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Universidad
de Yacambu Maestría:
Gerencia de las Finanzas y de los Negocios |
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SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL Profesor: Msc. Yaros Pérez Trabajo 2 SISTEMAS DE
INFORMACIÓNPARA EL APOYO EN LA TOMA DE DECISIONES. |
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DEFINICIÓN.
Siempre que se
piensa en dar solución a un problema, o de escoger un determinado rumbo a
nuestras vidas, o simplemente, cualquier actividad que realicemos; se esta
hablando de que se esta tomando una decisión. Casi no es posible imaginar un
campo de mayor trascendencia para el humano que el de la toma de decisiones.
Una de esos
campos transcendentes son las organizaciones en sus niveles gerenciales, los
cuales cada día se enfrentan a grandes cambios que le obligan a tener el apoyo
de los sistemas de información para las tomas de decisiones.
En primer lugar,
establecer un concepto único para los Sistemas de Información sería cerrado y
no englobaría un conjunto de elementos que moldean su definición y objetivo que
persigue. Para el autor Kenneth Laudon (1996) lo define como “...un conjunto
de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y
distribuir la información para apoyar las tomas de decisiones y el control de
una institución.”
Mientras
que para Gordón Davis (1989) consisten en “...un conjunto de procedimientos
ordenados que, al ser ejecutados apoyan la toma de decisiones y el control en
la organización."
En
cuanto a las tomas de decisiones, en el libro de Sistemas de Información de la
U.N.A. (2001) se define como “el proceso sistemático y racional a través del cual
se selecciona de entre varias alternativas el curso de acción más óptimo.”
En tal sentido, se puede definir que los Sistemas de Información para
el Apoyo a la Toma de Decisiones, se caracteriza por el hecho de que se
concentra en la información que requieren los gerentes como tomadores de
decisiones. Explica la necesidad de los ejecutivos de entender y comprender el
proceso de las tomas de decisiones, donde se estable la relación entre tomas de
decisiones y solución de problemas, la cual se define como la búsqueda de
repuestas y la decisión como la implantación de la resolución de un problema,
es decir, una decisión es un compromiso para actuar.
Son sistemas que
generan información que sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta
administración en el proceso de toma de decisiones. Se introducen después de
haber implantado los Sistemas Transaccionales. Suelen ser Sistemas de
Información interactivos y amigables, con altos estándares de diseño gráfico y
visual, ya que están dirigidos al usuario final. Apoyan la toma de decisiones
que, por su misma naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas
que no suelen repetirse. Permiten obtener una visión desde diferentes ángulos
de los datos, reduciendo con ello en gran medida la incertidumbre en el proceso
de toma de decisiones, incluyen un factor importante que es la
administración de conocimiento..
La
justificación económica para el desarrollo de estos sistemas es difícil, ya que
no se conocen los ingresos del proyecto de inversión. Llamado
también:
Sistema de
Soporte a la toma de Decisiones (DSS)
- Los objetivos de un DSS.
- Disminución de tiempo en la toma de
decisiones
- Generar información confiable para poder
tomar decisiones correctas
- Disminución de costos para la toma de
decisiones
- Aumento de productividad
- Conduce a un análisis de qué pasa si…?
Explora impactos de futuras oportunidades
Sistemas de información para
ejecutivos (EIS)
- Suelen desarrollarse dentro de la organización,
no pueden adaptarse fácilmente a paquetes disponibles en el mercado.
Típicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a través de
su evolución dentro de la organización.
- Se inicia con un proceso o función en
particular y a partir de ahí se van agregando nuevas funciones o procesos.
- Su función es lograr ventajas que los
competidores no posean, tales como ventajas en costos y servicios
diferenciados con clientes y proveedores. Apoyan el proceso de innovación
de productos y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas
respecto a los competidores y una forma de hacerlo en innovando o creando
productos y procesos.
ENFOQUES.
Se basa en el
cuestionamiento muy frecuente sobre
¿Cómo logran mejorar la
toma de decisiones?
Se logra al optimizar la información de los
reportes corporativos o divisionales de la organización, esta optimización se
hace a través de:
- La redefinición los métodos de recopilación de la información, esto
permite que quien este encargado de tomar decisiones no se involucre en la
obtención de los datos de manera directa, sino que se enfoque sus energías
al análisis de la información.
- El mejoramiento la
certidumbre de los datos.
- Haciendo más rápido el proceso de obtención de la información.
- Mediante la realización de cambios en la manera de presentar la
información, haciendo uso de nuevas técnicas de presentación como:
gráficas, histogramas, dibujos y animaciones.
- El rediseño de los sistemas actuales de reportes, mediante los
cuales se les da mayor importancia a los factores críticos que permitirán
tener un mejor rendimiento de la organización
ENFOQUES MODERNOS.
Los agentes que permiten llevar acabo una nueva conceptualización y una
manera diferente de hacer los procesos de planeación y control son:
·
En estos tiempos existe una alta necesidad de
contar con información semanal e incluso diaria; esto permite que las
organizaciones realicen los ajustes necesarios a las condiciones de los
mercados.
·
El contar con nuevas maneras de hacer las
cosas, tales como factores críticos para alcanzar el éxito.
·
El vertiginoso cambio tanto del hardware y
software
·
Los procesos de planeación y pronósticos
mediante las siguientes maneras:
·
Mecanizando el proceso de planeación de la
organización.
·
Estableciendo nuevas metodologías de planeación
estratégica y análisis competitivos, estas se mejoran teniendo una comunicación
adecuada y acceso a las bases de datos.
·
Haciendo que los encargados de tomar las
decisiones hagan uso del sistema para realizar una planeación técnica con
aplicaciones que anteriormente se consideraban para control administrativo.
·
Logrando que los ejecutivos sean diestros al
realizar análisis específicos haciendo uso de la información que se encuentra
en las bases de datos.
TIPOS.
Los sistemas básicos de apoyo a la toma de decisiones se pueden dividir en:
·
Sistemas de Soporte a la Decisión. Un sistema de soporte a la decisión es un sistema de
información gerencial que combina modelos de análisis (de información,
procesos, etc.) y datos para resolver problemas semiestructurados y no
estructurados involucrando al usuario a través de una interfaz amigable.
·
Sistemas de Soporte a la Decisión de
Grupos (SSDG). Conforme la complejidad de la toma de decisiones aumenta,
la necesidad de reuniones y de trabajo en equipo se incrementa. La preparación
de cada reunión y la dirección de las mismas puede ser un proceso complejo. Es
por ello que los sistemas electrónicos pueden ser la solución.
