UNIVERSIDAD YACAMBU
ESPECIALIDAD EN GERENCIA DE SISTEMAS DE INFORMACION
DESARROLLO DE UN PROTOTIPO WEB DE LA GESTION DEL
PRESUPUESTO DE OPERACIONES, PARA LA GERENCIA DE AUTOMATIZACION,
INFORMATICA Y TELECOMUNICACIONES
(AIT), PDVSA-MONAGAS
Elaborado por: Aris María Mateo Matheus
Profesora: Mary Alonso
Petróleos de Venezuela, S.A. es una
empresa propiedad del estado venezolano cuyas operaciones se basan en la
extracción, tratamiento, refinación, transformación y comercialización de
diversos tipos de crudos, gas y demás derivados. La magnitud de operaciones,
así como los alcances dentro del comercio nacional e internacional la colocan
como la empresa número uno del país y dentro de las diez primeras a escala
mundial.
La administración del tiempo y la
agilización de las actividades empresariales representan la optimización de los
procesos, recursos humanos y de costos en la actualidad, razón por el cual la
rapidez con que se realicen las actividades rutinarias y que generalmente están
soportadas en plataformas tecnológicas las cuales requieren de constantes
modificaciones que logren fines específicos como brindar la rapidez y eficacia
exigida por los usuarios y por la empresa. Los grandes archivos que se
utilizaban para almacenar la información y documentación que se generaban
manualmente fueron reemplazados por la automatización, a nivel macro, de los
procesos. Esto implicó la implantación de redes, diversidad de Software (de
acuerdo a las exigencias de cada Gerencia), aplicaciones con características
multiusuarios, interconexión entre diversas aplicaciones, y demás facilidades
tecnológicas constituyen en la actualidad uno de los pilares fundamentales de
las operaciones de esta empresa.
En PDVSA se manejan dos tipos de
presupuestos: Operaciones (Gastos) e Inversiones, los cuales son llevados
por fases:
Formulación y Planificación,
1.
Formulación y Planificación,
2.
Aprobación
3.
Ingresar presupuesto aprobado en el Sistema SAP
4.
Seguimiento y Control
5.
Cierre Fin de Año.
Cada
Gerencia lleva de forma manual, en la mayoría de los casos en archivos realizados con las herramientas
Hoja de cálculo Excel y Power Point, para las fases 1,2,4 y 5.
La
Formulación y planificación se hace en un formato llamado Base Cero realizado en Excel, donde se calcula por
actividad el desembolso por mes y el monto total del presupuesto del año
siguiente, tomando en cuenta lineamiento
emitidos por la Directiva de PDVSA y el Ministerio de Finanzas (Variables
Macroeconómicas: Inflación y Paridad).
La
Aprobación, mediante la preparación de una presentación en Power Point, se
indica el monto calculado en la Formulación, con detalles, explicación y
justificación para someter y/o solicitar ante la Gerencia de Planificación,
Presupuesto y Gestión de cada localidad
la correspondiente asignación y aprobación del monto presupuestario.
Una vez asignado el monto aprobado,
se procede a ingresarlo en el Sistema SAP (Software empresarial que permite la
ejecución de la mayoría de los procesos
de apoyo y algunos procesos básicos, en un ambiente integrado, con datos únicos
actualizados en tiempo real), el cual permite planificar el presupuesto
aprobado por cada Centro de Costo y/u Orden Interna.
En
el año para el cual se inicia la ejecución del presupuesto aprobado, se realiza
el Seguimiento y Control a través del Sistema SAP, por medio del monitoreo y emisión de reportes
de la ejecución diaria y/o mensual, para
realizar en formatos Excel y/o Power Point, las explicaciones de los resultados
de la ejecución mensual a cada Centro de Costo y/u Ordenes Internas,
información requerida por la Gerencia de AIT Norte y la Gerencia de
Planificación, Presupuesto y Gestión. Con el Seguimiento y Control se alerta a
los supervisores responsables de cada Centro de Costo y/u Orden Interna, para
someter la Mejor Visión (proyección fin de año) del aumento o disminución
presupuesto, la cual una vez aprobada en
evento de Revisión se replanificar en el Sistema SAP.
Al
finalizar el año del presupuesto aprobado, la Gerencia de AIT Norte y la
Gerencia de Planificación, Presupuesto y Gestión, solicitan las explicaciones
del Cierre del Presupuesto, en formatos en Excel o Power Point .
La
diversidad de formatos en las fases 1,2,4 y 5 (indicadas en el Antecedente), de
la gestión del presupuesto se encuentra almacenada en archivos físicos donde no
se lleva un control efectivo, ocasionando un gran porcentaje de riesgo de
perder los datos, duplicidad de
esfuerzo, generando demoras y retrasos en la entrega de la información oportuna
sobre presupuesto, a los supervisores y Gerente de la AIT y la Gerencia de
Planificación, Presupuesto y Gestión.
