Actividad nº 1: Analizar, interpretar y elaborar un documento no superior de dos páginas donde se explique el contenido de la lámina 28.

Fuente: Castiglione, Liliana, “Balanced Scorecard”,Train4you, 2003.

Análisis de Contenido:

La lámina 28 muestra la estructura del esquema utilizado para la elaboración del Plan de Acción, otro de los elementos fundamentales del BSC. En él, todos los objetivos estratégicos planteados en el Cuadro de Mando se traducen en acciones, tal que permitan a la organización alcanzarlos teniendo un verdadero control en ese proceso.

Remontándonos a la definición del Balanced Scorecard, el mismo es un sistema de indicadores balanceados, es decir, es un modelo que busca el balance entre indicadores que están relacionados entre sí y que cuenten la estrategia de la compañía por medio de un mapa de causa-efecto (indicadores de resultados e indicadores impulsores).

Así, el BSC se considera como una herramienta multidimensional y comprensiva para describir, implantar y administrar la ejecución de la estrategia en todos los niveles de la organización. Esto se logra mediante la determinación y alineamiento de objetivos, medidas de desempeño, metas e iniciativas en las cuatro perspectivas las cuales hemos discutido y manejado (Financiera, Cliente, Procesos Internos y Crecimiento Aprendizaje). Estos objetivos, a su vez, sirven de marco para establecer objetivos e iniciativas en las diferentes unidades de la organización. 

Una de las principales funciones del BSC es describir, comunicar y ayudar a entender la estrategia, convirtiendo la ejecución de la misma en el trabajo de todos en la organización. Para ello, el diseño del BSC exige el esclarecimiento de la estrategia y su traducción al lenguaje de las operaciones.

Un BSC elaborado correctamente, articula la teoría del negocio: las relaciones de causa-efecto que representan las premisas y supuestos del negocio y su estrategia. Estas relaciones de causa-efecto pueden explicarse mediante un mapa que describe cómo la empresa intenta lograr sus objetivos estratégicos.

Hasta el momento en el que se han definido los objetivos,  estamos en conocimiento del objeto de la organización y hacia donde queremos ir. Pero ¿Cómo alcanzarlos?. ¿Cuál es el plan que debo seguir para ello?.

La elaboración de un plan de acción tiene como premisa la identificación de las actividades que se deben realizar para cumplir con los objetivos estratégicos que han sido previamente identificados y formulados, atendiendo a un mapa estratégico cuyos elementos genéricos explican como se crea valor económico partiendo de una proposición de valor ganadora al mercado, de procesos eficientes en la entrega de este valor, y de colaboradores motivados y competentes, apoyados por tecnologías que los habilitan para realizar dichos procesos de la mejor forma. De acuerdo con la figura, para la elaboración  Plan de Acción existen varios aspectos a considerar y de los cuales se hablará a continuación.

Un objetivo es un marco de referencia con base en el cual se orientan todas las estrategias, planes, programas y proyectos específicos de la organización; pero además es una declaración amplia de lo que se espera obtener, no específica, cualitativa y sin fecha de realización. Atendiendo a esta característica, para poder alcanzarlos, los objetivos deberán ser planteados de forma mas concreta; para ello  los objetivos serán traducidos en metas, un enunciado específico, concreto, con períodos de tiempo establecidos y cuantificables. La participación en las actividades de fijación de metas puede conducir  a la aceptación y consagración de la compañía, pues son las metas fundamentales para la ejecución acertada de estrategias debido a que forman la base para la asignación de recursos; conforman el mecanismo primordial para la evaluación de los gerentes; constituyen un instrumento importante para controlar el avance hacia el logro de los objetivos y fijan prioridades organizativas divisionales y de departamentos. Las metas deben ser medibles, coherentes, razonables, estimulantes, claras, comunicadas dentro de la organización y caracterizarse por una apropiada dimensión cronológica. De allí que para la fijación de éstas, deba dedicarse mucho tiempo y esfuerzo tendientes a asegurar que las metas estén bien concebidas, permitiendo la participación tanto del equipo gerencial como de los subordinados, puesto que la productividad y la motivación de los empleados de bajo nivel son elementos fundamentales en el éxito de las organizaciones.

Paso siguiente en la elaboración del plan de acción lo representa la formulación de sistema de medición de gestión basado en indicadores. Un sistema integrado de medición de gestión es un conjunto de indicadores "medibles" derivados del plan estratégico, que nos permite evaluar mediante índices, los objetivos, las acciones y los resultados y por lo tanto, determinar el desempeño de la organización frente a su direccionamiento estratégico. Los índices tienen por objeto la evaluación del producto o servicio en base a los valores de compra acordados por el cliente. Todos los procesos de la organización son medibles, pero para evitar perdidas de tiempo y esfuerzo innecesarios se deberá escoger aquellos elementos que resultan críticos en el proceso productivo de la organización.

Como quiera que sea que el proceso de medición es netamente comparativo, se nos presenta la necesidad de contar con valores referenciales sobre lo que se tiene y lo que se espera (cuantitativamente hablando). Es por ello que se deberán tener valores de Indicadores Actuales, ajustados a las realidades operacionales de la empresa al momento previo a la implantación de cualquier plan de mejoras, así como una estimación realista de los índices esperados para los indicadores (Indicadores Esperados) una vez implantado el plan de mejoras y en función del conocimiento que se tiene de la cultura organizacional y de los esquemas operacionales de la misma.

Una vez determinados los indicadores que traducen el proceso en resultados, es necesario convertirlos en acciones específicas para poner en práctica, midiéndolas periódicamente y supervisando para así evaluar los logros. Corresponden a las decisiones de tipo táctico-operativo que una organización se propone efectuar para alcanzar sus objetivos o desarrollar estrategias.

Faltaría por definir entonces: ¿Quienes son los responsables de la realización de las tareas en el plan de acción y de la medición de los indicadores ?. La medición de la Gestión es responsabilidad de todos los miembros de la Organización. No se puede olvidar que el objeto de BSC no es otro que el de mejorar nuestros resultados, uniendo a los miembros de la organización alrededor de un sistema que mide, motiva e incentiva de forma coherente la estrategia. Pero, no pueden estar " todos en todo". Hay que definir la responsabilidades y roles de cada persona involucrada. En función de ello y partiendo de todos los aspectos considerados hasta ahora se establecen responsabilidades para cada uno de los objetivos traducidos en tareas específicas. Esto permitirá crear un sentido de compromiso y participación del personal de la empresa. Es tan importante la definición de roles como la revisión de que se esta cumpliendo con lo establecido, de allí  la importancia de establecer criterios de medición o retroalimentación, así no solo se esperará a que el administrados o jefe venga a revisar sino que los mismos trabajadores podrán evaluarse por si solos para redefinir acciones a seguir