FASE I
GERENCIA
Profesor: Christian Fossa
Participante: Lic. Maryeli M. Argüello P.
Trabajo No. 4
Actividad y Proceso.
Actualmente me desempeño como Analista de Sistemas en
Dentro de las funciones que ejerzo se destacan
la planificación y coordinación las
diferentes actividades técnicas y administrativas en el área de los sistemas de
información, que permitan ejecutar los procesos de prestación de servicios,
supervisando y evaluando la ejecución de los mismos. Asesoramiento en la
adquisición, uso y mantenimiento de programas especializados en el área de
informática o de sistemas de información relativas a sistemas operativos, base
de datos, redes, herramientas de desarrollo u otras que surjan como
consecuencia del avance tecnológico; desarrollo nuevas aplicaciones a fin de
optimizar el funcionamiento de la las Unidades de la Institución.
Dentro de los procesos que participo, se encuentran:
Estructura.
La Universidad, dentro de su estructura organizativa,
se encuentra constituida por una Sede Central, ubicado en San Bernardino –
Caracas, constituido por los órganos de gobierno y dirección de la Universidad, y
es donde se cumplen los procesos de planificación, dirección, coordinación y
control de actividades académicas, administrativas y operación de
En Caracas se encuentra el Centro Local
Metropolitano, el cual cuenta con cuatro (04) Unidades de Apoyo que son
Barlovento, Valles del Tuy, Vargas y San Antonio, siendo Sebucán - Caracas
|
Ø
Nivel
Central. |
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Organigrama No. 1 Fuente: Reglamento de la Universidad Nacional Abierta. |
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Ø Centro Local Metropolitano. (Sede – Caracas). |
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§ Coordinación del Centro
Local, Dicha jefatura esta a cargo de un personal Académico de Dedicación Exclusiva,
seleccionado por el Personal Académico (profesores) y los alumnos que cursan
los semestres a nivel profesional (VI, VII, VIIl, IX,
X), con una duración de 4 años consecutivos. Dentro de las funciones
principales que ejercen el Coordinador se encuentran la responsabilidad de la dirección
y supervisión de las actividades Académicas y Administrativas del Centro Local; velar por el
cabal cumplimiento de las funciones de enseñanza aprendizaje, investigación,
extensión y demás actividades; presentar a
§
El Comité Técnico Asesor, integrado por el
Coordinador, quien lo presidirá, los jefes de unidades que conforman la
estructura organizativa del Centro, un (1) representante del personal académico
Ordinario, un (1) representante de los estudiantes, y un (1) representante de
las oficinas de apoyo. Las funciones a cumplir por el comité abarca el diseño
del plan operativo anual y formular el anteproyecto de presupuesto para cada
año fiscal del Centro; evaluar periódicamente el desarrollo de los procesos académicos
y administrativos del Centro y proponer estrategias para mejorar los servicios que
se brindan a la comunidad.
§
Unidad Académica, es la encargada de
planificar, organizar, coordinar, y supervisar las actividades académicas del
Centro Local. Estará bajo la responsabilidad de un Jefe miembro del personal
académico de la Universidad, designado por el Rector y el Coordinador, el cual debe
suplir durante las faltas temporales del Coordinador del Centro.
§
Unidad de Registro y Control de Estudio, es la instancia
administrativa encargada de planificar, organizar, dirigir, controlar y
supervisar los procesos de información, inscripción, cambios de carreras,
registro de calificaciones y control de estudios de los nuevos alumnos, y de alumnos
regulares de la Universidad, de conformidad con las directrices que al efecto
imparta el Secretario de la Universidad, de conformidad con el Rector. Esta
bajo la dirección de un Jefe de Unidad, miembro del personal administrativo, designado
por el Consejo Directivo,
§
Centro de Computación, es
§
Unidad de Logística de Evaluación, es el
responsable de la aplicación de pruebas y de la supervisión y control del
material de evaluación. Esta bajo la dirección de un Jefe de Sección, miembro
del personal académico, designado por el Consejo Directivo a proposición del Rector,
con título de Ingeniero, Licenciado equivalente, adscrito a
§
Sección de Recursos Múltiples, es el centro
Administrativa responsable de las actividades de servicios bibliográfico y
audiovisual de los Centros Locales y Unidades de Apoyo. Esta adscrito a
§
Unidad de Administrativa, es el órgano técnico,
responsable de los distintos procesos administrativos del Centro de conformidad
con las directrices que el efecto imparta el Vicerrectorado Administrativo en
acuerdo con el Rector. Estará bajo la responsabilidad de un Jefe de
Sección, miembro del personal administrativo, con título de Licenciado o equivalente en el
área, designado por el Consejo Directivo a proposición del Rector y actuará
bajo la supervisión del Coordinador del centro.
