Universidad de Yacambú

Maestría: Gerencia de las Finanzas y de los Negocios

 


Gerencia de Recursos Humanos.

 Profesor: Clíver Sánchez

 

Participante: Lic. Maryeli M.  Argüello P.

      Lic. Hernán León

 
Trabajo No. 3

 

Capacitación y Desarrollo de Recursos Humanos.

 

 

 


El proceso de la capacitación.

 

Determinación de necesidades de capacitación: Es la clarificación de las demandas educativas  de los proyectos prioritarios de una empresa. Debe estar alineada con los intereses del negocio de lo contrario es muy difícil justificarla. Esos proyectos son prioritarios para su propia supervivencia y desarrollo de la empresa, suponen la realización de actividades que no se están haciendo en el presente. Solo un milagro haría que los involucrados realicen correctamente actividades que nunca hicieron sin que mediase una acción de aprendizaje.  Por lo tanto, la determinación de las necesidades de capacitación es una responsabilidad de línea y una función de staff, corresponde al administrador de línea la responsabilidad por la percepción de los problemas provocados por la carencia de capacitación.

Los principales medios utilizados para la determinación de necesidades de capacitación son:

·        Evaluación de desempeño: Ayuda a descubrir a los empleados que vienen efectuando sus tareas por debajo de un nivel satisfactorio, y qué sectores de la empresa reclaman una atención inmediata de los responsables del entrenamiento.

·        Observación: Evidencia de trabajo ineficiente; como excesivo daño de equipo, atraso con relación al cronograma, pérdida excesiva de materia prima, numero acentuado de problemas disciplinarios, alto índice de ausentismo, etc.

·        Cuestionarios: Investigaciones mediante cuestionarios y listas de verificación que pongan en evidencia las necesidades de entrenamiento.

·        Solicitud de supervisores y gerentes: Si la necesidad apunta a un nivel muy alto, los gerentes y supervisores se hacen propensos a solicitar entrenamiento para su personal.

·        Entrevistas con supervisores y gerentes: con respecto a posibles problemas solucionables mediante entrenamiento.

·        Reuniones ínter departamental: Discusiones ínter departamentales acerca de asuntos concernientes a objetivos empresariales, problemas operacionales, planes para determinados objetivos y otros asuntos administrativos.

·        Examen de empleados: Prueba de conocimiento del trabajo de los empleados que ejecutan determinadas funciones o tareas.

·        Modificación de trabajo: Las modificaciones totales o parciales de la rutina de trabajo, hace necesario el entrenamiento previo de los empleados en los nuevos métodos y procesos de trabajo.

·        Entrevista de salida: Cuando el empleado va a retirarse de la empresa es el momento para conocer su opinión acerca de la empresa, también las razones que motivaron su salida.  Es posible que salgan a relucir varias diferencias de la organización, susceptibles de correcciones.

·        Análisis de cargos: El conocimiento y la definición de lo que se quiere en cuanto a aptitudes, conocimientos y capacidad, hace que se puedan preparar programas adecuados de capacitación para desarrollar la capacidad y proveer conocimientos específicos según las tareas, además de formular planes de capacitación concretos y económicos y de adaptar métodos didácticos.

 

Existen algunos indicadores de necesidades de capacitación. Identifican eventos que provocaran futuras necesidades de capacitación: 

 

·        Indicadores a priori: Son los eventos que, si ocurrieran, proporcionarían necesidades futuras de capacitación fácilmente previsibles, los cuales son:

o       Expansión de la empresa y admisión de nuevos empleados.

o       Reducción del número de empleado.

o       Cambio de métodos y procesos de trabajo.

o       Sustituciones o movimiento de personal.

o       Faltas, licencias y vacaciones del personal.

o       Expansión de los servicios.

o       Modernización de maquinarias y equipos.

o       Producción y comercialización de nuevos productos o servicios.

·        Indicadores a posteriori: Son los problemas provocados por las necesidades de capacitación no atendidas.  Estos problemas por lo general, están relacionados con la producción o con el personal y sirven como diagnostico de capacitación.

o       Problemas de producción:

§         Calidad inadecuada de la producción.

§         Baja productividad.

§         Averías frecuentes en equipos e instalaciones.

§         Comunicaciones defectuosas.

§         Prolongado tiempo de aprendizaje e integración en el campo.

§         Gastos excesivos en el mantenimiento de maquinas y equipos.

§         Exceso de errores y desperdicios.

§         Elevado numero de accidentes.

o       Problemas de personal:

§         Relaciones deficientes entre el personal.

§         Numero excesivo de quejas.