·
Sistemas Expertos (SE). Un Sistema experto es un tipo de software que imita el comportamiento de un
experto humano en la solución de un problema. Pueden almacenar conocimientos de
expertos para un campo determinado y solucionar un problema mediante deducción
lógica de conclusiones.
A continuación se realiza una breve descripción de cada uno de los
componentes:
·
La Base de Conocimientos de un Sistema
Experto contiene el conocimiento de
·
los hechos y de las experiencias de los
expertos en un dominio determinado.
·
El Mecanismo de Inferencia de un Sistema
Experto puede simular la estrategia
·
de solución de un experto.
·
El Componente Explicativo explica al
usuario la estrategia de solución
·
encontrada y el porqué de las decisiones
tomadas.
·
La Interfaz de Usuario sirve para que éste
pueda realizar una consulta en un
·
lenguaje lo más natural posible.
·
El Componente de Adquisición ofrece ayuda a
la estructuración e
·
implementación del conocimiento en la base de
conocimiento.
CARACTERÍSTICAS.
Las principales características de los
Sistemas de Información para Ejecutivos (EIS) son las siguientes:
·
Diseñados para
cubrir las necesidades específicas y particulares de la alta administración de
la empresa. Esto implica que los ejecutivos pueden requerir información o
formatos de presentación distintos para trabajar en una compañía en particular.
·
Extraen, filtran,
comprimen y dan seguimiento a información crítica del negocio. Posee la
capacidad de manejar información que proviene de los Sistemas Transaccionales
de la empresa y/o de fuentes externas de información. Esta información externa
puede provenir de bases de datos externas, periódicos y cartas electrónicas de
la industria, temas de nuevas tecnologías, clientes, mercados y competencia,
por mencionar algunos.
·
Los ejecutivos
puedan interactuar en forma directa con el sistema sin el apoyo o auxilio de
intermediarios.
·
Es un sistema
desarrollado con altos estándares en sus interfases hombre-máquina,
caracterizado por gráficas de alta calidad, información tabular y en forma de
texto.
·
Pueden acceder a
información que se encuentra en línea, extrayéndose en forma directa de las
bases de datos de la organización. Esta característica del EIS permite al
ejecutivo penetrar en diferentes niveles de información. Por ejemplo, puede
conocer las ventas por país, por zona geográfica, por cliente y por línea de
producto, penetrando a su gusto en los niveles internos y más detallados de la
información en caso necesario.
·
El sistema esta
soportado por elementos especializados de hardware, tales como monitores o
videos de alta resolución y sensibles a; tacto, ratón e impresoras con
tecnología avanzada.
Es importante señalar que en muchas ocasiones
los términos Sistemas de Información para Ejecutivos (EIS) y Sistemas de
Soporte para Ejecutivos (ESS: Executive Support Systems) son utilizados como sinónimos. Sin embargo,
las siguientes características adicionales deben estar presentes para
considerar a un EIS:
·
Contempla las
facilidades de comunicación electrónica, tales como correo electrónico de voz y
datos, telé conferencia y procesadores de texto.
·
Capacidades de
análisis de datos, tales como hoja electrónica de cálculo, lenguajes
especializados de consulta que utilicen comandos como el SELECT, JOIN y
PROJECT. Esta capacidad puede extenderse a tener interfases con los típicos
DSS.
·
Herramientas para la
organización personal del ejecutivo, tales como calendario, agenda y tarjetero
electrónico.
COMPONENTES FUNCIONALES.
Componentes
Funcionales que integran un Sistema de Información para el Apoyo o Soporte a la
Toma de Decisiones (DSS) son:
a)
El Modelo
b)
Base de Datos
c)
Sistema del Software
d)
Interfase con el Usuario
El Modelo.
Un modelo es una
representación abstracta en donde se ilustran los componentes o relaciones de
un fenómeno. Los DSS le brindan al
usuario la facilidad de desarrollar sus propios modelos de decisión o
utilizar modelos disponibles.
La Base de Datos.
Es una colección
de datos actuales o históricos de un número de aplicaciones o grupos,
organizada para un fácil acceso a partir de una gama de aplicaciones. Se
clasifican en :
·
Bases de Datos Corporativas. Es la base de datos que
integra toda la información de la compañía, la cual pueden consultar, los
diferentes usuarios para construir y utilizar herramientas para la toma de
decisiones.
·
Bases de Datos Locales y Archivos Propietarios. Las bases de
datos locales y los archivos propietarios son generados y utilizados por los
usuarios, de la base de datos corporativa. Pueden ser manipulados por el
usuario, permitiendo su creación, consulta y modificación.
Permite una
interacción fácil entre los usuarios del sistema y la base de datos del DSS y
la base de modelos.
Una parte
fundamental de los DSS es la facilidad que brindan para explorar la información
a través de gráficas de alta calidad y reportes que se diseñan y se obtienen en
intervalos cortos de tiempo, así como la disponibilidad de lenguajes de muy
alto nivel para facilitar la consulta de información que contiene la base de
datos.
La mayoría de los
DSS permiten a los usuarios desarrollar sus propios modelos de decisión. Esto
implica la posibilidad de manejar entrada, procesamiento, almacenamiento, y
salida de información.
Otra
característica que se deriva de estos Sistemas de desarrollo es el concepto de
aplicaciones desechables; es decir, modelos de decisión que fueron
desarrollados en un tiempo muy corto, para apoyar una decisión particular. Una
vez tomada la decisión no repetitiva, el modelo que se desarrolló carece de
valor y se desecha, o bien, se almacena para usarse con modificaciones en una
decisión posterior.
LA TOMA DE DECISIONES.
La toma de
decisiones se define como el proceso durante el cual la persona debe escoger
entre dos o más alternativas.
La toma de
decisiones en una organización se circunscribe a una serie de personas que
están apoyando el mismo proyecto e invade cuatro funciones administrativas
importantes que son: planeación, organización, dirección y control.
La planeación
consiste en la selección de misiones y objetivos así como las acciones para
cumplirlas. Esto implica “Toma de decisión”. La Organización es el establecimiento
de la estructura que desempeñan los individuos dentro de la empresa. La
Dirección requiere que los administradores influyan en los individuos para el
cumplimiento de las metas organizacionales y grupales y el Control es la
medición y corrección del desempeño individual y organizacional de manera tal
que se puedan lograr los planes.
Etapas de la Toma
de Decisión.
- Identificación y diagnostico del problema: En esta
fase inicial, se reconoce el problema que se desea solucionar, teniendo en
cuenta el estado actual con respecto al estado deseado.
- Generación de soluciones alternativas: La solución
de los problemas puede lograrse por varios caminos y no sólo de la
selección entre dos alternativas, se pueden formular varias hipótesis.
