GERENCIA
GESTIÓN DEL CAMBIO
Autor: Daniel Montero
BREVE DESCRIPCIÓN
DE LA ACTIVIDAD DE LA QUE SE ES CO-DUEÑO
La
actividad que desempeño en Servicios Halliburton de Venezuela es en el
Departamento de Finanzas; y esta basado en el Análisis financiero y económico
de las diferentes líneas operativas que conforman la organización (Logging,
Completion Production Services, Production Exhancement, Security DBS,
Completion Fluids & Filtration) y en general los departamentos “Shared
Services” (Finances, Information
Technology, Human Resources, Maintenance, etc).
La función
fundamental es monitorear los ingresos que obtiene cada una de las líneas
operativas; y controlar los diferentes gastos en los que incurren todos los
departamentos; para ello se debe investigar el estado de ganancias y perdidas;
además de realizar continuas auditorias presénciales e inventarios recurrentes.
Luego de
tener una imagen “casi exacta” de los ingresos obtenidos y justificar todos los
gastos; se debe realizar un resumen de cada departamento; comparándolo con
meses anteriores y detectando cualquier anormalidad; la cual debe ser
notificada al Gerente de Finanzas y Gerente de Operaciones.
En base a
los resultados financieros de los
últimos tres meses; los
pronósticos de los precios del petróleo, las contrataciones por parte de PDVSA
y conversaciones con Ingenieros especialistas de cada línea operativa se
realiza un “Forecast financiero” en el cual se concentrará la atención de los
empleados del Departamento de Análisis Financiero; al final de cada mes se
procederá a evaluar el Forecast vs. los verdaderos ingresos y gastos; evaluando
las variaciones significativas (generalmente mayores al 15%) y logrando
establecer una razón a nivel operativo de dicha variación para mantener un
control del negocio.
ESTRUCTURA: ORGANIGRAMA DE LA ACTIVIDAD OBJETO DE ESTUDIO
La
estructura de la actividad objeto de estudio (Departamento de Análisis
Financiero) esta conformada por cinco (5) personas; pero a la vez, obtenemos información
básica para la realización de la actividad de agentes externos; por lo que se
procederá a la realización de un “Organigrama Informal” para incluir los
agentes involucrados en el mismo y los objetos (en este caso departamentos y
líneas operativas) de estudio para realizar la actividad.
TECNOLOGIA
UTILIZADA
El sistema
utilizado para realizar la actividad de Análisis Financiero es SAP (Systems Application Products); el cual es
un sistema del tipo ERP; y cuyos
módulos principalmente utilizados son:
Ø Controlling: Se
utiliza para la generación de todos los reportes financieros necesarios para el
análisis económico de los departamentos operativos. El Estado de Ganancias y Pérdidas, Balance General, y reportes
individuales por centros de costos y revenue
son utilizados en el análisis.
Luego de
revisar y analizar dichos estados financieros utilizamos el siguiente modulo.
Ø Financial
Accounting: Se utiliza para el registro de información
contable (Forecast, Budgeting) así como también cualquier correctivo contable
que se necesite hacer para garantizar la objetividad financiera.
En todo momento
el contacto con los agentes involucrados en las operaciones es fundamental; la
comunicación es personal, por teléfono o mediante el uso de correo electrónico.
El SAP está
respaldado por una plataforma tecnológica e informática de vanguardia:
Internet, Windows XP y el hardware necesario para soportar dicha tecnología.
El
adiestramiento en SAP es fundamental para la organización; desde la inducción a
los nuevos empleados así como entrenamientos mensuales son ofrecidos por la
organización.
LA GENTE (ELEMENTO HUMANO)
Todo el
recurso humano está compuesto por profesionales universitarios y multidisciplinarios,
los cuales se describen a continuación, resaltando sólo las características
generales que la cultura corporativa ha impreso en cada uno de los puestos que
ocupan:
El cliente
interno, son principalmente: El Gerente de Finazas, el Supervisor
de Análisis Financiero y tres (3) Analistas Financieros, Los caracteres
principales de cada uno de ellos se destacan a continuación:
Ø
Gerente de Finanzas: Licenciado en
Contaduría Pública con Maestría en Administración de Hidrocarburos y Especialización
en Gerencia Financiera. Es el responsable ante la gerencia, y líder del proceso
que maneja. Es la persona que mide los resultados de sus subordinados. Se trata
de una persona de 45 años de edad, respetuoso, bastante sociable, incentiva la
creatividad y superación de sus subordinados.
Se podría decir que es un Líder democrático; siempre orienta a todos sus
subordinados para realizar una mejor tarea y confía en la capacidad de cada uno
de ellos.
Ø Supervisor
de Análisis Financiero: Economista y Licenciado en
Administración con Maestría en Finanzas.
Es una persona joven (37), muy sociable y amistoso; y definitivamente es un líder de equipo, ya
que cuando se
pretende mejorar un proceso, tarea o existe algún tipo de problema en los
mismos, todas las personas involucradas participamos en un diálogo para
determinar los correctivos necesarios; además las fallas o logros obtenidos por
una personas son atribuidos al trabajo de todos como un equipo.
