UNIVERSIDAD YACAMBU GERENCIA C.I: 6.504.212 Trabajo No. 2
ESPECIALIZACION EN GERENCIA
MENCION SISTEMAS DE INFORMACION
Prof.: Christian J. Fossa-Andersen
Autor: Manuel Alvarez
Hasta hace
algunos años un Departamento de Automatización pertenecía al último grupo, y
solo lo consideraban aquellas organizaciones con los suficientes recursos para
mantenerlo, aún cuando no generara ingresos, pero poco a poco esta idea ha
dejado de existir para convertirse en la convicción de que un Departamento de
Automatización es de vital importancia dentro de la compañía ya que es el
encargado de proveer a esta, de información, lo cual en nuestros días es
indispensable para la sobrevivencia de las empresas. Inclusive en instituciones
de Salud como es el caso de estudio.
Se le llama
Departamento de Automatización porque es precisamente a través de
Coordinación del Departamento de Automatización
En qué consiste esa Actividad?
§ - Asesorar a la gerencia en cuanto a la utilización de las Tecnologías de Información, coordinando todas actividades de Adquisición, repotenciación y mantenimiento de equipos tecnológicos..
§ Dirigir técnica y administrativamente a todas las actividades en el procesamiento de datos.
§
§ - Interpretar las necesidades de la organización y confeccionar y dar a conocer el plan de automatización.
§
§ - Preparar los proyectos con los usuarios vigilando que los trabajos se integren de un modo apropiado y sean justificados y aprobados.
§
§ - Sugerir la ampliación o sustitución de las instalaciones existentes.
§
§ - Estandarizar los métodos y establecer las normas de eficacia y los costos asegurándose que el personal las conoce y acepte.
§ - Dar seguimiento a los problemas planteados por los subordinados para aplicar soluciones rápidas y efectivas.
§
§ - Establecer la comunicación entre el personal del departamento y fomentar las buenas relaciones entre ellos.
§
§ - Asegurar que los responsables de los servicios a usuarios cumplan de tal manera, que dicho usuario quede satisfecho.
§
Descripción de Cargos
Coordinador de
Sistemas: Es el encargado de responder ante la alta gerencia por el desempeño del
Departamento de Automatización por los procedimientos y funciones inherentes al
Departamento descritos en el apartado ¿En qué consiste esa Actividad?
Requisitos del Cargo:
• Ing. En Sistemas con
capacidad de Gerenciar y cualidades de Liderazgo.
• Más de 5 años de experiencia.
• Amplio conocimiento en base de Datos y análisis de Sistemas.
• Conocimiento General de Redes.
• Experiencia en
• Buenas Relaciones Interpersonales.
• Responsabilidad.
• Dominio del Idioma Ingles
Programador II: Debe estar en capacidad de
diseñar, analizar e implementar software en las diferentes aplicaciones
tecnológicas ( bases de datos, multimedia, etc.). Cubrir la demanda interna de
información a través del desarrollo de herramientas, perfeccionándolos para
satisfacer así mismo demandas externas. Interpretar las necesidades de los
usuarios y confeccionar las soluciones pertinentes. Preparar los proyectos con
los usuarios vigilando que los trabajos se integren de un modo apropiado bajo
la misma plataforma tecnológica. Implementar tecnología de punta que permita a
futuro, en base a la experiencia en el manejo y la explotación de la misma,
desarrollar tecnología propia.
Requisitos del Cargo:
•
Técnico Superior en Informática con mas de 3años de experiencia.
• Especialista en el análisis de flujos de información y diseño de sistemas de
información.
• Amplia experiencia en Automatización de trabajos.
• Buenos conocimientos de sistemas.
• Suficiente experiencia en mantenimiento preventivo, correctivo y adaptativo
de los equipos de computación.
• Experto en manejo e instalación de los software de uso más frecuentes.
• Conocimiento del idioma ingles (Técnico).
• Proactivo y Dinámico.
• Responsable.