Por
tal motivo, se hace necesario el desarrollo de una aplicación, para automatizar
la Gestión del Presupuesto de la Gerencia de AIT, con la finalidad de optimizar
el tiempo y la eficacia en el manejo de la información.
Con
la implementación de nueva tecnología como producto del desarrollo del
prototipo dará inicio a la creación de una aplicación que unifique los procesos
actuales (Formulación y Seguimiento y Control), que sea amplio en nuevas
utilidades requeridas por los usuarios, además de ser de fácil acceso y ofrecer
más interacción a los mismos al momento de obtener la información, bien sea a
través del despliegue de datos por medio de reportes y gráficas.
Para
llevar a cabo la nueva aplicación, se aprovecharán los recursos tecnológicos
con que cuenta actualmente la empresa, facilitará el manejo de los datos en
tiempo oportuno y compartido, así como también, permitirá al usuario obtener la
información requerida, desde un sistema
que integre las actividades de la formulación, seguimiento y control del
Presupuesto. Todo esto permitirá mantener a un usuario interesado e integrado
con los procesos y avances de los mismos, en menor tiempo y costo, dando
ganancia al fortalecimiento de los procesos automatizados de la Gerencia de
AIT.
Esto
mediante una interfaz gráfica que trabaje en Windows a fin de agilizar los
procesos permitiendo que el manejo del sistema proporcione mayor interacción
con sus usuarios. Además de la integración de los procesos, su optimización se
propone que el producto final ofrezca compatibilidad para trabajar con otras
herramientas de la empresa que eventualmente necesitan interrelacionarse con él, como lo es el sistema SAP.
El objetivo general consiste en
Desarrollar un prototipo Web, de la Gestión del Presupuesto de Operaciones,
para la Gerencia de Automatización,
Informática y Telecomunicaciones (AIT), PDVSA-MONAGAS”
1.
Analizar la información actual de la Gestión del
Presupuesto, en la Gerencia de AIT PDVSA-MONAGAS.
2.
Especificar los requerimientos de la aplicación a
desarrollar.
3.
Diseñar modelo lógico de la base de datos.
4.
Diseñar la aplicación para la Gestión de Gestión de Presupuesto utilizando
técnicas Orientada a Objeto bajo el enfoque UML.
El trabajo contempla desarrollar un prototipo de una
aplicación para la Gestión del
Presupuesto de Operaciones AIT PDVSA - Monagas, el cual se realizará como
piloto para la Gerencia de AIT - PDVSA. Incluye el Módulo para el Seguimiento y
Control del Presupuesto de Operaciones, con el objeto fundamental de suministrar el plan estratégico para la
programación e implantación de la aplicación, que permitirá disminuir tiempo,
costos y mejorar la calidad de la información y
acceso directo al personal de la Gerencia de AIT.
El tipo de investigación utilizado para
este trabajo encaja exactamente en el marco de lo que se conoce como Proyecto
Factible; el cual consiste en la investigación, elaboración y desarrollo de una
propuesta de un modelo operativo viable, para solucionar problemas,
requerimientos o necesidades de organizaciones o grupos sociales.
Por otra parte este modelo de
investigación se apoya en un tipo de investigación descriptiva, por cuanto este
permite identificar, describir e interpretar las características del problema o
situación estudiada.
Para el logro
del objetivo planteado se utilizará la técnica de la entrevista abierta, la
cual estará dirigida a los analistas del Presupuesto de Operaciones, a objeto
de conocer las bondades y fallas así como el proceso general de la gestión
presupuestaria.
De allí que esta investigación busca
mejorar los procesos de la Gestión del Presupuesto de Operaciones de la
Gerencia de AIT - PDVSA Monagas. y así contribuir a la satisfacción de
necesidades de la organización en términos gerenciales de fácil aplicación para
optimizar las metas.
Los datos para la presente investigación se
obtendrán en forma directa, de su estructura interna, por parte de dos (02)
Analistas y dos (02) Supervisores de la Gestión del Presupuesto de la Gerencia
de AIT y tres (03) Programadores de la Gerencia de AIT, dos (02) analistas y
dos (02) Supervisores de la Gerencia de Planificación, Presupuesto y Gestión de
PDVSA Monagas.
A continuación las fases propias del
ciclo metodológico, para llevar a cabo una investigación proyectiva es
necesario recorrer los siguientes pasos:
1. La fase exploratoria de una investigación
proyectiva, como en cualquier otro tipo de investigación, consiste en delimitar
el tema y formular el enunciado holopráxico. El
enunciado holopráxico de la investigación proyectiva interroga acerca de las
características, condiciones, acciones o situaciones, que puesta en marcha
permitirían transformar una realidad; eso quiere decir que durante, la
exploración, la lectura, la observación, la consulta y todas las otras
actividades que permiten precisar el enunciado holopráxico, para detectar por
lo menos el evento a modificar.
