UNIVERSIDAD YACAMBU

      Maestría en Gerencia

           Evaluación Financiera de Proyectos de Inversión

       Prof. Francisco García

       Trabajo Final

 


 

      Participante: Martha Hidalgo

 


 

Presentación

 

Marco Institucional

 

Estudio de Mercado

 

Estudio Técnico

 

Estudio Económico - Financiero

 

Análisis de la Propuesta

 

Conclusiones

 

 


 

SERVI – PARTES C.A.

 

INTRODUCCIÓN

 

El presente estudio pretende a través de una información segura y confiable conocer los estamentos institucionales y económicos de la empresa SERVI PARTES C.A. la cual es un taller de latonería y pintura de vehículos y su objetivo es Proporcionar un servicio de calidad en el área de latonería, pintura, pulitura y desmanche de vehículos con una atención personalizada alcanzando la satisfacción del cliente. En este marco se centra la propuesta de una mejora en el área administrativa a través de un sistema de información para el manejo de la nómina de pago, el inventario y la preparación de pinturas con formulas que permiten el cálculo exacto de los solventes a utilizar, además de la reorganización del sistema existente para el control de facturación y generación de presupuestos.

El proyecto es económicamente factible pues presenta beneficios tangibles e intangibles los cuales se demuestran en el desarrollo del proyecto y se presenta el tiempo en el cual se recupera la inversión y proporciona utilidades rentables para la organización.

 

RESUMEN EJECUTIVO

 

Marco Institucional

La empresa objeto de estudio se denomina SERVI PARTES C.A. su objetivo consiste en la prestación de servicios de latonería, pintura, mecánica, lavado de automóviles, cambio de aceite, engrase, pulitura, desmanche, de tapicería interior y exteriores. Así como la compra, venta y distribución de parabrisas, vidrios, aluminios en general, repuestos, partes, periquitos y accesorios para vehículos importados y nacionales.

Está ubicada en Calabozo Estado Guárico, en la Av. Octavio Viana frente al aeropuerto. En la actualidad es propiedad de un único dueño el Sr.José Gregorio Moreno T.S.U. en Administración de Empresas, quien posee una vasta experiencia en el ramo de vehículos. Cuenta con una asesoría especializada como línea de staff en las áreas contable y jurídica. Sustenta sus operaciones en la Ley del Trabajo, Código de Comercio, Ley de impuesto sobre la renta, Ley de impuesto a los activos empresariales, entre otras.

 

Estudio de Mercado

SERVI PARTES C.A. es una empresa de servicios, se encarga fundamentalmente de latonería y pintura de vehículos y suministrar los repuestos necesarios para su reparación. En el área de pinturas trabaja con materiales procesados y solamente se encarga de la mezcla de las tintas a través de formulas para obtener el color exacto. El tipo de usuario al que está destinado este servicio principalmente son las empresas de seguros y clientes particulares; en ambos casos son usuarios finales.

Actualmente en Calabozo están en funcionamiento 5 talleres registrados en las empresas de seguro, las ventajas competitivas de la empresa objeto de estudio son la calidad de los productos utilizados en sus procesos, el espacio físico disponible para la realización de los trabajos, la seguridad  y la mano de obra especializada.

El mercado potencial se centra en 3 empresas aseguradoras de la zona a las cuales SERVI PARTES aun no se ha registrado. En cuanto a los canales de comercialización la empresa solo se dirige a las empresas de seguros a ofertar sus servicios presentando toda la documentación exigida por las aseguradoras que incluye registro mercantil, descripción de los servicios, lista de precios aproximada entre otros.

 

Estudio Técnico

La empresa está ubicada en la Av. Octavio Viana de Calabozo estado Guárico, cuenta con un área aproximada de 960 mtrs2. Con una oficina adecuada para atender a los clientes y con un depósito para el almacenamiento de los materiales, un área extensa para la permanencia de los vehículos y un horno especializado para la aplicación de pinturas a los vehículos y acabados profesionales. La zona es un área industrial con suficiente espacio para estacionar vehículos y con vigilancia permanente, situación que brinda seguridad y confianza a los clientes.

La empresa tiene la capacidad de reparar y pintar un promedio de 25 vehículos mensuales; contando en esa capacidad mano de obra especializada espacio físico, tiempo de reparación y materiales utilizados y actualmente la está utilizando el 100% de su capacidad instalada, en cuanto al control de calidad los vehículos pasan por una supervisión muy exigente durante todo el proceso y una revisión exhaustiva antes de ser entregado al cliente.

