·El intercambio electrónico de datos  ------------------------------------------------- ·Modelos B2C  ------------------------------------------------- ·Portales  ------------------------------------------------- ·Homebanking  ------------------------------------------------- ·Reporte conferencias Common Day 1999:  e-business: Más allá de las fronteras del Negocio  -------------------------------------------------

Por: Jorge Bonilla

- Web Storefronts: Proveen una interfase para los catálogos de productos y/o servicios. Integra la colocación de una orden en la WEB mediante un sistema de procesamiento interno, como un ERP por ejemplo para elaborar una orden. Es una solución aceptable para el comercio empresa - consumidores; pero no es una solución adecuada para el comercio empresa - empresa puesto que habría que visitar cientos de websites para completar una orden. Para una empresa con varios proveedores esta sería una forma intolerable de realizar negocios.

- E - Commerce Portals: Brindan la oportunidad de unir numerosos catálogos de vendedores y completar órdenes visitando un único lugar. Aunque esto elimina algunos problemas, existe todavía el problema de tener que actualizar los sistemas internos de la empresa en forma manual. Asimismo, información crítica para las compañías reside fuera de su alcance y es mantenida y actualizada por terceros, lo cual implica un cobro de parte de los portales por cada cambio que se deba realizar; es decir, las compañías tienen que pagar por su propia información. Finalmente, es muy claro que las empresas desean que la información vital para ellas esté bajo su dominio.

- EDI E-commerce: La primera aproximación integrada elaborada para resolver el comercio empresa - empresa fue llamado EDI (Electronic Data Interchange). EDI elimina los procesos manuales permitiendo a las aplicaciones internas o a las diferentes empresas intercambiar información directamente. EL problema es que sólo alrededor de 300 000 compañías en el mundo han adoptado EDI, debido a su costo y complejidad.

LAS NECESIDADES DE LAS EMPRESAS:

Reemplazar los documentos tradicionales en papel con documentos electrónicos requerirá cambiar la manera en que se desarrollan los procesos de las empresas. En el simple ejemplo descrito antes, reemplazar una O/C en papel con una electrónica proveerá muchos beneficios obvios. Esto también tendrá un impacto en la manera como la empresa ordena sus provisiones. Significará reemplazar el procedimiento actual con papel con uno muy diferente.

Ya que cambiar la forma de hacer negocios no es algo que se pueda tomar a la ligera, la empresa deberá diseñar procesos y procedimientos que funcionen en forma adecuada.

En la economía globalizada actual, cada fase del negocio constantemente requiere de mejorar la calidad de sus productos y/o servicios, mientras que al mismo tiempo controlar o reducir costos.

Mientras que la tecnología de información ha automatizado muchos procesos internos, en muchas empresas los procesos externos de intercambio de información con clientes y proveedores se encuentran aún muy lejos de su alcance. La necesidad de velocidad y confiabilidad en estos procesos externos se está volviendo cada vez más crítica.

La necesidad de rapidez:

Rapidez, ya sea en incrementar la velocidad de rotación de los productos desde el diseño hasta el punto de ventas, o en la respuesta de un proveedor ante la demanda de un cliente, es vital para tener éxito. Incrementar la rapidez puede beneficiar a la empresa de muchas formas:

Cortos tiempos de pedido para productos en catálogo o nuevos productos. La ventaja de meses o inclusive semanas puede tener un impacto importante en los beneficios recibidos por la empresa.

Hacer más utilizando menos. Reducciones de staff, un mismo lugar para muchos negocios, requiere que menos gente realice más trabajo. Realizar el intercambio de datos en forma electrónica puede ser crítica para sobrevivir, dando a los empleados las herramientas para ser más productivo, reduciendo al mismo tiempo la carga de trabajo.

Reduciendo el ciclo de entrega significa reducir el tiempo de pedido y menores costes de manejo de inventarios.

Confiabilidad en el intercambio de documentos es siempre importante. El intercambio de documentos tradicional en papel requiere información transferida a través de transcripciones o ingreso de datos, y en muchas de estas transferencias de información se introducirán errores en el proceso.

Incrementar la rapidez es siempre difícil de obtener, debido a la necesidad de evitar errores de transcripción. Al tiempo que la rapidez se incrementa, también lo hacen los errores. Las ventajas obtenidas a través de un incremento de rapidez, pueden ser fácilmente ocultas por los costes de correcciones de errores.

Existen muchos ahorros en costos como resultado de incrementar la confiabilidad de la transferencia de información de clientes y proveedores:

Incrementar la satisfacción del cliente.

Reducir la carga de trabajo requerida para detectar y/o reprocesar los documentos erróneos.

Reducir costos de pedidos no abastecidos o abastecidos en forma tardía.

