestos.
Raventos,
(2004): “El mejor diagnóstico es aquel que responda al diseño óptimo de cada
plaza ocupacional, analizada individualmente, y que permita al conjunto de la
organización alcanzar la armonía y el máximo rendimiento”.
Actualmente,
el concepto de puesto o cargo también se ha visto afectado por la globalización
y las exigencias del mundo moderno. Esto quiere decir que, no son estables,
estáticos ni definitivos; todo lo contrario, están en constante cambio para
poder adaptarse a las permanentes transformaciones tecnológicas, económicas,
sociales, culturales y legales.
Chiavenato (1999), utilizando el termino cargo como equivalente de puesto lo
define: “un cargo constituye una unidad de la organización y consiste en un
conjunto de deberes que lo separan y distinguen de los demás cargos. La
posición del cargo en el organigrama define su nivel jerárquico, la
subordinación, los subordinados y el departamento o división donde está
situado”.
Chruden
y Sherman citado por Chiavenato
(1992) definen un cargo como: “una unidad de la organización, cuyo conjunto de
deberes y responsabilidades lo distinguen de los demás cargos. Los deberes y
responsabilidades de un cargo, que corresponden al empleado que lo desempeña,
proporcionan los medios para que los empleados contribuyan al logro de los
objetivos en una organización.
Los cargos deben obedecer a la
realización de determinadas tareas relacionadas entre si, y que son ejecutables
por un mismo individuo, permitiendo la concreción de las metas establecidas.
Bryan Livy citado por Chiavenato (1992)
define un cargo como: “la reunión de todas aquellas actividades realizadas por
una sola persona que pueden unificarse en un solo concepto y ocupan un lugar
formal en el organigrama”
Por su parte Mondy
y Noe (1997) lo definen: “un puesto de trabajo es la esencia misma del grado de
productividad de una organización, por tanto, consiste en un grupo de tareas
que se deben desarrollar para que una organización pueda alcanzar sus
objetivos”.
Considerando que cada puesto
necesita diferentes conocimientos, cualidades y niveles de habilidad, es
necesaria una planeación efectiva de recursos humanos que tome en cuenta estos
requerimientos para los puestos. Para ello, los directivos de hoy en día
debieran invertir más de su tiempo preparando equipos de trabajo responsables
del diseño de puestos claves en la empresa.
Muy pocas empresas tienen presente
que también el puesto de trabajo requiere diseño y una perfilación
viable para la persona que lo detenta. Un diseño del puesto de trabajo erróneo
es fuente principal de desmotivación, insatisfacción y baja productividad de
los recursos humanos (Malik, 2000).
Es así que Mondy,
(1997) señala: “el diseño de puestos consiste en determinar las actividades
específicas que se deben desarrollar, los métodos utilizados para
desarrollarlas, y cómo se relaciona el puesto con los demás trabajos en la
organización”.
Chiavenato,
(1999): “el diseño del cargo es la especificación del contenido, de los métodos
de trabajo y de las relaciones con los demás cargos para cumplir requisitos
tecnológicos, empresariales, sociales y personales del ocupante del cargo”.
Una organización u oficina debe
tener bien en claro cuales son las funciones que cumple y que recurso humano
necesita para llevarlas a cabo de manera eficiente y eficaz, de esta manera se
diseña claramente partiendo de dichas funciones
los cargos necesarios.
Gómez-Mejía (2000), describe el
diseño de puestos como: “proceso de organización del trabajo a través de las
tareas necesarias para desempeñar un cargo específico”.
El diseño de puestos de trabajo es el
procedimiento metodológico que nos permite obtener toda la información relativa
a un puesto de trabajo. Fernández (2001)
Así mismo, Chiavenato
en su libro Gestión del Talento agrega: “el diseño de los cargos es el
proceso de organización del trabajo a través de las tareas necesarias para
desempeñar un cargo específico. Incluye el contenido del cargo, las
calificaciones del ocupante y las recompensas de cada cargo para atender las
necesidades de los empleados y de la organización”
Fuertes y Pereda citado por García
(2001): “Un buen análisis y descripción de puestos ha de recoger toda la
información relativa a los puestos de la organización: el espacio físico,
ambiente o entorno de trabajo, herramientas a utilizar, funciones y tareas del
puesto, responsabilidades, conocimientos etc.; es decir, todo lo que
directamente o indirectamente influye o puede influir en el correcto desempeño
de un puesto de trabajo”.
Por lo tanto, el análisis y descripción
de puestos de trabajo “es un proceso que consiste en determinar mediante un
riguroso estudio los elementos o características inherentes a cada puesto”.
(Harper y Lynch, 1992).
Pero el análisis y descripción de
puestos como su nombre lo indica, está conformado por dos términos: por un
lado, el análisis de puestos y por otro, la descripción de puestos. Algunos
autores como Cuesta (2005), fusionan ambos términos; pero la mayoría de la literatura
consultada trata los términos por separado para de esta forma definirlos
minuciosamente. Por consiguiente, existen dos puntos de vista.
Chiavenato
(1999), define el análisis de cargos como: “el proceso de obtener, analizar y
registrar informaciones relacionadas con los cargos. El análisis estudia y
determina los requisitos calificativos, las responsabilidades que le atañan y
las condiciones exigidas por el cargo para su correcto desempeño”.