Ø Analistas
Financieros; conformado por 3 personas; las cuales se
identificaran de la siguiente manera:
ü Analista
Financiero 1: Joven de 27 años de edad, Licenciada en
Administración. Es una persona muy
alegre, amigable, colaboradora,
responsable y con una sonrisa en la cara todo el día. Definitivamente sabe lo que es “Team
spirit” y la importancia de trabajar en equipo.
ü Analista
Financiero 2: Joven de 26 años de edad, Licenciado en
Contaduría Pública y actualmente estudiando para obtener la Maestría en
Gerencia de la Finanzas y los Negocios en la Universidad de Yacambú. Es una persona sociable, le gusta trabajar
en equipo y siempre atento para ayudar a los compañeros de trabajo.
ü Analista
Financiero 3: Es una persona joven de 32 años, Licenciada en
Contaduría Pública, Master en Finanzas y Especialización en Gerencia de
Proyectos. Es amigable y accesible
aunque esta más orientada en las tareas; obtener los mejores resultados es su
meta; y siempre motiva a todos a estudiar, trabajar, prepararse y dar lo mejor
de cada uno.
El cliente
externo: El principal cliente externo son las líneas operativas
de Halliburton anteriormente mencionadas; ya que a pesar de no trabajar
directamente con ellos, necesitamos de
su conocimiento y experiencia para garantizar la mayor exactitud en los
análisis que debemos realizar. Es de
hacer notar que el 100% de ellos son Ingenieros en petróleo o mecánicos; y a
pesar de que es difícil determinar el carácter de ellos, en vista de que la
mayoría de las interrogantes y dudas se realizan por teléfono o utilizando el
correo electrónico se podría decir que en general son personas educadas y
atentas a la hora de resolver problemas.
LOS PROCESOS
Análisis
Financiero y Económico de las líneas operativas (Logging, Completion Production
Services, Production Exhancement, Security DBS, Completion Fluids &
Filtration y Shared Services).
Monitorear
Ingresos, Costos y Gastos
1.
Generar Estado de Ganancias y Pérdidas del mes en
curso y la data histórica de los últimos 3 meses. Para ellos utilizamos el módulo de Controlling del sistema SAP.
2.
Analizar el comportamiento del mes actual contra meses
anteriores y determinar variaciones
significativas (mayores al 10%).
3.
Determinar el motivo de las variaciones, ejemplo: se
realizó un trabajo adicional a los previstos, pérdidas generadas en un pozo, compra
de materiales adicionales, para el mismo se deben tener soportes físicos
(facturas, notas de entrega, notas de debido, crédito, orden de compra,
análisis de ingresos proporcionado por Cuentas por Cobrar)
4.
Consultar con los Gerentes o Supervisores involucrados
en los departamentos afectados para las variaciones que no han podido ser
justificadas mediante el análisis de información contable y confirmar problemas
o mejoras a nivel operativo.
5.
Realizar cualquier modificación necesaria en el
sistema SAP; en este caso, utilizamos el módulo de Financial Accounting.
6.
Luego de realizar los correctivos; confirmar la
objetividad y seguridad de los estados financieros.
7.
Realizar acumulaciones de gastos, costos e ingresos en
los cuales se incurrieron pero no se registraron en el mes en curso. Se necesita soporte físico (facturas).
8.
Proceder con el cierre mensual de la organización
utilizando SAP.
9.
Imprimir resultados finales.
Realización
del Forecast Financiero y análisis vs. resultados actuales
1.
Generar el estado de ganancias y perdidas de los
últimos tres (3) meses.
2.
Analizar el comportamiento en el mercado de los
precios del petróleo, y variaciones en el dólar.
3.
Obtener información de Business Development acerca de
la contratación para realizar nuevos trabajos y establecer líneas operativas,
tipos de trabajo, ingresos y costos estimados.
4.
En base a la información recolectada y descrita en los
3 pasos anteriores se procede a realizar un Forecast de los posibles resultados
que obtendrá cada departamento.
5.
Incluirlo en el sistema en el modulo de Financial
Accounting y sub módulos de Forecasting and Planning.
6.
Al finalizar cada mes se procede a realizar un
análisis de los resultados finales contra los pronósticos establecidos y
determinar variaciones por encima al 15%.
7.
Reunión del equipo de Finanzas y Gerentes y
Supervisores de Operaciones para determinar la diferencia en las
variaciones. En este caso, dicha
variación se debe a cambios en la realización de trabajos, por lo que la
explicación debe ser a nivel operativo.
Ejemplo: Problemas de Coiled tubing and el Pozo PDV-33.
8.
Realizar informe gerencial de las variaciones.
9.
Enviar informe al Gerente de Finanzas y Gerente de
Operaciones.
IMPULSOS
ü El
impulso fundamental es el “Team Spirit” que tenemos todos los integrantes de la
actividad, además de la motivación que tenemos para lograr los mejores
resultados posibles.
ü Experiencia
de los antiguos empleados y el entusiasmo de los nuevos para garantizar un
trabajo de primera calidad.
ü Confianza
entre los líderes y empleados.
ü Excelente
infraestructura tecnológica.