 

Estudio Económico Financiero

En este estudio se presentan todos los elementos que intervienen en el flujo económico de la empresa, la inversión realizada al momento de la instalación y los costos de operación, es importante aclarar que los movimientos mensuales son registrados a través de las compras, ventas, gastos e ingresos; y que estos arrojan información para la realización anual del estado de ganancias y pérdidas y los balances generales, documentos que permiten evaluar el desempeño de la organización. Algunas de las operaciones administrativas son manejadas a través de un sistema de información computarizado y entregados al contador quien se encarga del llenado de los libros.

 

La propuesta de mejora consiste en el desarrollo de sistema de información para el manejo de las operaciones administrativas y tiene un costo de desarrollo de 1.587.000 Bs. su utilización implica un ahorro de doscientos once mil cuatrocientos cuatro (211.404) Bs. Mensuales, y se recupera la inversión a los diez meses de operación,  donde las curvas invierten las posiciones, es decir, los beneficios acumulados se ubican por encima de los costos, indicando con ello que se habrá recuperado la inversión y el sistema comenzará a rendir utilidades.

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CONCLUSIONES

El informe realizado presenta una información bien completa sobre la empresa Servi - Partes C.A. que va desde el estudio de mercado, estudio técnico y económico financiero. Esta información ubica a la empresa en una posición bastante estable, sin deudas y con el capital de trabajo necesario para su desarrollo, además de contar con un personal especializado y un mercado potencial importante por captar.

En este sentido se presenta una propuesta de mejora para la sistematización de las actividades administrativas y operativas de la empresa, la misma consiste en la implementación de un sistema de información para el proceso de nomina de pago, control de inventario y cálculo de valores a través de formulas para la preparación exacta de los colores, además de mejorar el sistema actual para la facturación y presupuestos.

El sistema requiere de una inversión, la cual puede ser cubierta por la empresa en función de los beneficios que se obtendrán, los cuales se pueden evidenciar en el análisis costo beneficio presentado. Con la implementación de este nuevo sistema se logrará cubrir las expectativas, necesidades y requerimientos de las unidades funcionales de la empresa, se garantizará la seguridad, actualización, control y respaldo constante de la información, previniendo así cualquier incidente y teniéndose  acceso disponible en el momento que se requiera.

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MARCO INSTITUCIONAL

 

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS:

Nombre y objeto de la empresa: La empresa seleccionada se denomina SERVI PARTES C.A. y como se indica es una compañía anónima. El objeto de la empresa consiste en la prestación de servicios de latonería, pintura, mecánica, lavado de automóviles, cambio de aceite, engrase, pulitura, desmanche, de tapicería interior y exteriores. Así como la compra, venta y distribución de parabrisas, vidrios, aluminios en general, repuestos, partes, periquitos y accesorios para vehículos importados y nacionales, la empresa podrá incursionar en la importación y exportación de todos los bienes anteriormente expuestos y en fin podrá realizar cualquier actividad mercantil de licito comercio, relacionadas o no con lo expresado anteriormente. Inicia sus operaciones el 5 de mayo del 2000.

Situación jurídica: Es una empresa legalmente constituida, que inicialmente se formo por medio de un acta constitutiva con dos socios accionistas y pocos años mas tarde se registra un cambio estatutario a través de un documento de compra venta de acciones y estas pasan a manos de un único socio.

Registro mercantil: Registro Mercantil III ACC. De la Circunscripción Judicial del Estado Guárico. Ubicado en la carrera 10 entre calles 4 y 5 de Calabozo Estado Guárico.

Capital suscrito y pagado: El capital social de la compañía es de cinco millones de bolívares (Bs. 5.000.000,00) y está dividido en quinientas acciones nominativas  (500) no convertibles al portador con un valor nominal de diez mil bolívares (10.000,00) cada una de ellas, totalmente suscritas y pagadas, repartidas de la siguiente forma: el accionista José Gregorio Moreno, suscribió doscientas cincuenta (250) acciones y pagó dos millones quinientos mil bolívares (Bs. 2.500.000,00), que representa el total del valor de sus acciones, el accionista Isidro Antonio Hernández Ron, suscribió doscientas cincuenta (250) acciones y pagó dos millones quinientos mil bolívares (Bs. 2.500.000,00) que representa el total del valor de sus acciones. Las acciones de la compañía serán normativas. Son indivisibles respecto a la compañía, si una de ellas pertenece a más de un propietario, estas deberán asignar a un solo representante. Ellas dan a sus propietarios iguales derechos con las excepciones establecidas en estos estatutos y las leyes especiales.