- Evaluación de alternativas: Implica la
determinación del valor o la adecuación de las alternativas que se
generaron. Se deben considerar distintos tipos de consecuencia. Las
decisiones establecen un precedente y hay que determinar si este será una
ayuda o un obstáculo en el futuro.
- Selección de la mejor alternativa: Cuando el
administrador ha considerado las posibles consecuencias de sus opciones,
ya está en condiciones de tomar la decisión. Debe considerar tres términos
muy importantes. Estos son: Maximizar, es tomar la mejor decisión posible; Satisfacer,
es la elección de la primera opción que sea mínimamente aceptable o
adecuada, y de esta forma se satisface una meta o criterio buscado; Optimizar,
Es el mejor equilibrio posible entre distintas metas.
- Implementación de la decisión.
El proceso no finaliza cuando la decisión se
toma; esta debe ser ejecutada. Debe existir la comprensión total sobre la
elección de la toma de decisión en sí, las razones que la motivan y sobre
todo debe existir el compromiso de su implementación exitosa.
- Evaluación de la decisión: Consiste en
un proceso de retroalimentación que podría ser positiva o negativa. Si la
retroalimentación es positiva, indica que se puede continuar sin problemas
y que incluso se podría aplicar la misma decisión a otras áreas de la
organización. Si por el contrario, es negativa, podría ser que la
implementación requiera de más tiempo, recursos y esfuerzos o que la
decisión fue equivocada, para lo cual se debe hacer una redefinición del
problema.
Barreras
para una Toma de Decisiones Efectiva.
- Indecisión: Evitar decisiones para
escapar a los aspectos desagradables del riesgo, temor y ansiedad.
- Andar con rodeos: Rehusarse a enfrentar
el tema; recolección obsesiva de hechos que no llevan a ninguna parte.
- Sobre reaccionar: Dejar que una
situación salga fuera de control; dejar que las emociones tomen el
control.
- Vacilación: Revertir decisiones;
mediano compromiso con el plan de acción.
- Medidas a medias: Arreglárselas a
medias. Tomar la decisión más segura para evitar la controversia pero sin
lidiar con el problema en su totalidad.
Cualidades
personales para la Toma de Decisiones.
Cuatro son las
cualidades que tienen mayor importancia a la hora de analizar al tomador de
decisiones:
- Experiencia: Los éxitos o errores
pasados conforman la base para la acción futura, se supone que los errores
previos son potencial de menores errores futuros. Para situaciones mal
estructuradas o nuevas, la experiencia puede acarrear ventajas y
desventajas. La principal desventaja es que las lecciones de experiencia
puedan ser inadecuadas por completo para el nuevo problema, resultando una
decisión errónea. Pero también puede ser una gran ventaja, pues da
elementos para diferenciar entre situaciones bien o mal estructuradas.
- Buen juicio: Está constituido por
el sentido común, la madurez, la habilidad de razonamiento y la
experiencia del tomador de decisiones. El buen juicio se demuestra a
través de ciertas habilidades para percibir información importante,
sopesar su importancia y evaluarla.
- Creatividad: El tomador de
decisiones creativo es capaz de captar y entender el problema de manera
más amplia y de ver las consecuencias que otros pasan por alto. Sin
embargo el mayor valor de la creatividad está en el desarrollo de
alternativas.
- Habilidades cuantitativas: consiste en
emplear técnicas presentadas como métodos cuantitativos o investigación de
operaciones, tales como: la programación lineal, teoría de líneas de
espera y modelos de inventarios. Estas herramientas ayudan a tomar
decisiones efectivas.
DECISIONES PROGRAMADAS Y NO PROGRAMADAS.
Las decisiones,
pueden estar divididas en dos categorías.
·
Decisión Programada: Son programadas
en la medida que son repetitivas y rutinarias y cuando se ha desarrollado un
método definitivo para poder manejarlas. Estas decisiones programadas cuentan
con unas guías o procedimientos, unas reglas que garanticen consistencias en
las disciplinas y con un alto nivel de justicia, aparte de una política, que
son las directrices para canalizar el pensamiento del mando en una dirección
concreta. Ejemplo: Los operadores de tornos tienen especificaciones y reglas
que les señalan si la pieza que han hecho es aceptable, si tiene que desecharse
o si se tiene que procesar de nuevo.
·
Decisión no Programada: Las decisiones no
programadas se usan para situaciones no previstas, nuevas y mal definidas, de
naturaleza no repetitivas. Ejemplo: "La reestructuración de una
organización" o "cerrar una división no rentable", son ejemplos
de decisiones no programadas, También "la creación de una estrategia de
mercado para un nuevo producto".
TOMA DE DECISIONES BAJO CONDICIONES DE INCERTIDUMBRE.
Prácticamente
todas las decisiones se toman en un ambiente de cierta incertidumbre porque la
toma de decisiones conlleva ciertos riesgos implícitos. Existen algunos
enfoques modernos en la toma de decisiones bajo condiciones de incertidumbre,
que ayudan a los administradores a tomar decisiones más eficaces, estas son:
Análisis de
riesgos.
El análisis de
riesgos, es un término que hace referencia a un proceso necesario para
responder a tres cuestiones básicas sobre seguridad. En la siguiente figura se
representan estos aspectos, lo que implica acciones diferentes en cada caso.
En el análisis de
riesgos, cada decisión se basa en la interacción de variables importantes,
muchas de las cuáles tienen un elemento de incertidumbre pero quizás un grado
bastante alto de probabilidad. Ejemplo: el lanzar un nuevo producto podría
depender de varias variables críticas: el costo del producto, la inversión del
capital, el precio que se puede fijar, el tamaño del mercado potencial y la
participación del mercado total.
Árboles de
decisión.
Constituyen una
representación gráfica del problema y facilitan el proceso de toma decisiones.
Este enfoque permite observar las principales alternativas y el hecho de que
las decisiones posteriormente dependan de acontecimientos en el futuro.
Cada decisión se
convierte en un "nodo" del que se generan "ramas" que
muestran las opciones disponibles. A su vez, éstas crean nuevas
"ramas" con lo que se conforma el "árbol".
Los árboles de
decisiones se dibujan sobre un plano horizontal, con la raíz del árbol al lado
izquierdo del papel y las ramas hacia la derecha. Esto permite al analista
describir las condiciones de acciones sobre las ramas. Cuando se dibujan los
árboles de decisiones es útil distinguir entre las condiciones y las acciones.
Para este propósito, el uso de un nodo cuadrado indica una acción y un círculo
representa una condición, tal y como se representa en la siguiente figura:
RACIONALIDAD EN LA TOMA DE DECISIONES.