2. El desarrollo de la justificación y los
objetivos corresponden a la fase descriptiva del proceso metodológico. En una
investigación proyectiva se debe justificar la necesidad de desarrollar planes
de acción para la modificación del evento, además se debe señalar el por qué de
la escogencia de ese evento en particular.
3. El desarrollo del sintagma gnoseológico
comprende las fases comparativas, analítica y explicativa del proceso
metodológico. En una investigación proyectiva, la revisión documental va
dirigida a identificar y seleccionar información que permita conceptualizar el
evento a modificar (también llamado evento deseado), y a identificar las
condiciones que puedan tener cierto impacto sobre éste, es decir, los procesos
explicativos o generadores.
4. Este aspecto comprende la fase
predictiva del proceso metodológico. Una vez realizada la revisión
bibliográfica y construido el sintagma gnoseológico, se puede estimar si es
pertinente la propuesta de programas de acción o el diseño de soluciones, y si
las condiciones están dadas para alcanzar los objetivos proyectivos.
La Investigación Proyectista en lo que
respecta al Estudio de factibilidad señala " El investigador debe
determinar si los recursos y la tecnología para la fabricación o ejecución del
diseño están disponibles, es decir, demostrar tecnológicamente que es posible
producirlo, que no existe impedimento alguno en el abastecimiento de los
insumos necesarios para su producción y demostrar que es económicamente
rentable llevar a cabo el proyecto. Si se trata de un plan de acción, las
estrategias y actividades deben ser viables; además debe haber una
insfraestructura y personal disponibles.
5. Precisar los lineamientos metodológicos
Se refiere a la fase proyectiva del
proceso metodológico e incluye las siguientes actividades:
·
Definición del evento a modificar y los
procesos explicativos o generadores: Esta fase implica identificar el evento
a modificar, describir el medio ambiente y definir los procesos explicativos,
tantos desde el punto de vista conceptual como operacional.
·
Seleccionar el diseño de investigación: La selección
del diseño en investigación proyectiva, se fundamenta en los tres criterios
siguientes: la amplitud del foco (univariable o multivariable, de rasgo o de
totalidad), la perspectiva temporal (puntual o evolutiva, presente o pasada), y
el contexto o las fuentes de donde se obtiene la información (fuentes vivas o
documentales, en ambiente natural o en ambiente creado). Con frecuencia, es
necesario definir el diseño para cada objetivo específico, como en el caso de
la investigación predictiva.
·
Describir y seleccionar las unidades de
estudio: En este punto se debe precisar las unidades o
seres poseedores del evento a modificar, así como los poseedores o generadores
de los procesos explicativos. También se deberá delimitar el contexto y
establecer los criterios para la selección de las unidades que formarán parte
de la investigación (ténicas de muestreo).
·
Seleccionar las técnicas y construir los
instrumentos de recolección de datos: Para cubrir el
estadio descriptivo de las condiciones bajo las cuales aparece el evento a
modificar, se utilizará instrumentos
abiertos y flexibles, como registros anecdóticos y entrevistas en profundidad.
·
Recoger los datos: Comprende la
fase interactiva del proceso metodológico. Consiste en aplicar los instrumentos
de recolección de datos y llevar a cabo las estrategias para acceder a la
información pertinente. Es aquí donde se recoge la información necesaria para
alcanzar cada uno de los objetivos específicos.
·
Analizar, integrar y presentar los
resultados:
comprende la fase confirmatoria del proceso metodológico, involucra la
utilización de diversas técnicas de análisis y la elaboración de las
conclusiones. Esta fase debe conducir a la configuración del plan de acción.
·
Para el logro de los objetivos específicos del 1 al 4, del
estadio descriptivo (la descripción del evento a modificar y de las condiciones
que le acompañan) se utilizan técnicas de análisis descriptivas, ya sean
símbolos verbales (palabras), símbolos visuales (imágenes, figuras, gráficos).
En este caso se usará la Notación UML en el Análisis y Diseño, específicamente
Casos de Uso, Diagrama de Clase y Diagrama de secuencias.
·
El logro de los objetivos específico 5 al 8, se expresará a
través de la formulación de la propuesta, programa, diseño o invento.
·
Evaluar el proceso: En esta fase
del ciclo metodológico, debe evaluarse el proceso investigativo y determinar en
qué medida se alcanza los objetivos y bajo que condiciones; en otras palabras,
implica criticar el plan en téminos de sus aportes y limitaciones. Esta fase se
desarrolla a lo largo de la discusión de resultados, las limitaciones y las
recomendaciones.