Sede jurídica: Su sede jurídica está ubicada en Calabozo Estado Guárico.

Nombre y currículo vitae de los promotores y directores: El actual propietario del 100% de las acciones es el señor José Gregorio Moreno de C.I. 8.618.886, T.S.U. en Administración de Empresas. Se cuenta con una asesoría especializada como línea de staff en las áreas contable y jurídica representadas por la Lic. Leyda Moreno y el Abog. Miguel Ron y  la administradora interna es la Srta. María Alejandra Loreto T.S.U. en Administración de Empresas.

 

ASPECTOS LEGALES

Leyes generales: Ley del Trabajo, Código de Comercio, Ley de impuesto sobre la renta, Ley de impuesto a los activos empresariales.

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ESTUDIO DE MERCADO

 

Descripción de los productos, características y usos: SERVI PARTES C.A. es una empresa de servicios, se encarga fundamentalmente de latonería y pintura de vehículos y suministrar los repuestos necesarios para su reparación. En el área de pinturas trabaja con materiales procesados y solamente se encarga de la mezcla de las tintas a través de formulas para obtener el color exacto. El tipo de usuario al que está destinado este servicio principalmente son las empresas de seguros y clientes particulares; en ambos casos son usuarios finales.

Demanda del producto: Como se especificó en el punto anterior los principales demandantes de este servicio son las empresas de seguros de la zona de Guárico y Apure (8 empresas aseguradoras) de las cuales el taller se encuentra registrado en 5 de ellas (Seguros Guayana, La Seguridad, Mercantil, Uniseguros y Caracas); además de los clientes particulares.

Ahora bien siendo el universo estas cinco empresas y tomando como muestra una de ellas, se realizó un estudio que permitió conocer porcentualmente la siniestralidad la cual se estimó en un 65% de los cuales aproximadamente un 29% ingresa al taller para la prestación del servicio. Por otra parte realizando un estudio interno dentro del taller se pudo observar que el 80% de los trabajos realizados los demandan las empresas de seguros y un 20% clientes particulares.

Oferta del producto: Actualmente en Calabozo están en funcionamiento 5 talleres registrados en las empresas de seguro, las ventajas competitivas de la empresa objeto de estudio son la calidad de los productos utilizados en sus procesos, el espacio físico disponible para la realización de los trabajos, la seguridad  y la mano de obra especializada.

Mercado potencial: El mercado potencial se centra en 3 empresas aseguradoras de la zona a las cuales SERVI PARTES aun no se ha registrado.

Formación de su precio: Para la fijación del precio del servicio de latonería y pintura se toman en cuenta dos parámetros importantes, el primero es un baremo establecido por las empresas aseguradoras y el segundo son los materiales utilizados y el precio fijado por la competencia el cual trata de establecer parámetros similares.

Canales de comercialización: En cuanto a los canales de comercialización la empresa solo se dirige a las empresas de seguros a ofertar sus servicios presentando toda la documentación exigida por las aseguradoras que incluye registro mercantil, descripción de los servicios, lista de precios aproximada entre otros. Para que un cliente reciba el servicio solo debe trasladar su vehículo hasta la empresa sin ocasionar gastos extras; solo en casos especiales cuando el vehículo esta en muy malas condiciones debe ser trasladado por una grúa, de ser el caso estos gastos corren por cuenta del cliente.

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ESTUDIO TÉCNICO

 

Localización de la planta: La empresa está ubicada en la Av. Octavio Viana de Calabozo estado Guárico, cuenta con un área aproximada de 960 mtrs2. Con una oficina adecuada para atender a los clientes y con un depósito para el almacenamiento de los materiales, un área extensa para la permanencia de los vehículos y un horno especializado para la aplicación de pinturas a los vehículos y acabados profesionales. La zona es un área industrial con suficiente espacio para estacionar vehículos y con vigilancia permanente, situación que brinda seguridad y confianza a los clientes.

