Autor:
Daniel Montero
Facilitadora: María Alonso
El éxito de muchas empresas, ya sean grandes o
pequeñas, radica principalmente en el volumen de ventas de los productos o
servicios que ésta ofrece en el
mercado. En los últimos años se ha observado una tendencia por parte de las
empresas de financiar las ventas por medio del crédito. Esto se realiza con el único objetivo de
atraer a un segmento específico del mercado; a aquellos compradores que no
disponen del recurso monetario total requerido para la compra inmediata del
producto o servicio en específico por lo que se inclinan a pagar el importe del
mismo en lo que comúnmente llamamos “cómodas mensualidades”.
El simple hecho que una empresa ofrezca la
posibilidad y la flexibilidad de
financiar sus productos a su clientela, conlleva un efecto positivo: el aumento en sus ventas. Es así como se llega al concepto de las
cuentas por cobrar, un rubro que ha cobrado mucha importancia para las empresas
las cuales desean aumentar el volumen de ventas y mejorar su posición
competitiva dentro del mercado. Este rubro a la vez crea muchos problemas en
las empresas al no contar con el efectivo en forma inmediata, teniendo que
recurrir muchas veces a la localización de clientes pendientes de pago.
Dentro de los términos contables nace la cuenta
“estimación de cuentas incobrables” como una consecuencia de la falta de
atención a este rubro, contemplando que cierta porción de las cuentas por
cobrar no se hacen efectivas. El no recuperar las mismas conlleva un riesgo
para la empresa, ya que ésta contempla contar con dicho ingreso en su totalidad
y en su momento, pero al no lograrlo no se maximizan las utilidades,
conduciendo a que la empresa no pueda hacerle frente a sus obligaciones a corto
plazo.
El departamento de Cuentas por Cobrar de la Empresa
Servicios Halliburton de Venezuela, S.A., realiza una serie de actividades,
para ello ha implantado procesos en el sistema de facturación y cobranza, para
así satisfacer las necesidades de los clientes.
Uno de los procesos que ha implantado este
departamento es la elaboración de los Estados de Cuenta, donde se determina a
fin de mes los movimientos de las cuentas por cobrar de los clientes, allí se
observa la antigüedad de saldos que presenta cada uno de ellos. Esto permite realizar un seguimiento
adecuado y de esta manera alcanzar los objetivos establecidos por el
departamento.
Para
realizar estos estados de cuenta, se presentan una serie de debilidades las
cuales se mencionarán a continuación:
1.
La Empresa Servicios Halliburton de
Venezuela ha implantado un sistema denominado
SAP (Services, Aplications, Products).
Uno de los problemas detectados en el departamento de Cuentas por Cobrar
es que al momento de anular una factura el sistema no la limpia
automáticamente. Este proceso se debe
realizar a través de la aplicación de
pago en donde aparecen los dos registros; tanto el débito como el crédito. Éste último es el registro para anular la
factura. Esta debilidad conlleva a
realizar un análisis muy minucioso de cada una de las facturas del Estado de
Cuenta de los clientes.
2.
El resultados de los análisis de los
estados de cuenta de los clientes; es que existen facturas correspondientes a la locación de Oriente dentro de los
clientes (payers) de Occidente.
3.
Al momento de crear la orden de
servicio en la porción de Dólares Americanos (USD) cada renglón de la orden de
servicio calcula el IVA y éste queda reflejado en la misma moneda.
4.
La mayor parte del total de ingresos
registrados por mes corresponde a ingresos acumulados; por cuanto el
departamento responsable de registrar las ordenes de servicio al sistema no
obtiene a tiempo las ordenes de servicio o productos firmada por el cliente.
Con la finalidad de mejorar todos los procesos que se
llevan a cabo en el área de cuentas por cobrar; es indispensable realizar un estudio
de todos los procedimientos que actualmente se ejecutan; las políticas
contables y procedimientos de control internos; los reportes y soportes de cada
operación. Adicionalmente, se deben
especificar los problemas presentados y la solución más efectiva.
Las Cuentas por Cobrar representan el crédito que
concede el negocio a sus clientes, sin más garantía que la promesa de pago
(oral o escrita) en el corto plazo.
Las empresas invierten en cuentas por cobrar un alto
porcentaje de sus activos; por lo que es de gran importancia para cualquier empresa mantener un control exacto de
cada transacción; así como también, es fundamental reportes detallando la
situación real de las cuentas por cobrar.
En Servicios Halliburton de Venezuela, las cuentas por
cobrar representaron en el último semestre del año 2004 un alto porcentaje del
total de los Activos Circulantes. Una
política de crédito y de cobro que establezcan los lineamientos para otorgar el
crédito y establecer los procedimientos para recuperar las cuentas cuando éstan
vencen es fundamental para que la rotación de las cuentas por cobrar se lleven
a cabo según los planes establecidos por el departamento; evitando que las
cuentas incobrables sean mayores a las estimadas.
Es necesario la revisión de los procesos para
verificar si éstos son los mas adecuados y eficaces y si el sistema implantado satisface las necesidades de la
empresa, de no ser así, adecuarlo a las exigencias de la misma.
Analizar los procedimientos utilizados para el
procesamiento de la información financiera-contable en el área de Cuentas por
Cobrar de la Empresa Servicios Halliburton de Venezuela, S.A., con el fin corregir
las fallas existentes.
· Revisar el procedimiento que se realiza en la empresa
para el registro de las cuentas por cobrar.
· Analizar el actual sistema contable utilizado “SAP” a
fin de detectar las posibles fallas.
·
Evaluar las políticas contables y
procedimientos de control interno y determinar si son los mas adecuados.
La siguiente investigación propone
analizar los procesos de Cuentas por
Cobrar de la Empresa Servicios Halliburton de Venezuela, ubicada en la Avenida
Intercomunal Las Morochas – Ciudad Ojeda Estado Zulia.
Se analizarán los reportes generados durantes
los últimos seis meses del año 2004. El
análisis que se debe realizar es exhaustivo; y abarcará un estudio de saldos de los deudores; reportes de
antigüedad de saldos; presentación de las cuentas incobrables en los estados
financieros y estimación de cuentas incobrables. El objetivo que se desea lograr es facilitar un mejor control de
los registros; y a la misma vez, cumplir con todos los requisitos para una
excelente organización al momento de realizar los estados financieros. (Inicio)
El marco teórico
o marco conceptual es la
exposición y análisis de la teoría o grupo de teorías que sirven como
fundamento para explicar los antecedentes e interpretar los resultados de la
investigación.
En la actualidad existen productos que se caracterizan
por ser similares en su calidad y presentación, lo que implica que el
consumidor cuente con varias opciones para elegir. Las empresas deben competir
eficientemente para lograr ubicarse en el mercado y alcanzar las metas de
ventas que han sido definidas en sus presupuestos.
Actualmente es difícil encontrar en el medio empresas
que no tengan estipulado en su modalidad de operaciones las ventas al crédito,
esto ha traído como consecuencia la importancia de las cuentas por cobrar,
llegando a constituir en la mayoría de las empresas la base para lograr un
incremento en las ventas además de mejorar su posición en el mercado y por ende
el cumplimiento satisfactorio de sus objetivos.
El valor actual al que se refiere esta última
definición corresponde a un bien o servicio que el cliente deberá cancelar en
un plazo determinado y bajo ciertas condiciones. Las cuentas por cobrar
representan derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados y
otorgamiento de préstamos. Estas representan en la mayoría de empresas un rubro
importante de los activos circulantes. Esto implica que debe existir un
exhaustivo control interno en el manejo de los créditos.
Las cuentas por cobrar son una consecuencia de las
ventas al crédito y representan inmovilizaciones temporales de fondos, entre la
fecha en que se efectúa la venta y el ingreso a caja correspondiente. La
mayoría de las empresas por su necesidad de crecimiento otorgan crédito a sus
clientes, por lo que la inversión en este activo corriente llega a ser
considerable.
Para la realización de un trabajo de grado, es
imprescindible la revisión de material
bibliográfico y hemerográfico de publicaciones relacionadas con el tema en
estudio. A tal fin se llevó a cabo una revisión de trabajos de grado y
proyectos que se mencionan a continuación:
González, Eliana; (2000), en su trabajo de grado titulado “Implantación de controles en
las cuentas por cobrar para una eficaz recuperación de las mismas”; contiene el estudio del establecimiento de
controles en el rubro de las cuentas por cobrar para una recuperación eficaz de
las mismas; para toda empresa que tenga estipulado dentro de sus políticas de
venta el otorgar las mismas a través del crédito; y resalta la importancia de
establecer controles que vigilen la recuperación de las cuentas por cobrar en
su fecha de vencimiento estipulado.