Se selecciona
para el desarrollar la nueva aplicación
para la Gestión de Presupuesto de
Operaciones, la metodología
OMT (Object Modeling Technique), creada por James Rumbaugh y Michael Blaha en
1991, pone énfasis en la importancia del modelo y uso del modelo para lograr
una abstracción, en el cual el análisis esta enfocado en el mundo real para un
nivel de diseño, también pone detalles particulares para modelado de recursos
de la computadora.
A partir de esta metodología y otra
contribuyeron a la formación y unificación de metodologías en una
especificación de notación orientada a objetos, en este caso UML (Lenguaje
Unificado de Modelado), la cual es un lenguaje de modela como su nombre lo
indica y no un método o un proceso.
Utilizar UML, permitirá lograr los objetivos
específicos 1, 2, 3 y 4 partiendo de la descripción del problema llevando a
cabo un análisis gramatical de la narrativa del procedimiento del sistema a
construir.
Las
fases que conforman a la metodología OMT son:
Análisis. Se construye
un modelo del dominio del problema, mostrando sus propiedades más importantes.
El modelo de análisis es una abstracción resumida y precisa de lo que debe de
hacer el sistema deseado y no de la forma en que se hará. Los elementos del
modelo deben ser conceptos del dominio de aplicación y no conceptos
informáticos tales como estructuras de datos. Un buen modelo debe poder ser
entendido y criticado por expertos en el dominio del problema que no tengan
conocimientos informáticos.
Esta fase se iniciará, para lograr los
objetivos 1 y 2:
·
Identificando los requerimientos funcionales y necesidades
de información del sistema a diseñar.
·
Levantamiento de información del sistema actual, a través de
entrevistas a usuarios y documentos relacionados al mismo.
·
Analizar los formatos utilizados actualmente para la gestión
del presupuesto en la Gerencia de AIT Monagas, que servirán para el diseño del
nuevo sistema.
·
Modelar los Requerimientos y Análisis Orientado a Objetos,
mediante Modelos de Casos de Uso, principales medios en UML para capturar la
funcionabilidad del sistema desde la perspectiva del usuario y muchas veces
puede reemplazar el documento "requisitos funcionales".
·
Adicional se representará la interacción entre objetos a lo
largo del tiempo en los Diagramas de Secuencias. Estos muestran típicamente a
un usuario o a un actor y los objetos y
componentes con los que interactúen durante la ejecución de un Caso de Uso. Un
diagrama de secuencia representa un único escenario de Casos de Uso.
Diseño del
sistema.
El diseñador del sistema toma decisiones de alto nivel sobre la arquitectura
del mismo. Durante esta fase el sistema se organiza en subsistemas basándose
tanto en la estructura del análisis como en la arquitectura propuesta. Se
selecciona una estrategia para afrontar el problema. Se desarrollará usando UML, para lograr el
Objetivo 3 y 4
|
No |
ACTIVIDADES |
TIEMPO ESTIMADO |
DESDE |
HASTA |
|
1 |
Realizar
exposiciones sobre el tema. |
1 MES |
01/12/2006 |
02/01/2007 |
|
2 |
Entrevistas a los analistas del
presupuesto de operaciones |
1 SEMANA |
08/01/2007 |
12/01/2007 |
|
3 |
Revisión y análisis de formularios e
informes actuales |
1 SEMANA |
15/01/2007 |
19/01/2007 |
|
4 |
Revisión y análisis de los procesos manuales
actuales |
1 SEMANA |
22/01/2007 |
26/01/2007 |
|
5 |
Documentar
los requerimientos y análisis realizados en las actividades anteriores. |
2 SEMANAS |
01/02/2007 |
15/02/2007 |
|
6 |
Diseñar el modelo lógico de la base de datos
|
2 SEMANAS |
16/02/2007 |
28/02/2007 |
|
7 |
Representar en notación UML el Análisis y
Diseño del prototipo de la aplicación a construir |
1 MES |
01/03/2007 |
31/03/2007 |
Para el desarrollo del siguiente
Proyecto, dadas las características especiales del medio ambiente relacionado con el
proyecto a desarrollar tales como:
existencia de una planta física con todos los servicios básicos en pleno
funcionamiento, presencia de una Computadora
Personal Pentium Compaq con todos sus accesorios periféricos y con la
capacidad suficiente para cubrir las
necesidades recursos informáticos para el Proyecto a desarrollar, se infiere
que debido a las anteriores consideraciones, no es necesario realizar análisis
de Costo/Beneficios, con respecto al área
de hardware, ya que los costos institucionales y financieros están
garantizados.