Actividad 3: Elaborar el Plan de Socialización
Objetivos | Alcances del Plan | Recursos | Nº de Reuniones/ Tiempo | Participantes | Responsable |
Informar al Gerente de Inversiones Locales sobre Resultados Obtenidos de la aplicación del BSC a la DEP. Obtener Autorización para la divulgación |
Información General sobre Resultados Obtenidos, exponiendo de forma sucinta la metodología aplicada para el desarrollo del BSC y presentando los resultados de forma concreta. Conocer sus impresiones sobre los resultados Obtener pautas para la realización de la reunión |
Informe sobre el desarrollo del BSC y los Resultados de la Aplicación de la Metodología al caso de la DEP. | Una Sesión de 30 min de duración |
Equipo de la División de Estudios y Proyectos (DEP)
Gerente de Inversiones Locales |
Jefe de la División |
Informar a los jefes de Divisiones Operativas y de Apoyo de la Gerencia de Inversiones Locales, resultados de la aplicación del BSC a la DEP. |
Realización de exposición completa sobre la aplicación del BSC a la DEP,
de acuerdo con Agenda (Ver al Final del Cuadro). Conocer impresiones sobre los resultados obtenidos Informar sobre roles y establecer compromisos de participación Obtener información para la realización de ajustes pertinentes |
Resumen Informativo sobre aplicación del BSC, con cuadro de resultados por
etapas de aplicación. Material Audiovisual Equipo para Grabación de la sesión |
Reunión de 2 horas de Duración (Aprox.) Es posible se requieran sesiones adicionales y/o complemetarias. |
Equipo de la División de Estudios y Proyectos (DEP) Jefes de las Divisiones Operativas y de Apoyo Gerente de Inversiones Locales
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Analista encargado de conducir la
aplicación de la Herramienta Equipo de la DEP |
Análisis de resultados de la primera etapa del proceso de Socialización |
Discusión de aspectos más importantes tratados en las reuniones con los
jefes de división
Realización de ajustes a los que haya lugar, en base en la apreciación de jefes de División
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Informe sobre el
desarrollo del BSC y los Resultados de la Aplicación de la Metodología al
caso de la DEP. Minuta de la Reunión Grabación de la Reunión
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Una Sesión cuya duración dependerá de la magnitud de los ajustes | Equipo de la División de Estudios y Proyectos (DEP) | Analista encargado de la aplicación de la Herramienta |
Informar a los jefes de Divisiones
Operativas y de Apoyo de la Gerencia de Inversiones Locales, resultado de
la realización de ajustes sugeridos al BSC a la DEP.
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Presentación de BSC ajustado en aquellos aspectos sugeridos durante
reunión anterior. Asignación de responsables en el proceso de implantación. Obtención de Autorización para la divulgación al resto del personal de la Gerencia de Inversiones Locales Selección de la iniciativas con las que se trabajaran para diferentes horizontes de tiempo
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Informe sobre el BSC
con ajustes sugeridos. Equipo para Grabación de la sesión. |
Una sesión de una (1) hora de duración aprox. |
Equipo de la División de Estudios y Proyectos (DEP) Jefes de las Divisiones Operativas y de Apoyo Gerente de Inversiones Locales
|
Analista encargado de conducir la
aplicación de la Herramienta Equipo de la DEP
|
Informar al personal de la Gerencia de Inversiones Locales, resultados de la aplicación del BSC a la DEP. |
Realización de exposición completa sobre la aplicación del
BSC a la DEP, de acuerdo con Agenda
(ver al Final del Cuadro) Conocer impresiones sobre los resultados obtenidos Informar sobre roles y establecer compromisos de participación Obtener información para la realización de ajustes pertinentes
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Tríptico informativo sobre la herramienta BSC. Resumen de
resultados por etapas de aplicación. Material Audiovisual Equipo para Grabación de la sesión
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Reunión de una (1) hora de duración
Aprox. Es posible que esta reunión suscite un nuevo ajuste del plan |
Todo el personal de la Gerencia de Inversiones Locales |
Analista encargado de conducir la
aplicación de la Herramienta Equipo de la DEP
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Informar a los involucrados en el proceso de implantación de acciones sugeridas por el BSC, sobre pautas para la ejecución de cambios y procesos de monitoreo |
Revisión cuidadosa del plan de acción Aclaratoria sobre proceso de medición a través de Indicadores. Pautas para la Recolección de información.
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Material informativo sobre plan de acción Planillas para recolección de mediciones de indicadores.
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Reunión cuya duración dependerá de la comprensión del procedimiento/ (puede requerirse más de una sesión) |
Equipo de la División de Estudios y
Proyectos (DEP). Personal designado para participar del proceso
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Analista encargado de conducir la
aplicación de la Herramienta Equipo de la DEP
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Evaluar conducción del proceso a una semana de inicio de la etapa de implantación |
Revisión del proceso de ejecución de iniciativas planteadas Revisión del proceso de recolección de información |
Planillas para recolección de mediciones de indicadores. |
Reunión de Ajuste cuya duración dependerá
de los problemas suscitados durante la aplicación del procedimiento.
Se realizarán semanalmente.
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Equipo de la División de Estudios y
Proyectos (DEP). Personal designado para participar del proceso
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Equipo de la DEP |
Revisión del Proceso a un mes de su Implantación |
Revisión del proceso de ejecución de iniciativas planteadas Revisión del proceso de recolección de información |
Planillas para recolección de mediciones de indicadores. | Varias Reuniones de Control cuya frecuencia es mensual |
Equipo de la DEP Personal designado para participar del proceso |
Equipo de la DEP
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Agenda de Reunión
Asunto: Presentación de Resultados de la Aplicación del Balanced Scorecard (BSC) al proceso operativo de la División de Estudios y Proyectos.
Lugar: Sala de Juntas de FONTUR
Hora: 9:30 a.m.
Responsable: División de Estudios y Proyectos.
Puntos a tratar:
1. Presentación de la herramienta Balanced Scorecard, Características y Etapas en su aplicación, a cargo del Analista encargado de aplicar la Herramienta.
2. Justificación del Ejercicio: Caso División de Estudios y Proyectos (DEP) a cargo del Analista encargado de realizar el BSC
3. Presentación del Marco Metodológico para el desarrollo del BSC.
3.a.-Visión y Misión y Valores de la DEP y su relación con los de la Fundación.
3.b.-Presentación del Resultado del Análisis DOFA.
3.c.-Presentación del Cuadro de Mando Integral. Definición de Perspectivas de análisis Objetivos y relación causa- efecto
3.d.-Presentación del Plan de Acción: Metas e Indicadores Establecimiento de responsabilidades
4. Sesión de Preguntas.
5. Conclusiones.
6. Lectura de la Minuta de la Reunión