Usando EDI lograremos incrementos específicos y mensurables en la rapidez de transferencia de documentos, acompañados con una reducción en el ciclo de manejo de documentos:

Enviando mensajes electrónicos a través del país o del mundo requiriendo sólo minutos o segundos en vez de varios días. Cada transmisión se lleva típicamente en alrededor de 1000 caracteres por segundo.

La data es inmediatamente habilitada para el uso de las aplicaciones internas. Una vez recibida, necesita sólo de ser traducida internamente en el formato requerido para las aplicaciones del software del receptor.

La reducción en el ciclo de negocios provee una ventaja competitiva en muchas industrias.

La transferencia electrónica de datos elimina la necesidad de copiar la data desde un documento en papel a otro, o a una pantalla de un aplicativo. Cada vez que la data es transferida, existe una posibilidad de error. En el típico manejo manual de una O/C, una persona ingresa o copia la información desde un papel por lo menos una vez. Mediante EDI, la mejora en confiabilidad se obtiene en diferentes formas.

La data electrónica es usualmente derivada desde la base de datos, donde la data ha estado sujeta a previas validaciones.

Los documentos electrónicos pueden ser transferidos sin problemas de tamaño. Si la transmisión de un documento grande no es exitosa, los usuarios pueden invocar el procedimiento de retransmisión rápidamente.

Siempre que un diferente usuario procese el documento electrónico, con cada parte añadiendo data al documento existente, ninguno tiene la capacidad de alterar la información previamente ingresada.

Las empresas pueden obtener una variedad de reducciones en costos como resultado de la implementación de EDI. Estas reducciones pueden incluir ahorro en costos, así como eliminación de costos. Este punto resume sólo algunos de los tipos de ahorros más generales que se pueden esperar.

Reducción del costo de la carga de trabajo eliminando el manejo humano en muchas áreas de mensajería, preparación de documentos e ingreso de datos (digitación).

Ahorros de costos sustanciales como resultado de reducir las tasas de error. Estos ahorros incluyen ahorros en costos laborales en que normalmente se incurre, como detección y corrección de errores.

Reducción de los costes de inventario a través de un acortamiento del proceso de procesamiento de órdenes y ciclos de entrega, y generalmente menores niveles de inventario. Menores niveles de inventario resultan en reducciones de costos de manipuleo. Los costos de inventario pueden, en muchos negocios, alcanzar más del 90% del costo total del producto, por lo que pequeñas reducciones en esta área pueden resultar en ahorros muy grandes.

Un negocio puede implementar las transacciones EDI en una fase de aproximación, habilitando áreas específicas de negocio para su mejora inmediata, mientras que se va migrando gradualmente a una implementación total.

EDI: un rol integral

EDI se ha convertido en una herramienta poderosa de incremento de la velocidad y alcance de beneficios de rapidez, confiabilidad y reducciones de costos. Muchas empresas grandes actualmente están exigiendo a sus vendedores y proveedores ingresar al mundo de la información electrónica para fortalecer sus relaciones de negocios.

Datos de productos y mercancías intercambiados: ficha de producto y catálogo de precios.

Información sobre los interlocutores: punto de entrega, facturación, etc.

Actos principales: pedido, albarán, factura, comunicación de pago.

Actos auxiliares y complementarios: relación de facturas, información de stocks, relación de entregas, etc.

Relación de prestatarios logísticos y entidades financieras.

Prácticas habituales: entrega directa, reposición, pago centralizado, facturación, etc.

EDI ha demostrado por sí mismo, ser bastante complicado y costoso para muchas pequeñas y medianas empresas, no habiendo cambiado totalmente la manera en que se conducen los negocios.

La Internet y el XML (Extensible Markup Language) han cubierto dichas barreras.

En contraste con el EDI tradicional, el uso de Internet ha crecido astronómicamente hace pocos años atrás, nuevas y mejoradas innovaciones tecnológicas están cargando de entusiasmo positivo las proyecciones que describen un futuro brillante para cualquier negocio involucrado en comercio electrónico.

¿QUÉ ES XML?

Definiciones:

Es un metalenguaje (un lenguaje que permite describir otros lenguajes) que brinda un formato para describir datos estructurados, esto facilita una declaración más precisa del contenido y un resultado significativamente mayor en las búsquedas a través de múltiples plataformas. El término Extensible Markup Language implica que usted puede diseñar tantas características de marcas de lenguaje como quiera, asumiendo que haya seguido las reglas del XML.Y después que haya diseñado una marca de lenguaje, puede seguir añadiéndole características o extendiéndolas.

Es un subconjunto simplificado del Standard Generalized Markup Language (SGML, ISO 8879), el cual provee un formato de archivo para representar datos, un esquema para describir estructura de datos, y un mecanismo para ampliar y anotar HTML con información semántica.