§         Poco o ningún interés por el trabajo.

§         Falta de cooperación.

§         Faltas y sustituciones en demasía.

§         Errores en la ejecución de órdenes.

§         Dificultades en la obtención de buenos elementos.

 

 

 

Programación de la capacitación.

 

Una vez hecho el diagnostico de capacitación, sigue la elección y prescripción de los medios de capacitación para sanar las necesidades percibidas.  Se procede a la programación de la capacitación, esta sistematizada y fundamentada sobre los siguientes aspectos, que deben ser analizados durante la determinación:

 

1.           ¿Cuál es la necesidad?

2.           ¿Dónde fue señalada por primera vez?

3.           ¿Ocurre en otra área o en otro sector?

4.           ¿Cuál es su causa?

5.           ¿Es parte de una necesidad mayor?

6.           ¿Cómo resolverla, por separado o combinada con otras?

7.           ¿Se necesita alguna indicación inicial antes de resolverla?

8.           ¿La necesidad es inmediata?

9.           ¿Cuál es su prioridad con respectos a las demás?

10.       ¿La necesidad es permanente o temporal?

11.       ¿Cuántas personas y cuantos servicios alcanzaran?

12.       ¿Cuál es el tiempo disponible para la capacitación?

13.       ¿cuál es el costo probable de la capacitación?

14.       ¿quién va a ejecutar la capacitación?

 

La determinación de necesidades de capacitación debe suministrar las siguientes informaciones, para que la programación de la capacitación pueda diseñarse:

 

a)      ¿QUÉ debe enseñarse?

b)      ¿QUIÉN debe aprender?

c)      ¿CUÁNDO debe enseñarse?

d)      ¿DÓNDE debe enseñarse?

e)      ¿CÓMO debe enseñarse?

f)        ¿QUIÉN debe enseñar?

 

 

 

Planeación de la capacitación.

 

La programación de la capacitación exige una planeación que incluya lo siguiente:

 

Definición de la población objetivo, es decir, el personal que va a ser capacitado, considerando:

 

Una vez determinada la naturaleza de las habilidades, los conocimientos o comportamientos terminales deseados como resultado de la capacitación, el siguiente paso es la elección de las técnicas que van a utilizarse en el programa de capacitación con el fin de optimizar el aprendizaje.

 

 

 

Técnicas de capacitación.

 

Estas se dividen en:

 

Técnicas aplicadas en el sitio de trabajo.

 

Capacitación en el puesto: contempla que una persona aprenda una responsabilidad mediante su desempeño real. Existen varios tipos de capacitación en el puesto, el método de instrucción o sustituto y la rotación de puestos, el método de instrucción o sustituto, la rotación de puestos y la relación experto aprendiz:

1.      El método de instrucción o sustituto, en la que el empleado recibe la capacitación en el puesto por parte de un trabajador experimentado o supervisor.

La capacitación en el puesto tiene varias ventajas:

·        Es relativamente económica,

·        Los trabajadores en capacitación aprenden al tiempo que producen y no hay necesidad de instalaciones costosas fuera del trabajo como salones o dispositivos de aprendizaje programados.

·        El método también facilita el aprendizaje ya que los empleados aprenden haciendo realmente el trabajo y obtienen una retroalimentación rápida sobre lo correcto de su desempeño.

·        Sin embargo, existen varios factores relacionados con el instructor que se deben tener en consideración cuando se diseña un programa de capacitación en el puesto.

·        Los instructores mismos se deben capacitar cuidadosamente y deben recibir los materiales necesarios de capacitación.

·        Los trabajadores experimentados que se eligen como instructores deberán ser capacitados a fondo en los métodos apropiados de instrucción.

 

Paso 1: PREPARACIÓN DEL APRENDIZ

a.       Haga que se sienta tranquilo.

b.      Explique por qué se le enseña.

c.       Cree interés.

d.      Explique el por qué del puesto.

e.       Coloque al empleado tan cerca como sea posible de la posición de trabajo normal.

f.        Familiarice al empleado con el equipo, materiales, herramientas y términos de oficio.

 

Paso 2: PRESENTACIÓN DE LA OPERACIÓN

a.       Explique los requerimientos de calidad y cantidad.

b.      Realice el trabajo al ritmo normal.

c.       Realice el trabajo en un ritmo lento varias veces explicando cada paso.

d.      Revise de nuevo el trabajo lentamente explicando puntos claves.

e.       Haga que el empleado explique los pasos conforme el instructor realiza el trabajo lentamente.