La relación que tiene es que para implantar un sistema
de control en las cuentas por cobrar dentro de una empresa; es necesario
realizar un análisis de las mismas, con la finalidad de determinar donde
existen las fallas y lograr los efectos favorables de mejor recuperación de las
cuentas por cobrar y mejor nivel de cuentas incobrables.
Viloria, Maria; (1999); en su trabajo de grado para optar al titulo de Licenciada en Contaduría
Pública, titulado “Modelo para el control Contable y Financiero en British
Petroleum de Venezuela, S.A.”; estable que las cuentas por cobrar constituyen un punto principal sobre el cual
se puede llegar a tomar decisiones de
cierto grado de relevancia, algunas de ellas de carácter financiero, otras relacionadas con estrategias de
ventas, de mercado, inclusive de inventarios.
Esta clase de decisiones serán muchas veces generadoras de ingresos, las
que permiten a la empresa llevar a cabo sus planes.
Los controles de las cuentas por cobrar, determinación
de la validez de las cuentas y la capacidad de cobros son puntos explicados en
la presente investigación; y un correcto dominio y conocimiento de las mismas
son de gran importancia para la realización de la presente investigación.
Oquendo, Diliana; (2000); en el proyecto de investigación, titulado “La importancia del
activo circulante en el capital de trabajo de las organizaciones” establece que
el capital de trabajo es el recurso con que cuenta la empresa para poder
cancelar las obligaciones a medida que vencen: pago de salarios, planillas,
sueldos, gastos de administración, gastos de ventas, viáticos, etc.
Las cuenta por cobrar constituyen parte del activo
circulante. El uso de este activo como
fuente de financiamiento al capital de trabajo es congruente con el objetivo primordial de la
administración en una cartera crediticia.
El financiador busca manejar mayores utilidades por medio del crédito y
también desea asegurar un flujo constante y suficiente de fondos. Las cuentas por cobrar proporcionan liquidez
y solvencia a la empresa si se cuenta con una recuperación y rotación sana de
las mismas. Además provee del capital de trabajo necesario para poder cumplir
con las obligaciones a corto plazo.
El estudio detallado realizado en este trabajo en relación a las cuentas
por cobrar y su rotación serán de ayuda fundamental para lograr establecer la
importancia que tiene llevar un control preciso en los procesos de cuentas por
cobrar.
Para la realización de un trabajo de grado, es imprescindible la revisión de material bibliográfico y hemerográfico de publicaciones relacionadas con el tema en estudio. A tal fin se llevó a cabo una revisión de trabajos de grado y proyectos que se mencionan a continuación:
INTRODUCCIÓN
Primera Parte
1.
ANTECEDENTE Y
ORIGEN DE LAS CUENTAS POR COBRAR
1.1. Antecedentes históricos.
1.2.
Origen.
2.
CUENTAS POR
COBRAR
2.1. Concepto.
2.2.
Importancia de las cuentas por cobrar.
2.3.
Presentación de las cuentas por cobrar.
2.4.
Clasificación del crédito.
2.4.1. A
través de una cuenta abierta.
2.4.2. A
través de títulos de crédito.
2.5.
Pagaré.
2.6. Contabilización
de la recepción de un documento.
2.7.
Imposibilidad de cobro de un documento.
2.8. El
descuento de los documentos por cobrar.
2.9.
Cómo y cuándo se debe otorgar un crédito.
3.
CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR
3.1. Cuentas por Cobrar Comerciales
3.2. Las Cuentas por Cobrar no comerciales
3.2.1. Cuentas por cobrar a
empleados
3.2.2.
Cuentas por cobrar intercompañía
4. CUENTAS
INCOBRABLES
4.1. Concepto
4.1.
Presentación de las cuentas incobrables
en los estados financieros.
4.2.
Estimación de cuentas incobrables.
4.3.
Métodos para estimar las cuentas
incobrables.
4.4.
Cancelación de una cuenta
incobrable.
4.5.
Recuperación de una cuenta por
cobrar previamente cancelada.
4.6.
Método de cancelación directa.
5.
CONTROL INTERNO
DE LAS CUENTAS POR COBRAR.
5.1. Antecedentes del conrtrol en las cuentas
por cobrar.
5.1.
Administración de las cuentas por
cobrar.
5.2.
Segregación de funciones.
5.3.1. Autorización
5.3.2. Registro
5.3.3.
Facturación y documentación
5.3.4. Procedimientos
contables
5.3.5. Controles físicos
5.3.
Políticas de crédito.
5.4.
Existencia de un departamento de
crédito
5.4.1.
Posición jerárquica en la
organización del departamento de créditos.
5.5.
Funciones del departamento de
crédito.
5.5.1.
Análisis de crédito.
5.5.2.
Aprobación de la concesión de
crédito.
5.5.3.
Revisión del cumplimiento adecuado
de las cuentas por cobrar.
5.6.
Herramientas del control de cuentas
por cobrar.
6.
SAP (Systems,
Applications and Products)
6.1.
Breve introducción del Sistema SAP.
6.2.
Descripción de SAP R/3
6.2.1.
Modulos
6.2.1.1.
Gestión Financiera
6.2.1.2.
Controlling
6.2.1.3.
Administración de activos
6.2.1.4.
Administración de materiales
6.2.1.5.
Ventas y distrubución
6.2.1.6.
Planificación y control de la
producción
6.2.1.7.
Administración de la Calidad
6.2.1.8.
Recursos Humanos
6.3.
Funcionalidad
6.4.
Ventajas y desventajas
6.5.
Arquitectura del sistema
6.5.1.
Arquitectura cliente/servidor del sistema R/3
7.
PRESENTACIÓN Y
ANÁLISIS DE RESULTADOS DE LA INVESTIGACIÓN
6.1.
Descripción del área de trabajo.
6.2.
Actividades realizadas.
6.3.
Estudio crítico y análisis de la
documentación.
6.4.
Detección de fallas e
irregularidades.
6.5.
Análisis de las debilidades.
6.6.
Evaluación de los resultados
obtenidos.
7.
CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES
8.
ANEXOS
Para la realización de un trabajo de grado, es
imprescindible la revisión de material
bibliográfico y hemerográfico de publicaciones relacionadas con el tema en
estudio. A tal fin se llevó a cabo una revisión de trabajos de grado y
proyectos que se mencionan a continuación:
1.
ANTECEDENTES Y
ORIGENES
1.1.
Antecedentes
históricos de las Cuentas por Cobrar
De acuerdo con Koontz (1993) en la edad media, el comercio logró alcanzar sus máximos niveles de transacciones y
por circunstancias fuera del alcance del mismo comerciante, quien era constantemente víctima de robos y
atracos, se llegó a crear en dicho medio
un alto grado de desconfianza entre los comerciantes que acarreaban los
productos que negociaban, en vista de que transportar dinero resultaba muy
inseguro por los problemas anteriormente mencionados.
Este mismo autor, especifica que los comerciantes se
vieron entonces en la necesidad de crear un mecanismo adecuado y seguro de acuerdo
a las necesidades de estos mismos. “Es así como se da el origen al
crédito traducido en títulos y documentos que respaldaban los valores por
negociarse. Al utilizar éstos documentos de crédito, los comerciantes
encontraron en ello un alto grado de satisfacción y de seguridad en las transacciones comerciales
que realizaban”. (p. 16)
1.2.
Origen de las
Cuentas por Cobrar
En las últimas décadas, las empresas han buscado en
forma continua nuevas formas de financiamiento, las cuales le permitan al
sistema empresarial abastecerse de fondos para operaciones de corto y mediano
plazo.
Según Rodríguez (1994), en nuestros días el crédito es
considerado como una herramienta importante en la actividad de las ventas, ya
que es necesario para poder incrementar
el volumen de las mismas, mejorar la posición en el mercado de la empresa con
respecto a la competencia, además de atraer a nueva clientela interesada en la
venta al crédito, así como para fortalecer la preferencia y posicionamiento de
los productos en el mercado. De esta manera la empresa podrá competir en forma
más agresiva en el mercado.
