UNIVERSIDAD DE YACAMBU
VICERECTORADO DE ESTUDIOS VIRTUALES
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVA
GERENCIA
Lic. María Fernanda González.
ACTIVIDAD: ¿EN QUÉ CONSISTE? DEBE SER EL “RETRATO
HABLADO” DE LO QUE HACEN.
Actualmente me desempeño como
asistente de
Desde la mañana, hasta la noche el
ritmo del trabajo es extremadamente intenso, incluso fines de semana, dependiendo de los requerimientos de
la ministra, realmente no se puede decir que siempre se hace lo mismo, porque
los constantes eventos mantienen mucho dinamismo.
PROCESOS: ¿CUÁLES SON LOS GRANDES/MACROS PROCESOS QUE
SE EJECUTAN PARA CUMPLIR CON
En caso de
no verse la imagen: http://www.oocities.org/es/mafergonzalez2000/Gerb/image001.gif
•
ESTRUCTURA: ¿CUÁL ES EL MODELO DE RELACIONAMIENTO ORGANIZACIONAL DE LAS
PERSONAS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO? DEBEN PRESENTAR EL ORGANIGRAMA
(FORMAL/OFICIAL O INFORMAL/NO OFICIAL) INDICANDO
En caso de
no verse la imagen: http://www.oocities.org/es/mafergonzalez2000/Gerb/image002.gif
La oficina de Relaciones Institucionales está
conformada por 22 personas aproximadamente distribuidas fundamentalmente en 3
coordinaciones, cada una con su responsable asignado y que responden a las
asignaciones de la dirección general.
La asesora comunicacional se encarga
de asistir a la directora, posee la autoridad para dirigir y evaluar el
personal de la oficina en ausencia de la directora.
El diseñador gráfico depende
directamente de la dirección y apoya a todas las coordinaciones en trabajos
especiales como diseño y diagramación.
El pool de secretarias está
conformado por la secretaria de dirección que atiende directamente la directora
y la secretaria de línea que asiste el resto de las coordinaciones y lleva el
área administrativa. Igualmente la recepcionista se encarga de archivar la
correspondencia enviada y recibida además de atender el público visitante. El
mensajero se encarga de buscar y llevar correspondencia.
La coordinación de Prensa: Se
encarga de la cobertura periodística, seguimiento y monitoreo de prensa,
producción de material informativo impreso, realización de guiones parta radio
y televisión.
La coordinación Audiovisual: Se
encarga de la producción de cuñas y micros para radio y televisión, además de
la cobertura audiovisual de los eventos especiales.
La coordinación de Protocolo y
Relaciones Públicas: Se encargad de la asistencia protocolar a la cartera
ministerial y el montaje de eventos especiales y presidenciales.
Básicamente hay tres niveles de
mando, que son la dirección, las coordinaciones y la del secretariado hacia los
mensajeros. Sin embargo es poco
perceptible puesto que la integración del grupo es bastante bueno lo que
permite la ayuda mutua aun cuando no esté dentro de las funciones establecidas
para cada quien, y a momento de la evaluación pos eventos todos participan en
igualdad de condiciones.
Directora
General: Licenciada en Comunicación Social, con postgrado en Gerencia y más de
15 años de experiencia, es sumamente motivadora porque posee una gran calidad
humana.
Asesora: Licenciada en Comunicación
Social, cursando dos postgrados en Gerencia y opinión pública, con experiencia
en todas la áreas de la dirección, sumamente motivada.
Diseñador Gráfico: TSU en diseño
gráfico con 7 años de experiencia, con poco tiempo en la oficina es una persona
sumamente motivada y en proceso de aprendizaje.
Coordinador de Prensa: Licenciada en
Comunicación Social, con amplia experiencia en el manejo de medios y cobertura
periodística institucional, es muy motivada.
Periodistas: 3 Licenciadas en
Comunicación Social, relativamente pocos años de graduadas y con experiencias
en algunos medios impresos o audiovisuales, dos son bastantes motivadas y una
muestra poca motivación.
Pasante: Actualmente cursa el 4to
año de la carrera y posee un dominio excelente del idioma Ingles y francés, es
muy motivada.
2 fotógrafos: La primera fotógrafa
profesional con excelente desempeño en su área de más de 20 años que le
adjudican innumerables exposiciones. El segundo actualmente estudiante de artes
y fotógrafo profesional, posee manejo de programas de diseño gráfico. La
fotógrafa es bastante motivada, mientras que el segundo no lo es.
Los asistente de RRPP, 1 es técnico
superior en relaciones industriales, otra tiene casi 25 años en oficio sin
haber concluido sus estudios, un bachiller y una estudiante de comunicación
social que se encarga del montaje de eventos. Son bastante motivados.
Actualmente esta coordinación no cuenta con jefe de la unidad.
