UNIVERSIDAD YACAMBU
ASIGNATURA SEMINARIO ESPECIAL DE GRADO
PROFESORA: MARY ALONZO
TRABAJO 1
REALIZADO POR ARIS MATEO C.I. 9.587.458
INTRODUCCION
I. Antecedentes del
Problema
Petróleos de Venezuela,
S.A. es una empresa propiedad del estado venezolano cuyas operaciones se basan
en la extracción, tratamiento, refinación, transformación y comercialización de
diversos tipos de crudos, gas y demás derivados. La magnitud de operaciones,
así como los alcances dentro del comercio nacional e internacional la colocan
como la empresa número uno del país y dentro de las diez primeras a escala
mundial.
La administración del tiempo y la
agilización de las actividades empresariales representan la optimización de los
procesos, recursos humanos y de costos en la actualidad, razón por el cual la
rapidez con que se realicen las actividades rutinarias y que generalmente están
soportadas en plataformas tecnológicas las cuales requieren de constantes
modificaciones que logren fines específicos como brindar la rapidez y eficacia
exigida por los usuarios y por la empresa. Los grandes archivos que se
utilizaban para almacenar la información y documentación que se generaban
manualmente fueron reemplazados por la automatización, a nivel macro, de los
procesos. Esto implicó la implantación de redes, diversidad de Software (de
acuerdo a las exigencias de cada Gerencia), aplicaciones con características
multiusuarios, interconexión entre diversas aplicaciones, y demás facilidades
tecnológicas constituyen en la actualidad uno de los pilares fundamentales de
las operaciones de esta empresa.
En PDVSA se manejan dos tipos de
presupuestos: Operaciones (Gastos) e Inversiones, los cuales son llevados
por fases:
Formulación y Planificación,
1. Formulación
y Planificación,
2. Aprobación
3. Ingresar
presupuesto aprobado en el Sistema SAP
4. Seguimiento
y Control
5. Cierre
Fin de Año.
Cada
Gerencia lleva de forma manual, en la mayoría de los casos en archivos realizados con las herramientas
Hoja de cálculo Excel y Power Point, para las fases 1,2,4 y 5.
La Formulación y planificación se hace en un formato llamado
Base Cero realizado en Excel, donde se
calcula por actividad el desembolso por mes y el monto total del presupuesto
del año siguiente, tomando en cuenta
lineamiento emitidos por la Directiva de PDVSA y el Ministerio de Finanzas
(Variables Macroeconómicas: Inflación y Paridad).
La Aprobación, mediante la preparación de una presentación en
Power Point, se indica el monto calculado en la Formulación, con detalles,
explicación y justificación para someter y/o solicitar ante la Gerencia de
Planificación, Presupuesto y Gestión de cada localidad la correspondiente asignación y aprobación
del monto presupuestario.
Una vez asignado el monto aprobado,
se procede a ingresarlo en el Sistema SAP (Software empresarial que permite la
ejecución de la mayoría de los procesos
de apoyo y algunos procesos básicos, en un ambiente integrado, con datos únicos
actualizados en tiempo real), el cual permite planificar el presupuesto
aprobado por cada Centro de Costo y/u Orden Interna.
En el año para el cual se inicia la ejecución del presupuesto
aprobado, se realiza el Seguimiento y Control a través del Sistema SAP, por medio del monitoreo y emisión de
reportes de la ejecución diaria y/o mensual,
para realizar en formatos Excel y/o Power Point, las explicaciones de
los resultados de la ejecución mensual a cada Centro de Costo y/u Ordenes
Internas, información requerida por la Gerencia de AIT Norte y la Gerencia de
Planificación, Presupuesto y Gestión. Con el Seguimiento y Control se alerta a
los supervisores responsables de cada Centro de Costo y/u Orden Interna, para
someter la Mejor Visión (proyección fin de año) del aumento o disminución
presupuesto, la cual una vez aprobada en
evento de Revisión se replanificar en el Sistema SAP.