De acuerdo a la Gran Enciclopedia del Mundo (1996), las cuentas por cobrar se originan debido a las distintas
operaciones de crédito mercantil que realiza una empresa. El inicio de la operación se da cuando el
cliente solicita el crédito y se
analiza para su aprobación respectiva”
Posteriormente el cliente hace su pedido y en seguida
se le envía su mercadería. Luego de
enviar la mercadería se debe esperar a que el cliente firme aceptando la
obligación contraída. Cuando ha sido
despachada la mercadería y el cliente ha aceptado de conformidad, se efectúan
los asientos contables con lo cual se origina la cuenta por cobrar.
2.
CUENTAS POR
COBRAR
2.1.
Concepto
A continuación se mencionan varias definiciones de
distintos autores para una mejor comprensión del concepto en cuestión.
“Las cuentas por cobrar representan
el valor de los derechos a favor de una empresa y que corresponden al giro
normal de las operaciones de un negocio.” Bregel (1991)
“Las cuentas por cobrar de una
empresa representan la extensión de un crédito a sus clientes en cuenta
abierta. Los ingresos provenientes de las ventas a crédito de mercancías, por
las cuales aún no se han recibido pagos reales en efectivo, aparecen en los
estados financieros como cuentas por cobrar.” Gitman (1986)
2.2.
Importancia de
las cuentas por cobrar
Gonzalez, Eliana (2000) explica que dentro de
los aspectos más importantes a destacar sobre la existencia de las cuentas por
cobrar en una empresa se pueden
mencionar las siguientes:
1)
Produce un impacto positivo en las ventas de la empresa, dependiendo
de:
§
Si la empresa cuenta con políticas
de crédito flexibles, puede captar
aquella porción del mercado que se inclina a favor de la venta al crédito y no
al contado.
§
Si proporciona las mismas
condiciones en cuanto a las políticas de crédito que la competencia ofrece,
dependiendo entonces el logro de la venta en base a la calidad del producto, no
a las condiciones de venta estipuladas.
2)
Provee liquidez
a la empresa:
Proporciona liquidez y solvencia a la empresa si se
cuenta con una recuperación y rotación sana de las cuentas por cobrar. Además
provee del capital de trabajo necesario para poder cumplir con las obligaciones
a corto plazo.
3)
Constituye una fuente de financiamiento de capital de trabajo
El capital de trabajo
financieramente hablando es la diferencia entre el activo circulante (caja y
bancos, cuentas por cobrar e inventarios) menos el pasivo circulante
(documentos y cuentas por pagar a corto plazo).
4)
Mantiene la rotación del ciclo económico de la empresa
Cualquier actividad económica
que se desarrolle está sujeta a pasar por las distintas fases de un ciclo
económico particular para cada empresa. Dentro del mismo juegan un papel
importante las cuentas por cobrar y los demás renglones del activo y pasivo circulante .
2.3.
Presentación de
las cuentas por cobrar
Según Pyle, William (1998). Las cuentas por cobrar forman parte del balance general y están
incluidas dentro del activo circulante ya que se asume su pronta recuperación, o sea en menos de un año
(el activo circulante sólo asume disponibilidades en plazo menor de un año). No
obstante, va seguido de la cuenta de
efectivo y de la de bancos por ser
éstos primordialmente los de más pronta disponibilidad. Ahora bien, si las
recuperaciones de estos adeudos son mayores a un año plazo, su
presentación en el balance general deberá hacerse inmediatamente después del
activo circulante, en renglón especial, pero antes del activo fijo.
La presentación de las cuentas por
cobrar en el balance general sirve para
tomar decisiones relativas a políticas de crédito, ventas, presupuestos
de producción e inventarios.
2.9.
Cómo y cuándo se debe otorgar un crédito
Según González Eliana (2000). La competencia y la práctica de industria
afectan la decisión de las compañías de otorgar un crédito y cómo hacerlo. El
ofrecer un crédito implica costos tales como la administración del crédito y
las cuentas incobrables. Las compañías ofrecen créditos sólo cuando las
ganancias adicionales por ventas a crédito exceden tales costos. Suponga que
las deudas incobrables equivalen al 5% de las ventas a crédito, que los costos
administrativos de un departamento de crédito son de Bs. 5.000.000 al año, y se
obtienen Bs. 20.000.000,00 por ventas a crédito (con ganancia de Bs. 8.000.000)
antes de los costos del crédito de Bs. 6.000.000,00 (5% x 20.000.000 +
5.000.000), entonces, vale la pena ofrecer el crédito
3.
CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS POR COBRAR
La clasificación realizada por González
Eliana (2000) la podemos resumir en la siguiente:
3.1.
Cuentas por
Cobrar Comerciales
Son aquellas que tienen su origen en la venta de
mercancía o en la prestación de servicios a crédito, se le denomina “Adeudo
cliente”. Las cuentas por cobrar son activos
corrientes y generalmente se presentan en el balance general en su valor neto, después de restarle las reservas
para descuentos y para cuentas deudoras.
Cuentas
por cobrar clientes Bs.
xxx
Provisión
para Cuentas Dudosas (xxx)
xxx
El
monto que se rebaja de las cuentas por cobrar, constituye la parte que la
empresa considera como posible incobrable, la provisión para cuentas de cobro
dudoso es simplemente una estimación, por lo tanto es recomendable mostrar
separadamente ambos saldos; el de
cuentas por cobrar, por el monto original (representa todas las facturas
pendientes de cobro) y el de la provisión (constituye la estimación de lo que
puede perderse).
3.2.
Las Cuentas por
Cobrar no comerciales
Son aquellas que se originan de fuentes distintas a la
venta de mercancía y a la prestación de servicios y se clasifican en:
3.2.1.
Cuentas por
cobrar a empleados
Son
las cantidades que los trabajadores de la empresa adeudan por concepto de préstamos otorgados como anticipo en base sus prestaciones sociales ganadas.
3.2.2.
Cuentas por
cobrar intercompañía
Está representada por las cantidades que le adeuda una empresa a otra,
perteneciente al mismo grupo o entidad, es decir, los préstamos realizados
desde la matriz a sus subsidiarias.
Bibliografía de la Sección 1
MEIGS, Walter. LARSE,
John y MEIGS, Robert. Principios de
Auditoría. Segunda Edición. México, 1983.
PYLE, William. Principios Fundamentales de Contabilidad. Cecsa. 1998.
TAMAYO y Tamayo,
Mario. Diccionario de la Investigación
Científica. 1984.
MEIGS-Johnson Meigs
(1988) Contabilidad, la base para la toma de decisiones gerenciales
Shultz, William
(1975) Crédito y cobranza
Gran Enciclopedia del
Mundo, Tomo 5, Publicada por Durvan, S.A. de Ediciones, Bilbao, España.
Arthur W. Holmes,
Auditoría, Tomo I, Principios y Procedimientos, Unión Tipográfico Editorial,
Hispano-Americano, segunda edición en español, Impreso en España, 1979.
Finney Miller, Curso de
contabilidad, Tomo 1, Teoría y materia de práctica, Unión Tipográfico
Editorial, Hispano-Americano, Impreso en España, 1978, pag. 1-42, 187-205.
Koontz O´donnel. Elementos de administración moderna. 1993
GONZÁLEZ, Eliana. Implantación de controles en las cuentas por cobrar para una
eficaz recuperación de las mismas;
2000.
Gitman, Lawrence J. /1986) Fundamentos de
administración financiera
Rodríguez Amado, Ricardo (Tesis, Julio/1984)
Diagnóstico a un sistema de cuentas por cobrar en una empresa comercial.
Infografía de la Sección 1
1.
Sistema de
cuentas por cobrar para:
"Representaciones Pitín"
Autor: Martina Velásquez, Angie Matos y Itzela Rodriguez
Resumen: La
implantanción de un sistema automatizado en Representaciones Pitín; que permita
un control en cuanto a cuentas por cobrar es el objeto de estudio de la
presente investigación. La
contabilidad actualmente en la organización es llevada manualmente; lo cual
conlleva a un proceso tedioso y desorganizado. Por estas razones; los investigadores han decidido elaborar un
programa que facilite un mejor control de las cuenta por cobrar y que cumpla
con todas las necesidades para facilitar una excelente organización al momento
de producir los estados financieros. (Local)
http://www.monografias.com/trabajos14/sistemacuentas/sistemacuentas.shtml
2.
El Ciclo
Contable
Autor: Omar Rissone
Resumen: El ciclo
contable en las actividades financieras de una empresa son de gran importancia,
desde el principio de un período contable hasta su culminación con la
elaboración de los estados financieros.