El análisis de puestos es “conocer
todas y cada una de las tareas que ha de llevar a cabo una persona en un puesto
de trabajo, así como los requerimientos mínimos para ocupar el mismo, para que
sea desempeñado en forma eficaz” (Gama, 1992).
Gomez-Mejía, (2000): “el análisis de
puestos es un proceso sistemático de recolección de información para tomar
decisiones respecto a los puestos. El análisis de puestos identifica las
tareas, los deberes y las responsabilidades de determinado puesto.
El análisis de puestos según Mondy y Noe (1997) es: “el proceso sistemático de
determinar las habilidades, deberes y conocimientos necesarios para desempeñar
puestos en una organización. Es una técnica esencial siempre presente de
recursos humanos, que proporcionará datos sobre los requerimientos del puesto
que más tarde se utilizarán para desarrollar las descripciones de los puestos y
las especificaciones del puesto”.
El análisis de puestos
consiste en la obtención, evaluación y organización de información sobre los puestos de una organización. Se debe aclarar que esta función
tiene como meta el análisis de cada puesto de trabajo y no de las personas que
lo desempeñan. Las principales actividades vinculadas con esta información son:
§
Compensar en
forma equitativa a los empleados
§
Ubicar a
los empleados en los puestos adecuados
§
Determinar
niveles realistas de desempeño
§
Crear planes
para capacitación y desarrollo
§
Identificar
candidatos adecuados a las vacantes
§
Planear las
necesidades de capacitación de RR.HH.
§
Propiciar
condiciones que mejoren el entorno laboral
§
Evaluar la manera
en que los cambios en el entorno afecten el desempeño de los empleados
§
Eliminar
requisitos y demandas no indispensables
§
Conocer las
necesidades reales de RR.HH. de una empresa
SELECCIÓN Y ANÁLISIS DE ALGUNA EMPRESA A
Empresa: Ministerio de Industrias Ligeras y Comercio (MILCO).
Oficina
de Relaciones Institucionales
Organigrama:
La estructura de los puestos de trabajo de
En un principio por Gaceta Oficial
establece que el objetivo fundamental de esta oficina es diseñar, coordinar y
ejecutar la política comunicacional de este Ministerio, además de cumplir con
los requerimientos protocolares del Ministro y su cartera.
De allí se derivan una serie de
funciones divididas en tres coordinaciones fundamentales:
La coordinación de prensa que se
encarga de todo lo inherente a la cobertura periodística de los eventos y
funciones que lleva a cabo este despacho, tomando en cuenta, la información de
interés público.
Tomando en cuneta estas funciones,
esta coordinación está constituida por 3 periodistas y dos fotógrafos, quines
redactan las noticias, realizan análisis de prensa, redactan guiones para
radio, prensa y televisión, producen material impreso, todo ello acompañado de
las imágenes que captan los fotógrafos.
Ejemplo1
La coordinación audiovisual se
encarga de todo lo relacionado con la cobertura audiovisual y el acompañamiento
de la prensa, elaboración de micros y documentales para TV y radio.
Finalmente
La descripción de estos puestos de
trabajo, fue realizada de acuerdo a las necesidades que muchas veces se fueron
presentando sobre la marcha, para la designación de estos puestos de trabajo se
estudió la información académica, profesional y personal de los aspirantes.
Se puede decir que se realizó un
análisis previo, sin embargo al momento de diseñar los puestos de trabajo se
especifican las funciones macro que deben seguir cada uno, pero no lo
específico y los procesos para hacerlo.
Mucho de este diseño viene dado por
la enseñanza empíricas de las funciones y la manera de cumplirlas, fenómeno que
es muy común en los las direcciones de
información por el ritmo de trabajo tan dinámico y acelerado, pero que a largo
plazo se traduce en la omisión de tareas estratégicas.
REALIZAR UN INFORME SOBRE
Posterior a la actividad 2, y
comparando la teoría estudiada con la realidad en la cual se desenvuelve el
autor, se puede expresar que para las estructuración del recurso Humano
necesario en una organización es importante en un principio establecer cuales
son las líneas estratégicas que deben guiar el resto de las funciones.
Una vez que se ha definido este
punto se establece cuales son los objetivos que se quieren alcanzar, y
precisamente ese proceso identificar los objetivos lleva a definir, los
recursos tanto humano como materiales que se necesita para alcanzarlos.
En cuanto al recurso humano, se
definen cuales son la funciones y en base a ello se diseñan los puestos de
trabajo, buscando en los posible no caer en la burocratización para que se
traduzca en mayor producción con un mínimo de gastos.
Una vez realizado el diseño se deben
analizar los puestos determinando las habilidades, deberes y conocimientos que
debe poseer una persona en estos puestos.
Sin embargo es importante acotar,
que los procesos descritos anteriormente son los ideales, pero no siempre se
cumplen, la administración pública es prueba de ello, donde existen muchos
puestos de trabajo poco productivos o innecesarios, mientras que otros se
encuentran invadido de excesivo trabajo llegando a
agotar al funcionario.
Una mejor planificación del recurso
humano podría manifestarse en mejorías y ahorro al gasto público nacional.