La racionalidad
requiere de una meta y comprensión clara de las alternativas mediante las que
se puede alcanzar dicha meta. Cuando un administrador se enfrenta a una toma de
decisión, además de comprender la situación que se presenta, debe tener la
capacidad de analizar, evaluar, reunir alternativas y considerar las variables;
para encontrar soluciones razonables. En este caso se habla de una toma de
decisión basada en la racionalidad.
Racionalidad
limitada o circunscrita.
Acción racional
limitada debido a la falta de información, de tiempo o de la capacidad para
analizar alternativas a la luz de las metas buscadas; metas confusas; la
tendencia humana a no correr riesgos al tomar una decisión. HEBERT SIMON, ha
llamado a esto SATISFACCIÓN SUFICIENTE, es decir, escoger un curso de acción
que sea satisfactorio o lo bastante bueno, dadas las circunstancias.
Proceso racional
de Toma de Decisiones.
De los procesos
existentes para la toma de decisiones, este es catalogado como "el proceso
ideal". En su desarrollo, el administrador debe:
·
Determinar la necesidad de una decisión. Comienza con el
reconocimiento de que se necesita tomar una decisión. Ese reconocimiento lo
genera la existencia de un problema o una disparidad entre cierto estado
deseado y la condición real del momento.
·
Identificar los criterios de decisión. Una vez determinada la
necesidad de tomar una decisión, se deben identificar los criterios que sean
importantes para la misma. Ejemplo:
" Una persona piensa adquirir un automóvil. Los criterios de decisión de
un comprador típico serán: precio, modelo, dos o más puertas, tamaño, nacional
o importado, equipo opcional, color, entre otros. Estos criterios reflejan lo
que el comprador piensa que es relevante. Existen personas para quienes es
irrelevante que sea nuevo o usado; lo importante es que cumpla sus expectativas
de marca, tamaño, imagen, entre otros., y que se encuentre dentro del
presupuesto del que disponen.
·
Asignar peso a los criterios. Es necesario ponderar cada
uno de ellos y priorizar su importancia en la decisión. Ejemplo: Cuando el comprador del automóvil se pone a ponderar los
criterios, da prioridad a los que por su importancia condicionan completamente
la decisión: precio y tamaño. Si el vehículo elegido tiene los demás criterios
(color, puerta, equipo opcional, entre otros.), pero sobrepasa el importe de lo
que dispone para su adquisición, o es de menor tamaño al que precisa, entonces
estos criterios son secundarios en base a otros de importancia trascendental.
·
Desarrollar todas las alternativas. La persona que debe tomar
una decisión tiene que elaborar una lista de todas las alternativas disponibles
para la solución de un determinado problema.
·
Evaluar las alternativas. La evaluación de cada alternativa se hace
analizándola con respecto al criterio ponderado. Una vez identificadas las
alternativas, el tomador de decisiones tiene que evaluar de manera crítica cada
una de ellas. Las ventajas y desventajas de cada alternativa resultan evidentes
cuando son comparadas.
·
Seleccionar la mejor alternativa. Una vez seleccionada la
mejor alternativa se llega al final del proceso de la toma de decisiones, en el
proceso racional.
EVALUACIÓN DE ALTERNATIVAS.
Los procesos para
la toma de decisiones, deben ser organizados de tal manera que funcionen como "un proceso ideal". En su
desarrollo, el administrador debe:
·
Desarrollar todas las alternativas. La persona que
debe tomar una decisión tiene que elaborar una lista de todas las alternativas
disponibles para la solución de un determinado problema.
·
Evaluar las alternativas. Una vez
identificadas las alternativas, el tomador de decisiones tiene que evaluar de manera
crítica cada una de ellas. Las ventajas y desventajas de cada alternativa
resultan evidentes cuando son comparadas.
·
Seleccionar la mejor alternativa. Una vez
seleccionada la mejor alternativa se llegó al final del proceso de toma de
decisiones. El tomador de decisiones sólo tiene que escoger la alternativa que
tuvo la calificación más alta en el paso número dos (2). El paso tres (3) tiene
varios supuestos, es importante entenderlos para poder determinar la exactitud
con que este proceso describe el proceso real de toma de decisiones
administrativas en las organizaciones. El tomador de decisiones debe ser
totalmente objetivo y lógico a la hora de tomarlas. Tiene que tener una meta
clara y todas las acciones en el proceso de toma de decisiones llevan de manera
consistente a la selección de aquella alternativa que maximizará la meta.
Vamos a analizar
las tomas de decisiones de una forma totalmente racional:
·
Orientada a un objetivo.- No deben existir conflictos acerca del
objetivo final. El lograr los fines es lo que motiva que tengamos que decidir
la solución que más se ajusta a las necesidades concretas.
·
Todas las
opciones son conocidas.-
El tomador de decisiones tiene que conocer las posibles consecuencias de su
determinación. Así mismo tiene claros todos los criterios y puede enumerar
todas las alternativas posibles.
·
Las preferencias
son claras.- Se supone que
se pueden asignar valores numéricos y establecer un orden de preferencia para
todos los criterios y alternativas posibles.
EL MODELO.
Una de las
características que poseen un DSS es la facilidad que un usuario, sin tener
conocimientos amplios sobre sistemas computacionales, pueda desarrollar sus
propios modelos de decisión. Los modelos son construidos con ayuda de
herramientas, que en términos generales se clasifican en herramientas de
hardware y software. Las primeras están constituidas por todos los elementos
del hardware, incluyendo microcomputadoras, monitores de alta resolución,
impresoras, etc. Las herramientas de software permiten al usuario generar sus
propias aplicaciones, manipular su información particular y, en general,
interactuar con el DSS.
Esta facilidad
permite al usuario utilizar modelos clásicos, que se encuentran
desarrollados y disponibles, formando la base de modelos. Estos pueden incluir:
·
Inventarios
·
Control de proyectos
·
Programación lineal
·
Simulación
·
Colas
·
Análisis Estadísticos
·
Planeación financiera de escenarios
Para el mejoramiento en la
toma de decisiones se puede estimar las probabilidades objetivas de un resultado,
al utilizar modelos matemáticos. Por otra parte se puede usar la probabilidad
subjetiva, basada en el juicio y la experiencia.
En ciencias puras
y, sobre todo, en ciencias aplicadas, se denomina modelo a una
idealización de la realidad utilizada para plantear un problema, normalmente de
manera simplificada en términos relativos y planteada desde un punto de vista
matemático, aunque también puede tratarse de un modelo físico. Es una
representación conceptual o un modelo a escala de un proceso o sistema, con el
fin de analizar su naturaleza, desarrollar o comprobar hipótesis o supuestos y
permitir una mejor comprensión del fenómeno real al cual el modelo representa.