En el se identifican el análisis de las transacciones contables; y en vista de la gran importancia
que tienen las cuentas por cobrar al momento de realizar los registros, debe
ser estudiado cuidadosamente; especialmente las cuentas incobrables, ya que
estas representan un costo adicional que no estaba previsto dentro de los
estados financieros. (Local)
http://www.monografias.com/trabajos/ciclocontable/ciclocontable.shtml
3.
¿Cómo enfrentar
los problemas de flujo de caja en las empresas?
Autor: Rafael Lorenzo
Resumen: La falta
de fondos para financiar sus actividades
corrientes es uno de los problemas financieros más comunes en cualquier
organización. Una de las soluciones más
efectivas planteadas por el autor de esta investigación es “Optimizar el manejo
de las cuentas por cobrar” ; siendo el punto de partida, la adecuada fijación
de las condiciones de créditoque se establecen para los clientes. También se recomienda cuidar la emisión de
los documentos que respaldan el crédito, de tal forma que tengan validez legal
al momento de tomar medidas externas de cobranza. (Local)
http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/53/flujorafael.htm
4.
Procedimientos
en las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar
Autor: Liliana Quintanar
Resumen: Las cuentas
por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas, servicios
prestados, otorgamiento de préstamos, o cualquier otro concepto análogo. En esta investigación también se explica el
origen de las cuentas por cobrar; la clasificación de las mismas; la
presentación en los estados financieros y las cuentas incobrables; las cuales
son una deducción autorizada, cuando se trata de pérdidas por créditos
incobrables. (Local)
http://www.universidadabierta.edu.mx/Biblio/Q/Quintanar%20Liliana-Cuentas.htm
5.
Administración
financiera de cuentas por cobrar
Autor: Gilberto Eduardo Hazas
Resumen: Las Cuentas por Cobrar representan una inversión
considerable que se determina a través del volumen de ventas a crédito; esta
inversión se considera como propiedades de un negocio, el dinero, las
mercancías y las cuentas por cobrar a los clientes están ligados en una
secuencia, ya que el dinero se transforma en mercancías y éstas en cuentas por
cobrar, las cuales a su vez se convierten en dinero, iniciándose así un ciclo
que se repite indefinidamente. En cada
una de estas transformaciones se opera tanto una recuperación de capital
invertido, como un resultado que puede ser una utilidad o una pérdida. (Local)
http://www.oocities.org/gehg48/Fi10.html
6.
Estudio y
evaluación del control interno y ciclo de ingresos
Autor: Adriana López
Resumen: El autor de
la investigación nos señala que el proceso relativo al grupo de cuentas por
cobrar tiene tres fases: La
primera, tiene que ver con las condiciones que originan la existencia de
una cuenta por cobrar. La segunda fase cubre la administración de las
cuentas por cobrar y la forma como fueron creadas. Y la tercera fase
consiste en los mecanismos que hacen que la cuenta sea finalmente recuperada.
El objetivo en cada caso será comprender el rango general de los asuntos
involucrados y la identificación de los principales problemas de control. Se
realiza un estudio del control interno y ciclo de los ingresos, en base a las
cuentaspor cobrar. (Local)
http://www.oocities.org/unamosapuntes_2000/apuntes/auditoria/controlinterno.htm#cuentas
7.
Cuentas por
Cobrar (Principios de Contabilidad)
Autor:
Boletín C-3 del I.M.C.P
Resumen: Los
Principios contables son el resultado de muchos años de experiencias, en los
que han creado un conjunto de normas generales para la Contabilidad. Con
frecuencia esos principios son el trato de la aceptación gradual, generalizada,
de los enfoques adoptados por una o varias empresas en la solución de sus
problemas contables en situaciones nuevas.
De acuerdo al Boletín C-3 del I.M.C.P.,
las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por
ventas, servicios prestados y otorgamiento de préstamos. También la clasificación y reglas de
valuación de las cuentas por cobrar las podemos encontrar en este
artículo. (Local)
http://fca.uabjo.mx/informatica/Principios/C-3_Cuentas_por_cobrar_(Principios_de_contabilidad).htm
8.
La Contabilidad
Autor: Jonathan Villasmil
Resumen: Dentro de los
procedimientos contables; el manejo de registros constituye una fase o
procedimiento de la contabilidad. El
mantenimiento de los registros conforma un proceso en extremo importante, toda
vez que el desarrollo eficiente de las otras actividades contable depende en
alto grado, de la exactitud e integridad de los registros de la
contabilidad. Las cuentas por cobrar y
por pagar son; de acuerdo a la investigación realizada por el autor uno de los
procedimientos contables más importantes en Contabilidad. (Local)
http://www.monografias.com/trabajos5/contab/contab.shtml
9.
Contabilidad
Autor:
Gioconda Capecchi
Resumen: Se explica la
Contabilidad en las cuentas por cobrar.
En el cual, el origen de esta partida es la venta a crédito de
mercancías, las empresas mercantiles y manufactureras, o de servicios en las
empresas de servicios públicos y profesionales, hoteles e instituciones
similares. Se carga a la cuenta del cliente el precio de las mercancías
despachadas o de los servicios prestados, y se le abonan los pagos recibidos.
El saldo representa un derecho legitimo de la empresa a percibir el dinero por
él expresado. Los saldos acreedores
que pudieran existir en algunas subcuentas, deben mostrarse en el pasivo circulante,
bajo el titulo de " Saldos acreedores de cuentas por cobrar". (Local)
http://www.monografias.com/trabajos11/contabm/contabm.shtml#CONTAB
10. Estandares
Internacionales de la Contabilidad
Autor:
Diana Perez
Resumen: Las cuentas
por cobrar; por formar parte de la Contabilidad de la organización se debe
adaptar a estandares internacionales.
Para esto las NIC fueron inicialmente creadas, analizadas y estudiadas por la IASB
quien las emitió pero que dejó además varias alternativas para que cada país
las escogiera a su interés jurídico.
La contabilidad entre los países era difícil de comparar ya que no había
uniformidad de normas, años más tarde la IASC trato de implantar otras normas
ajustando las que había y creando unas nuevas y eliminando las opcionales. (Local)
http://www.monografias.com/trabajos16/teoria-contable-estandares/teoria-contable-estandares.shtml
4. CUENTAS
INCOBRABLES
4.1.
Concepto
Para Meigs, Walter (1983), el otorgamiento de un
crédito trae consigo costos y beneficios. Uno de los costos es el no pago
potencial de sus deudas por algunos de los clientes a crédito. El beneficio es el
incremento en ingresos y en utilidades globales que de otra forma se perderían
si no se otorgara crédito, y que muchos clientes potenciales no comprarían si
no se otorgara crédito. El contador a menudo denomina este costo principal como
"gastos por deudas malas" y el beneficio como utilidad bruta
adicional en ventas a crédito.
4.2.
Presentación de
las cuentas incobrables en los estados financieros
Según Pyle William (1998) al medir el ingreso de una
empresa, uno de los principios fundamentales de contabilidad es que estos
ingresos estén asociados con los gastos incurridos, para generar tales
ingresos.
El gasto por cuentas incobrables se
origina por la prestación de un servicio o por la venta de mercancías a crédito
a clientes que no cumplieron con el pago de sus facturas; en consecuencia, se
incurre en tales gastos en el año en que se generaron las ventas, aunque la incobrabilidad de las cuentas se
determina el año siguiente.
Una cuenta por cobrar que se origina
en una venta a crédito en el año 1 y se determina que es irrecuperable en algún
momento durante el año 2, representa un gasto del año 1. Mientras que el gasto de una cuenta
incobrable no se estime y se presente en el balance general a final de año y el
estado de resultados, estos estados financieros pueden mostrar una
sobrestimacion de los ingresos y de la posición financiera.
4.3.
Estimación de
cuentas incobrables
“Antes de cerrar las cuentas y preparar los estados
financieros al final del período contable, se debe hacer una estimación del valor esperado de cuentas
incobrables. Esta estimación
generalmente se basa en la experiencia anterior, tal vez modificada con las
condiciones actuales de la empresa”
Pyle William (1998) (p. 116).
Las pérdidas por cuentas incobrables
tienden a ser mayores durante los períodos de recesión que durante los períodos
de crecimiento y prosperidad, bien sea de la empresa o de la economía de un
país. Como la provisión para cuentas de
dudoso recaudo constituye necesariamente una estimación y no un cálculo
preciso, el factor del criterio personal puede jugar un papel importante en la
determinación del tamaño de esta cuenta de valuación.