Infraestructura de servicios: El área cuenta con todos los servicios, energía eléctrica, suministro de aguas blancas, cloacas, líneas telefónicas, televisión por cable, buenas carreteras, fácil acceso. En cuanto al mobiliario la oficina está completamente dotada con escritorios, sillas, aire acondicionado, televisor, archivos, equipo de computación, teléfono. Entre otros.

Tecnología utilizada: Cuenta con un sistema de preparación de pinturas que permite las mezclas de las tintas a través de formulas específicas. Está constituida por una maquina para remover y mezclar la pintura, una balanza que permite medir la cantidad de productos y una calculadora para procesar las fórmulas. Por otra parte cuenta con un horno especializado para la aplicación de las pinturas que genera calor para acelerar el secado y con todas las herramientas necesarias para su óptimo funcionamiento. En cuanto a las operaciones administrativas se tiene instalado un sistema de información computarizado que permite manejar y controlar los procesos de nomina, facturación, presupuestos, cuentas por pagar y por cobrar y todo lo referente al área.

Proceso de producción: Por ser una empresa de servicios no cuenta con un proceso productivo propiamente dicho, sin embargo se explicará a través  de un flujograma los pasos desde el momento en que ingresa el vehículo hasta que sale.

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Efluentes y  pérdidas del proceso: Dado que la empresa cuenta con personal altamente capacitado las pérdidas de material en los procesos de pintura se han eliminado. Inicialmente, al comienzo de sus operaciones se producían pérdidas en relación a las pinturas, Thiner, y transparente. En cuanto a los desechos si se presentan con frecuencia partes de vehículos irrecuperables que acumulan cantidades de desperdicios, estos son eliminados por una micro empresa privada encargada de la recolección de desperdicios voluminosos y genera un costo de 20.000 Bs. Bimensual.

Volumen de ocupación: El horario de trabajo es de lunes a viernes de 8:00 – 12:00 m y de 2:00 – 6:00 p.m. para todo el personal, excepto para el personal de vigilancia que labora de lunes a viernes de 6:00 p.m a 8:00 a.m y los fines de semana la jornada es completa de 24 hrs.

Pintores, latoneros y mecánicos: (8). Este personal es contratado bajo una experiencia comprobable y además reciben un entrenamiento en relación a los materiales y normas de la empresa, es remunerado en función a los trabajos realizados y no acumulan prestaciones.

Analista de pinturas: (1) Personal fijo de la empresa especializado en la preparación técnica de los colores. Su salario mensual es 350.000 Bs.

Secretaria: (1) Personal fijo de la empresa especializado en el área administrativa y atención al cliente, su nivel académico es T.S.U. en Administración de empresas. Su salario mensual es 350.000 Bs.

Vigilantes: (2) Para esta función se tiene la contratación de una empresa privada a la cual se  le cancela un monto fijo mensual y el contrato se realiza anualmente, por lo cual no genera prestaciones sociales.

Gerente: (1) Propietario de la empresa que se encarga de las relaciones con las empresas aseguradoras y de la supervisión y control de todo el proceso tanto administrativo como de operación.

Contador y abogado: (2) Personal de staff o asesoría externa en las áreas específicas, ambos perciben un monto mensual sin acumular prestaciones.

El personal fijo está protegido por la ley del trabajo y todos los beneficios remunerados que de ella se desprenden.

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ORGANIGRAMA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Capacidad instalada: La empresa tiene la capacidad de reparar y pintar un promedio de 25 vehículos mensuales; contando en esa capacidad mano de obra especializada espacio físico, tiempo de reparación y materiales utilizados. Es importante acotar que aproximadamente el 60% de los trabajos realizados son de pintura general por lo que implica mayor tiempo y esfuerzo.

Capacidad utilizada: Actualmente la empresa está utilizando el 100% de su capacidad instalada, en sus inicios  lo hacía en un 60% por la inexperiencia y al transcurrir del tiempo se ha logrado optimizar.   

Control de calidad: En cuanto al control de calidad los vehículos pasan por una supervisión muy exigente durante todo el proceso y una revisión exhaustiva antes de ser entregado al cliente. Se ofrece una garantía de 6 meses respaldada por la calidad de los materiales utilizados.