 

Paso 3: PRUEBA DE DESEMPEÑO

a.       Haga que el empleado realice el trabajo varias veces, lentamente, al tiempo que explica cada paso. Corrija las fallas.

b.      El instructor hace el trabajo a ritmo normal.

c.       Haga que el empleado realice el trabajo aumentando gradualmente la pericia y la velocidad.

d.      Tan pronto como el empleado demuestre la capacidad para hacer el trabajo, déjelo en libertad, pero no lo abandone.

 

Paso 4: SEGUIMIENTO

a.       Designe a quién debe recurrir el empleado para obtener ayuda si la requiere.

b.      Reduzca gradualmente la supervisión, y verifique el trabajo ocasionalmente en relación con las normas de calidad y cantidad.

c.       Corrija los patrones de trabajo defectuosos que empiecen a surgir y hágalo antes de que se conviertan en hábitos.

d.      Elogie el trabajo satisfactorio.

 

 

2.      La rotación de puestos, en la que el empleado pasa de un puesto a otro en intervalos planeados es otra técnica. A fin de proporcionar a sus empleados experiencia en varios puestos, algunas empresas alientan la rotación del personal de una a otra función. Cada movimiento de uno a otro puesto es normalmente precedido por una sesión de instrucción directa. Además de proporcionar variedad en su labor diaria, esta técnica ayuda a la organización en período de vacaciones, ausencias, renuncias, etc. Tanto la participación activa del empleado como el alto grado de transferencia constituyen ventajas importantes de la rotación de puestos.

3.      Relación experto aprendiz, en las técnicas de capacitación que utilizan una relación entre un maestro y un aprendiz se aprecian claras ventajas en la retroalimentación que se obtiene prácticamente de inmediato en especial para el grupo de los trabajadores calificados, como: plomeros, carpinteros y expertos en zapatería.

 

Técnicas aplicadas fuera del sitio de trabajo.

 

 Conferencias, videos y películas, audiovisuales y similares: Las conferencias, la exhibición de videos, películas, audiovisuales, etc. tienden a depender más de la comunicación y menos de la imitación y la participación activa. Las conferencias permiten generalmente economía de tiempo así como de recursos; otros métodos pueden requerir lapsos de preparaciones más amplias y presupuestos más considerables.

Los bajos niveles de participación, retroalimentación, transferencias y repetición que estas técnicas muestran, pueden mejorar mucho cuando se organizan mesas redondas y sesiones de discusión al terminar la exposición.

1.      Las simulaciones por computadora.

2.      Para objetivos de capacitación y desarrollo este método asume con frecuencia la forma de juegos. Los jugadores efectúan una decisión y la computadora determina el resultado que depende de su programación. Esta técnica se utiliza mucho para capacitar gerentes en la toma de decisiones, un campo en el que los procesos de aprendizaje por acierto y error resultan muy costosos.

3.      Simulación de condiciones reales: A fin de evitar que la instrucción interfiriera con las operaciones normales de la organización, algunas empresas utilizan instalaciones que simulan las condiciones de operación real.

4.      Actuación o socio drama: La técnica de actuación o socio drama obliga al capacitando a diseñar diversas identidades. Se puede pedir a un chofer de un camión que distribuye muebles, por ejemplo, que desempeñe el papel del despachador del almacén que le entrega la mercadería (mercancía), y el despachador que asuma las funciones del chofer. 

5.      Estudio de casos: Mediante el estudio de una situación específica real o simulada, la persona en capacitación aprende sobre las acciones que es deseable aprender en circunstancias análogas. Para ello, cuenta con las sugerencias de otras personas, así como con las propias. Además de aprender gracias al caso que se estudia, la persona puede desarrollar habilidades de toma de decisiones.

6.      Lectura, estudios individuales, instrucción programada: Las materias de instrucción para el aprendizaje individual resultan de gran utilidad en circunstancias de dispersión geográfica.

7.      Capacitación en laboratorio (sensibilización): La capacitación en laboratorios constituye una modalidad de la capacitación en grupo. Se emplea en primer lugar para desarrollar las habilidades interpersonales. Se puede utilizar también para el desarrollo de los conocimientos, habilidades y conductas adecuadas para futuras responsabilidades laborales.

 

 

Ejecución del entrenamiento.

 

Presupone el binomio instructor/aprendiz. Los aprendices son las personas situadas en cualquier nivel jerárquico de la empresa y que necesita aprender, o mejorar los conocimientos que tiene sobre alguna actividad o trabajo.

Los instructores son las personas situadas en cualquier nivel jerárquico, expertas o especializadas en determinada actividad o trabajo y que transmite sus conocimientos de manera organizada a los aprendices. Además el entrenamiento presupone una relación de instrucción/aprendizaje.