4.5.
Cancelación de
una cuenta incobrable.
Según Pyle William (1998), cada vez que se determine que
una cuenta por cobrar de un cliente determinado es incobrable, se deja de
clasificar como activo y se debe cancelar.
Cancelar una cuenta por cobrar es reducir el saldo de la cuenta del
cliente a cero a nivel del auxiliar y disminuir de la cuenta por cobrar del
balance.
El
asiento de diario para lograr ésto, consiste en acreditar la cuenta de control
cuentas por cobrar en el mayor general (y la cuenta del cliente en el mayor
auxiliar) y debitar la cuenta provisión para cuentas de dudoso recaudo.
4.6.
Recuperación de
una cuenta por cobrar previamente cancelada.
Ocasionalmente
una cuenta por cobrar que ha sido cancelada por carecer de valor, posteriormente se recupera total o
parcialmente. Tales recuperaciones con frecuencia se conocen como recuperaciones
de deudas malas. “La recuperación de
una cuenta por cobrar previamente cancelada es una evidencia de que la
cancelación fue un error, la cuenta por
cobrar por tanto debe ser restablecida como un activo”. González Eliana (2000)
5.
CONTROL INTERNO
DE LAS CUENTAS POR COBRAR.
De
acuerdo al Manual de Procedimientos de la empresa Halliburton (1998). Las cuentas por cobrar representan un
derecho próximo a hacerse efectivo, de no ser así automáticamente se originará
una pérdida para la empresa.
Esta
situación debe evitarse en lo posible, para ello es necesario establecer
control efectivo de las mismas el cual puede lograrse siguiendo los siguientes
lineamientos:
· Reducir los riesgos al conceder el crédito; realizando
un estudio preliminar antes de autorizar la venta a crédito.
· Vigilar las cuentas por cobrar.
· Activar cobranzas al vencimiento de las mismas.
· Enviar mensualmente los estados de cuenta a cada
cliente a titulo de recordatorio sin que ello implique una cobranza directa.
· Registrar y revisar las facturas cuidadosamente en
cuanto a cantidades, unidades, sumas y demás cálculos y de ellas quedarán al
menos dos copias segregadas una a la persona encargada del cobro y la otra a
contabilidad.
· Segregar funciones, entre contabilización de los
derechos por cuentas a cobrar y su custodia.
· Realizar periódicamente conciliaciones entre el mayor
general y sus auxiliares.
· Realizar las anotaciones contables, ajenas a
operaciones de tesorería, en los auxiliares de las cuentas a cobrar, por personas
ajenas al mantenimiento de las cuentas a cobrar o manejo de efectivo.
· Prenumerar la documentación que soporta las
transacciones por ventas y cuentas a cobrar.
· Elaborar un detalle individualizado de las cuentas por
cobrar clasificado por antigüedad de la deuda, de forma que proporcione
información detallada de la situación de cada deuda y posibilite poder tomar
medidas rápidas encaminadas a su cobro.
· Realizar un estudio individualizado por clientes antes
de conceder autorización de una venta a crédito, el cual debe ser revisado por
el Departamento de Crédito.
5.2.
Administración
de las cuentas por cobrar
Es necesario destacar que los administradores trabajan
en una organización y dirigen las actividades de otras personas.
“La administración es el proceso de
diseñar y mantener un medio ambiente en el cual los individuos que trabajan
juntos en grupos, logren eficientemente los objetivos seleccionados.” Koontz
(1993)
El mismo autor afirma que los
administradores, sin importar su nivel de organización, deben ejecutar cuatro
funciones: planeación, organización, integración y control. Estas funciones han
sido importantes para el desarrollo del
sistema de cuentas por cobrar, que a la vez debe tener incorporados los
mecanismos que faciliten su administración y control.
La función de planeación contempla
definir las metas de la organización y por ende las políticas de crédito que
regirán las cuentas por cobrar, estableciendo la estrategia global para el
logro de estas metas y desarrollando una jerarquía detallada de planes para
integrar y coordinar las actividades de los responsables del seguimiento del
rubro en estudio.
Esta función incluye la
determinación de las tareas a realizar para la revisión de las cuentas por
cobrar, cómo se agrupan las tareas que busquen este objetivo, quién reporta a
quién y dónde se toman las decisiones. Para lograr los objetivos previamente
establecidos, es vital que exista una adecuada organización de las diversas
actividades, definiendo claramente las responsabilidades y funciones de cada
uno.
Toda organización incluye personas y
es responsabilidad de la administración dirigir, integrar y coordinar a éstas,
motivando a las mismas a escoger el canal de comunicación más adecuado y
dirigiéndolos en las actividades que involucren la calificación del cliente y
el seguimiento de las cuentas por cobrar.
Al haberse establecido claramente
los objetivos, es importante crear los mecanismos de control sobre las cuentas por
cobrar cuya función sea detectar en forma oportuna las desviaciones o errores
que se presenten. Además deben evaluarse las mismas para poder así tomar las
medidas correctivas cuando sean detectadas.
Una adecuada y oportuna
administración y control de las cuentas por cobrar han incidido directamente en
el crecimiento, expansión, liquidez y rentabilidad de la empresa y su
incumplimiento constituye un factor limitativo de éstos.
5.4.
Políticas de
crédito
Según el Diccionario para Contadores (1976). Las políticas de crédito de una empresa
establecen los lineamientos para determinar si se otorga un crédito a un
cliente y por cuanto se le debe de conceder. La empresa no sólo debe de
ocuparse de establecer las normas de crédito, sino de aplicar correctamente las
mismas al tomar decisiones.
Estas políticas deben expresar con
claridad que tipo de cliente implica riesgo y los límites de crédito a los que
tendrá acceso, las condiciones como el plazo, descuento por pronto pago, las
formas prácticas de cobro de las cuentas en el período normal de vencimiento
del crédito como en el período de mora y de las cuentas malas.
Bibliografía de la Sección 2
KOHLER, Eric. Diccionario
para Contadores. Editorial Hispano
Americano de México, 1976.
SABINO, Carlos.
Diccionario de Economía y Finanzas. Editorial Panapo.
Caracas, 1991.
Halliburton Energy Services. Manual de Procedimientos. 1998.
Willian W. Pyle, John Arch White, Kermit D. Larson, Principios
Fundamentales de Contabilidad, Compañía Editorial Continental, S.A. de C.V.,
Octubre 1985.
Donald E. Kieso, Jerry J. Weygandt, Contabilidad Intermedia, Editorial
Limusa, 1986, Impreso en Mexico.
Charles T.Horngren, Gary L. Sundem, John A. Elliott, Introducción a Contabilidad
Financiera, Quinta Edición, 1994, publicada por Prentice-Hall Hispanoamericana,
S.A.
Charles T. Horngren, Contabilidad Financiera Introducción, Impreso en
México.
Infografía de la Sección 2
11. Administración de cuentas por cobrar (I): Políticas y
estándares de crédito
Autor: Giovanny Gómez
Resumen: Las ventas a
crédito, que dan como resultado las cuentas por cobrar, normalmente incluyen
condiciones de crédito que estipulan el pago en un numero determinado de
días. Aunque todas las cuentas por
cobrar no se cobran dentro el periodo de crédito, la mayoría de ellas se
convierten en efectivo en un plazo inferior a un año; en consecuencia, las
cuentas por cobrar se consideran como activos circulantes de la empresa. En representación, las cuentas por cobrar
representan el crédito que concede la empesa a sus clientes con una cuenta
abierta; por lo que establecer políticas de créditos es fundamental para
cualquier organización. (Local)
http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/36/cxc.htm
12. Administración de cuentas por cobrar (II) Análisis de
crédito
Autor: Giovanny Gómez
Resumen: En el
presente artículo se realiza un esbozo de las premisas que aplican las empresas
para otorgar créditos a sus clientes.
