UNIVERSIDAD YACAMBU

ASIGNATURA: PLANIFICACIÓN - SECCION “C”

PROFESOR: CARLOS SÁNCHEZ

TRABAJO FINAL

REALIZADO POR: Aris María Mateo Matheus

CI.- 9.587.458

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo señala la planificación en base a la actividad que desempeña el participante.

Planificación en la Supervisión de la Administración de Recursos Financieros en la Gerencia de AIT PDVSA en el Estado Monagas.

La planificación en de la Administración de Recursos Financieros, está basada en los planes de la Gerencia de AIT que a su vez está fundamentada en los planes estratégicos del País, Ministerío de Energía y Minas, Ministerio de Finanzas, Ministerio de Ciencia y Tecnología y PDVSA.

Gerencia AIT (Automatización, Informática y Telecomunicaciones)

Misión

Proveer soluciones de AIT a la Corporación, incorporando productos y servicios innovadores, que creen diferenciación competitiva y de alto valor, con un equipo de trabajo altamente integrado al negocio, proactivo en su asesoramiento tecnológico, ágil y flexible, orientado a lograr la soberanía tecnológica e impulsar el desarrollo endógeno sustentable, con una clara corresponsabilidad con la sociedad en materia, social, económica y ambiental, alineado a los organismos rectores del estado en materia tecnológica.

Objetivos Estratégicos:

Garantizar una plataforma de automatización, tecnología de información y comunicaciones, única, integrada y coherente, que asegure el desempeño eficiente de las actividades medulares de la Corporación y apalanque la tecnología en el estado y la nación.

•Apalancar con tecnología de AIT el desarrollo eficiente de las actividades de los distintos negocios de la cadena de valor.

•Habilitar la implantación de los sistemas corporativos que soportan la transparencia y rendición de cuenta de la Corporación.

•Promover con investigación tecnológica la innovación y el afianzamiento de la Soberanía tecnológica.

•Impulsar el desarrollo y estabilización de un ecosistema tecnológico que

provea productos y servicios a la Corporación y que genere a la vez

nuevas fuentes de riqueza para la nación.

En la Gerencia de AIT, al igual que otras Gerencias de PDVSA Monagas, se manejan dos tipos de presupuestos: Operaciones (Gastos) e Inversiones, los cuales son llevados por fases:

1. Formulación y Planificación

2. Aprobación

3. Ingresar presupuesto aprobado en el Sistema SAP

4. Seguimiento y Control

5. Cierre Fin de Año.

La Formulación y planificación se hace en un formato llamado Base Cero, donde se calcula por actividad el desembolso por mes y el monto total del presupuesto del año siguiente, tomando en cuenta lineamiento emitidos por la Directiva de PDVSA y el Ministerio de Finanzas (Variables Macroeconómicas: Inflación y Paridad).

La Aprobación, mediante la preparación de una presentación en Power Point, se indica el monto calculado en la Formulación, con detalles, explicación y justificación para someter y/o solicitar ante la Gerencia de Finanzas, de cada localidad la correspondiente asignación y aprobación del monto presupuestario.

Una vez asignado el monto aprobado, se procede a ingresarlo en el Sistema SAP (Software empresarial que permite la ejecución de la mayoría de los procesos de apoyo y algunos procesos básicos, en un ambiente integrado, con datos únicos actualizados en tiempo real), el cual permite planificar el presupuesto aprobado por cada cuenta.

En el año para el cual se inicia la ejecución del presupuesto aprobado, se realiza el Seguimiento y Control a través del Sistema SAP, por medio del monitoreo y emisión de reportes de la ejecución diaria y/o mensual, se realizan las explicaciones de los resultados de la ejecución mensual a cada cuenta, información requerida por la Gerencia de AIT Norte y la Gerencia de Finanzas. Con el Seguimiento y Control se alerta a los supervisores responsables de cada cuenta, para someter la Mejor Visión (proyección fin de año) del aumento o disminución presupuesto, la cual una vez aprobada en evento de Revisión sé replanificar en el Sistema SAP.

Al finalizar el año del presupuesto aprobado, la Gerencia de AIT y la Gerencia de Finanzas, solicitan las explicaciones del Cierre del Presupuesto.

Presupuesto en Base Cero: Técnica presupuestaria que parte del análisis de cada actividad en cada período como forma de justificar cada unidad monetaria de gastos en función de los objetivos señalados. Las fases que componen el proceso presupuestario son las siguientes: a) identificación de las actividades que se llevan a cabo en el seno de una organización; b) evaluación de estas actividades en función de su importancia respecto a los objetivos a alcanzar; y c) valorización monetaria de cada actividad para solicitar los fondos necesarios para alcanzar los objetivos.