XML se diseña para hacer fácil y directo el uso de SGML en el Web: fácil definir los tipos del documento, fáciles manejar los documentos definidos-SGML, y fácil transmitirlos y compartirlos a través de la Web.

Define un dialecto extremadamente simple del SGML que se describe totalmente en la especificación de XML. La meta es permitir al SGML genérico ser servido, ser recibido, y ser procesado en el Web de la manera que es posible ahora con el HTML.

Por esta razón, XML se ha diseñado para la facilidad de la puesta en práctica, y para la interoperabilidad con el SGML y el HTML.

No, absolutamente. El SGML es la “lengua madre”, usada para describir millares de diversos documentos tipo dentro de muchos campos de la actividad humana, desde las transcripciones de manuscritos irlandeses antiguos hasta la documentación técnica para los bombarderos del Stealth, y desde los expedientes clínicos de los pacientes hasta la notación musical.

El HTML es apenas uno de estos tipos de documento, siendo el más usado en la Web. Define un simple tipo fijo de documento con el valor agregado diseñado para un tipo común de oficina o informe técnico, con los títulos, los párrafos, las listas, las ilustraciones, etc., y una cierta disposición para el hypertext y el multimedia.

XML es una versión abreviada del SGML, a fin de hacerla más fácil para que las empresas definan su propio documento y haga más fácil que los programadores escriban programas para manejarlos. Omite las partes más complejas y menos usadas de SGML. Sin embargo, los ficheros de XML se pueden todavía analizar y validar igual que con cualquier otro fichero del SGML.

Los programadores pueden encontrar más útil pensar en XML como siendo SGML, más bien que como siendo HTML.

La gran ventaja de XML sobre EDI es que XML permite que tanto la máquina como el recurso humano puedan comprender el documento, mientras que en el caso del EDI es sólo la máquina.

Los mensajes EDI son bastante comprimidos y utilizan códigos para representar valores complejos. Debido a esto los programadores deben trabajar más duro y por lo tanto resulta más cara su labor.

Los mensajes XML, en cambio, son más fáciles de ser interpretados. Esta simplicidad ahorra trabajo a los programadores y por lo tanto minimiza costos.

- ANSI X12 es el estándar actual para EDI en USA, encontrándose enraizado en las operaciones de empresas grandes.

- EDIFACT es el estándar internacional amparado por las Naciones Unidas y diseñado para ser utilizado desde 1985.

- Existen otras organizaciones como Open Buying Initiative (OBI) proponiendo el simple movimiento de los mensajes EDI hacia HTTP.

- XML es cada vez más diversificado. En Junio de 1999, existían al menos 5 estándares XML en desarrollo.

- Otras organizaciones están trabajando en híbridos de XML. Sin embargo, si un usuario hace un cambio a un documento, ellos tendrán que reescribir las definiciones para el tipo de documento (Document Type Definitions -DTD), y cada DTD tendrá un gran número de definiciones elementales, haciéndolo muchas veces incompatible con todos los demás documentos. Estos métodos no han cubierto totalmente el concepto básico de XML, que es hacer el documento leíble tanto para la máquina como para el usuario. Además este tipo de implementaciones suelen tomar tiempo y ser muy costosas.

- XEDI.ORG presenta un método más efectivo para traducir EDI en XML llamado XEDI. En este caso, existe un sólo DTD para todos los documentos comerciales. El traductor utiliza una colección de documentos XML llamado diccionario de datos que describe toda la data leíble para el recurso humano. Este diccionario puede ser escrito en cualquier lenguaje y además mantiene toda la semántica de EDI.

Los objetos de los mensajes deben contener toda la información (reglas y datos) necesaria para procesarlos sin referirse al autor para esclarecerlos.

Autovalidación y autenticación del mensaje.

Mostrado en pantalla como sea requerido por el autor o lector, incluyendo estilos locales, y también hechos a la medida de sí mismos automáticamente para un dispositivo particular o un medio disponible.

Enlaces dinámicos desde diferentes fuentes/servidores y componentes de objetos de todo el mundo.

Presencia web con elementos comunes etiquetados.

Interfaz legal con lo nuevo sin tener que rediseñar procesos de negocios costosos.

Ampliación de mensajes EDI con contenido y objetos basados en multimedia.

Explorable con los medios actuales y mejorado para motores basados en objetos en el futuro.

Ruteo encapsulado interno y elementos de seguridad.

Protocolo fácilmente asimilable usando software actual.

Manipulación y visualización con un Web browser, procesador de palabras o una hoja de cálculo.

Código de referencias cruzadas dinámicamente actualizables para reflejar el idioma local.

Compatibilidad con subsistemas internos de flujo de trabajo y pipelines externos de business to business.

E-business en línea automatizado.

Acceso intranet hacia base de datos locales sin el uso de recurso complejos.