La instrucción es la enseñanza organizada de cierta tarea o actividad. Aprendizaje es la incorporación al comportamiento del individuo de aquello que fue instruido.

La ejecución del entrenamiento dependerá principalmente de los siguientes factores:

1.      Adecuación del programa de entrenamiento a las necesidades de la organización. La decisión de establecer determinados programas de entrenamiento debe depender de la necesidad de preparar determinados empleados o mejorar el nivel de los empleados disponibles. El entrenamiento debe ser la solución de los problemas que dieron origen a las necesidades diagnosticadas o percibidas.

2.      La calidad del material del entrenamiento presentado.  El material de enseñanza debe ser planeado de manera cuidadosa, con el fin de facilitar la ejecución del entrenamiento. El material de enseñanza busca concretar la instrucción, objetivándola debidamente, facilitar la comprensión del aprendiz por la utilización de recursos audiovisuales, aumentar el rendimiento del entrenamiento y racionalizar la tarea del instructor.

3.      La cooperación de los jefes y dirigentes de la empresa. El entrenamiento debe hacerse con todo el personal de la empresa, en todos los niveles y funciones. Su mantenimiento implica una cantidad considerable de esfuerzo y de entusiasmo por parte de todos los participantes en la tarea, además de implicar un costo que debe ser considerado como una inversión que capitalizará dividendos a mediano plazo y a corto plazo y no como un gasto superfluo. Es necesario contar con un espíritu de cooperación del personal y con el apoyo de los dirigentes, ya que todos los jefes y supervisores deben participar de manera efectiva en la ejecución del programa. Sabemos que un director ejerce mucha influencia decisiva sobre la vida de un supervisor y, del mismo modo, éste sobre cada uno de los empleados. El mejor entrenamiento que un superior puede tener es contar con una dirección adecuada y abierta, y el mejor entrenamiento que un empleado puede tener es contar con una supervisión eficiente.

4.      La calidad y preparación de los instructores. El éxito de la ejecución dependerá de interés, del esfuerzo y del entrenamiento de los instructores. Es muy importante el criterio de selección de los instructores. Éstos deberán reunir ciertas cualidades personales: facilidad para las relaciones humanas, motivación por la función, raciocinio, capacidades didácticas, exposición fácil, además del conocimiento de la especialidad. Los instructores podrán ser seleccionados entre los diversos niveles y áreas de la empresa. Deben conocer a la perfección las responsabilidades de la función y estar dispuestos a asumirla. La tarea no es fácil e implica algunos sacrificios personales. Como el instructor estará constantemente en contacto con los aprendices, de él depende la formación de los mismos. Es muy importante que este instructor llene un cierto número de requisitos. Cuanto mayor sea el grado en que el instructor posea tales requisitos, tanto mejor desempeñará su función.

5.      La calidad de los aprendices.Aparentemente, la calidad de los aprendices influye de manera sustancial en los resultados del programa de entrenamiento. Tanto que los mejores resultados se obtienen con una selección adecuada de los aprendices, en función de la forma y del contenido del programa de los objetivos del entrenamiento para que se llegue a disponer del personal más adecuado para cada trabajo.

 

 

Evaluación de los resultados del entrenamiento.

 

La etapa final del proceso de entrenamiento es la evaluación de los resultados obtenidos. Uno de los problemas relacionados con cualquier programa de entrenamiento se refiere a la evaluación de su eficiencia. Esta evaluación debe considerar dos aspectos principales:

1.      Determinar hasta qué punto el entrenamiento produjo en realidad las modificaciones deseadas en el comportamiento de los empleados.

2.      Demostrar si los resultados del entrenamiento presentan relación con la consecución de las metas de la empresa.

 

 

Proceso de cambio.

 

El proceso de capacitación y desarrollo se constituye como un proceso de cambio. Los empleados mediocres se transforman en trabajadores capaces y probablemente los trabajadores actuales se desarrollen para cumplir nuevas responsabilidades.

A fin de verificar el éxito de un programa, los gerentes de personal deben insistir el la evaluación sistemática de su actividad.

En primer lugar es necesario establecer normas de evaluación antes de que se inicie el proceso de capacitación.

Es necesario también suministrar a los participantes un examen anterior a la capacitación y la comparación entre ambos resultados permitirá verificar los alcances del programa. Si la mejora es significativa habrán logrado sus objetivos totalmente, si se cumplen todas las normas de evaluación y si existe la transferencia al puesto del trabajo.