El Cargo de Programador II esta ocupado por un Técnico Superior
Universitario en Informática, actualmente cursando estudios de Ingeniería de
Sistemas. En este apartado es importante resaltar que el personal que actualmente
ocupa este cargo, labora en la institución desde hace aproximadamente 13 años,
obteniendo su título de Técnico Superior Universitario hace aproximadamente 9
años, desempeñándose como secretaria y a principios del año 2005 ocupa el cargo
de Programador II. El nivel profesional no sólo es una cuestión cognoscitiva
sino también de actitud, de manera que un profesional no solo debe serlo sino
también parecerlo. Sin importar el cargo o la posición que ocupemos dentro de
la institución nuestro nivel profesional debe proporcionarnos herramientas que
nos ayuden a mejorar nuestras funciones dentro de la organización y en este
sentido es importante destacar la necesidad que tiene el personal adscrito a la
unidad a la manifestación y desempeño acorde a su nivel profesional, acatando
normativas, funciones, posicionamiento y roles inherentes a su nuevo cargo,
dejando atrás elementos característicos del nivel secretarial, manifestando el
debido respeto a los niveles de comunicación y autoridad, y colocando el trato con
el resto de los compañeros de trabajo en su debido lugar. Es ahora cuando
comienza ha notarse interes en la adquisición de destrezas propias en el área y
en la orientación hacia el logros de los objetivos propios del cargo en
cuestión.
Estructura:
Organigrama
Actual del Departamento de Automatización
Aun
cuando existe un proyecto presentado a
Procesos:
PROCESO |
INSUMOS |
ACTIVIDADES Y TAREAS |
UNIDADES DE APOYO |
PRODUCTO |
BENEFICIARIO |
SOPORTE A USUARIO |
- Solicitud del cliente / usuario. - Formato de Solicitud de Servicio. - Planilla de Servicios Rápidos. |
- Priorizar las solicitudes recibidas y establecer cronograma de atención - Dar atención a las solicitudes recibidas.
|
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- Servicios Prestados. - Unidad Operativa.
|
- Todas las Unidades.
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ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN |
- Solicitud directa de las Unidades Involucradas. - Necesidad Apreciada por el Personal del Departamento de Sistemas. - Formato de Solicitud de Servicio.
|
- Identificar los requerimientos de información. - Establecer el estudio de Factibilidad. - Análisis de la información recolectada. - Diseño de estructuras de Datos. - Programación del Sistema. - Prueba del Sistema. - Implantación. - Entrenamiento a Usuarios. |
-Las involucradas en el proceso a automatizar.
|
- Sistema de Información.
|
- Unidad(es) Solicitante(s). - Unidad(es) Involucrada(s). -
|
MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE PC. |
- Solicitud de Revisión de - Formato de Solicitud de Servicio..- Ficha de Equipos.
|
-Evaluar el problema. |
-Unidad(es) Involucrada(s).
|
- Equipo Operativo
|
-Unidad Solicitante.
|
MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE PC |
- Formato de Solicitud de Servicio. - Cronograma de Servicio. - Adquisición de nueva herramienta informática (Antivirus, firewall, etc)
|
-Llenar el Formato de Solicitud de Servicio. -Establecer el cronograma de atención junto con el cliente. - Si es
mantenimiento de Hardware: retirar el equipo y dirigirlo a -Realizar el respectivo mantenimiento. -Si es mantenimiento de software: Instalar las nuevas aplicaciones. -Llenar el histórico de servicio en la ficha del equipo en cuestión. -Instalar el
equipo en |
-Unidad Involucrada. -Servicios Generales.
|
-Equipo operativo y en óptimas condiciones.
|
-Unidad Afectada. -
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MANTENIMIENTO ADAPTATIVO DE PC |
-Solicitud de -Formato de Solicitud de Servicio. -Necesidad visualizada por el Departamento de Sistemas. -Ficha de Equipo.
|
-Llenar el Formato de Solicitud de Servicio. -Establecer el cronograma de atención junto con el cliente. -Retirar el
equipo y dirigirlo a -Realizar la respectiva adaptación de la(s) pieza(s) o accesorio(s) de computación. -Probar el equipo. -Llenar el histórico de servicio en la ficha del equipo en cuestión. |
-Unidad Involucrada. -Servicios Generales.