Diseño de los
Modelos.
La Modelización
de los datos es la Técnica orientada a la organización y documentación de datos
en un Sistema de Información necesaria para la definición de las necesidades de
almacenaje de datos. Su objetivo es identificar las necesidades de información en
cada uno de los procesos que conforman el Sistema de Información.
Para hacer un
modelo es necesario plantear una serie de hipótesis, de manera que lo que se
quiere representar esté suficientemente plasmado en la idealización, aunque
también se busca, normalmente, que sea lo bastante sencillo como para poder ser
manipulado y estudiado.
Las teorías y las
técnicas matemáticas que se toman en consideración en el análisis de decisiones
se ocupan de las teorías de elección prescriptivas (acción). Es decir, la
cuestión aquí es ver exactamente de qué modo se comporta un decisor cuando se
enfrenta a una elección entre cursos de acción, cuyos resultados están regidos
por el azar o las acciones de los competidores.
El análisis de
decisiones es un proceso que le permite al decisor seleccionar una decisión
(sólo una) entre un conjunto de alternativas posibles de decisión, cuando
existe incertidumbre con respecto al futuro, con el objetivo de optimizar el
pago (retorno) resultante, en términos de algún tipo de criterio de decisión
numérico.
La herramienta
más útil y utilizada para llevar a cabo finalmente dicha modelización es el Diagrama
Entidad – Relación, comúnmente llamado Diagrama DER., en el se describe las
asociaciones
existentes entre diferentes categorías de datos que pueden referirse, a cosas
físicas, funciones, sucesos o localizaciones. Un DER queda conformado por los
siguientes elementos:
·
Una Entidad de datos es cualquier Ente, real o abstracto, que puede ser
descrito
·
por sus atributos. Se designan con nombres. En un DER las entidades se
representan mediante rectángulos.
·
Una Relación de datos, es una asociación entre una o varias
entidades. También
·
pueden expresar actividades o sucesos que vinculen entidades entre
ellas. Se designan mediante verbos o frases verbales. En un DER las relaciones
se representan mediante rombos.
·
Los Atributos (propiedades, campos, descripciones), son
características comunes a las presencias de una Entidad.
·
Identificadores, es un atributo o una combinación de varios, que
identifica de una manera inequívoca a una presencia de Entidad.
·
Las relaciones entre dos Entidades pueden ser únicas o múltiples.
Por esta razón, se definen dos tipos de reglas de relación: Orden y
Cardinalidad.
·
El Orden es el número mínimo de presencias de una Entidad respecto a
otra. Se define en ambas direcciones.
·
Cardinalidad, número máximo de presencias de una Entidad para
una única presencia de la Entidad relacionada.
De la misma
manera que se ha visto anteriormente, un ejemplo claro y sencillo de DER (ahora
con las formas de sus elementos correctos) es la siguiente:
Figura F.1
Representación gráfica de un DER [6]
Si se le añade
las propiedades de Orden y Cardinalidad:
Figura F. 2.
Nomenclatura utilizada para el DER [6]
Para resumir
todos los símbolos y características se ha creado la siguiente tabla resumen:
Tabla F.3
Relación de simbología y elementos que se utilizan en un DER
Modelización de Procesos.
La Modelización
de Procesos se conoce como el conjunto de técnicas para la organización y
documentación de los procesos de un Sistema (Entradas, Salidas y Almacenaje).
Su objetivo es el de analizar las necesidades del usuario para establecer el
conjunto de procesos que conforman el Sistema de Información.
Su principal
herramienta es el Diagrama de Flujo de Datos (DFD). Dicho Diagrama, representa
el flujo de datos a través de un Sistema y los trabajos o procesos que este
sistema realiza. El elemento principal es el proceso: conjunto de tareas o
acciones realizadas a partir del flujo de datos de la
empresa produciendo flujos de salida.
El
flujo de datos representa la introducción de datos en un proceso o bien la
obtención de datos en un proceso. También puede representar la actualización de
un fichero. Mayoritariamente, los flujos se producen en el interior del sistema
pero algunos pueden aportar nuevos datos procedentes del exterior, la fuente de
los cuales son los Agentes. Los Agentes Externos o Internos definen los límites
del Sistema. Los SI capturan datos para su uso posterior los cuales se
almacenan en almacenes de datos. Dichos almacenes, contienen datos que
describen cosas sobre las que la empresa desea almacenar datos.
Aunque
los DFD no deben confundirse con los organigramas, se deben seguir algunas
reglas para su elaboración:
·
Los procesos pueden darse en paralelo
·
Las flechas de los DFD representan flujos de datos. No
pueden introducirse
·
bucles ni ramificaciones.
·
Pueden mostrar procesos que tengan tiempos de ejecución totalmente
·
diferentes.
Simbología utilizada
La
simbología utilizada para construir dichos diagramas es la siguiente:
·
Procesos: Simbolizados a través de rectángulos chatos.
·
Agentes: Simbolizados a través de rectángulos
·
Almacenes o Bases de Datos: Representados a través de
cuadrados con
·
extremos abiertos
·
Flujos: Representados mediante flechas.
La siguiente
tabla resumen muestra la representación de cada elemento del DFD:
Tabla F.4
Principales elementos y símbolos utilizados en un DFD
COMPRENSIÓN DEL PROBLEMA.
Es necesario el
análisis de lo que esta sucediendo; es necesario evaluar alternativas complejas
en términos de valores y de incertidumbre (lo que no conocemos). El
compenetrarse con el Problema brinda información sobre las diferencias entre
las alternativas definidas, y genera sugerencias de nuevas y mejores
alternativas. Usamos números para cuantificar valores e incertidumbres
subjetivas, lo cual nos permite comprender la situación de decisión. Los
resultados numéricos deben reconvertirse para generar información cualitativa.
Los seres humanos
pueden comprender, comparar y manipular números. Por lo tanto, para crear un
modelo de análisis de decisiones es necesario crear la estructura del modelo y
asignar las probabilidades y los valores para poblar el modelo de computación.
Aquí se incluyen los valores para las probabilidades, las funciones de valor
para evaluar alternativas, las ponderaciones de valor para medir la concesión
que se debe hacer entre los objetivos, y la preferencia de riesgo.