El Centro Local
Metropolitano esta formado por personal administrativo, académico y obrero, los
cuales son seleccionados por Recursos Humanos según el perfil del cargo. En el área
académica, se cuenta con profesionales expertos en las diferentes áreas de las carreras
impartidas en la Universidad.
En el área
administrativa, se cuenta con personal calificado, dependiendo su cargo, desde
bachilleres, técnico superior, licenciados. En lo que respecta en el área a
objeto de estudio e involucradas en los procesos se encuentran:
§
La unidad de computación, cuenta con un jefe de unidad
Msc en Sistemas, un analista de sistema con nivel académico
en Licenciatura en Administración –Informática, un técnico en recursos informáticos
con un nivel académico T.S.U Informática.
§
La unidad de registro y control de estudio, cuenta con
un jefe de unidad Licenciada en Educación, un analista de información
Licenciada en Educación, tres secretarias y un asistente de información.
§
La unidad de logística de la evaluación, integrada por
un jefe de unidad Licenciado en Educación y una secretaria TSU en Organización
y Método.
§
La unidad académica, integrada por un jefe miembro del
personal académico y una secretaría.
§
Por ultimo, la coordinación del centro local.
Cabe destacar que durante
los procesos de importancia para el centro local, como es el proceso de inscripción,
graduandos e incluso el contenido de la página del centro local, se ha contado
con la participación de todo el personal adscrito al centro local y el centro
de estudiantes, en pro de un mejor servicio a la comunidad estudiantil.
Tecnología.
Estas salas se encuentran ubicadas para
el servicio de la comunidad del Centro Local, conectadas en red con acceso a Internet
vía Frame Relay. Una en la
sede - caracas del Centro Local Metropolitano y una por cada Unidad de Apoyo (Caucagua, Valles del Tuy, Vargas y San Antonio). Las cuales
dispone de:
§
Un (01)
servidor.
§
Un (01)
scanner.
§
Una (01)
impresora laserjet HP-1300.
§
Diez
(10) equipos Pentium IV, con disco duro de 40GB, 512 MB RAM, unidad CD – Quemador.
Por otra parte, las unidades o las secciones
que componen la estructura organizativa del Centro Local Metropolitano, así
como también las unidades de apoyo, también disponen de equipos de cómputo como
Pentium IV y Pentium III, impresoras laserjet hp-1200, impresoras multifuncional hp-1400.
Impulsos.
Primeramente, el sentido de pertenencia por parte del personal y el apoyo
de la comunidad estudiantil. A medida que se han actualizado los procesos y con
la ayuda de las nuevas tecnologías, se ha recibido un mayor apoyo por parte de
la comunidad estudiantil del Centro Local, en pro de un mejor servicio con
calidad y sobre todo con calor humano, en busca de una educación de excelencia, han dado la pauta
en la participación de todos en los proyectos de investigación y extensión, por
lo que ahora se llama la comunidad del centro local metropolitano.
Por otra parte, la superación personal. Realizando entrenamiento y estudios
formales que estimula al personal a mejorar su trabajo y optar por mejores
cargos.
Frenos.
Muy por encima de los esfuerzos que se han realizado
en cuanto al trabajo en equipo con el propósito de lograr cumplir los
objetivos. Se presentan situaciones que dificultan los cambios para mejorar las
actividades, entre ellas:
§
Espacio físico
no adecuado. Desde el año 2002, se ha visto un incremento considerable en la
matricula estudiantil en el centro local (9450 alumnos activos para el 2007,
lapso 1), siendo la sede – caracas con la mayor matricula en el centro, lo que
ha llevado a la Universidad a incrementar la contratación del personal académico,
esto trae como consecuencia que existan momentos de tensión a la hora del
personal académico brindar el tiempo de asesoria y
evaluación a los estudiantes, se pueden encontrar hasta tres (03) profesores por cubículo.
§
Falta de
personal. La universidad dentro de su cronograma de trabajo, establece 2
procesos de inscripción anuales, esto hace imposible cumplir con todo los
procesos alternos. Pues bien, el proceso de inscripción y por ende el de la evaluación
involucra a casi todo el personal (académico, administrativo y obrero) dejando
a un lado y con margen de retrasos los proceso alternos, como asistencia a
seminarios y cursos para el mejoramiento del personal. Sin contar con el
problema de la creación de nuevos cargos, que puedan mejorar el trabajo e incentivar
al personal a realizar nuevos estudios formales, con miras a nuevas mejoras.