La coordinación audiovisual se
encuentra actualmente constituida por el coordinador, quien posee una amplia
experiencia en esta rama de la comunicación, un camarógrafo en proceso de
formación y un productor formado por experiencia, es importante acotar que en
esta área no existe en el país institutos de formación para el área.
La secretaria de dirección es
técnico superior en recursos humano, sin
embargo se muestra muy motivada en su trabajo, en segundo lugar la
secretaria de línea es especializada en
secretariado administrativo, pero se muestra poco motivada.
La recepcionista es bachiller y se
encuentra realizando estudios de administración, es una persona muy motivada y
con deseos de superación
El mensajero es bachiller con poca
iniciativa a proponer cosas nuevas.
TECNOLOGÍA
(DURA): ¿QUÉ EQUIPOS, SISTEMAS, MEDIOS; DE APOYO SE UTILIZAN PARA EJECUTAR EL
PROCESO? :
Todos los funcionarios están dotados de equipos de
computación de última generación, con, los
periodistas cuentan con MP4 que le permiten grabar digitalmente las entrevistas
y enviarlas por Internet, los fotógrafos cuentan con equipos fotográficos marca
Canon de alta calidad y el departamento audiovisual está actualmente equipando
la sala para edición audiovisual.
En caso de
no verse las imagenes:
http://www.oocities.org/es/mafergonzalez2000/Gerb/image003.jpg
http://www.oocities.org/es/mafergonzalez2000/Gerb/image004.jpg
http://www.oocities.org/es/mafergonzalez2000/Gerb/image005.jpg
IMPULSOS: ¿QUÉ COSAS O SITUACIONES HACEN POSIBLE QUE
SE PRODUZCAN CAMBIOS PARA MEJORAR ESA ACTIVIDAD?
Fundamentalmente
las cosas que mejoran la productividad en el trabajo es la comunicación que se
tiene con los funcionarios y sobre todo que se sientan participe de todos los
procesos que se llevan a cabo. Por ejemplo al momento de montar un evento se da
la oportunidad a todos sin excepción,
dar las sugerencias que crean pertinentes.
FRENOS: ¿QUÉ COSAS O SITUACIONES DIFICULTAN LOS CAMBIOS PARA MEJORAR ESA ACTIVIDAD? LOS FRENOS SON LAS SITUACIONES, EN UNA ORGANIZACIÓN, QUE NOS IMPIDEN PROGRESAR (GESTIONAR, GERENCIAR, ADMINISTRAR, MANEJAR UN CAMBIO). SON LO CONTRARIO DE LOS IMPULSOS.
Una de las cosas que más dificultan los cambios,
entre eso podemos mencionar el vicio que poseen algunos funcionarios que llevan
muchos años en la administración pública, y están acostumbrados a viejas
prácticas burocráticas.
Otra de las cosas es el nivel de
ingreso de los funcionarios es relativamente poco, para el tren de trabajo que
se lleva, donde se debe trabajar a deshoras, y no siempre con las condiciones
optimas.
INTIMIDADES: ¿QUÉ RELACIONES PERSONALES
FORMAN PARTE DE
No existen relaciones íntimas entre
los funcionarios de la oficina a no ser, relaciones de amistad que en un
momento dado pueden influenciar las decisiones tomadas por el director.
FACTORES EXTERNOS: ¿QUÉ ELEMENTOS DEL MEDIO AMBIENTE
AFECTAN EL DESEMPEÑO DE
Para la actividad que se lleva a cabo en esta oficina
existe un factor que retrasa el cumplimiento de ciertas pautas, por ejemplo, al
momento de publicar un aviso de prensa se debe esperar que administración
realice un pequeño proceso de licitación y luego informe de la empresa
publicitaria encargada de publicar, lo que retrasa los tiempos tomando en
cuenta que la prensa posee una hora
límite para enviar los artes.
Igualmente la diferencia de
criterios de algunos trabajos, puede también retrasar la publicación del mismo.
MOTOR DEL CAMBIO: ¿CUÁLES PUDIERAN SER LAS ESTRATEGIAS RECOMENDADAS PARA
CONDUCIR UN CAMBIO EN EL PROCESO DEL CUAL UD. ES DUEÑO O CO-DUEÑO, CON EL
OBJETO DE CREAR Y/O AÑADIR VALOR A LOS ACTORES DEL PROCESO (DIRECCIÓN/GERENCIA,
CLIENTES, PROVEEDORES, COMUNIDAD, SOCIEDAD?
Unos de cambios fundamentales es el adiestramiento al
personal, es necesario que se identifiquen una evaluación del personal
permanente e identificar cuales son sus fortalezas para desarrollarlas.
Otras de las estratégicas es
realizar reuniones semanales con los coordinadores para establecer las pautas
de la semana, de manera que se pueda planificar con mayor precisión sin perder
los esfuerzos.