Una vez definida
la estructura y los números, el análisis puede comenzar. El Análisis de
Decisiones implica mucho más que calcular la utilidad esperada y ponderada de
cada alternativa. Si nos detuviéramos aquí, los decisores no tendrían demasiada
información. Tenemos que examinar la sensibilidad de la utilidad esperada y
ponderada para las probabilidades clave, y los parámetros de ponderación y
preferencia de riesgo. Como parte del análisis de sensibilidad podemos calcular
el valor de la información perfecta para incertidumbres que han sido modelizadas
explícitamente.
Entre las
comparaciones cuantitativas adicionales se incluye la comparación directa de la
utilidad ponderada para dos alternativas en todos los objetivos y la
comparación de todas las alternativas en dos objetivos seleccionados, demostrando
la optimalidad de Pareto para estos dos objetivos.
La complejidad
del mundo moderno, junto con la cantidad de Información, la Incertidumbre y el
Riesgo, requieren un marco racional para la toma de decisiones. Las metas del
análisis de decisiones son las siguientes: incorporar orientación, información,
discernimiento y estructura al proceso de toma de decisión, para que ésta pueda
ser mejor y más "racional".
FORMULACIÓN DE UN MODELO.
Sea breve en la
parte de la lógica y la razón de su decisión. Es probable que existan mil cosas
en un automóvil, pero usted no las necesita todas para tomar la decisión. Con
media docena es suficiente.
La manera más
sencilla de formular el problema de decisión es usando una matriz de beneficios
(tabla). Hay una matriz de beneficios X bien definida, monetaria (y luego de
utilidad) sobre dos conjuntos de dominio dimensionales A y S. Las filas y las
columnas se asignan a las alternativas de decisión posibles y a los estados
posibles de la naturaleza, respectivamente.
La Base de Datos.
Una Bases de
datos es una colección de información actual o histórica de un número de
aplicaciones o grupos, organizada para un acceso fácil a partir de una gama de
aplicaciones. Otras de las facilidades de los DSS, es la posibilidad de manejar
y almacenar información, incluyendo funciones tales como:
·
Acceso a las bases de datos corporativas.
·
Generación de información privada en bases de datos locales.
·
Manipulación de la información a través de técnicas de manejo de
información, consolidaciones, etc.
Obtención de los
Datos.
Afortunadamente
hoy en día contamos con varias herramientas que ayudan a los administradores a
tomar decisiones más eficaces. Esta es la habilidad de emplear técnicas
presentadas como métodos cuantitativos o investigación de operaciones, como
pueden ser la programación lineal, teoría de líneas de espera y modelos de
inventarios. Esta herramienta ayuda a los mandos a tomar decisiones efectivas,
pero es muy importante no olvidar que las habilidades cuantitativas no deben,
ni pueden reemplazar al buen juicio, en el proceso de la toma de decisiones.
Entrada de los
Datos al Modelo.
El DBMS es un
conjunto de programas que se encargan de manejar la creación y todos los
accesos a las bases de datos. Se compone de un lenguaje de definición, de datos
de un lenguaje de manipulación de datos y de un lenguaje de consulta.
El lenguaje de definición de datos (DDL) es utilizado para describir todas las
estructuras de información y los programas que se usan para construir, actualizar,
e introducir la información que se contiene en una base de datos. El DDL
contiene un diccionario de datos que se utiliza para almacenar y crear las
definiciones de los datos. Incluyendo localización, forma en que se almacena y
algunas otras características. El lenguaje de definición de datos debe permitir
describir los datos y las estructuras de los archivos del sistema,
especificando la forma en que serán agrupados en registros o divididos en
campos. Una vez que se tiene la definición de la base de datos, el DBMS
se encarga de construir y generar las estructuras de información de manera
automática.
La secuencia
conceptual de operaciones que ocurren para accesar cierta información que
contiene una base de datos es la siguiente:
·
El usuario solicita cierta información contenida en la base de datos.
·
El DBMS intercepta este requerimiento y lo interpreta.
·
El DBMS realiza las operaciones necesarias para accesar y/o actualizar
la información solicitada.
Una de las
ventajas del DBMS es que puede ser invocado desde programas de aplicación que
pertenecen a sistemas transaccionales escritos en algún lenguaje de alto nivel
para la creación o actualización de las bases de datos, o bien para efectos de
consulta a través de lenguajes propios que tienen las bases de datos o
lenguajes de cuarta generación
Resolución del
Modelo.
Los elementos de
los problemas de análisis de decisiones son los siguientes:
Hay un decisor
responsable individual. Por ejemplo, el CEO de una compañía que quizás deba
rendir cuentas ante los accionistas.
Un número finito
de eventos (futuros) posibles, llamados Estados de la Naturaleza, es decir, un
conjunto de escenarios posibles. Las circunstancias en las cuales se toma una
decisión se llaman estados de la naturaleza. Los estados de la naturaleza se
identifican y agrupan en el conjunto S; los miembros se denotan como s. El
conjunto S es un grupo de conjuntos mutuamente excluyentes. Es decir, sólo
puede ocurrir un estado de la naturaleza. ¿Qué puede hacer la naturaleza?
Un número finito
de alternativas posibles de decisión. Hay una acción a, miembro del conjunto A,
que puede ser adoptada por el decisor. Sólo puede adoptar una. ¿Qué puedo
hacer? Una buena decisión requiere buscar un conjunto más rico de alternativas
que las que se presentaron inicialmente o que las aceptadas tradicionalmente.
Proceso modelizado de la toma de decisión según Simón
Implantación de
la Solución.
La implantación
de un sistema de gestión de cualquier tipo es una tarea de gran envergadura para
cualquier organización que desee mejorar su actividad empresarial. Sin embargo,
una planificación adecuada y el respaldo de la alta dirección pueden facilitar
en gran medida este proceso. Para todos los sistemas de gestión, existen
algunas herramientas comunes que se pueden utilizar, así como un proceso común
que se puede seguir durante la implantación.
También existen
cursos de formación y publicaciones disponibles si desea implantar el sistema
sin ayuda. No obstante, numerosas empresas contratan servicios de consultoría
para que les ayuden en esta parte del proceso. Los consultores conocen a la
perfección el uso de los sistemas de gestión y saben qué debe hacer una empresa
para utilizarlos con eficacia. Le podrán ayudar a lo largo de todo el proceso de
implantación, además de asesorarle sobre cómo personalizar el sistema de
gestión de la manera más apropiada para satisfacer las necesidades de su
empresa y sobre cómo sacar el máximo partido de su uso.
FORMACIÓN
DEL PERSONAL SOBRE EL SISTEMA DE GESTIÓN PARA FAMILIARIZARSE CON ÉL.
Durante la
implantación es importante que toda la plantilla se familiarice con el sistema
de gestión, es decir, que sepan qué es y cómo va a afectar a sus tareas
cotidianas. Una vez más, los cursos de formación pueden resultar de gran ayuda,
aunque muchas empresas prefieren desarrollar cursos específicos para sus
requisitos concretos.