En la cual, una vez que la empresa ha fijado sus estándares de crédito,
deben establecerse procedimiento para evaluar a los solicitantes de
crédito. A menudo la empresa debe
determinar no solamente los méritos que tenga el cliente para el crédito, sino
también, cualcular el moento por el cual éste pueda responder; con la finalidad
de evitar la generación de cuentas incobrables o cuentas malas. (Local)
http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/37/cxc.htm
13. Administración de cuentas por cobrar e inventarios
Autor: Luis Cordero
Resumen: Hoy en día
las empresas prefieren vender al contado en lugar de vender a crédito, pero las
presiones de la competencia obligan a la mayoría de las empresas a ofrecer
crédito. De tal forma, los bienes son embarcados, los inventarios se reducen y
se crea una "cuenta por cobrar". Finalmente, el cliente pagará la
cuenta y en dicho momento la empresa recibirá efectivo y el saldo de sus
cuentas por cobrar disminuirá. El
mantenimiento de las cuentas por cobrar tiene costos tanto directos como
indirectos, pero también tiene un beneficio importante, la concesión del
crédito incrementará las ventas. La administración de las cuentas por cobrar
empieza con la decisión de si se debe o no conceder crédito. (Local)
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin/adcxcinv.htm
14. La fijación de estándares en las políticas de crédito
empresarial
Autor: Giovanny Gómez
Resumen: Dentro de
las inversiones de cuentas por cobrar, hay un costo relacionado con el manejo
de las mismas. Mientras más alto sea el
promedio de cuentas por cobrar de la empresa; es más costoso su manejo y
viceversa. Si la empresa hace más
flexible sus estándares de crédito, debe elevarse el nivel promedio de cuentas
por cobrar. Las líneas de crédito se
establecen para eliminar la necesidad de verificar el crédito de un cliente
importante cada vez que se haga una transacción comercial con él. (Local)
http://www.gestiopolis.com/canales/financiera/articulos/27/policre.htm
15. Provisión de cuentas malas e incobrables
Autor: Contabilidad
básica “Curso de empresa”
Resumen: Las ventas a crédito se registran como
Ingreso del Ejercicio donde se producen, por lo que cuando se producen pérdidas
por Cuentas por Cobrar (por las Ventas a crédito que se convierten en
incobrables) se deben registrar dentro del mismo Ejercicio. Generalmente en la
fecha de cierre no se tiene la certeza de cuáles facturas se perdieron
definitivamente y como hay que registrar la pérdida de Cuentas por Cobrar por
posible imposibilidad de cobro hay que proceder a hacer una estimación sobre
las posibles pérdidas (lo más adaptado a la realidad que se pueda) y crear una
Cuenta de Provisión para absorber esas posibles pérdidas. (Local)
http://www.mailxmail.com/curso/empresa/contabilidad2/capitulo13.htm
16. Administración de efectivo. Contabilidad Administrativa
Autor: Mari Carmen G
Resumen: Las cuentas por cobrar de una
empresa representan la extensión de un crédito a sus clientes en cuenta
abierta. Con el fin de mantener a sus clientes habituales y atraer nuevos, la
mayoría de las empresas manufactureras consideran necesario ofrecer crédito. El mantenimiento de las cuentas por cobrar
tiene costos tanto directos como indirectos, pero también tiene un beneficio
importante, la concesión del crédito incrementará las ventas. La administración
de las cuentas por cobrar empieza con la decisión de si se debe o no conceder
crédito. (Local)
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/fin/adefeccoad.htm
17. Aspectos básicos del análisis de crédito
Autor: Manfredo Añez
Resumen: Los
aspectos básicos del análisis de crédito son estudiados por el autor de esta
investigación; comenzando con los antecedentes generales del crédito y haciendo
un análisis detallado de los principios básicos de política crediticia;
análisis de crédito a empresas grandes y medianas; y un análisis de crédito,
tanto cualitativo como cuantativo. (Local)
http://www.ilustrados.com/publicaciones/EpVAAyuZuAEkkoAIEL.php
18. Administración Financiera
Autor:
Leonardo Flores
Resumen: Dentro de las
políticas de cualquier empresa; se deben establecer los instrumentos para
determinar si se otorga el crédito a un cliente y por cuanto se le debe
conceder. La empresa no sólo debe
ocuparse con establecer las normas de crédito, si no en aplicar correctamente
tales normas al tomar decisiones; además, la empresa debe impulsar el
desarrollo de las fuentes de información de crédito y los métodos de análisis
de dicha información. (Local)
http://server2.southlink.com.ar/vap/ADMINISTR%20FINANC.htm
19. Aspectos básicos del análisis de crédito
Autor:
Rober Añez
Resumen: Dentro de
los análisis de las cuentas comerciales por cobrar se deben tomar en cuenta las
formas de documentación de las cuentas por cobrar o deudores por venta; que
proporción y cual es el respaldo de cada una de ellas en caso de no poder
cobrarlas; también son puntos fundamentales
a analizar, la utilización de factoring en la cobranza, con la finalidad de
tener una liquidez inmediata; y la comparación de la cartera de clientes con
otras empresas del mismo sector. (Local)
http://www.monografias.com/trabajos5/asba/asba.shtml
20. Análisis Crediticio
Autor:
Contabilidad X
Resumen: El análisis
de créditos se considera un arte ya que no hay esquemas rígidos para
realizarlo, por el contrario es dinámico y exige creatividad por parte del
oficial de crédito o de negocios. Sin embargo, es importante dominar las
diferentes técnicas de análisis de créditos y complementarlas con una buena
cuota de experiencia y buen criterio, asimismo es necesario contar con la
información necesaria y suficiente que nos permita minimizar el número de
incógnitas para poder tomar la decisión correcta. (Local)
http://html.rincondelvago.com/analisis-crediticio.html
6.2. Descripción de SAP R/3
De acuerdo a Brenda Becerra
(2004). El sistema SAP R/3 tiene un
conjunto de normas estándares en el área de software de negocios. El sistema
SAP R/3 ofrece soluciones estándares para las necesidades enteras de
información de una compañía.
El ambiente de desarrollo de SAP y
su sistema de información, proveen a los clientes con poderosas herramientas
para desarrollo y adaptación del sistema a los requerimientos individuales
(personalización). El ambiente de desarrollo del sistema R/3 aun ofrece a los
usuarios sus propio lenguaje de programación de la cuarta generación (ABAP/4),
creado especialmente par las necesidades comerciales.
El poderoso rango de servicios que
provee el sistema, sin embargo, es solamente una causa del éxito del sistema
R/3. SAP soporta el concepto de sistema abierto, construcción de interfaces
(GUIs), servicios, sobre los actuales estándares.
6.2.1. Módulos
De acuerdo a WEB Ejecutivos. 8m; el
sistema SAP R/3 consiste en funciones integradas en las siguientes áreas:
6.2.1.1.
FI (Financial Accounting – Gestión
Financiera). Se encarga del registro, control y monitoreo
de toda la gestión financiera de la organización. Entre ellos; libro mayor, libros auxiliares, ledgers especiales y
otros.
6.2.1.2.
CO
(Controlling): El objetivo
fundamental es el control de todos los gastos generales, costos del producto,
cuenta de resultado, centro de beneficio, etc.
6.2.1.3.
AM
(Asset Management – Administración de Activos): Este módulo ha sido diseñado para el control
y administración de todos los activos fijos de la organización; desde la compra
del mismo; depreciación y baja de cada uno de los activos.
6.2.1.4.
MM
(Material Management – Administración de materiales)
El objetivo del módulo MM-Administración de materiales es proporcionar
un soporte detallado de las actividades diarias para todo tipo de empresa que
consuman materiales en sus procesos de producción, incluidos la energía y los
servicios.
6.2.1.5.
SD
(Sales Distribution – Ventas y distribución). El diseño de este módulo hace hincapié en el
uso de una estrategia de ventas que responda a las condiciones del mercado. Al
personalizar el sistema, una de las prioridades debe de ser desarrollar una
estructura de datos que pueda registrar, analizar y controlar las actividades
que satisfagan a los clientes y que reporten un beneficio adecuado en el
siguiente ejercicio contable y en el futuro. Este módulo proporciona un
conjunto de registros maestros de datos y un sistema de transacciones
comerciales documentadas.
6.2.1.6.
PP
(Production Planning - Planificación y
control de la Producción). Este módulo ha sido diseñado
para ser utilizado en cualquier sector industrial. Provee procesos comprensivos
para todo tipo de manufactura. El enfoque clásico de la planificación de los
requisitos de material (MRP II) parte de la planificación de las operaciones
que debe llevarse a cabo, tanto en el área de ventas o pedidos, como en la de
proyectos. A partir de esta fase inicial el sistema ofrece métodos aceptados de
planificación y control de los materiales hasta la entrega misma de los
productos. La administración integrada de la cadena de suministro es el método
que utiliza SAP para construir y soportar la planificación y el control del
producción.
