Por medio de las entrevistas a los usuarios, en este caso a los analistas de presupuesto, identificados más con el proceso de la Gestión del Presupuesto de Operaciones en la Gerencia de AIT Monagas, se obtuvo la información y documentación necesaria para realizar la descripción del problema y llevar a cabo un análisis gramatical de la narrativa del proceso actual para poder especificar los requerimientos, proceso, modelo lógico de la base de datos y representar en notación UML el prototipo del sistema a construir, logrando la ejecución de los objetivo 1, 2, 3 y 4.

1. Identificar bases para estructurarlo: Lineamientos, Objetivos y Guías funcionales.
2. Identificar las actividades que se llevarán a cabo en el seno de la organización.
3. Jerarquizar las actividades en función de la importancia respecto a los objetivos a alcanzar.
4. Formular el Presupuesto:

1. Valorización monetaria de cada actividad para solicitar los fondos necesarios y así alcanzar los objetivos.

1. Identificar, cantidad, unidad, inflación y precios unitarios (en Bolívares, Bolívares Equivalentes y/o Dólares puros) por actividad
2. Calendarizar: inflación, divisas puras e indirectas
3. Calculo de los desembolsos mensuales:

1. En caso que el precio unitarios sea en Bolívares,

1. Calcular Bolívares sin Inflación: Cantidad del mes por el precio unitario en Bolívares.
2. Multiplicar la cifra obtenida en 4.1.3.1.1 por el porcentaje de inflación del mes
3. Sumar 4.1.3.1.2 y 4.1.3.1.1

2. En caso que el precio unitario sea divisas indirectas:

1. Calcular divisas indirectas: Cantidad del mes por el precio unitario en dólares
2. Calculo del desembolso en Bolívares: Multiplicar el resultado de 4.1.3.2.1 por la paridad cambiaria del mes

3. En caso que el precio unitario sea divisas directas:

1. Calcular divisas directas: Cantidad del mes por el precio unitario en dólares
2. Calculo del desembolso en Bolívares: Multiplicar el resultado de 4.1.3.2.1 por la paridad cambiaria del mes

4. Calculo Total Desembolso del mes: Sumar los resultados de 4.1.3.1.3 más 4.1.3.2.2 y 4.1.3.3.2.

2. Calculo de los Desembolsos Totales del año a formular (Total Bolívares, Total Divisas Directas e Indirectas)
3. Presupuesto a someter: Sumatoria obtenida en 4.2

Fase II: Presupuesto a Someter para su aprobación

5. Entregar para revisión a los supervisores de AIT Norte el Base Cero Obtenido en la Sección 4.
6. Entregar el Presupuesto a someter a la Gerencia de Planificación, Planificación y gestión del Distrito para su aprobación
7. Realizar ejercicios de sensibilidad en caso de lineamientos emitidos por la Directiva de PDVSA, para la aprobación del presupuesto.

Fase III: Presupuesto aprobado

8. Una vez aprobado el Presupuesto de AIT Norte, realizar la planificación mensual en el Sistema SAP.

Fase IV: Seguimiento y Control del presupuesto aprobado

9. Una vez iniciado el año del presupuesto aprobado:

1. Monitorear en el sistema SAP la ejecución diaria del presupuesto
2. Analizar y evaluar si los objetivos y metas se van cumpliendo como fueron sometidos.
3. Emitir alertas en caso de cargos indebidos, para tomar acciones oportunas, en busca de la maximización de la rentabilidad y la creación de valor financiero para la Gerencia de AIT, dentro de márgenes de riesgos razonables.
4. Medir y controlar los resultados de la ejecución del presupuesto sometido y aprobado.
5. Preparar presentaciones con los resultados mensuales del presupuesto.
6. Realizar ejercicios de Revisiones del Presupuesto.
7. Realizar ejercicios de Mejor Visión para estimar el desembolso de cierre del año del Presupuesto.
8. Estimar las posibles acumulaciones de los compromisos que no se recibirán en el mes de Diciembre.
9. Revertir las acumulaciones una vez recibidos los compromisos iniciando el año siguiente.

Con la finalidad de evaluar la propuesta a desarrollar, se realiza el análisis costo-beneficio, con la finalidad de mostrar cuantitativamente la relación existente entre los costos de llevar a cabo el desarrollo del prototipo y los beneficios que obtendrá la empresa por prototipo del Sistema de Gestión del Presupuesto de Operaciones. Los costos incluyen hardware, software, el tiempo representado en horas hombres, material de papelería, entre otros gastos. Los beneficios se reflejan en la productividad, reducción de costos de operación, incremento de la satisfacción de los usuarios, aumento de la competitividad, etc.

Para establecer el costo de desarrollo se toman en cuenta los siguientes aspectos:

• Costo de hardware: En este caso la AIT Monagas, desde el año 2003, viene realizando un proceso de renovación tecnológica a nivel de equipos computacionales, servidores y impresoras de última generación, por lo que estos costos no entran en el desarrollo del presente prototipo.