Interfase con el
Usuario
Los Sistemas de
Software permiten una interacción fácil entre los usuarios del sistema y la
base de datos del DSS y la base de modelos. Una parte fundamental de los DSS es
facilidad para explorar la información a través de gráficas de alta calidad y
reportes que se diseñan y obtienen en intervalos cortos de tiempo, así como la
disponibilidad de lenguajes de muy alto nivel para facilitar la consulta de
información que contiene la base de datos.
La mayoría de los
DSS permiten a los usuarios desarrollar sus propios modelos de decisión. Esto
implica la posibilidad de manejar entrada, procesamiento, almacenamiento, y
salida de información.
En este sentido
el usuario diseña sus propios formatos de entrada y salida, así como la
estructura de almacenamiento de información y las funciones de procesamiento,
de tal forma que el sistema puede evolucionar de manera permanente, a través de
los cambios que periódicamente se van integrando a la aplicación. Esta forma de
desarrollo denominada prototipo, es diferente al proceso tradicional de
desarrollo de un sistema transaccional típico. En este último, el usuario tiene
que definir de antemano todos los requerimientos de sus sistemas de aplicación
durante las fases de análisis antes de iniciar la fase de diseño.
Otra
característica que se deriva de estos Sistemas de desarrollo es el concepto de
aplicaciones desechables; es decir, modelos de decisión que fueron
desarrollados en un tiempo muy corto, para apoyar una decisión particular. Una
vez tomada la decisión no repetitiva, el modelo que se desarrolló carece de
valor y desecha, o bien, se almacena para usarse con modificaciones en una decisión
posterior.
FACTORES DEL ÉXITO.
Hablar
de la implantación de un EIS, la mayoría de las veces, significa hablar de un
largo proceso contra barreras del tipo tecnológicas, organizacionales,
psicológicas, educacionales, etc. Aunado a esto, muchas veces se presenta una
sola oportunidad de éxito o fracaso.
Se
supone que los EIS están hechos a la medida para ser usados por ejecutivos de
alto nivel; sin embargo, pocos son los que los usan.
Usualmente
los sistemas que apoyan decisiones son difíciles de justificar usando métodos
económicos estándar de evaluación. Un EIS es comúnmente desarrollado con altas
expectativas de éxito, sin embargo terminan fracasando, y las razones
principales son, según algunos investigadores basados en los siguientes
criterios de evaluación:
·
Acceso. Es obvio que si un sistema se
encuentra disponible significa que los usuarios tendrán acceso a él, de una
manera no complicada y desde puntos clave. Si esto no sucede, el sistema no
servirá de nada.
·
Uso. Un indicador importante es su
frecuencia de uso. Si un sistema no es usado, o simplemente, los usuarios
potenciales no lo emplean, esto se reflejará en el éxito del sistema.
·
Satisfacción. Si el sistema no puede
satisfacer a sus usuarios, éstos no usarán el sistema.
·
Impacto Positivo. Un
sistema es exitoso si tiene un impacto benéfico en los ejecutivos y la
organización, al hacer los primeros, mejores decisiones la organización recibe
mas beneficios.
·
Difusión. Otro punto que indica el éxito
es la propagación del sistema. El numero de personas que usa el sistema aumenta
después de que los usuarios iniciales lo han probado.
En el
pasado, la falta de aplicaciones adecuadas para apoyar el concepto era otra de
las grandes limitantes, pero actualmente las soluciones presentes en el mercado
tienen la capacidad de integrarse fácilmente con otras aplicaciones.
Las
nuevas soluciones son más flexibles a las necesidades de los usuarios y
generalmente giran en torno de estructuras basadas en los hechos.
Para que
un EIS tenga éxito es necesario que cumpla con los siguientes factores:
·
Que se vea bien.
·
Que sea relevante.
·
Que sea rápido.
·
Que la información esté disponible y actualizada.
Los
cuatro factores anteriores aseguran que un EIS se utilice en una empresa y que
tenga el éxito esperado.
Muchos
investigadores como Rockart y DeLong, Paller y Laska, Bird, Watson, y Turban
han profundizado en este campo, logrando definir diez factores críticos de
éxito (CSF) clave:
·
Apoyo y compromiso de la alta administración: La mayoría de los estudios reconocen la
importancia de un patrocinador a nivel ejecutivo que esté lo suficientemente
comprometido con el sistema para invertirle el tiempo y esfuerzo necesarios
para guiar su desarrollo y la vez entienda sus limitantes.
·
Apoyo Operativo: Para
afianzar el apoyo por parte del ejecutivo anterior, es necesario contar con la
ayuda por parte del usuario.
·
El líder del proyecto debe de tener conocimiento tanto
técnicos como operacionales en función del negocio, además de poseer las
habilidades de comunicación necesarias para interactuar con los altos
ejecutivos.
·
Tecnología apropiada: Es de
gran importancia la selección tanto de hardware como de software en la
aceptación del sistema.
·
Administración de los datos: El
sistema, a través de sus usuarios, debe ser capaz de agregar, extraer y tener
datos confiables y accesibles desde medios internos como externos.
·
Ligar claramente el EIS y los objetivos de la
empresa: Debe de existir
un claro enlace entre los objetivos de la empresa y los beneficios del sistema.
·
Manejo de la resistencia organizacional: La
resistencia en toda organización es una causa siempre presente de fracaso en la
implantación de nuevos proyectos. Este asunto se debe manejar con especial
atención, ya que el flujo de datos en un sistema de información puede llegar a
alterar datos que no reflejen la realidad.
·
Administración de la evolución y la propagación del
sistema: El uso exitoso
del sistema por un usuario o por el ejecutivo mentor se traduce en la
propagación del sistema y nuevas demandas de acceso a él. Aquí se deberá de
contemplar, según evolucione el sistema, cual es el perfil de necesidades del
usuario que solicita nuevos accesos, tomándolo en cuenta para futuras
expansiones.
·
Metodología de desarrollo de evolución: La manera más común de encontrar
la forma en que la tecnología puede dar un valor al usuario es por medio del
método de Prototipo (mostrar, criticar, mejorar).
·
Definir cuidadosamente los requerimientos de
información: Algo muy
importante en este proceso es la definición de los requerimientos de los
usuarios. El éxito aplicara únicamente si estas necesidades son bien
entendidas, lo cual no es una tarea fácil.
FACTORES DE FRACASO.
