Universidad Yacambú
Dirección de Estudios Virtuales
Asignatura: Análisis e Interpretación de Organizaciones
Autor: Maricel Bruce D´Viazzo

 

Trabajo nº 9: 
Balanced Scorecard (BSC):
Plan de Socialización

Actividad 3: Elaborar el Plan de Socialización

                                                                                Plan de Socialización

Objetivos Alcances del Plan Recursos Nº de Reuniones/ Tiempo Participantes Responsable

Informar al Gerente de Inversiones Locales sobre Resultados Obtenidos de la aplicación del BSC a la DEP.

Obtener Autorización para la divulgación

Información General sobre Resultados Obtenidos, exponiendo de forma sucinta la metodología aplicada para el desarrollo del BSC y presentando los resultados  de forma concreta.

Conocer sus impresiones sobre los resultados

Obtener pautas para la realización de la reunión

Informe sobre el desarrollo del BSC y los Resultados de la Aplicación de la Metodología al caso de la DEP. Una Sesión de 30 min  de duración Equipo de la División de Estudios y Proyectos (DEP)

Gerente de Inversiones Locales

Jefe de la División
Informar a los jefes de Divisiones Operativas y de Apoyo de la Gerencia de Inversiones Locales, resultados de la aplicación del BSC a la DEP. Realización de exposición completa sobre la aplicación del BSC a la DEP, de acuerdo con Agenda (Ver al Final del Cuadro).

Conocer impresiones sobre los resultados obtenidos

Informar sobre roles y establecer compromisos de participación

Obtener información para la realización de ajustes pertinentes

Resumen Informativo sobre aplicación del BSC, con cuadro de resultados por etapas de aplicación.

Material Audiovisual

Equipo para Grabación de la sesión

Reunión de 2 horas de Duración (Aprox.)

Es posible se requieran sesiones adicionales y/o complemetarias.

Equipo de la División de Estudios y Proyectos (DEP)

Jefes de las Divisiones Operativas y de Apoyo

Gerente de Inversiones Locales

 

Analista encargado de conducir la aplicación de la Herramienta

Equipo de la DEP

Análisis de resultados de la primera etapa del proceso de Socialización Discusión de aspectos más importantes tratados en las reuniones con los jefes de división

Realización de ajustes a los que haya lugar, en base en la apreciación de jefes de División

 

Informe sobre el desarrollo del BSC y los Resultados de la Aplicación de la Metodología al caso de la DEP.

Minuta de la Reunión

Grabación de la Reunión

 

Una Sesión cuya duración dependerá de la magnitud de los ajustes Equipo de la División de Estudios y Proyectos (DEP) Analista encargado de la aplicación de la Herramienta
Informar a los jefes de Divisiones Operativas y de Apoyo de la Gerencia de Inversiones Locales, resultado de la realización de ajustes sugeridos al BSC a la DEP.

 

Presentación de BSC ajustado en aquellos aspectos sugeridos durante reunión anterior.

Asignación de responsables en el proceso de implantación.

Obtención de Autorización para la divulgación al resto del personal de la Gerencia de Inversiones Locales

Selección de la iniciativas con las que se trabajaran para diferentes horizontes de tiempo

 

Informe sobre el BSC con ajustes sugeridos.

Equipo para Grabación de la sesión.

Una sesión de una (1) hora de duración aprox. Equipo de la División de Estudios y Proyectos (DEP)

Jefes de las Divisiones Operativas y de Apoyo

Gerente de Inversiones Locales

 

Analista encargado de conducir la aplicación de la Herramienta

Equipo de la DEP

 

Informar al personal de la Gerencia de Inversiones Locales, resultados de la aplicación del BSC a la DEP. Realización de exposición completa sobre la aplicación del BSC a la DEP, de acuerdo con Agenda (ver al Final del Cuadro)

Conocer impresiones sobre los resultados obtenidos

Informar sobre roles y establecer compromisos de participación

Obtener información para la realización de ajustes pertinentes

 

Tríptico informativo sobre la herramienta BSC. Resumen de resultados por etapas de aplicación.

Material Audiovisual

Equipo para Grabación de la sesión

 

Reunión de una  (1) hora de duración Aprox.

Es posible que esta reunión suscite un nuevo ajuste del plan

Todo el personal de la Gerencia de Inversiones Locales Analista encargado de conducir la aplicación de la Herramienta

Equipo de la DEP

 

Informar a los involucrados en el proceso de implantación de acciones sugeridas por el BSC, sobre pautas para la ejecución  de cambios y procesos de monitoreo Revisión cuidadosa del plan de acción

Aclaratoria sobre proceso de medición a través de  Indicadores. Pautas para la Recolección de información.

 

Material informativo sobre plan de acción

Planillas para recolección de mediciones de indicadores.

 

Reunión cuya duración dependerá de la comprensión del procedimiento/ (puede requerirse más de una sesión) Equipo de la División de Estudios y Proyectos (DEP).

Personal designado para participar del proceso

 

Analista encargado de conducir la aplicación de la Herramienta

Equipo de la DEP

 

Evaluar conducción del proceso a una semana de inicio de la etapa de implantación Revisión del proceso de ejecución de iniciativas planteadas

Revisión del proceso de recolección de información

Planillas para recolección de mediciones de indicadores. Reunión de Ajuste cuya duración dependerá de los problemas suscitados durante la aplicación del  procedimiento. Se realizarán semanalmente.

 

Equipo de la División de Estudios y Proyectos (DEP).

Personal designado para participar del proceso

 

Equipo de la DEP
Revisión del Proceso a un mes de su Implantación Revisión del proceso de ejecución de iniciativas planteadas

Revisión del proceso de recolección de información

Planillas para recolección de mediciones de indicadores. Varias Reuniones de Control cuya frecuencia es mensual Equipo de la DEP

Personal designado para participar del proceso

Equipo de la DEP

 

 

Agenda de Reunión

 

Asunto:  Presentación de Resultados de la Aplicación del Balanced Scorecard (BSC) al proceso operativo de la División de Estudios y Proyectos.

 Lugar: Sala de Juntas de FONTUR

 Hora: 9:30 a.m.

 Responsable: División de Estudios y Proyectos.

 

Puntos a tratar:

1.     Presentación de la herramienta Balanced Scorecard, Características y Etapas en su aplicación, a cargo del Analista encargado de aplicar la Herramienta.

2.     Justificación del Ejercicio: Caso División de Estudios y Proyectos (DEP) a cargo del Analista encargado de realizar el BSC

 3.     Presentación del Marco Metodológico para el desarrollo del BSC. 

3.a.-Visión y Misión y Valores de la DEP y su relación con los de la Fundación.

3.b.-Presentación del Resultado del Análisis DOFA.

3.c.-Presentación del Cuadro de Mando Integral. Definición de  Perspectivas de análisis Objetivos y relación causa- efecto

 3.d.-Presentación del Plan de Acción: Metas e Indicadores Establecimiento de responsabilidades  

4.     Sesión de Preguntas.

5.     Conclusiones.

6.     Lectura de la Minuta de la Reunión