REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD YACAMBU
VICERRECTORADO DE ESTUDIOS VIRTUALES
ASIGNATUR:
GERENCIA
PROF.
CHRISTIAN FOSSA
TRABAJO 2
TEMA: Los participantes deben describir una Actividad de la cual son dueños o co-dueños. Deben indicar:
1. Actividad: Administración de Recursos Financieros en la Gerencia de AIT (Automatización, Informática y Telecomunicaciones) PDVSA, Edo. Monagas,
¿En qué consiste? En la Supervisión de la Administración de Recursos Financieros: Gestión Presupuestaria (Formulación, Seguimiento y Control)
2. Procesos: Administración de Recursos Financieros ¿Cuáles son los grandes/macros procesos que se ejecutan para cumplir con la actividad? Deben utilizar flujogramas u otras herramientas para la descripción gráfica.
Proceso
Administración de Recursos Financieros
OBJETIVO
Gestionar
efectivamente los Presupuestos de Operaciones e Inversiones, garantizando la
reducción de riesgo de variaciones positivas o negativas de los recursos
aprobados y la provisión de información precisa requerida para la toma oportuna
de decisiones relacionadas con las actividades de la Gerencia de AIT – PDVSA.
ALCANCE
El
proceso contempla:
·
La Gestión del
presupuesto de Operaciones e
Inversiones de la Gerencia de AIT
PDVSA.
·
Incluye la
formulación, seguimiento y control de ambos presupuestos que permitan medir la
gestión y evaluar situaciones de desviaciones, a fin de que se tomen acciones
correctivas/preventivas que garanticen la efectiva ejecución del mismo.
·
El cumplimiento
estricto de las políticas y normas establecidas por Finanzas PDVSA.
DIAGRAMA MACRO INTERFUNCIONAL DEL PROCESO
El
Proceso de Administración de Recursos Financieros representa la programación
continua y detallada de las actividades necesarias a realizar durante un
periodo determinado, expresadas en términos monetarios, para lograr las metas
corporativas y proporciona la información necesaria para evaluar los resultados
y la situación financiera proyectada, que permita tomar acciones correctivas
oportunas, en busca de la maximización de la rentabilidad y la creación de
valor financiero para la empresa, dentro de márgenes de riesgo razonable.
Los
Lineamientos y Guías (presupuestarias) AIT vigentes, Información de finanzas
requerida y Plan de Negocios AIT Vigente emanados de las Gerencias de Finanzas
y Planificación AIT, servirán de base para la Formulación, seguimiento y
control de los presupuestos requeridos por cada organización, alineados con las
estrategias del Negocio. Luego se prepara el presupuesto a someter de la
Gerencia de AIT y es enviado a la Gerencia de Finanzas para su aprobación.
Luego el presupuesto sometido se ajusta en base al presupuesto aprobado y se
carga en SAP.
La
Ejecución del Presupuesto son los insumos del seguimiento y control, es decir,
los cargos contables reflejados en el presupuesto. Esos cargos contables son
monitoreados frecuentemente para determinar si están acordes al presupuesto
aprobado y cargado en SAP, para detectar las desviaciones y hacer las alertas respectivas. Con las
desviaciones detectadas se realizan las explicaciones de las variaciones y
permite elaborar la Mejor Visión de la proyección de fin de año, que debe ser
nuevamente preparada y sometida ante la Gerencia de Finanzas en el evento de
revisión presupuestaria.
En el seguimiento y control del presupuesto se generan las correcciones de desviaciones mal adjudicadas (traspasos de costos, recobros y reclasificaciones), se validan cargos contables y desembolsos antes de ser utilizados por otras organizaciones, se entregan las explicaciones de la variación y ejecución de los resultados mensuales del presupuesto para las Gerencias de Finanzas y AIT. También se generan los formatos y se obtienen los soportes para acumular, capitalizar y desincorporar activos de AIT, que son entregados a la Gerencia de Finanzas. Una vez capitalizados los activos por la Gerencia de Finanzas, se solicita el Listado de Activos capitalizados para informar a la Gerencia de AIT la proximidad de desincorporación de los mismos.
2. Estructura: ¿Cuál es el modelo de relacionamiento organizacional de las personas que intervienen en el proceso? Deben presentar el organigrama (formal/oficial o informal/no oficial) indicando la relación entre cargos, niveles, funciones, roles, responsabilidades.