Administración de los Recursos Financieros

El Proceso de Administración de Recursos Financieros representa la programación continua y detallada de las actividades necesarias a realizar durante un periodo determinado, expresadas en términos monetarios, para lograr las metas corporativas y proporciona la información necesaria para evaluar los resultados y la situación financiera proyectada, que permita tomar acciones correctivas oportunas, en busca de la maximización de la rentabilidad y la creación de valor financiero para la empresa, dentro de márgenes de riesgo razonable.

Los Lineamientos y Guías (presupuestarias) AIT vigentes, Información de finanzas requerida y Plan de Negocios AIT Vigente emanados de las Gerencias de Finanzas y Planificación AIT, servirán de base para la Formulación, seguimiento y control de los presupuestos requeridos por cada organización, alineados con las estrategias del Negocio. Luego se prepara el presupuesto a someter de la Gerencia de AIT y es enviado a la Gerencia de Finanzas para su aprobación. Luego el presupuesto sometido se ajusta en base al presupuesto aprobado y se carga en SAP.

La Ejecución del Presupuesto es el insumo del seguimiento y control, es decir, los cargos contables reflejados en el presupuesto. Esos cargos contables son monitoreados frecuentemente para determinar si están acordes al presupuesto aprobado y cargado en SAP, para detectar las desviaciones y hacer las alertas respectivas. Con las desviaciones detectadas se realizan las explicaciones de las variaciones y permite elaborar la Mejor Visión de la proyección de fin de año, que debe ser nuevamente preparada y sometida ante la Gerencia de Finanzas en el evento de revisión presupuestaria.

En el seguimiento y control del presupuesto se generan las correcciones de desviaciones mal adjudicadas (traspasos de costos, recobros y reclasificaciones), se validan cargos contables y desembolsos antes de ser utilizados por otras organizaciones, se entregan las explicaciones de la variación y ejecución de los resultados mensuales del presupuesto para las Gerencias de Finanzas y AIT. También se generan los formatos y se obtienen los soportes para acumular, capitalizar y desincorporar activos de AIT, que son entregados a la Gerencia de Finanzas. Una vez capitalizados los activos por la Gerencia de Finanzas, se solicita el Listado de Activos capitalizados para informar a la Gerencia de AIT la proximidad de desincorporación de los mismos.

Objetivo

Gestionar efectivamente los Presupuestos de Operaciones e Inversiones, garantizando la reducción de riesgo de variaciones positivas o negativas de los recursos aprobados y la provisión de información precisa requerida para la toma oportuna de decisiones relacionadas con las actividades de la Gerencia de AIT – PDVSA.

Alcance

El proceso contempla:

· La Gestión del presupuesto de Operaciones e Inversiones de la Gerencia de AIT PDVSA.

· Incluye la formulación, seguimiento y control de ambos presupuestos que permitan medir la gestión y evaluar situaciones de desviaciones, a fin de que se tomen acciones correctivas/preventivas que garanticen la efectiva ejecución del mismo.

· El cumplimiento estricto de las políticas y normas establecidas por Finanzas PDVSA.

Presupuesto de Operaciones:

Se definen los costos y gastos necesarios para el cumplimiento de los objetivos operacionales y volumétricos asociados a la generación de los ingresos que se esperan obtener durante el periodo; estos elementos nos permiten proyectar la utilidad de la empresa como resultado de las actividades operacionales, de comercialización y financieras a ser realizadas; así como también determinar la participación de la empresa al Fisco Nacional, a través del Impuesto de Explotación e Impuesto sobre la Renta.

Premisas:

· Formular considerando la disponibilidad real actual de recursos materiales, humanos, financieros y tecnológicos, que permitan llevar a cabo la actividad operacional requerida para el Negocio; así como también la revisión y optimización de procesos y esquemas de trabajo.

· En cuanto a la actividad operacional, el presupuesto debe reflejar claramente los efectos resultantes de los ahorros derivados de la aplicación de tecnologías, reduciendo costos en las áreas donde sea susceptible hacerlo, vía incremento de eficiencia operativa, a través de la optimización de los procesos operacionales y administrativos, sin afectar la confiabilidad operacional, la seguridad y el ambiente.

· Se deberá igualmente revisar la estructura de costos de los contratos, procuras y convenios vigentes.