Las empresas han invertido millones en sus sistemas EDI. Confían en estos sistemas tanto como para procesar información crítica como órdenes de compra y facturas. Es muy difícil plantear el cambio hacia una nueva tecnología, ya que incluso el objetivo actual es el de conseguir más socios comerciales.

Las grandes compañías han adquirido e implementado EDI con sus aliados más poderosos, los cuales cubren aproximadamente el 80% de su facturación total. Sin embargo; estos aliados significan la mayoría de las veces tan sólo el 20% de su número total de aliados, resultando para el 80% restante en ineficiencias y pérdidas, de las cuales normalmente no se tiene conocimiento. Es por esto que estas empresas se encuentran en la búsqueda de nuevas tecnologías que les permitan extender su alcance a todos sus aliados.

Una solución planteada a este dilema es el uso de un traductor EDI - XML, mediante el cual las grandes empresas podrán extender su comunidad de comercio electrónico. A través de esta tecnología, las compañías pueden enviar documentos XML como órdenes de compra a sus socios de negocio y recibir facturas usando la web.

Para las pequeñas empresas la economía de escala mediante el manejo de documentos electrónicos EDI, es muy cara. Extendiendo, EDI a XML éstas empresas pequeñas pueden acceder a esta información a través de un simple browser, permitiéndoles imprimirlas y procesarlas manualmente. Gracias a la facilidad de implementación y al bajo costo de entrada para XML, las pequeñas empresas podrán elevar su nivel tecnológico y entender el documento XML directamente desde sus sistemas internos de negocio.

CONVIRTIENDO EDI EN XML:

Las grandes compañías se encuentran en la posibilidad de ampliar sus sistemas existentes de EDI para enviar y recibir mensajes XML con sus pequeños y medianos aliados estratégicos.

Para convertir EDI a XML, es posible el uso de un traductor que actúe como agente intermediario. Cuando se convierte EDI a XML el traductor usa los datos del diccionario X12, para transformar un mensaje EDI en un documento XML. Una vez que el mensaje EDI es correctamente trasladado a XML, el estilo XSL debe ser aplicado para transformar el documento en HTML para que éste sea visible en la WEB, o el documento XML pueda pasar directamente a otro sistema aplicativo.

Por otro lado, uno tiene la posibilidad de aplicar sus propias reglas de negocio para el proceso de traducción, para asegurar que la información que se traspase mediante el traductor sea completa y adecuada.

XEDI.ORG continúa actualmente en la búsqueda de alcanzar un traductor EDI-XML que permita convertir más de 300 documentos EDI, manteniendo la semántica de la estructura de los documentos, a fin de extender la infraestructura existente del EDI sin tener que desperdiciar alrededor de 20 años de desarrollo tecnológico.

LOS AHORROS DE XML - EDI:

Una empresa grande puede obtener mayores beneficios empleando un sistema EDI - XML que reemplazando EDI con XML o que construyendo un sistema XML independiente.

Primero, hay bastante inversión en dinero, las empresas han invertido una gran cantidad de dinero en sus sistemas EDI, y si el sistema trabaja, por qué desperdiciar dicha inversión.

Segundo, al implementar un sistema de comercio electrónico XML, las empresas deberían hacer un segundo diseño de la interface a ser utilizada. Mediante XML - EDI las empresas pueden utilizar su interfase ya existente.

Otro ahorro es el tiempo, aprovechando las ventajas de XEDI, las compañías pueden inmediatamente tener acceso a más de 300 tipos de documentos.

Está basado en estándares de la industria.

Tiene la presentación, aplicación lógica y los datos, contenida en un solo documento como fue definido por sus autores.

Es una evolución más que una revolución de metodologías construidas por encima de interfaces con sistemas legales EDI.

Es una estructura unificada para intercambios en batch, interactivos, tiempo real y basado en formas.

Proporciona etiquetados comunes para interpretaciones precisas de objetos de negocios en los documentos; los objetos pueden ser componentes multimedia de Comercio Electrónico.

Permite el uso de herramientas existentes de documentos centralizados, agregados a facilidades de base de datos para manipular, guardar y buscar transacciones.

EDI y XML trabajando juntos es un primer paso. El objetivo del comercio electrónico es eliminar el procesamiento manual permitiendo a los sistemas internos de diferentes compañías intercambiar información directamente. Los estándares XML para e-commerce y EDI son sólo medios para este fin.

Los actuales estándares propuestos no son el fin de esta evolución. ¿Qué ocurrirá cuando nosotros estemos en la capacidad de interactuar con procesos de negocio entre socios de negocio, algo que los estándares EDI y XML propuestos no pueden aún alcanzar?

Eventualmente, la estructura actual permitirá mantener EDI y XML en una coexistencia pacífica, beneficiando de esta manera al comercio nacional e internacional.