Actualmente la Gerencia de AIT, está en la fase de implantación de la Gerencia por Procesos. Una de herramienta utilizada en el Diseño fue ITIL. A continuación se indica las relaciones del proceso Administración de Recursos Financieros.
Para la adaptación a Gerencia por Proceso, involucraron al personal en el análisis y diseño, se realizaron cursos de Manejo del Cambio, para informar al personal y evitar las resistencias.
ORGRANIGRAMA
ROLES Y
RESPONSABILIDADES
1. Analista
de Presupuesto de
Operaciones
Responsabilidades:
Formulación
de Presupuesto:
a. Consolidar y revisar el Base Cero por cada Centro de
Costo.
b. Someter Presupuesto de Operaciones
c. Preparar Ejercicios de Reducción (10%, 20% y 30%) del
presupuesto a someter y obtener los Impactos por Centro de Costo.
d. Preparar las Estrategias
por Gastar con el presupuesto aprobado por Centro de Costo.
e. Obtener las explicaciones del Impacto del Presupuesto
Aprobado.
f.
Planificar y cargar en SAP el Presupuesto Original
aprobado.
g. Realizar Plan de Acumulaciones.
Seguimiento
y Control de la Ejecución del Presupuesto:
a. Actualizar e Informar mensualmente ejecución preliminar de
cada Centro de Costo
b. Monitorear ejecución vs. planificado en Centros de Costos
c. Validar desembolsos y Centros de Costos
d. Imprimir reporte SAP de ejecución mensual preliminar por
Centro de Costo
e. Informar ejecución mensual preliminar de cada Centro de
Costo
f.
Preparar y enviar
presentación Resultados Mensuales Presupuesto de Operaciones AIT
g. Realizar Traspasos, Recobros y Reclasificaciones, de cargos
mal adjudicados en los Centros de Costos.
h. Realizar Traspasos de Labor
i.
Solicitar Información
y consolidar Mejor Visión del Ppto. Operaciones
j.
Presentación Mejor
Visión Ppto. Operaciones
k. Someter Mejor Visión Ppto. Operaciones
l.
Planificar en SAP la
Revisión aprobada por cada Centro de Costos.
m. Preparar Cierre preliminar del año por cada Centro de
Costos.
n. Realizar Plan de Acumulaciones.
o. Preparar Formatos y Obtener Soportes para el proceso de
Acumulaciones.
p. Preparar soportes para el proceso de Reversión de
Acumulaciones por cada Centro de Costos
Profesional universitario, en el área Administrativa, con
mínimo de un (01) año de experiencia en manejo de presupuestos, con
conocimiento en el área de planificación, contabilidad y control de costos, así
como conocimientos de los sistemas SAP. Debe ser proactivo y con habilidades
para visualizar acciones que contribuyan a alcanzar las metas operacionales de
la Gerencia.
2. Analista de Presupuesto de Inversiones
Responsabilidades:
Formulación
de Presupuesto
·
Obtener la
información y Base Cero por cada proyecto
· Obtener el perfil físico anual de los Proyectos
· Apoyar en la jerarquización de los Proyectos y realizar las explicaciones del impacto de la no ejecución del presupuesto.
· Someter Presupuesto de Inversiones
·
Preparar Ejercicios
de Reducción (10%, 20% y 30%) del presupuesto a someter y obtener los Impactos
por disciplinas.
· Apoyar en la preparación de presentaciones y/o Estrategias por Gastar con el presupuesto aprobado por proyecto
·
Obtener las
explicaciones del Impacto del Presupuesto Aprobado.
·
Validar carga de
documentación IGG PLUS.
·
Crear Renglones
presupuestarios en el SEE PLUS
·
Crear Ordenes
Internas de Ejecución y formulación
·
Planificar en SAP el
Presupuesto Original aprobado.
Seguimiento
y Control de la Ejecución Presupuesto
·
Obtener y preparar
Plan de Capitalización
·
Preparar Formatos y
Obtener Soportes para el proceso de Capitalización por cada Orden Interna de
Ejecución.
· Actualizar e Informar mensualmente la Estrategia por Gastar u otras presentaciones (Incluye resultados de la ejecución mensual) de cada proyecto.