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ESTUDIO ECONÓMICO  FINANCIERO

 

En este estudio se presentan todos los elementos que intervienen en el flujo económico de la empresa, la inversión realizada al momento de la instalación y los costos de operación, es importante aclarar que los movimientos mensuales son registrados a través de las compras, ventas, gastos e ingresos; y que estos arrojan información para la realización anual del estado de ganancias y pérdidas y los balances generales, documentos que permiten evaluar el desempeño de la organización. Algunas de las operaciones administrativas son manejadas a través de un sistema de información computarizado y entregados al contador quien se encarga del llenado de los libros.

 

Evaluación económico-financiera:

 

Componentes de la inversión; Se tomaron en cuenta los costos generados por el arrendamiento y acondicionamiento del local, el mobiliario y equipos de oficina,  cuadro A de Infraestructura y Estructura; en el se refleja el costo de deposito por concepto de arrendamiento del local y el acondicionamiento del mismo habilitando áreas específicas necesarias para el óptimo desempeño de las operaciones realizadas en la empresa. El cuadro B refleja los costos de los equipos y herramientas utilizadas para la prestación del servicio, y el cuadro C de estudios y proyectos donde se cuenta el diseño e implantación de un sistema de información administrativo para el manejo de los presupuestos y facturación en el taller.

 

CUADRO A: ELEMENTOS DE INFRAESTRUCTURA Y ESTRUCTURA

 

Descripción Costo Unitario
Arrendamiento del Local, (depósito) 900.000,00
Instalaciones Civiles  
Oficina 2.000.000,00
Deposito 800.000,00
Horno 2.500.000,00
Galpón 300.000,00
Costo Instalaciones Civiles 5.600.000,00
Costo del mob. y equipos de oficina 5.000.000,00
Costo Total  11.500.000,00

 

CUADRO B: MAQUINARIA Y EQUIPOS

 

Cant Descripción Costo Costo Total
1 MAQUINA MEZCLADORA PPG 3.000.000,00 3.000.000,00
1 MAQUINA MEZCLADORA DUPONT 5.600.000,00 5.600.000,00
1 BALANZA ELECTRICA 2.500.000,00 2.500.000,00
50 DISPENSADORES 20.000,00 1.000.000,00
2 GATO POWER 600.000,00 1.200.000,00
1 GATO MORDAZA 800.000,00 800.000,00
2 GATO CAIMAN 230.000,00 460.000,00
1 PISTOLA NEUMATICA 600.000,00 600.000,00
1 TALADRO NEUMATICO 600.000,00 600.000,00
2 PISTOLA HVLP 480.000,00 960.000,00
2 COMPRESOR 3.000.000,00 6.000.000,00
1 HERRAMIENTAS MECANICAS 2.000.000,00 2.000.000,00
1 EQUIPO OXI CORTE 1.200.000,00 1.200.000,00
1 SOLDADORA 1.300.000,00 1.300.000,00
1 PULIDORA 500.000,00 500.000,00
1 LIJADORA 460.000,00 460.000,00
4 PISTOLAS DE GRAVEDAD 180.000,00 720.000,00
1 PISTOLA APLICACIÓN DE TEXTURIZADO 150.000,00 150.000,00
COSTO TOTAL 29.050.000,00

 

CUADRO C: ESTUDIOS Y PROYECTOS

 

Descripción Costo Unitario
Análisis y Diseño del Sistema 200.000,00
Programación e Implantación 650.000,00
Costo Total 850.000,00

 

 

Inversión total; El cuadro D de inversión presenta el valor total de los activos fijos tangibles  (infraestructura y estructura, maquinaria y equipos, mobiliario de oficina) e intangibles (gastos de instalación y montaje y acondicionamiento del local) y del capital de trabajo, es importante destacar que la inversión se realizó en el primer año de funcionamiento con el aporte de los dos socios, sin contar con el apoyo de créditos o aportes de terceros.

 

CUADRO D: INVERSIÓN TOTAL

 

Activos fijos intangibles Costos
Arrendamiento del Local, (depósito) 900.000,00
Instalaciones Civiles 5.600.000,00
Proyectos de inversión 850.000,00
Activos fijos tangibles  
Maquinarias y equipos 29.050.000,00
Mobiliarios y equipos de oficina 5.000.000,00
Capital de Trabajo 5.000.000,00
Total Inversión 46.400.000,00

 

 

Financiamiento; La empresa hasta ahora no ha solicitado el financiamiento de ningún organismo crediticio, la inversión se genera de aportes propios por lo que no se presenta cuadro de financiamiento.