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-Equipo operativo y repotenciado.
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-Pacientes. -La institución en General.
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MANTENIMIENTO Y PUESTA A PUNTO DE INFRAESTRUCTURA DE REDES |
-Necesidad creada de puntos de red.-Solicitud de Unidad Afectada. -Formato de Solicitud de Servicio. -Plano de Red.
|
-Llenar el formato de solicitud de servicio. -Establecer el cronograma de atención. -Evaluar el problema. -Si es el caso: Reconfigurar y solucionar el problema. En su defecto informar al proveedor externo para la implementación de nuevo punto de red o revisión del existente. -Actualizar Plano de Red. |
-Proveedor externo.
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-Operatividad de la plataforma de red y la optimización de recursos
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-Unidades Afectadas. -Institución en general.
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CONFIGURACIÓN Y ACCESO A INTERNET |
-Solicitud de Unidad Interesada o Afectada. -Formato de Solicitud de Acceso a Internet.
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-Llenar el Formato con exposición de Motivos para la solicitud de Acceso a Internet o el formato de solicitud de servicio. -Evaluar la situación y estudio de requerimientos. -Establecer cronograma de atención. -Solicitar Instalación de Punto de Red a proveedor externo. -Instalar accesorios o materiales indispensables. -Configurar entorno Red. |
-Proveedor externo.
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-Conexión a Internet .
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-Unidad Solicitante.
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ANÁLISIS DE OBSOLESCENCIA DE EQUIPOS DE COMPUTACIÓN |
-Políticas del Departamento de Sistemas para el control de inventario de equipos de computación.
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-Control de Inventario actualizado. -Seguimiento anual de tecnología existente. -Actualización de cronograma de actualización. |
-Proveedor externo.
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-Equipos de Computación tecnológicamente operativos.
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-
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ESTABLECER POLÍTICAS DE SEGURIDAD PARA |
-Necesidad de
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-Investigar sobre políticas de protección y seguridad de la información. -Mantener herramientas informáticas actualizadas para la protección y seguridad de la información. -Realizar charlas de preparación para el personal sobre la importancia y las técnicas. - Establecer periodicidad para la realización de respaldo. -Establecer responsabilidades para la seguridad de la información. -Realizar respaldos periódicos. -Establecer
Políticas para |
-Todas la unidades
|
-Resguardo de
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-
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POLÍTICAS PARA EL INVENTARIO DE EQUIPOS |
-Adquisición de Nuevos equipos.- Ficha de Equipos.
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-Análisis de Recursos Tecnológicos disponibles. -Elaboración de Ficha de cada uno de los equipos de la institución. -Establecer codificación para la identificación de cada uno de los equipos. -Mantener actualizado el histórico en la ficha de cada uno de los equipos. -Velar el cumplimiento para las políticas del traslado de los equipos. -Actualizar la información en el sistema de inventario. -Establecer el cronograma de mantenimiento preventivo. |
-Todas
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-Control de Inventario de equipos actualizado.
|
-
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ADIESTRAMIENTO A LOS USUARIOS |
-Adquisición de Nuevos equipos. - Ficha de
Equipos. -Estudio de mercado y cronograma de adiestramiento del Departamento de Sistemas.
|
-Levantamiento de Información acerca del nivel de conocimiento del personal de la institución. -Evaluación de Recursos tecnológicos disponibles. -Establecimiento de Cronograma de Atención. -Programación y Logística del adiestramiento: ubicación de espacio físico para el adiestramiento, traslado de tecnología necesaria para tal fin, elaboración de manuales o instructivos, establecimiento de horarios para el adiestramiento. -Llevar a cabo el adiestramiento. -Llenar el formato de adiestramiento del Departamento de Sistemas. -Elaboración y entrega de Certificados. |
-Recursos Humanos. -Unidades que faciliten sus herramientas tecnológicas.