Los siguientes son los factores considerados como “
factores de fracaso” en los sistemas de Información para Ejecutivos:
·
Tecnológicos: El EIS no es mejor que el sistema original. La tecnología no es
adecuada o es inapropiada. Las interfaces son complicadas o los menús son
extensos.
·
Soporte: Los requerimientos de información de los usuarios fueron
ignorados. Los cambios en las necesidades de información de los usuarios no
fueron llevados a cabo. No hay mejoras en los reportes electrónicos. Inadecuado
conocimiento del negocio entre los miembros del equipo de soporte. No ataca los
problemas significativos de la empresa.
BENEFICIOS.
Los
sistemas de Información para Ejecutivos tienen un sin fin de beneficios que a
la larga ayudan a la organización, los siguientes son los principales:
·
Información a tiempo: acceso más rápido, información más exacta,
relevante y concisa
·
Sensibilidad al medio: Mejor acceso a la información, aún de datos
externos, mejor sensibilidad al medio, y más información competitiva
·
Efectividad de ejecutivos: Mejora en la comunicación, desempeño
mejorado, ahorro en tiempo de ejecución, mejor presentación de los datos
·
Cumplimiento de objetivos estratégicos: Aumento en radio de control, planeación
mejorada, mejor toma de decisiones, mejor entendimiento de problemas, mejor
desarrollo de alternativas
·
Economía: Ahorro en costos, menos papeleo, mayor respuesta al cambio en las
necesidades del cliente, apoyo de reducción en la organización
APLICACIONES.
Son diseñados para capacitar y ayudar a los administradores con la
planificación estratégica, el proceso de la administración estratégica
debe ser un “proceso de todos” para que tenga éxito.
En la
siguiente tabla se muestra una lista de los principales productos y de sus
vendedores:
|
Producto de software |
Vendedor |
|
Commander EIS |
Comshare |
|
Command Center |
Pilot |
|
Executive Decisions |
IBM |
|
Executive Edge |
EXECUCOM |
|
Características |
Sistemas de Proceso de Transacciones (SPT) |
Sistemas de Información para la Gestión (SIG) |
Sistemas de Soporte a las Decisiones (SSD) |
Sistemas Expertos (SE) |
Sistemas de Información para Ejecutivos (SIE) |
|
Aplicaciones |
Nóminas, inventarios, mantenimiento del
registro, información de
producción y ventas |
Control de la
producción, previsión de
ventas, monitorización |
Planificación
estratégica de gran rango,integración compleja de
problemas |
Diagnósticos, planificación
estratégica, planificación del
control interno, diseño de
estrategias |
Soporte a las decisiones de alta gestión, Análisis del entorno |
|
Focalización |
Transacciones de
datos |
Gestión de Información |
Decisiones, flexibilidad, fácil manejo |
Transferencia de conocimiento |
Trazabilidad, control |
|
Bases de Datos |
Único para cada
aplicación |
Acceso interactivo de los
programadores |
Sistemas de
gestión de base de datos, acceso
interactivo, conocimiento
empírico |
Conocimiento
empírico y de procesos |
Externas y corporativas |
|
Capacidad de Decisión |
Sin decisiones |
Problemas de
rutina estructurada
usando herramientas de gestión
convencional |
Problemas semiestructurados, modelos de gestión integrada |
El sistema realiza
complejas decisiones no
estructuradas, uso de reglas
heurísticas |
Problemas estructurados y semiestructurados |
|
Manipulación |
Numérico |
Numérico |
Numérico |
Simbólico |
Numérico (mayoritariamente), algunos símbolos |
|
Tipo de Información |
Informes resumen, operacional |
Informes
programados y demandados, flujo estructural,
informes de excepción |
Información para el soporte
específico de decisiones |
Consejos y
explicaciones |
Informes de excepción, ratios
y estado de acceso |
|
Máximo nivel ofrecido a la organización |
Baja gestión |
Gestión media |
Analistas y
gerentes |
Gerentes y
especialistas |
Ejecutivos |
|
Impulso |
Conveniencia |
Eficiencia |
Efectividad |
Efectividad y Conveniencia |
Oportunidad |
ATRIBUTOS DE ALGUNOS DE LOS SISTEMAS DE SOPORTE INFORMÁTICO
Tendencias Futuras.
En el
pasado, la falta de aplicaciones adecuadas para apoyar el concepto era otra de
las grandes limitantes, pero actualmente las soluciones presentes en el mercado
tienen la capacidad de integrarse fácilmente con otras aplicaciones. Existen
sistemas que pueden manejar información
tanto interna como externa a la organización.
Las
nuevas soluciones son más flexibles a las necesidades de los usuarios y
generalmente giran en torno de estructuras basadas en los hechos y no solamente
basada en los libros contables. Debido a que estos sistemas financieros
dependen del poder de la computación para manejar los elementos individuales de
la información y procesar las transacciones, permiten que los ejecutivos
desempeñen un rol más estratégico en la organización.
La
tecnología de los EIS está evolucionando muy rápido, y es muy probable que en
el futuro los sistemas sean diferentes de los que se usan actualmente. Algunos
puntos que pueden anticiparse son:
·
Una mejor integración con otras aplicaciones.
·
Mejor software comercial para el desarrollo de EIS.
·
Mejores interfases sistema-ejecutivo.
Puede
decirse que los EIS, además de tablas y gráficas, incluirán voz, video e
imágenes, es decir, integrarán la tecnología de multimedia en sus desarrollo.
Durante
la toma de decisiones y solución de problemas a veces no se reconoce que
también interviene el punto de vista de la persona que ha detectado el
problema, por lo tanto hay situaciones en las que hay que decidir o resolver
algo, siempre y cuando a la persona le "importen " y por lo cual hace
juicios sobre esta.
Ventajas.
SSD
·
La reducción de costes y baja dependencia de
personas ajenas al proceso de toma de decisiones
·
Incremento en la productividad
·
Mejor comunicación
·
Ahorro de tiempo
·
Satisfacción de clientes y empleados
·
Flexibilidad para acoplarse a una variedad de
estilos de decisión
·
(autocrático, participativo, etc.)
·
Flexibilidad en el desarrollo de modelos de
decisión por parte del usuario,
·
interacción externa y comunicación
Interorganizacional
·
Incremento en la calidad y eficiencia de la
cadena de valor
·
Conseguir una ventaja competitiva en el
sector de desempeño debido a una eficiente,
·
concienzuda y veraz transformación de datos a
información relevante en los procesos
·
de valor cuyos objetivos y resultados se
encuentran alineados con la estrategia de la
·
organización.
Desventajas.
·
Falta de integridad y consolidación en la
administración de la información
·
Problemas de seguridad de la información
·
Pérdida del control administrativa por parte
del área de informática