Los criterios que se emplean para evaluar la efectividad de la capacitación se basan en los resultados que se refieren a:

·        Las reacciones de los capacitados al contenido del programa y al proceso general.

·        Los acontecimientos que se hayan adquirido mediante el proceso de capacitación.

·        Los cambios en el comportamiento que se deriven del curso de capacitación.

·        Los resultados o mejoras mensurables para cada miembro de la organización como menor tasa de rotación, de accidentes o ausentismo.

 

Además será necesario determinar si las técnicas de capacitación empleadas son más efectivas que otras que podrían considerarse.

 

 

Evaluación a nivel empresarial.

 

La capacitación es uno de los medios de aumentar la eficacia y debe proporcionar resultados como:

a.       Aumento de la eficacia organizacional.

b.      Mejoramiento de la imagen de la empresa.

c.       Mejoramiento del clima organizacional.

d.      Mejores relaciones entre empresa y empleado

e.       Facilidad en los cambios y en la innovación.

f.        Aumento de la eficiencia.

 

 

Evaluación a nivel de los recursos humanos.

 

El entrenamiento debe proporcionar resultados como:

a.       Reducción de la rotación del personal.

b.      Reducción del ausentismo.

c.       Aumento de la eficiencia individual de los empleados.

d.      Aumento de las habilidades de las personas.

e.       Elevación del conocimiento de las personas.

f.        Cambio de actitudes y de comportamientos de las personas.

 

 

Evaluación a nivel de las tareas y operaciones

 

A este nivel el entrenamiento puede proporcionar resultados como:

a.       Aumento de la productividad.

b.      Mejoramiento de la calidad de los productos y servicios.

c.       Reducción del ciclo de la producción.

d.      Reducción del tiempo de entrenamiento

e.       Reducción del índice de accidentes.

f.        Reducción del índice de mantenimiento de máquinas y equipos

 

 

 

 

Cambios que ha sufrido el proceso de Adiestramiento, Capacitación y Desarrollo con el auge de las nuevas tecnologías de comunicación e información.

 

Las organizaciones en el ámbito mundial han reconocido, desde hace mucho, la importancia de administrar recursos humanos, por ser el proceso administrativo aplicado al acrecentamiento y conservación del esfuerzo, las experiencias, la salud, los conocimientos, las habilidades, etc., de los miembros de la organización, en beneficio del individuo, de la propia organización y del país en general.

Los Gerentes de las organizaciones responsables de la toma de decisiones están comenzando a comprender que la información no es solo un subproducto de la conducción, sino que, a la vez alimenta a los negocios y puede ser el factor crítico para la determinación del éxito o fracaso de estos. Las nuevas tecnologías de comunicación e información  se volvieron un parte esencial en el procesamiento de información en las organizaciones, en virtud de los avances tecnológicos y el excelente manejo de volumen de datos a ser procesados. El desafío actual en el procesamiento de la información radica en usar las capacidades del computador para apoyar el trabajo del proceso administrativo, incluyendo todas y cada una de las actividades de la organización..

En virtud de la creciente necesidad de nuestro mundo actual, en el cual la velocidad en que ocurren los hechos, exigen que las instituciones tanto privadas como públicas, estén a la vanguardia en las nuevas tecnologías, en las que cada individuo tenga una alta capacidad de adaptación, que le permita desempeñar con eficiencia sus actividades diarias. Es por ello, que dada las exigencias actuales, el manejo adecuado de la información es un factor de mucha importancia, que va a permitir la toma de decisiones adecuadas a los problemas o fallas que puedan presentarse dentro de las organizaciones, permitiendo visualizar soluciones específicamente dirigidas a cada situación, orientando la búsqueda de esa solución a la efectividad del proceso involucrado, que logre generar un mayor rendimiento tanto del personal que interviene en el proceso, así como el tiempo de respuesta que se requiere para realizar todas las tareas correspondientes al mismo.

 

 

 


INFOGRAFIA

 

 

Capacitación y desarrollo de los recursos humanos.

http://www.granma.cubaweb.cu/2006/10/10/nacional/artic01.html

 

Capacitación y Desarrollo.

http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/rrhh/capydesarrollo.htm

 

Capacitación y Desarrollo.

http://www.depi.itch.edu.mx/mirror/itch/academic/maestriaadmon/cursoarh/tomo1/ppt/capacitacion.ppt

 

Formación y Desarrollo de Recursos Humanos en Alimentación y Nutrición

http://www.incap.org.gt/cursos/rrhh.doc

 

Política de Capacitación y formación de recurso humanos

http://www.cendeisss.sa.cr/investigacion/politica.pdf