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-Personal Adiestrado.
|
-Unidades Afectadas. -
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DISEÑO Y ACTUALIZACION DE PAGINAS WEB |
-Información periódica que se genera.
|
-Establecer el diseño de la página web. -Establecer colores que representen a la institución. -Presentar a -Establecer cronograma de actualización. -Recavar -Depurar -Garantizar la periodicidad y cumplimiento del cronograma de actualización. -Velar y fiscalizar el servicio de registro de dominio y hospedaje para garantizar su permanencia en el aire. |
-Administración. -Todas las Unidades.
|
-Sitio Web con información actual y veraz.
|
-
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ESTABLECER NORMAS PARA |
-Necesidad de mantener un estándar en el software utilizado en
|
- Llevar el control del software utilizado en cada uno de los Pc y Unidades. - Garantizar que ningún usuario (salvo el Departamento de Sistemas) instale algún software en el Pc. -Actualizar la ficha de los equipos una vez realizado alguna instalación. - Sugerir a |
- Unidades involucradas. - Administración. - Dirección.
|
-Restricción y protección de
|
- Unidades Involucradas. - La institución en general.
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TRASLADO INTERNO DE EQUIPOS Y ACCESORIOS |
-Planilla de Traslado Interno
|
-Llenar |
-Servicios Generales.
|
- Equipo o accesorio instalado en nueva ubicación.
|
-Unidad donde destino del traslado.
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CONTRATACIÓN DE NUEVO PERSONAL |
- Manifestación Formal de Necesidad y solicitud de contratación de nuevo personal al departamento de Recursos humanos.
|
-Enviar una solicitud de contratación al departamento de Recursos humanos, en la cual se debe especificar el puesto a cubrir, a quien substituye, y los requisitos que deberá cumplir el candidato, firmada por el Coordinador del departamento. - Recursos Humanos debe publicar por prensa el perfil solicitado, reclutar candidatos. - El Coordinador de Sistemas deberá entrevistar a los candidatos y elegir a los que considere reúnen los requisitos para el cargo y luego se aplicará una evaluación de conocimiento (práctica) y se decidirá la persona con mayores potenciales para asumir la responsabilidad laboral. En caso de que ninguno cubra satisfactoriamente el puesto se comunicara a recursos humanos para proceder a más reclutamientos. - Una vez elegida la persona se envía a recursos humanos para que se pidan los soportes de su hoja de vida, firme su contrato temporal y empiece a laborar. - Al inicio de sus labores se le dará una pequeña inducción, se presentará al resto del personal y herramientas con las que va a trabajar a partir de ese momento. -En un período de tres meses se hace una evaluación mensual y en caso de calificar se le hace su contrato definitivo. |
- Recursos Humanos
|
-Personal Contratado
|
-Departamento de Sistemas -Institución en General.
|
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO |
-Planilla de Evaluación del desempeño |
-Estructurar las funciones realizadas por el personal adscrito al departamento en 5 grandes grupos, establecer las ponderaciones respetivas, asignar puntuación a aspectos predefinidos en la evaluación concernientes a la identificación del empleado con la institución y la forma de efectuar su función dentro de la organización. -Realizar la evaluación objetiva, tomando en consideración las ponderaciones establecidas para cada aspecto. - Definir el resultado de la evaluación según rango de actuación esperado. - Discutir la evaluación con el evaluado. Escuchar y explicar razones, y lo que se espera de sus próximas actuaciones. - Formalizar la evaluación en la planilla final y exponer la justificación de la actuación en el período evaluado y establecer sugerencias. - Presentar al evaluado para que la planilla sea firmada y en caso de no estar de acuerdo con el resultado, registre en la planilla la razón de su inconformidad. - Enviar planilla firmada y sellada al departamento de Recursos Humanos con comunicación escrita. - Entregar comunicación formal al evaluado con el resultado de la evaluación y la opción de apelar en los siguientes 5 días hábiles contiguos a la fecha de la evaluación en caso de no estar de acuerdo. |
|
- Desempeño del personal evaluado.- Encontrar los puntos de fallas.- Establecimiento de metas y expectativas que se deberán alcanzar para el próximo período.- Motivar al personal por su buen desempeño. |
- Motivación al logro de los objetivos perseguidos y estimulo para mejorar los métodos para alcanzar los mismos |
IMPULSOS: ¿Qué cosas hacen posible cambios para mejorar esa
actividad?