Es importante establecer a cada
funcionario cuales son sus funciones, ya que existe una disgregación de
funciones.
En cuanto al manejo de proveedores,
se debería establecer de tres a 4 proveedores trimestrales, entre los cuales se
reparta los requerimientos de la oficina y de esa manera contar con un trabajo de calidad, a tiempo y en
cumplimiento de
Evaluar semanal o quincenalmente el
desempeño y logros obtenidos.
Establecer desde un principio cuales
son las líneas estratégicas, tácticas y operativas que deben guiar el proceso
general de la oficina.
GERENCIA
DE RIESGO
En
cualquier proyecto empresarial, como en cualquier negocio, cuanto mayores sean
las oportunidades que éste ofrece, mayor será el grado de incertidumbre que lo
rodee y por tanto, mayor será el riesgo que se va a tomar y mayores las
amenazas que se puedan presentar.
En
el entorno socioeconómico actual, las empresas cada vez se ven más sometidas
alas fuertes exigencias del buen gobierno corporativo, lo que hace cada vez más
necesario comprender y gestionar lo más eficientemente posible la relación
existente entre la gestión del riesgo y la auditoria interna. Recientemente,
Por
tanto cada vez va a ser más necesario contar con un modelo apropiado para
Por tanto, el modelo que presentamos basado en
los estándares europeos de Gerencia de Riesgos, permitirá a la empresa no sólo
maximizar los resultados derivados de eventos positivos minimizando las
consecuencias de los eventos negativos, sino que además permitirá autoevaluar
en todo momento si dicho modelo es el más adecuado para el cumplimiento de los
objetivos establecidos cumpliendo con las exigencias que regule la unión
europea en materia de Gerencia de Riesgos y Control Interno garantizando el
cumplimiento con lo establecido por el buen gobierno corporativo de cara a
terceros interesados y accionistas.
Proceso
Dirección
del proyecto
La dirección, designará un Gerente de Riesgos.
Además la
dirección se reunirá, con una determinada frecuencia, con los miembros del
equipo de gerencia de riesgos para:
• Revisar el
estado de todos los esfuerzos que se realizan para mitigar el riesgo.
• Evaluar la
exposición a nuevos elementos de riesgo.
• Redefinir la
lista de riesgos clave,
• Etc.
Gerente de
Riesgos
El Gerente de Riesgos tiene las siguientes responsabilidades y
autoridades:
• Coordinar
las actividades de identificación y análisis de riesgos.
• Notificar a
la dirección la aparición o descubrimiento de nuevos elementos de riesgo.
• Reportar a
la dirección sobre el estado de la resolución del riesgo.
• Etc.
Miembro del
equipo
El Gerente de Riesgos asignará cada nuevo riesgo identificado a un
asignado a un riesgo miembro
del equipo quien evaluará la exposición y probabilidad para el factor de riesgo
y reportará el resultado de dicho análisis de nuevo al gerente de riesgos.
Incluso son
responsables de llevar a cabo los pasos del plan de mitigación reportando los
progresos del mismo con un periodicidad preestablecida.
Este artículo es muy parecido al proceso que se
cumple actualmente en esta oficina, donde un Director les trasmite a sus
coordinadores las estrategias a seguir y evaluar como van los trabajos en
ejecución, para luego ser trasmitidos a los funcionarios. Tal como sucede en
este modelo de gerencia de riesgo.
La gerencia es un
cargo que ocupa el director de una empresa lo cual tiene dentro de sus
múltiples funciones, representar a la sociedad frente a terceros y coordinar
todos los recursos a través del proceso de planeamiento, organización dirección
y control a fin de lograr objetivos establecidos.
Henry Sisk y Mario Sverdlik (1979)
expresa que:
El término
(gerencia) es difícil de definir: Significa cosas diferentes para personas
diferentes. Algunos lo identifican con funciones realizadas por empresarios,
gerentes o supervisores, otros lo refieren a un grupo particular de personas.
Para los trabajadores; gerencia es sinónimo del ejercicio de autoridad sobre
sus vidas de trabajo...
De allí que, en
muchos casos la gerencia cumple diversas funciones porque la persona que
desempeña el rol de gerenciar tiene que desenvolverse
como administrador, supervisor, delegador, etc. De
allí la dificultad de establecer una definición concreta de ese término.
TIPOS DE
GERENCIA
En la gerencia
existen cuatro tipos los cuales son:
De acuerdo al tipo de gerencia se
puede decir que en la oficina se existe una similitud con la gerencia política,
en vista que los puesto claves son asignados de acuerdo en base a la
identificación con u proyecto político y a sus aptitudes profesionales. Sin
embargo también se establecen objetivos claves lo cual es característico de la
gerencia por objetivos.