·
Realizar Traspasos de
Costos de Cargos mal adjudicado en la orden Interna de Ejecución.
·
Obtener, Preparar y
Someter la Mejor Visión por cada proyecto
·
Planificar en SAP la
Revisión aprobada por cada proyecto
·
Preparar Cierre
preliminar y definitivo del año por cada proyecto
·
Preparar Formatos y
Obtener Soportes para el proceso de Acumulaciones por cada proyecto
·
Preparar soportes
para el proceso de Reversión de Acumulaciones por cada proyecto
Competencias:
Profesional
universitario, en el área Administrativa, con mínimo de un (01) año de
experiencia en manejo de presupuestos, con conocimiento en el área de
planificación, contabilidad y control de costos, así como conocimientos de los
sistemas SAP. Debe ser proactivo y con habilidades para visualizar acciones que
contribuyan a alcanzar las metas de inversión de la Gerencia.
3.
Supervisor de Administración de Recursos Financieros
Responsabilidades:
a. Garantizar que las Guías Presupuestarias estén basadas con
los lineamientos Macroeconómicos de PDVSA y Plan de Negocio de AIT.
b. Coordinar la Formulación de Presupuesto de AIT Local.
c. Preparar presentación de la consolidación del Presupuesto a
Someter de AIT Local.
d. Coordinar el Seguimiento y Control del Presupuesto de AIT
Local.
e. Validar los análisis de las desviaciones preparadas por los
analistas.
f.
Preparar presentación
de la consolidación de los Resultados Mensuales del Presupuesto de Operaciones
e Inversiones de AIT Local.
g. Coordinar el proceso de Acumulaciones del presupuesto de
Operaciones e Inversiones de AIT Local.
h. Coordinar el proceso de Capitalizaciones del presupuesto de
Inversiones de AIT Local.
Competencias:
Profesional
universitario, en el área Administrativa, con mínimo de cinco (05) años de
experiencia en manejo de grupos, manejo de presupuestos en la industria petrolera,
con conocimiento en el área de planificación,
contabilidad y control de costos, así como conocimientos de los sistemas
SAP. Debe ser proactivo y con habilidades para visualizar acciones que
contribuyan a alcanzar las metas operativas y de inversión de la Gerencia.
4. Superintendente
Administración de Recursos
Responsabilidades:
a. Administrar el Centro de Costo y Órdenes Internas de las
cuales sea responsable.
b. Elaborar el Presupuesto Base Cero.
c. Elaborar el Presupuesto Mejor Visión.
d. Suministrar las explicaciones de las desviaciones
presupuestarias.
Competencias:
Profesional
universitario. Debe ser proactivo y con habilidades para visualizar acciones
que contribuyan a alcanzar las metas operativas y de inversión de la Gerencia.
5. La Gente: ¿Quiénes son? Profesiones, formación, experiencia, motivación.
· Analista del Presupuesto de Inversiones: Debora Rojas, Técnico Superior en Contabilidad Computarizada, actualmente cursando Licenciatura en Administración. Formación en la Gestión del presupuesto de inversiones. Experiencia tres (03) años. Motivación mediante cursos para su cierre de brechas, comunicación bidireccional con el supervisor, compañeros y otras organizaciones para el cumplimiento de lineamientos.
· Analista del Presupuesto de Operaciones: Yolirka Naranjo Licenciada en Administración. Formación en la Gestión del presupuesto de Operaciones. Experiencia cuatro (04) años. Motivación mediante cursos para su cierre de brechas, comunicación bidireccional con el supervisor, compañeros y otras organizaciones para el cumplimiento de lineamientos.
· Analista del Presupuesto de Operaciones: María Colmenares. TSU. en Administración. Formación en la Gestión del presupuesto de Operaciones. Experiencia cuatro (04) años. Motivación mediante cursos para su cierre de brechas, comunicación bidireccional con el supervisor, compañeros y otras organizaciones para el cumplimiento de lineamientos.
· Gladys Gil Analista Gestión, apoya en la preparación de presentación, gestión de gastos de viajes. Motivación curso y agasajo por estar en proceso de Jubilación.
6. Tecnología (dura):
¿Qué equipos, 02 Laptos Marca DELL, 03 PC Marca DELL y 1 impresoras industrial multifuncional de Red.