§
Entrenamiento no
adecuado y extemporáneo. La universidad, en vista del de la contratación de
personal para cubrir la demanda de la matrícula estudiantil, comenzó a realizar
cursos de adiestramientos en línea para el personal académico, pero con la
salvedad que dichos cursos son dirigidos solo al área académica en la investigación
y extensión dejando a un lado los procesos administrativos, los cuales son
conocido por el personal a medida que van ocurriendo los hechos. En cuanto al
entrenamiento del personal administrativo, solo cuenta con la accesoria del supervisor
inmediato y los compañeros de cada unidad.
Intimidades.
En cuanto a las relaciones interpersonales, existe
mucho personal con parentesco familiar, a pesar que una de las normas de la
universidad establece no tener lazos afectivos dentro del personal. Existiendo
casos donde una secretaria es familiar (hijo(a), padre, hermano, esposo)
directa de un jefe de unidad, bien sea en la sede del centro local como también
en nivel central.
Factores externos e internos.
Con relación a factores
externos:
§
Retardo en la
aprobación de presupuestos. Una de las causas principales para no crear nuevos
cargos, tan necesarios para el centro local, es la falta de prosupuestos, que
como bien sabemos toda Universidad publica depende del ejecutivo nacional, para
el estudio y aprobación en la entrega de recursos.
§
La estructura organizacional exageradamente
fundamentada en el Nivel Central de
§
Diversidad de problemas existentes en los distintos
Centros Locales del país.
§
Liderazgo motivacional que
debe mantener
§
Con relación a
factores internos:
§
Estructura física inadecuada para el funcionamiento
del Centro Local.
§
Supervisiones continúas al personal del Centro Local.
§
Reconocimientos de méritos a los trabajadores de
Motor del cambio.
§
Incorporar
personal capacitado y establecer talleres de actualización para el personal
existente.
§
Plantear
estrategias, en el desarrollo de los sistemas, coordinados bajo un cronograma
de actividades.
§
Implementar equipos
de trabajos, para un mejor desempeño para el trabajo coordinado.
§
Las Autoridades de
Artículos de
Internet.
Gestión del cambio organizativo. Autor: Margarita Oncins
de Frutos; Mª Teresa Ruiz. Centro Nacional de Condiciones de Trabajo. Min. del Trabajo. España.
http://www.mtas.es/insht/ntp/ntp_581.htm
Las organizaciones al cambiar para mejorar aplican metodologías que optimizan
sus acciones para alcanzar un punto esperado. Las nuevas formas de organización del trabajo (NFOR) ofrece una metodología, en la cual se indica los
pasos previos a la implantación, el
desarrollo que se deben llevar a la hora de reformar una organización. Hay que
tomar en cuenta que el encargado debe ser capas del convencimiento de la importancia del cambia y
se debe creer que se deben hacer esos cambio, formar un grupo de trabajo para seguimiento
y diagnóstico de los avances. En el establecimiento de objetivos, planificar su
implantación, cambiando la cultura de los empleados, todos deben participar
para disminuir las resistencias al cambio, mejorar así la comunicación, y
ubicar los líderes que darán un mayor aporte. Se debe aplicar evaluaciones constante de los resultados y mantener los
logros obtenidos.
Gestión del Cambio. Autor: Dirección
de Improven Consultores. 06 del 2002.
http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/39/cambio.htm
En este articulo se establecen desde que punto de
vista los directivos visualizan los cambios organizacionales que deben realizar
las empresas, para su mejor desempeño; sin embargo, este artículo plantea cinco
fases para manejar lo mejor posible los problemas que generan estos cambios,
entre ellos están: la resistencia del personal a futuros cambios, debido a los
miedos que persisten en las personas tales como: incertidumbre y pérdida de
control de la nueva situación, falta de confianza, ruptura de la rutina, pérdida
de derechos adquiridos... en general, miedo a lo desconocido.
Introducción a
http://www.burcet.net/gestion_cambio/gestion_cambio_1.asp
En el presente artículo, el autor hace una reflexión de cómo las empresas deben
adelantarse y seguir los grandes cambios que actualmente están sucediendo. En
años atrás el mundo estaba mas estable y los cambios eran moderados por lo que
las organizaciones no se veían en la obligación de realizar cambios fuertes,
pero ahora se presentan cambios, tecnológicos, científicos y en la misma
sociedad que hacen que se busquen respuestas ágiles a los problemas que se van
presentando, por lo que sugiere que para acelerar los cambios las organizaciones
deben: 1) iniciar un cambio de cultura y 2) desarrollar procedimientos para
potenciar su propia capacidad de transformación.