 

Nómina; Se presentan los cuadros en tres categorías descripción de cargos, clasificación por categorías y clasificación en fijos y variables. En la primera modalidad se incluyen todos los cargos que se tienen en la empresa, en la segunda se clasifican en tres categorías gerentes, empleados y obreros. En la tercera modalidad se incluyen todos los cargos y se clasifican en fijos o variables. La proyección presentada se realizó en base a un año, en cuanto a los trabajadores variables no se realizó estimación del salario puesto que ellos ganan en base al trabajo realizado.

 

CUADRO E: NOMINA

 

Cod Descripción del Cargo F/V Salario Básico Nómina Prestaciones Sociales Costo Total Anual
1 Gerente F 1 850.000,00 850.000,00 1.700.000,00 11.900.000,00
2 Secretaria F 1 350.000,00 350.000,00 700.000,00 4.900.000,00
2 Analista de Pinturas F 1 350.000,00 350.000,00 700.000,00 4.900.000,00
3 Latoneros V 3   0,00    
3 Pintores V 3   0,00    
3 Mecánicos V 2   0,00    

 

 

Materias primas (o suministros); La materia prima utilizada para la prestación del servicio es importada, pero suministrada por un proveedor nacional. En el cuadro F se presenta la materia prima utilizada en la preparación de un vehículo, el resultado debe ajustarse a la capacidad utilizadas; es decir un promedio de 25 vehículos.

 

CUADRO F: MATERIA PRIMA

 

Cant Unid. Med. Descripción Costo Costo Total
1 Galón SOLVENTES ESPECIALES 87.000,00 87.000,00
5 Galón THINER ACRÍLICO 15.000,00 75.000,00
0,75 Galón PINTURA 270.000,00 202.500,00
0,75 Galón FONDO RELLENADOR 195.000,00 146.250,00
2 Ltrs TRANSPARENTE URETANO 154.000,00 308.000,00
20 Pliegos LIJAS 1.500,00 30.000,00
7 Rollos CINTAS DE ENVOLTURA (TIRRO) 3.000,00 21.000,00
0,5 Rollos PAPEL BOBINA 17.000,00 8.500,00
TOTAL 878.250,00

 

 

Ingresos; Los ingresos son generados por la prestación del servicio y se representan a través del cuadro de ventas mensual, donde se reporta la facturación correspondiente.

 

CUADRO G: VENTAS CORRESPONDIENTES AL MES DE JUNIO DEL 2003

 

FECHA FACT. Nº Nombre/ Razón RIF. Nº Total ventas VENTAS A CONTRIBUYENTES
    Social   Incluye IVA EXENTAS BASE % IMPTO.
04/06/2003 430 NATIONAL MOTOR J-30840628-7 88.018,50   75878,02 16% 12140,48
06/06/2003 431 ANULADO ANULADO          
06/06/2003 432 SEG. MERCANTIL J-00090180-5 464.000   400000,00 16% 64000,00
06/06/2003 433 ANULADO ANULADO          
06/06/2003 434 SEG. MERCANTIL J-00090180-5 1.206.400   1040000,00 16% 166400,00
06/06/2003 435 SEG. GUAYANA J-09500647-6   180.000 0,00 16% 0,00
06/06/2003 436 SEG. GUAYANA J-09500647-6   387.000 0,00 16% 0,00
06/06/2003 437 UNISEGUROS J-30166471-0 278.400   240000,00 16% 38400,00
10/06/2003 438 D.CENTROLLANO J-30996896-3 1.000.000   862068,97 16% 137931,03
10/06/2003 439 ANULADO ANULADO          
16/06/2003 440 SEG. MERCANTIL J-00090180-5 904.800   780000,00 16% 124800,00
23/06/2003 441 NATIONAL MOTOR J-30840628-7 638.000   550000,00 16% 88000,00
        4.579.618,5 567.000 3.947.946,98   631.671,52

 

 

Gastos de operación; Los gastos generados mensualmente son los servicios de luz, agua, teléfono e impuestos municipales. No se toman en cuenta seguro social, paro forzoso ni política habitacional dado que la empresa no está registrada en dichos entes.

 

Estado de resultados.  Se refleja la productividad de la empresa, a través del estado de ganancias y pérdidas.