• Costos de software y programas: las herramientas de desarrollo utilizadas son Microsoft Windows XP (Sistema Operativo) y Microsoft Office XP (conjunto de herramientas para la edición y procesamiento de textos, gráficos, entre otros)

• Costo de Personal: el costo de personal en que incurrió la empresa, fue el pago del sueldo de un empleado (Aris Mateo) distribuyendo el tiempo para no afectar sus labores, en un período de 3 meses, (Ver Cuadro 1)

• Costos de operación: están relacionados con los recursos materiales utilizados, instalación y capacitación a los usuarios; estos dos últimos no repercuten en gastos adicionales para la empresa puesto que serán realizados por personal de AIT Monagas Unidad de Informática. (Ver Cuadro 2)

• Reducción de los tiempos de respuesta en los flujos de trabajo, que a mediano o largo plazo se transforma en reducción de costos operativos.
• Optimización de procesos básicos para la Gestión del Presupuesto
• Mejora la imagen corporativa de AIT Monagas y de PDVSA, que se traduce en reducción de costos en promoción interna.
• Eliminación de reprocesos y por ende de actividades que producían pérdida de tiempo y dinero a la empresa.
• Aumento de la productividad de los usuarios.

Beneficio Intangibles: Se refieren a los brindados por el sistema que no son cuantitativos:

• Apoyo en la toma de decisiones.
• Ahorro de tiempo en la transcripción de datos.
• Interfaz de trabajo agradable al usuario y más funcional.
• Seguridad e integridad en la manipulación de las bases de datos.
• Reportes oportunos y adaptados a las actuales exigencias de los usuarios.
• Eficacia en el trabajo en línea.
• Compatibilidad con otras operaciones en ambiente Windows.
• Disponibilidad de datos históricos

Luego de analizados los costos y beneficios por separado, se representa la información a continuación (Ver Cuadro 3):

Los resultados proyectados por análisis costo-beneficio, derivados de la comparación de ambos, avalan el desarrollo de la propuesta, debido a que la misma genera bajos costo, los beneficios fueron cuantificados en un mes de funcionamiento del prototipo y se evitan los aspectos negativos que afecta el proceso de Seguimiento y Control de Presupuesto, específicamente el entorno informático, tales como:

• Formatos en Excel, ocupa mucho espació en memoria y para revisarlo en otras oficinas, localidades, el almacenamiento en diskettes era casi imposible. Perdida de tiempo.
• Formato en Power Point , por el tamaño, enviarlo por e-mail, consume mucho tiempo y espacio en el servidor.

Este hecho conlleva al mejor uso y control de la información, siendo uno de los recursos más importantes de toda organización, lo cual indirectamente, representa una ventaja económica difícil de cuantificar.

La Base de Datos BDPresupuesto.mdb (Ver Cuadro 4), diseñada en Microsoft Access, formada con tres (03) tablas que se indican a continuación, las cuales tiene como finalidad, simular que información se almacenaría para Seguimiento y Control del Presupuesto de Operaciones de AIT Monagas por cada Centro de Costo y por cada Clase de Costo.

Base de Datos BDPresupuesto.

TOTAL MEGABAYTES: 0,1045

La tabla T-1 (Ver Cuadro 5), almacena la información, necesaria para el evento de seguimiento y control del Presupuesto de Operaciones. por cada Centro de Costo.

Base de Datos BDPresupuesto. Tabla 1 – Base Cero

A continuación se indica el tamaño requerido (Ver Cuadro 6) y crecimiento estimado (Ver Cuadro 7) de almacenamiento de la tabla 1:

Base de Datos BDPresupuesto. Tabla 1 – Almacenamiento Requerido

Base de Datos BDPresupuesto. Tabla 1 Almacenamiento Crecimiento Estimado

La tabla T-2 (Ver Cuadro 8), simula la tabla del sistema SAP correspondiente a los Centros de Costos. Se recomienda enlazar con este sistema, para no crear duplicidad de información.

Base de Datos BDPresupuesto. Tabla 2 – Centro_Costo

A continuación se indica el tamaño requerido (Ver Cuadro 9) y crecimiento estimado (Ver Cuadro 10) de almacenamiento de la tabla 2:

Base de Datos BDPresupuesto. Tabla 2 – Almacenamiento Requerido

Base de Datos BDPresupuesto. Tabla 2 Almacenamiento Crecimiento Estimado

La tabla T-3 (Ver Cuadro 11), almacena los usuarios que utilizarán el sistema.

A continuación se indica el tamaño requerido (Ver Cuadro 12) y crecimiento estimado (Ver Cuadro 13) de almacenamiento de la tabla 2:

Base de Datos BDPresupuesto. Tabla 4 – Almacenamiento Requerido

Base de Datos BDPresupuesto. Tabla 4 Almacenamiento Crecimiento Estimado

Gráfico 2: Relaciones de las tablas Base de Datos BDPresupuesto.