Sistemas: SAP, XP, Linus.
Medios para la
transmisión de vos y datos: Redes, Fibra Optica, Microondas.
7. Impulsos: ¿Qué cosas o situaciones hacen posible que se produzcan cambios para mejorar esa actividad?
Comunicación permanente con el equipo, reuniones para revisarla gestión, donde se reflexiona sobre como nos ven, como vamos, que nos hace falta, indicadores, lluvia de ideas del equipo para tomar decisiones, determinar necesidades entre otros.
8. Frenos: ¿Qué cosas o situaciones dificultan los cambios para mejorar esa actividad? Los frenos son las situaciones, en una organización, que nos impiden progresar (gestionar, gerenciar, administrar, manejar un cambio). Son lo contrario de los impulsos.
No obtener la información oportunamente, que se requiere de los otros procesos, como los insumos para someter presupuesto y explicaciones de las variaciones presupuestarias de los resultados mensuales. Cuando los otros procesos no cumplen con los desembolsos planificados.
9. Intimidades: ¿Qué relaciones personales forman parte de la actividad pero que no se observan a simple vista? Por ejemplo: El Gerente es familia de uno de los socios. La Secretaria es novia del Jefe.
No existen intimidades en el equipo.
10. Factores externos: ¿Qué elementos del medio ambiente afectan el desempeño de la actividad? Por ejemplo, restricciones gubernamentales, restricciones superiores, relación con los proveedores o clientes, estado del mercado, condiciones naturales, situación del país, etc.).
Retraso en Proceso Licitatorios, bien sea por nuevos Decretos o malas planificaciones. Genera revisiones presupuestarias para solicitar o devolver recursos financieros.
11. Motor del cambio: ¿Cuáles pudieran ser las estrategias recomendadas para conducir un cambio en el proceso del cual Ud. es dueño o co-dueño, con el objeto de crear y/o añadir valor a los actores del proceso (dirección/gerencia, clientes, proveedores, comunidad, sociedad?
Presentar o alertar ante la gerencia, los resultados mensuales de la ejecución presupuestaria. Monitoreo continuo de los cargos contables reales para solicitar las explicaciones de las desviaciones a los procesos ejecutores del presupuesto.
Realizar los ejercicios proyecciones estimadas por trimestres para estimar el cierre del año, en conjunto con los procesos ejecutores y la gerencia.
Permanente comunicación con lo procesos ejecutores y gerencias para evitar desviaciones o sorpresas al cierre del año.
Con la Comunidad, realizamos donaciones a las escuelas, como de útiles escolares y regalos en navidad.
Sociedad, tener conciencia de costo en la administración de recursos financieros, dado que si se malversan, no podrán ser invertidos en la sociedad.
BIBLIOGRAFIA
Elibro Gerencia
INFOGRAFIA
La gestión por procesos. La Gestión por Procesos puede ser conceptualizada como la forma de gestionar toda la organización basándose en los Procesos, siendo definidos estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una entrada para conseguir un resultado, y una salida que a su vez satisfaga los requerimientos del cliente.
http://www.monografias.com/trabajos10/hotel/hotel.shtml
La Gestión por Procesos se basa en la modelización de los sistemas como un conjunto de procesos interrelacionados mediante vínculos causa-efecto. El propósito final de la Gestión por Procesos es asegurar que todos los procesos de una organización se desarrollan de forma coordinada, mejorando la efectividad y la satisfacción de todas las partes interesadas (clientes, accionistas, personal, proveedores, sociedad en general).
http://www.gestiopolis.com/recursos4/docs/ger/gestitra.htm
Proceso de la administración basada en ITIL/CobIT
Tal vez encuentre su entorno de la tecnología de la información (TI) difícil de controlar y costoso de administrar. La infraestructura Básica de TI se caracteriza por procesos manuales y localizados; un mínimo control central; y políticas y estándares de TI inexistentes o no aplicados respecto a la seguridad, el respaldo, la administración e implementación de imágenes, el cumplimiento y otras prácticas de TI comunes.
http://www.microsoft.com/latam/technet/infraestructura/proceso.aspx
Manejo de la resistencia al cambio. Un enfoque desde
la perspectiva de la psicología organizacional