ARCHIVOLOGÍA Y BIBLIOTECOLOGÍA

Maria Eugenia Viloria Ortin – http://www.oocities.org/es/mariaeugeniaviloriaortin

TRABAJO 2

PROPUESTA DE MANEJO DE ARCHIVO DE UNA ORGANIZACIÓN

1. Manejo actual de la Documentación

En la Dirección de Finanzas el procedimiento para la recepción de documentación externa es el siguiente:

1. Consignación por taquilla de Mesa de Partes del documento a entregar.

2. Registro en un libro el documento ingresado, indicando: quién consigna, a quién va dirigido, fecha y hora, asunto a tratar, número de oficio, número asignado por Mesa de Partes.

3. Firma del consignante en el libro acompañado de su nombre, cédula y cargo

4. Esta información asentada en el libro se copia en una hoja de Excel para su procesamiento. El procesamiento consiste en darle seguimiento al caso.

5. Posteriormente la documentación se consigna a la oficina destino registrando en otro libro la entrega: quién consigna, a quién va dirigido, fecha y hora, asunto a tratar, número de oficio, número asignado por Mesa de Partes.

6. La documentación consignada en Mesa de Partes comenzará desde su ingreso una serie de pasos que generará un seguimiento de situación por parte del consignante. El consignante deberá llamar por teléfono para verificar como va el status del documento si para un tiempo prudencial y no recibe respuesta.

2. Propuesta para el manejo automatizado de la Documentación

Aun cuando en el proceso anteriormente descrito se observa la intervención de un sistema computarizado, éste se evidencia primitivo y no es más que la transcripción de la información ya registrada, por lo cual pasa a ser simplemente un respaldo.

Para el cambio del sistema a uno realmente organizado que implique clasificación propongo lo siguiente:

1. Diseño de una base de datos vía Internet donde existan los siguientes campos:

a. Fecha y hora

b. Datos del documento: De (Quién consigna), Para (A quién va dirigido), Asunto, Número de Oficio

c. Datos del Consignante (Grado o Jerarquía, Nombre, cédula, cargo en la unidad que consigna)

Esta base de datos deberá estar debidamente normalizada para evitar la redundancia de datos, además de contener tablas auxiliares para el ingreso de datos desde ellas, porque por ejemplo, los orígenes de la documentación se repetirán continuamente.

2. Este sistema emitirá dos juegos de Recibos iguales donde se reflejarán todos los datos anteriormente indicados. El primer juego será de Recepción de Documentos, que servirá como soporte tanto para la oficina receptora como para el consignante. El segundo juego será de Entrega de Documentos al Departamento a dónde va dirigido.

Juego de Recibos de Recepción de Documentos en Mesa de Partes

Juego de Recibos de Entrega de Documentos a los Departamentos

3. El recibo portará un número generado por el sistema que permitirá la consulta de Status del Documento a través de la página web de la Dirección. Eso evitará los gastos en telefonía y dará una atención confidencial en cada caso.

4. Para la consignación de la documentación por parte de

5. En la página web se accesará otra base de datos a través del código generado por el sistema de Mesa de Partes. Cada oficina o departamento involucrado en cada caso tendrá acceso a la base de datos a través de una permisología asignada por el Administrador del sistema para el ingreso del Status en la medida que vaya avanzando el procedimiento.

6. Cada vez que el Director de Finanzas requiera saber cómo va la atención al público de la Dirección podrá recibir un informe detallado tanto de la Recepción como de la Entrega de los Documentos a su destino final, además del Status de cada uno de ellos, tanto en forma impresa como vía Internet.

7. El usuario accesará a la información del status con el número de control asignado al consignar la documentación.

8. Los administradores de la información en los departamentos accesarán sólo los reportes que les correspondan a través de un código asignado a cada uno de los departamentos.

9. El Director de Finanzas podrá acceder toda la información

Los códigos estarán compuestos de la siguiente manera:

Nº Control de Ingreso
Código de Unidad que consigna	XXXX-
Fecha	0000-ddhhmmMMMaa-
Código Departamento a donde va	0000-0000000000000-DDDD-
Número contínuo	0000-0000000000000-0000-NNNN

10. La Permisología para el acceso a la base de datos será la siguiente:

Permisología para usuarios
La Unidad que consigna (r)	podrá ver sólo los datos del Nº de Recibo
El Departamento que recibe (w-r)	Podrá ver sólo la documentación que le corresponda en el 3º campo y modificar status
El Director de Finanzas (r)	Podrá ver todos los datos con los status, pero sin poder modificar nada

>11. Todos los registros realizados en Mesa de Partes se almacenarán como backup en otro disco cada mediodía, como respaldo por cualquier eventualidad.