6.2.1.7.
QM
(Quality Management – Administración de la calidad): Monitora, captura y maneja todos los procesos
relevantes relacionados con el mantenimiento de la calidad a lo largo de la
cadena de suministros, coordina la inspección de los procesos e inicia la
corrección de medidas e integra laboratorios de sistemas de información.
6.2.1.8.
HR
(Recursos Humanos – Recursos Humanos): La mayoría de los componentes del módulo HR de
Recursos Humanos pueden implementarse de forma gradual según se vaya
necesitando. Algunos pueden configurarse como sistemas autónomos, como una
etapa de transición antes de tener una instalación totalmente integrada a SAP.
Los módulos constituyentes de la aplicación HR de Recursos Humanos han sido
diseñados para cubrir dos apartados importantes de la empresa, el financiero y
el relativo a las cualificaciones de los trabajadores.
6.4. Ventajas y desventajas
Una vez instalado y sabiéndolo usar
es una herramienta sencilla de entender y que mejora notablemente los
rendimientos de la empresa de forma que la diferencia es clara y marcada.
Francisco Guzmán, gerente de proyecto en cadena
de suministro de Sintec, en el artículo publicado por Mario Roca Puente “El
secreto de planear con estrategia, Mitos y realidades del ERP y el MRP”,
menciona que teóricamente la principal aportación del MRP "sería la
simplicidad de su algoritmo y la estructura lógica que facilita su
administración. Sin embargo, aunque esa sí es su principal ventaja, no es su
principal aportación a los sistemas de manufactura. El concepto detrás del MRP
es su gran aportación: separar la demanda dependiente de la independiente (que
se origina fuera del sistema y no se puede controlar su variabilidad); es
decir, planear la producción de la demanda dependiente (de los componentes que
ensamblan los productos finales) sólo en la medida en que ésta se ligue con la
satisfacción de la demanda independiente."
SAP señala que uno de los principales problemas
que tiene con la implantación del software es la resistencia al cambio, además
de la inversión económica en el paquete y la capacitación, la empresa debe
invertir tiempo y esfuerzo en hacer el cambio en la forma de trabajar de sus
integrantes.
Otra desventaja es que muchas veces la empresa
se enfoca mucho en la capacitación técnica pero descuida todas las demás variables,
lo que al final da la percepción de que el software no funciona cuando no se
obtienen los resultados esperados.
Cuando el sistema no se adecua por completo a
las necesidades de la empresa o no se alimenta con la información adecuada
puede arrojar resultados erróneos que lleven a tomar decisiones equivocadas.
Infografía de la Sección 3
21.
SAP
(Systems, Applications, Products in Data Processing)
Autor: WEB Ejecutivos
Resumen: En la presente página se explica de una
manera muy sencilla y a la vez detallada todos los aspectos básicos
relacionados al SAP R/3. Las
explicaciones son excelentes para personas que no tengan ningún o muy poco
conocimiento del actual sistema. Como
por ejemplo: La integración en SAP se logra a través de la
puesta en común de la información de cada uno de los módulos y por la
alimentación de una base de datos común.
Por lo tanto, debemos tener en cuenta que toda la información que
introducimos en SAP repercutirá, al momento, a todos los demás usuarios con
acceso a la misma. (Local)
http://www.oocities.org/espanol/emoly188/sap_index.htm
22.
Factibilidad
de SAP en las PYMES
Autor: Brenda Becerra
Resumen: Se
plantea la inversión en soluciones tecnológicas como posible solución para
buscar la competitivad de las pequeñas y medianas empresas (Pymes); en vista de
que se han quedado reazagadas e incapaces de competir en los mercados. El trabajo de inversión de sistema se
enfocará básicamente en SAP, ya que es una de las más importante, y que hasta
ahora se ve como inalcanzable por su alto costo de adquisición y de
capacitación del personal que lo debe utilizar. (Local)
http://www.gestiopolis.com/canales2/emprendedor/1/sapymes.htm
Antigüedad de las cuentas por cobrar: Proceso de clasificación
de las cuentas por cobrar por grupos de vencimiento tales como: vencidas entre
1 y 30 días, vencidas entre 31 y 60 días, vencidas entre 90 y 120 días,
etc. Es un paso en la estimación de la
porción incobrable de las cuentas por cobrar.
Aplicación: Es el registro de los pagos
en el sistema SAP.
Conciliación: Un estado de los detalles de
las diferencias entre dos o más cuentas, así la conciliación de una cuenta en
los libros de la oficina matriz que contenga transacciones con una sucursal,
mostrará el saldo de dicha cuenta y el de la correspondiente con la casa matriz
en los libros de la sucursal y una enumeración de los detalles que constituyen
la diferencia.
ERP:
Enterprise Resource Planning – Planificación de Recursos Empresariales: Son soluciones informáticas cuyo objetivo es
gestionar la información a través de las diferentes áreas de una empresa
(fabricación, compras, recursos humanos, logística, etc.) para agilizar tareas,
mejorar los procesos de producción y reducir costes.
Interfaces: Conjunto de componentes empleados por los usuarios para comunicarse con
las computadoras. El usuario dirige el funcionamiento de la máquina mediante
instrucciones, denominadas genéricamente entradas.
Interfaces (GUIs): Interfaz gráfica. Es una representación
gráfica en la pantalla del ordenador de los programas, datos y objetos, así
como de la interacción con ellos. Un GUI proporciona al usuario las
herramientas para realizar sus operaciones, más que una lista de las posibles
operaciones que el ordenador es capaz de hacer.
Ledgers especiales: Se refiere a todos aquellos
libros de contabilidad a nivel gerencial.
Generalmente son reportes gerenciales que se generan para tomar
decisiones gerenciales.
Lenguaje de programación: Es aquel que es utilizado para escribir programas de computadoras que
puedan ser entendidos por ellas.
Lenguaje de programación de la cuarta generación
(ABAP/4): (Advanced
Business Application Programming/4). Es
un nuevo lenguaje de programación el cual esta basado en la programación
estructura y cuyo lenguaje esta dirigido por eventos. El lenguaje está preparado para que sea multi-idioma, es decir,
las salidas de las transacciones o programas pueden aparecer en diferentes
idiomas en función del idioma de conexión al sistema.
Nota de Crédito: Es un asiento que sirve para
reducir el importe de los saldos en cuentas por cobrar y del efectivo que en
definitiva se cobrará.
Nota de Débito: Es un asiento que sirve para
aumentar el importe de los saldos en cuentas por cobrar.
Plazos de crédito: Plazo promedio de pago que la empresa maneja con sus proveedores.
Política de cobro: Normas que la empresa establece para las cobranzas de las cuentas por
cobrar.
|
Objetivo Específico |
Procedimientos y
Actividades |
|
Revisar el procedimiento que se
realiza en la empresa para el registro de las cuentas por cobrar. |
· Revisar que el principio de partida doble para el registro de las cuentas por cobrar se efectue correctamente. ·
Verificar que el registro de
cuentas por cobrar se realice en la fecha indicada (cuando se produce), para
velar que se cumpla el principio de causa y efecto. ·
Analizar los reportes y estados de
cuentas del 2do Semestre del año 2004; para determinar si existe alguna
inconsistencia. ·
Listar cualquier inconsistencia en
el procedimiento; o mejoras que se puedan realizar al procedimiento. |
|
Analizar el actual sistema
contable utilizado “SAP” a fin de detectar las posibles fallas. |
·
Generar todos los reportes
contables relacionados a las cuenta por cobrar. ·
Revisar una muestra de los
registros físicos (facturas) ·
Auditar la muestra de los
registros generados en el Sistema en contra de las facturas. ·
Detectar cualquier posible falla
del sistema. |
|
Evaluar las políticas contables y procedimientos de
control interno y determinar si son los mas adecuados. |
·
Revisar el marco conceptual de las
políticas contables y de los procedimientos de control interno aplicados por
la compañía. ·
Asegurar que cumplan las normas
internacionales de contabilidad (IASB). ·
Verificar que las políticas y
controles internos son aplicadas actualmente. ·
Auditar los estados financieros y
constatar que sigan normas apropiadas de contabilidad. ·
Verificar si los procedimientos de
control interno son los correctos para la compañía; según el tipo de negocio
y actividad que desempeña. |
El Marco Metodológico, según Balestrini (1998: 6) es
la instancia referida a los métodos, diversas reglas, registros, técnicas y
protocolos con los cuales una teoría y su método calculan las magnitudes de lo
real. De allí pues, que se deberá
plantear el conjunto de operaciones técnicas que se incorporan en el despliegue
de la investigación en el proceso de obtención de los datos.