 

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ANÁLISIS DE LA PROPUESTA

Propuesta de mejora

 

El sistema de información que actualmente posee la empresa fue diseñado por una casa de software especializada, lo cual genera mucha dependencia, dado que a la hora de presentarse inconvenientes es necesario acudir a ella para solventar la situación dado que no se poseen los códigos fuentes. Existen casos en que la empresa no acude rápidamente a resolver el problema sino por el contrario se toma entre dos o tres días para hacerlo, si la falla es delicada se consideran aproximadamente otros dos o tres días mas en solucionarla, hecho este que genera aproximadamente una semana para Servi-Partes sin el uso del sistema automatizado, por lo cual se retrasan todas las actividades, puesto que no pueden generarse presupuestos ni facturas. Además cada asesoría de esta empresa de software representa entre 30.000 a 60.000 Bs. Y al  mes generalmente se realizan 1 o 2. Por lo que la propuesta de mejora consiste en un rediseño de este sistema de información ampliando sus alcances, que además de manejar los procesos actuales permita generar la nomina de pago de forma automática y la preparación de pinturas a través de formulas exactas, por otro lado que permita manejar el inventario de la empresa. Este nuevo sistema será realizado por un ingeniero de sistemas y la empresa será la dueña exclusiva del mismo, puesto que se instalaran los códigos fuentes del programa.

 

Análisis Costo – Beneficio

 

Con el objetivo de justificar económicamente el desarrollo del proyecto, se requiere de un estudio financiero en el cual se identifiquen los costos y beneficios que el mismo trae consigo. El análisis costo beneficio se enfoca hacia dos aspectos: los costos asociados al desarrollo y los costos de operación del sistema.

 

El periodo de tiempo estimado para el desarrollo del sistema fue de 4 meses, mientras que para determinar los costos de operación se estimó 1 mes. Los costos de desarrollo, provienen del gasto de los materiales, equipo, recurso humano y los gastos generales relacionados con el análisis, diseño y desarrollo del sistema en cuestión. Los costos de operación, son los gastos que se incurren al manipular el sistema. Para ello se consideran los mismos aspectos presentados anteriormente.

 

Cuadro1. Cuantificación de los costos del sistema propuesto

 

COSTOS DE DESARROLLO

 

Descripción del costo

Calculo estimado

Monto (Bs.)

Adquisición de hardware y software.

 

 

Personal.

Análisis y diseño

Programación e implantación.

 

 

350.000

1.150.000

Materiales e insumos.

Papel blanco forma continua 9 ½ x 11

Discos flexibles 3 ½ alta densidad

Cartucho para impresora HP 693 C

 

1 resma*12.000

1 caja*15.000

1 cart. negro 60.000

 

87.000

Costo total de desarrollo del sistema.

 

1.587.000

 

COSTOS DE OPERACIÓN (mensual)

 

Descripción del costo

Calculo estimado

Monto (Bs.)

Materiales e insumos.

Papel blanco forma continua 9 ½ x 11

Discos flexibles 3 ½ alta densidad

Cinta para impresora 80 col

 

¼ resma*12.000

½ caja*15.000

½ cart. negro 60.000

 

3.000

7.500

30.000

Costo de operación (promedio mensual).

 

40.500

 

 

Además, se hace necesaria la identificación de los costos y beneficios tangibles, estos, son aquellos que pueden ser cuantificables o medibles, al contrario de los intangibles que no pueden serlo. Para cuantificar los beneficios tangibles se presenta una relación comparativa en término de las horas/hombre requeridas para la realización de los procesos en la situación actual, y la operación del sistema propuesto, como resultado de un análisis de los tiempos promedios de trabajo necesarios en cada uno de ellos.

 

Cuadro 2. Relaciones comparativas en términos de horas hombre invertidas.

 

                                     Horas hombre mensuales (promedio)

Actividad

Sistema actual

Sistema propuesto

Cargar datos

50

20

Hacer consultas

40

10

Generar reportes

40

10

Totales

130

40

 

 

Del cuadro comparativo de las horas promedio empleadas por ambos sistemas, se observa un incremento en la velocidad en la carga de datos, consultas y reportes ofrecidos por el sistema propuesto, lo que implica un ahorro general de 50 horas en la obtención de la información. Considerando que en el sistema propuesto se automatizaran muchas actividades que actualmente se realizan de forma manual contando entre ellas la nomina de pago, el control del inventario y el calculo de las formulas para la preparación de las pinturas, actividades éstas que para su ejecución actualmente se requiere de un tiempo muchísimo mayor al estimado en el sistema propuesto. Como puede observarse en el grafico siguiente.