Al finalizar el año del presupuesto aprobado, la Gerencia de AIT
Norte y la Gerencia de Planificación, Presupuesto y Gestión, solicitan las
explicaciones del Cierre del Presupuesto, en formatos en Excel o Power Point .
La diversidad de formatos en las fases 1,2,4 y 5 (indicadas en
el Antecedente), de la gestión del presupuesto se encuentra almacenada en
archivos físicos donde no se lleva un control efectivo, ocasionando un gran
porcentaje de riesgo de perder los datos,
duplicidad de esfuerzo, generando demoras y retrasos en la entrega de la
información oportuna sobre presupuesto, a los supervisores y Gerente de la AIT
y la Gerencia de Planificación, Presupuesto y Gestión.
Por tal motivo, se hace necesario el desarrollo e implantación
de una aplicación, para automatizar la Gestión del Presupuesto de la Gerencia
de AIT, con la finalidad de optimizar el tiempo y la eficacia en el manejo de
la información.
Con la implementación de nueva tecnología como producto del
desarrollo del prototipo dará inicio a la creación de una aplicación que
unifique los procesos actuales (Formulación y Seguimiento y Control), que sea
amplio en nuevas utilidades requeridas por los usuarios, además de ser de fácil
acceso y ofrecer más interacción a los mismos al momento de obtener la
información, bien sea a través del despliegue de datos por medio de reportes y
gráficas.
Para llevar a cabo la nueva aplicación, se aprovecharán los
recursos tecnológicos con que cuenta actualmente la empresa, facilitará el
manejo de los datos en tiempo oportuno y compartido, así como también,
permitirá al usuario obtener la información requerida, desde un sistema que integre las actividades
de la formulación, seguimiento y control del Presupuesto. Todo esto permitirá
mantener a un usuario interesado e integrado con los procesos y avances de los
mismos, en menor tiempo y costo, dando ganancia al fortalecimiento de los
procesos automatizados de la Gerencia de AIT.
Esto mediante una interfaz gráfica que trabaje en Windows a fin
de agilizar los procesos permitiendo que el manejo del sistema proporcione
mayor interacción con sus usuarios. Además de la integración de los procesos,
su optimización se propone que el producto final ofrezca compatibilidad para
trabajar con otras herramientas de la empresa que eventualmente necesitan
interrelacionarse con él, como lo es el
sistema SAP.
Objetivos
Objetivo
General
“Analizar
un prototipo Web, de la Gestión del Presupuesto de Operaciones, para la
Gerencia de Automatización, Informática
y Telecomunicaciones (AIT), PDVSA-MONAGAS”
1. Analizar la
información actual de la Gestión del Presupuesto, en la
Gerencia de AIT PDVSA-MONAGAS.
2. Especificar
los requerimientos del sistema a desarrollar.
3. Diseñar
modelo lógico de la base de datos.
4. Analizar
el Sistema de Gestión de Gestión de Presupuesto utilizando técnicas Orientada a
Objeto bajo el enfoque UML.
El Trabajo contempla desarrollar un
prototipo del Sistema de Gestión del Presupuesto de Operaciones AIT PDVSA -
Monagas, el cual se realizará como piloto para la Gerencia de AIT - PDVSA.
Incluye el desarrollo del Módulo para el seguimiento y control del Presupuesto
de Operaciones, posteriormente se implantará, previa aprobación, con el objeto
fundamental de disminuir tiempo, costos y mejorar la calidad de la información
y acceso directo al personal indicado
en la población.
El
tipo de investigación utilizado para este trabajo encaja exactamente en el
marco de lo que se conoce como Proyecto Factible; el cual consiste en la investigación,
elaboración y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable, para
solucionar problemas, requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos
sociales.
Por otra parte este modelo de
investigación se apoya en un tipo de investigación descriptiva, por cuanto este
permite identificar, describir e interpretar las características del problema o
situación estudiada.