Este capítulo esta referido al proceso metodológico
que se lleva a cabo para hacer posible la presente investigación, donde se
propone realizar un Análisis de los procesos utilizados en el área de cuentas
por cobrar de Servicios Halliburton de Venezuela, S.A., con la finalidad de detectar fallas
existentes en el mismo e implantar mejoras en los procesos.
Para lograr el objetivo del estudio, se desarrollarán
aspectos concernientes al tipo y diseño
de la investigación; la población y muestra a considerar; las técnicas y
fuentes de recolección de datos y la operacionalización metodológica.
Según el objetivo que se pretende en la
presente investigación: Analizar los procedimientos utilizados para el
procesamiento de la información financiera-contable en el área de Cuentas por
Cobrar de la Empresa Servicios Halliburton de Venezuela, S.A., con el fin corregir
las fallas existentes; el método utilizado es el método inductivo,
porque permite realizar conclusiones y recomendaciones válidas para mejorar el
proceso. El método inductivo también
permite crear situaciones de carácter particular que lleguen a establecer
aplicaciones de carácter general. U.N.A. 1990 (p. 31).
Según el propósito de la investigación, se ha
adoptado la investigación aplicada o utilitaria, ya que busca obtener
conocimientos con fines de aplicación inmediata a la realidad para modificarla. Su propósito es presentar solución a
problemas prácticos, mas que formular teorías acerca de ellos.
Según la estrategia empleada por el
investigador; esta investigación se puede clasificar como investigación de
campo ya que se basa en métodos que permiten recoger datos en forma directa
de la realidad y también se puede clasificar como una investigación documental
debido a que se basa en análisis de datos obtenidos de diferentes fuentes de
información, tales como informes, libros, monografías y otros materiales
informativos. U.N.A. 1990 (p. 33).
Según Selltiz, citado por Hernández S. (1998) (p.
204). La población objeto de estudio
esta considerada en el conjunto de
todos los casos o unidades de análisis,
que concuerdan con una serie de especificaciones, que se establecen en
correspondencia con los objetivos de investigación.
En el caso de la presente investigación el objeto
de estudio son los diferentes procesos que se llevan a cabo en el
departamento de cuentas por cobrar de la empresa Servicios Halliburton de
Venezuela, S.A.
La población esta constituida por todas las personas
involucradas en los procesos de cuentas por cobrar; las cuales están
distribuidas de la siguiente manera:
|
Departamento de Cuentas por Cobrar |
N° de Personas |
|
Gerente |
1 |
|
Supervisor |
1 |
|
Analistas |
2 |
|
Facturadoras |
2 |
|
Cobradores |
1 |
“La
muestra se utiliza en todas las ocasiones en que no es posible o conveniente
realizar un censo; en ese caso es mejor trabajar con una muestra, entendiendo
por tal una parte representativa de la población”. Abad de Servin (1978).
Se
realizó una selección de muestra de 2 personas (Gerente y Supervisor de cuentas
por cobrar); en vista de que conocen todos los procesos involucrados en el
departamento; así como la correlación que tienen entre ellos; y mediante
técnicas de recolección de datos aportarán la información necesario para
completar el estudio.
En todo trabajo de investigación es indispensable el uso de técnicas que
permitan la recolección de información de las diferentes fuentes y lo
proveniente a la realidad del estudio, por lo que en este sentido Ramírez
(1999), define la técnica como “el procedimiento que permite
el logro de cada uno de los objetivos específicos de la investigación” (p.137).
Fuentes:
Son
hechos o documentos a los que acude el investigador y que le permite obtener
información. La principal fuente de información
son las bibliotecas, donde se encuentran los libros, revistas, periódicos,
diccionarios y otros trabajos como tesis de grado.
Técnicas:
Son
aquellas que tienen su origen con la realidad y que reflejan la variedad y
diversidad compleja de la situación de estudio. Son los medios empleados para recolectar la información oral o
escrita.
Para
la realización de la investigación se utilizaron las siguientes técnicas:
·
Observación Directa:
Según
Mendez, Carlos. 1994 (p.105). La
observación se define como el uso sistemático de nuestros sentidos en la
búsqueda de los datos que necesitamos para resolver un problema de
investigación. La observación se
realiza en forma directa tratando de encontrar fallas y elementos que identifiquen retrabajo, pérdida de tiempo o
cualquier otra clase de inconvenientes en el proceso de ejecución, a través de
sus sentidos el hombre capta la realidad que lo rodea lo cual posteriormente
busca organizar intelectualmente
Esta
técnica permitirá seguir los procesos en forma continua para determinar si
alguno de los pasos se pueden evitar o reducir, tratando de obtener con ello el
ahorro posible de tiempo. Su fin es el
de recolectar información concluyente para así poder aplicar en forma
conveniente el mejoramiento y clasificación de los procesos en cuestión.
·
Entrevista:
Esta
herramienta tiene el fin de encontrar, sobre la base de referencias personales,
en cada uno de los individuos involucrados en el proceso, bien sea soluciones o
fallas existentes o verificar si el proceso puede ser mejorado y además pueden
obtenerse conclusiones.
Para
esta investigación se realizarán entrevistas al Gerente y Supervisor del departamento de cuentas por cobrar de la
Empresa Servicios Halliburton de Venezuela, S.A.
Los resultados de la investigación
deberán presentar.
·
Un análisis detallado de todos los
procedimientos de cuentas por cobrar que se llevan a cabo actualmente; con la
finalidad de detectar las fallas encontradas.
·
Un resumen analítico de las
debilidades del Sistema SAP.
·
Una propuesta de las medidas que se
deben aplicar para convertir las debilidades en fortalezas y corregir las
irregularidades en los procedimientos.
Según Alberto J. Cañas (1977) existen tres etapas a considerar para el
análisis de la información. Estas son:
Etapa Descriptiva: se realizará una
especie de inventario de datos, enumeración de elementos, para lograr la más
amplia información. Intervendrán cuatro elementos, la observación, comprobación,
verificación y enumeración.
Etapa Interpretativa: en esta fase
se interpretará y juzgará la información, para ello se tomarán en cuenta tres
tipos de causas: histórica, estructurales y coyunturales.
Etapa Prospectiva: después de tener
una visión más clara de las teorías y basamentos al respecto, se asumirá una
posición frente a todo este cúmulo de información, lo que permitirá actuar y
evaluar la situación.
Estos tres métodos que se proponen
permitirán analizar la información. A través del análisis y la síntesis, se
obtendrán las deducciones que van a permitir identificar, modificar o evaluar
los resultados de la información que se obtenga.
Se utilizará un análisis cualitativo
de la información recabada a través de la observación directa y las
entrevistas. En el caso de los cuestionarios, éstos deberán ser analizados
cuantitativamente, utilizando cuadros, gráficos y análisis porcentuales. Luego
del análisis de los datos obtenidos se deberán presentar los resultados en
función de los objetivos propuestos en esta investigación.
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SEMANAS |
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ACTIVIDADES |
1 |
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Selección del tema a desarrollar |
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Recolección de Datos y Discusión |
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Elaboración del Capitulo I. El Problema. |
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Investigación Documental y Discusión |
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Elaboración del Capitulo II. Marco Teórico |
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Análisis y Procesamiento de Datos |
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Elaboración Capítulo III. Marco Metodológico |
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Discusión de la investigación realizada |
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Actualización de la Investigación |
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Presentación Final de la Investigación |
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Balestrini, Miriam. Como se elabora el Proyecto de Investigación.
Consultores Asociados Bl - Servicio Editorial. 1ra. Edición. Caracas, 1997.
Abad de Servin, a. y Servin Andrade, L.A. (1978).
Introducción al muestreo. Mexico: Limusa.
Rodriguez Osuna, J. (1991). Métodos de muestreo.
Madrid: CIS.
Enciclopedia Microsoft Encarta 99. (1999)
Ramirez, Rafael.
Técnicas y fuentes para la recolección de datos. España (1999).
Cañas, A. J., K. M. Ford, P. H.
Hayes, T. Reichherzer, N. Suri, J. W. Coffey, R. Carff, G. Hill. VIII Congreso
Internacional sobre Tecnología y Educación a Distancia, San José de Costa Rica,
1997.