 

Grafico1. Análisis comparativo de horas hombre invertidas entre el sistema actual y el propuesto.

 

Ver: http://www.oocities.org/es/marthidalgolivo/efpi/image006.gif

 

 

 

Para calcular los costos de operación se utiliza el costo del sueldo de los usuarios del sistema, repartiendo entre estos la carga de trabajo calculada a razón de las horas hombre promedio mensuales, necesarias para el manejo de las áreas mencionadas anteriormente. El tiempo de trabajo con el sistema fue distribuido de la siguiente manera:

 

Sistema actual

Sistema Propuesto

Analista de Pinturas          30%

Analista de Pinturas          40%

Secretaria                         30%

Secretaria                         60%

Empresa de Software         40%

 

 

Es importante destacar, que en el manejo del sistema actual la empresa de software contratada juega un papel muy importante, ya que es la encargada de realizar el mantenimiento al sistema  y cualquier modificación que este requiera. Mientras que en el sistema propuesto el mantenimiento estará a cargo de los operadores ya que recibirán el adiestramiento y la documentación necesarios.

 

Cuadro 3. Cuantificación de los beneficios del sistema propuesto.

 

Costo por horas hombre invertidas. Sistema actual.

 

Usuarios

Calculo estimado

Monto (bs.)

Analista de Pinturas         

30%*130hr-hb/mes*1458 Bs/hr-hb

56.862

Secretaria                         

30%*130hr-hb/mes*1458 Bs/hr-hb

56.862

Empresa de Software     

40%*130hr-hb/mes*3000 Bs/hr-hb

     156.000

Costo por hr-hb invertidas Bs/mes

 

269.724

 

Costo por horas hombre invertidas. Sistema propuesto.

 

Usuarios

Calculo estimado

Monto (bs.)

Analista de Pinturas

40%*40hr-hb/mes*1458 Bs/hr-hb

23.328

Secretaria

60%*40hr-hb/mes*1458 Bs/hr-hb

34.992

Costo por hr-hb invertidas Bs/mes

 

58.320

 

Los beneficios calculados corresponden a un incremento de la utilidad asociado a recursos ahorrados. Costo hr-hb invertidas en el sistema actual menos costo por hr-hb invertidas en el sistema propuesto.

269.724 Bs./mes – 58.320 Bs./mes = 211.404

Cuadro de texto:  
Ahorro = 211.404 Bs./mes

 

 

 

Cuadro 5. Análisis del Retorno de la Inversión.

 

 

Mes Operación

Costo Bs./mes

Beneficios Bs./mes

Costos Acumulados

Beneficios Acumulados

0

1.587.000

 

1.587.000

0

1

40.500

211.404

1.627.500

211.404

2

40.500

211.404

1.668.000

422.808

3

40.500

211.404

1.708.500

634.212

4

40.500

211.404

1.749.000

845.616

5

40.500

211.404

1.789.500

1.057.020

6

40.500

211.404

1.830.000

1.268.424

7

40.500

211.404

1.870.500

1.479.828

8

40.500

211.404

1.911.000

1.691.232

9

40.500

211.404

1.951.500

1.902.636

10

40.500

211.404

1.992.000

2.114.040

11

40.500

211.404

2.032.500

2.325.444

 

  

Gráfico 2. Análisis del retorno de la inversión.

 

Ver: http://www.oocities.org/es/marthidalgolivo/efpi/image009.gif

 

 

Los beneficios han amortizado los costos del sistema.

 

 

La utilización del sistema propuesto implica un ahorro de doscientos once mil cuatrocientos cuatro (211.404) Bs. Mensuales, por lo tanto, esto indica que durante nueve meses de operación los costos acumulados del sistema se mantendrán por encima de los beneficios acumulados del mismo, sin embargo, a partir del décimo mes de operación las curvas invierten las posiciones, es decir, los beneficios acumulados se ubicaran por encima de los costos, indicando con ello que se habrá recuperado la inversión y el sistema comenzará a rendir utilidades.

Con los valores obtenidos en el estudio realizado se puede afirmar, que el desarrollo del sistema propuesto es factible desde el punto de vista económico.

 

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Calabozo 27 de marzo del 2004

Contacto: marthidalgo@hotmail.com