FRENOS
ü Planes
de incentivo al personal. En vista de
la actual situación de nuestro primer cliente (PDVSA) los planes de incentivos
no son claros ni están bien definidos por la organización; por lo que genera un
pequeño grado de desmotivación en el personal a la hora de “exceder” los
objetivos laborales establecidos.
ü Continuidad
del personal contratado. Actualmente uno de los tres Analistas Financieros esta
contratado; por lo cual la desinformación en la seguridad del trabajo retrasa
su completa incorporación con los objetivos medulares de la empresa.
INTIMIDADES
Considero a mi equipo de trabajo como una
familia; y por supuesto las intimidades entre nosotros son discutidas
abiertamente. Últimamente, es normal
que en la organización la mayoría de los nuevos integrantes son amigos o
familia de Gerentes; lo cual, a mi parecer, le niega la posibilidad a personas
más preparadas a obtener el cargo; y resulta una pérdida para la organización,
ya que el Recurso Humano es el fundamental para realizar cualquier actividad.
FACTORES QUE AFECTAN LA ACTIVIDAD
Factores Externos
ü Situación
política y económica en el país: Es
difícil realizar un “forecast” de los resultados financieros durante los
próximos seis meses con los actuales problemas que existen en general y afectan
directamente a la organización, líneas operativas y como consecuencia las
actividades que desarrolla el departamento de Análisis Financiero.
ü Paridad
cambiaria, tanto oficial como paralela. A pesar de que en los procesos se
estipula una tasa cambiaria oficial, las ofertas económicas vienen infladas por
la tasa cambiaria paralela, lo cual dificulta el análisis y comparación con los
estimados de costos base, los cuales utilizan la tasa oficial.
Factores
Internos.
ü Problemas
de comunicación: En muchas ocasiones
los Supervisores de Operaciones ocultan información acerca de variaciones
negativas por temor a ser despedidos; por lo que en casos que no sean
confirmado se realizan auditorias operativas para proporcionar información
confiable.
MOTOR DEL CAMBIO
Los cambios generalmente no se producen en
forma armoniosa; por lo tanto, es
importante informar a todas las personas involucradas las causas que motivaron
el cambio, las directrices del mismo y
las estrategias y acciones a seguir.
Entre ellas tenemos:
ü Ofrecer talleres y entrenamiento
relacionados a la exploración y explotación de yacimientos petrolíferos a los
Analistas Financieros. Es importante ya
que para realizar un efectivo análisis y forecast de la situación financiera y
el desenvolvimiento futuro de las líneas operativas es fundamental conocer los
procesos operativos y así confirmar la información suministrada por los
Gerentes y Supervisores de Operaciones.
ü
Rotar
a los Analistas Financieros en el Análisis de las diferentes líneas operativas;
de esa manera, se tiene un conocimiento global del negocio petrolero y en caso
de inasistencia de algún miembro del equipo, el trabajo se puede desarrollar con
el mayor nivel de profesionalismo posible.
ü
Incentivar
la creatividad y el autodesarrollo personal. Con el objeto de detectar posibles
líderes dentro del proceso que sean entes multiplicadores ó motores de los
cambios.
ü
Efectiva
divulgación de la Visión, Misión y Valores, además de los objetivos y metas.
Para refrescar el conocimiento por parte del personal antiguo, y para
conocimiento del personal nuevo.
INFOGRAFÍA
PROCESO DE
CAMBIO DE UNA EMPRESA
Autor: Patricia Cisneros
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/procambemp.htm
En éste artículo, el autor indica que la
Gerencia al Cambio depende fundamentalmente de la capacidad que tiene la alta gerencia
en manejar dichos cambios, ya que estos implican costos, riesgos, ineficiencias
temporales y turbulencia en la organización.
Por lo que es importante no sólo diseñar y planificar el estado futuro
deseado, sino analizar profundamente el estado de transición necesario para que
la organización se mueva hacia el objeto deseado. Sin embargo, para que un proceso de cambio pueda implementarse
con éxito y sostenerse en el tiempo, es fundamental tener en cuenta el factor
humano. Las personas deben confiar,
estar motivadas y capacitadas; considerando que el cambio es un proceso muy
duro, tanto a nivel personal como organizacional. Local
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EL CAMBIO, NECESIDAD Y DESAFIOS DE LAS ORGANIZACIONES
Autor: Luis Álvarez
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/cambiodesafio.htm
En el presente artículo el cambio en los
procesos es motivado por la búsqueda de la excelencia organizacional y los
mayores niveles de exigencia del medio ambiente. Los elementos fundamentales para lograr un cambio positivo son: Dirección, Organización y las Personas. Esto se debe a que no solo debe conocer que hay que cambiar, sino
que debe provocar el cambio una vez definida la misión de la organización la cual debe estar fundamentada
sólidamente para que esta esté enfocada
a la satisfacción de las exigencias del entorno, además No solo definirla sino transmitirla, hasta asegurarse que es comprendida y compartida por todo el resto del sistema. Las personas son las conductoras y
ejecutoras de dichos cambios, por lo cual deben entender el porque, como y cuando;
además de sentirse motivadas en todo momento.
Local
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