·
La identificación con
·
El reto y la ética que como profesional está presente para poder
responder a las exigencias que ésta actividad representa a pesar de los
obstáculos, inconvenientes o dificultades que puedan existir.
· La exigencia por parte de la gerencia para el cumplimiento de las funciones establecidas
FRENOS: ¿Qué cosas dificultan los
cambios para mejorar esa actividad?
·
Bajo
presupuesto para la adquisición, repotenciación de los equipos de computación y
nuevas tecnologías.
·
Falta
de políticas de adiestramiento para el personal.
·
Cambios
Políticos que han ocasionado movimiento de personal y ha posicionado a personal
poco calificado y con poco o ningún conocimiento de las normas, procedimientos
y con pocas cualidades gerenciales en puntos claves.
·
Falta
de recursos humanos debidamente cualificados.
INTIMIDADES
Como ya se menciono en el apartado anterior los cambios políticos han generado cambios que de manera meritoria no se hubiesen dado. En el caso específico del Departamento el cargo de Programador II esta ocupado por una persona que en años anteriores estuvo en la misma posición y no arrojo los resultados esperados. La reubicación en la misma posición es casi una imposición y un logro de estos cambios. Y así ha ocurrido en otras dependencias, en muchos de los cuales se trata de utilizar la intimidación como herramientas para gestionar cambios.
FACTORES EXTERNOS: Elementos al medio ambiente (interno y externo a
la organización) que afectan la actividad.
Internos: El poco dominio que tiene la nueva gerencia sobre los procedimientos. No se respetan los niveles de autoridad y comunicación. Presiones Políticas. No existen manuales de normas y procedimientos en términos generales.
Externos: Los recursos económicos y
financieros dependen de entes externos, por tanto el manejo administrativo y
engorroso y tardío.
MOTOR DEL CAMBIO: Conjunto de
Estrategias recomendadas para gestionar un cambio en el proceso
·
- Elaboración de Manuales de Normas y procedimientos.
·
- Velar por el cumplimiento de las normas y funciones y el respeto a los
niveles de autoridad y comunicación.
· - Personal cualificado en puntos clave.
Toda institución es el reflejo de su personal, por tal motivo como política prioritaria, ésta debe garantizar contar con personal calificado que la impulse a la consecución de su misión y visión, por tal motivo se sugiere:
Comentario
de Artículos
Gestión
del Cambio:
Debido a que ni las economías ni las sociedades son estáticas es
imprescindible que las instituciones sin importar su naturaleza cambien o si no
se exponen a su extinción. Debido a la importancia de este planteamiento surge
la "Gestión del Cambio" no solo como perspectiva ante la evolución
obligatoria de toda institución, sino como una disciplina, la cual permitirá no
solo gestionar los cambios que puedan darse dentro de determinada organización
sino también para potenciar esos cambios.
http://www.burcet.net/jbl/lleixa/gestion_cambio.htm
Como
Gestionar el Cambio:
En este articulo el autor estudio las posibles
causas que pueden obstaculizar el proceso de cambio dentro de una organización,
y da sugerencias para superarlos, como: neutralizar los miedos, explicar las necesidades
del cambio, orientar el cambio, no permita que lo urgente le impida acometer lo
importante, de transparencia a la gestión, sírvase del liderazgo
como estilo de dirección, tome decisiones mediante consenso, tome decisiones
basadas en datos, no en opiniones, establezca estructuras organizativas y
procesos que promuevan la gestión participativa y la comunicación interna y
externa, presupueste y controle los gastos en función del valor añadido,
acometa el cambio más ambicioso.