· Los costos de labor serán estimados sobre la base de los sueldos y salarios, año anterior. Asimismo, se deberá considerar lo estipulado en la guías para el manejo presupuestario de los costos de labor (Ver anexo de Recursos Humanos, Salud y Logística)

Presupuesto de Inversiones:

Se contemplan los desembolsos necesarios para acometer las obras incluidas en el plan de negocios de la empresa; a corto, mediano y largo plazo; la construcción de plantas e instalaciones y la implantación de nuevas tecnologías orientadas a mantener la calidad de nuestros crudos y productos con el objeto de hacerlos más competitivos en los mercados nacionales e internacionales. Se considera una Inversión lo que implica un costo mayor a 1.000 dólares.

Premisas:

· Las Inversiones de Capital de la Corporación deben estar orientadas a garantizar de manera rentable la viabilidad operacional y financiera del negocio a largo plazo así como aprovechar todas aquellas oportunidades que permitan maximizar el valor de la Empresa y de la Nación.

· Toda propuesta de inversión deberá presentar economías favorables para PDVSA y la Nación, cumpliendo con los requisitos exigidos por PDVSA

· De acuerdo a la limitación de los recursos financieros, toda propuesta de inversión será objeto de un proceso de jerarquización en el cual competirá con las demás oportunidades de inversión. En tal sentido, las Unidades de Negocio deberán entregar su Cartera de Inversión Jerarquizada.

· En general, salvo que sea un proyecto seleccionado por el Portafolio Corporativo, la rentabilidad de los proyectos generadores de ingreso, de ahorro deberá ser mayor o igual que el 15 % y su valor presente debe ser positivo. El uso del criterio de rentabilidad debe ser usado como requisito para poder entrar al proceso de jerarquización; sin embargo, la misma se deberá hacer en función de la eficiencia de la inversión o en su mejor caso mediante programación entera que considere las restricciones presupuestarias y metas de producción.

Formulación de Presupuesto

Consiste en determinar las necesidades operativas de AIT para el año siguiente, en detalle y en términos monetarios calendarizados. Se utiliza la Herramienta Base Cero para preparar tanto el presupuesto de operaciones como el presupuesto de inversiones de cada organización de AIT.

Las fases que componen la formulación del presupuesto son las siguientes:

a) Identificación de las actividades que se llevan a cabo en el seno de la organización.

b) Evaluación de estas actividades en función de su importancia respecto a los objetivos a alcanzar.

c) Valorización monetaria de cada actividad para solicitar los fondos necesarios para alcanzar los objetivos (Bolívares, Bolívares equivalentes y Dólares Puros).

Una vez obtenidos los Base Cero de cada organización AIT, son validados con el Plan de Negocios AIT y los Lineamientos y Guías (presupuestarias) AIT vigentes, para descartar alguna desviación.

Premisas

· Premisas contempladas en las proyecciones del Plan de Negocio.

Macroeconómicas:

· La Formulación Presupuestaria se hará de acuerdo a las Variables Macro económicas (Paridad e inflación), impartidas por la Corporación y Ministerio de Finanazas.

· Identificar en cada presupuesto (Operaciones e Inversiones), el componente interno pagado en bolívares puros, el componente externo pagado en bolívares equivalentes y el componente externo pagado en moneda extranjera. Esta información permitirá de una manera clara y precisa, recalcular/actualizar los presupuestos por efectos de cambios en la paridad e inflación y facilitará la elaboración de los desembolsos tanto en bolívares como en dólares.

· La base de comparación será el Presupuesto Revisado del año anterior sometido a consideración a Finanzas y a la Junta Directiva de PDVSA.

Seguimiento y Control Presupuesto Aprobado

El Seguimiento y Control se realiza a través del monitoreo diario de los cargos contables reflejados en el Sistema SAP, que son generados por los proveedores del proceso.

En esta actividad se generan las alertas sobre desviaciones en base al Presupuesto aprobado y al Base Cero ajustado, se realizan las correcciones de cargos mal adjudicados, se preparan los formatos para acumulaciones y desincorporaciones de activos tanto en el presupuesto de operaciones como en el de inversiones, se preparan los formatos de capitalizaciones para el presupuesto de inversiones y se solicitan los listados de activos AIT capitalizados.

Lineamientos y Guías (presupuestarias) AIT vigentes:

Son premisas, pautas y valores de referencia (paridad cambiaria e inflación) emanadas por la Gerencia de Finanzas y adaptadas por el Proceso de Planificación AIT. Son de obligatoria aplicación para la formulación de los presupuestos.

Plan de Negocios AIT Vigente:

Es un documento que contiene las actividades a realizar en un periodo determinado en la Gerencia de AIT, es generado por el proceso Planificación AIT.