Para
el logro del objetivo planteado se utilizará la técnica de la entrevista
abierta, la cual estará dirigida a los analistas del Presupuesto de
Operaciones, a objeto de conocer las bondades y fallas así como el proceso
general de la gestión presupuestaria.
Para la realización de la
presente investigación se propone utilizar la Metodología de la Investigación
Holística del tipo proyectiva y según Jacqueline Hurtado de Barrera, (2000):
"Tiene
como objetivo diseñar o crear propuestas dirigidas a resolver determinadas
situaciones. Los proyectos de arquitectura e ingeniería, el diseño de
maquinaría, la creación de programas de intervención social, el diseño de
programas de estudio, los inventos, la elaboración de programas informáticos,
etc., son ejemplos de investigación proyectista. Este tipo de investigación
potencia el desarrollo tecnológico" (p 49).
Por otra parte UPEL,
(1990) señala que:
"Este tipo de
investigación, también llamado ‘proyecto factible’" consiste en la elaboración de una propuesta
o de un modelo, como solución a un problema o necesidad de tipo práctico, ya
sea de un grupo social, o de una institución, en un área particular del
conocimiento, a partir de un diagnóstico preciso de las necesidades del
momento, los procesos explicativos o generadores involucrados y las tendencias
futuras" (p.326).
También sé ubicada
como proyectista, todas aquellas investigaciones que conducen a inventos,
programas, diseños o a creaciones dirigidas a cubrir una determinada necesidad,
y basada en conocimientos anteriores
Los datos para la
presente investigación se obtendrán en forma directa, de su estructura interna,
por parte de dos (02) Analistas y dos (02) Supervisores de la Gestión del
Presupuesto de la Gerencia de AIT y tres (03) Programadores de la Gerencia de
AIT, dos (02) analistas y dos (02) Supervisores de la Gerencia de
Planificación, Presupuesto y Gestión de PDVSA Monagas.
Según las fases
propias del ciclo metodológico, para llevar a cabo una investigación proyectiva
es necesario recorrer los siguientes pasos:
V.2.1.
Determinar el enunciado holopráxico
V.2.2.
Desarrollar la justificación y plantear los objetivos
V.2.3.
Desarrollar el sintagma gnoseológico
V.2.4.
Revisar la factibilidad de la investigación
V.2.5.
Precisar los lineamientos metodológicos
El Análisis del Sistema
de Gestión de Gestión de Presupuesto utilizando técnicas Orientada a Objeto
bajo el enfoque UML, se utilizará la
Metodología OMT y el lenguaje UML.
Metodología OMT (Rumbaugh)
La metodología
OMT (Object Modeling Technique) fue creada por James Rumbaugh y Michael Blaha
en 1991, mientras James dirigía un equipo de investigación
de los laboratorios General Electric.
OMT es una de las metodologías de análisis
y diseño
orientadas a objetos, más maduras y eficientes que existen en la actualidad. La
gran virtud que aporta esta metodología es su carácter
de abierta (no propietaria), que le permite ser de dominio
público y , en consecuencia, sobrevivir con enorme vitalidad. Esto facilita su evolución
para acoplarse a todas las necesidades actuales y futuras de la ingeniería de
software.
UML es un lenguaje para visualizar
·
Comunicar modelos
conceptuales es propenso a errores a menos que todos los involucrados hablen el
mismo lenguaje.
·
Hay aspectos de los
sistemas que no es posible entender a menos que se modelen.
·
Un modelo explícito
facilita la comunicación.
UML es un lenguaje para especificar
·
UML permite construir modelos precisos, no
ambiguos y completos.
¿Qué es el Unified Modeling Language (UML)?
· UML es originalmente descrito en: The Unified
Modeling Language for Object-Oriented Development, de Grady Booch, Jim
Rumbaugh, e Ivar Jacobson
· Inicialmente basado en las experiencias personales
de los autores Incorpora contribuciones
de otros especialistas y empresas
· Co-presentado a la OMG por: Rational Software,
Microsoft, Hewlett-Packard, Oracle, Texas Instruments, MCI Systemhouse y otros