Planificación Estratégica y Táctica de un Sitio Web
Celsa M. Valero Centeno
Formulación de la Planificación
Si bien en el presente Internet constituye el medio de comunicación con mayor crecimiento, mayor efectividad en cuanto a entrega de información actualizada en el menor tiempo posible y menor costo de implementación y mantenimiento, NO es de manera alguna sólo una forma de hacer publicidad vía electrónica. Internet es la esencia misma de la globalización, sin importar en qué lugar nos encontremos, si tenemos acceso a él, tenemos acceso prácticamente al mundo entero. Por otra parte, técnicamente hablando, también constituye lo último en tecnología de punta. Sin embargo, cualquier organización que se vea tentada a hacer uso de esta nueva "maravilla moderna" debe afrontar las implicaciones que ello conlleva, por un lado debe colocar esta tecnología en función de sus metas y objetivos y no al contrario, y, por otra parte, debe estar consciente de que un proyecto de esta magnitud implica invertir gran cantidad de tiempo y esfuerzo realizando la Planificación Estratégica y Táctica del mismo, puesto que estamos hablando de un nuevo Canal de Distribución, una nueva forma de hacer llegar información, productos y servicios a los clientes, una nueva forma de informar y vender vender, una nueva forma de Atender al Cliente, de interactuar con él; entendiéndose por cliente todo aquel público al cual esté dirigido el sitio Web, y, NO de un simple programa ejecutándose dentro de una gran "caja negra". Si embargo, las organizaciones que llegan a tomar conciencia de la verdadera importancia y magnitud de un proyecto de este tipo y logran concretar su objetivo de implantar un sitio Web, hasta los momentos, van a disfrutar de la ventaja competitiva de que no todos sus competidores o aliados están presentes en la red y utilizan páginas Web.
1. internetfacil-internet y empresas
Bajo la rúbrica de "El Internet y las Empresas" se publica el artículo "Saber presentar una idea de negocio en Internet".
http://www.ciudadfutura.com/internet/empresas2.htm
2. marketing en internet - Su web puede ser mejor
Artículo "ABC de la Ingeniería Web. Su sitio en Internet puede ser el mejor o el peor del mundo", de TOOLS imagen y comunicación CONSULTORES EN SISTEMAS WEB, publicado dentro del site de la empresa española Master Disseny, la cual se especializa en el diseño, marketing, publicidad, comercio electrónico y promoción de páginas Web.
http://www.masterdisseny.com/master-net/articulos/art0018.php3
3. Ainda.info - Diseñar para lo mas probable y no para todo lo posible
Artículo "Diseñar para lo más probable y no para todo lo posible", escrito por Eduardo Manchón y publicado dentro de su site ainda.com: Usabilidad, diseño web fácil de usar. El autor recomienda el diseño de páginas Web para usuarios en concreto y no para el público en general.
http://www.ainda.info/probable_vs_posible.html
4. HTMLWeb, creación de una sitio web (I),CSS,HTML,DHTML y Java Script
Manual para la Creación de un Sitio Web escrito por Luciano Moreno, del departamento de diseño web de BJS software. En total contiene trece (13) capítulos que van desde la planificación hasta la puesta en marcha de un sitio Web.
http://www.htmlweb.net/diseno/estructura/creacion_1.html
5. Una buena web para el exito empresarial - Todoparaweb.com
Artículo "Un buen diseño web para el éxito", escrito por María Fernanda Preciado y publicado en el site Todoparaweb.com.
http://www.todoparaweb.com/temas/una_buena_web_para_el_exito.htm
6. ::::::::::enbolivia.com::::::::::
Página de la empresa enbolivia.com cuyo objetivo es prestar servicios de desarrollos bajo Internet. Incluye una descripción de su metodología para implantar un sitio Web exitoso, dicha metodología comienza por la Planificación del sitio y finaliza con el Mantenimiento y Monitoreo de dicho site una vez puesto en producción.
http://www.enbolivia.com/contenido/analisis.htm
Página de la empresa unibol.net que incluye una lista de pasos para lograr, de manera exitosa, el Desarrollo e Implantación de un sitio Web.
Artículo "Webs que no tienen éxito" que incluye descripción de algunos errores comunes que se cometen en el diseño de sitios Web y que hacen que éstos no sean exitosos.
http://galeon.hispavista.com/periodismo-digital/pagina_n14.htm
9. Diseño de páginas web con FrontPage
Manual de cómo diseñar páginas Web utilizando la herramienta Microsoft FrontPage, en particular incluye entre sus tópicos: la sección "I Introducción al diseño web", paso "1) Planificar el sitio web".
http://ciberconta.unizar.es/LECCION/frontpage/100.HTM
El primero de los artículos seleccionados, internetfacil-internet y empresas, constituye el corazón de la metodología a utilizar para realizar la Planificación Estratégica y Táctica de un Sitio Web, este artículo "Saber presentar una idea de negocio en Internet", como su nombre lo indica, se enfoca en el detalle de todos los pasos que se deben realizar para "vender" la idea del proyecto de Internet dentro de la organización, lo cual constituye un aspecto si se quiere olvidado por parte de otras metodologías, pero que sin embargo es de importancia vital, ya que el proyecto corre el riesgo de "morir antes de nacer" si no se concreta la venta del mismo internamente.
Por su parte, los artículos marketing en internet - Su web puede ser mejor, Ainda.info - Diseñar para lo mas probable y no para todo lo posible y Diseño de páginas web con FrontPage, constituyen una buena referencia para las organizaciones que están en planes de instalar soluciones Web, ya que contienen en resumen las siguientes indicaciones/recomendaciones:
Realizar el Análisis y Planificación del sitio antes de empezar a construir.
Determinar Objetivos del sitio Web.
Determinar audiencia y diseñar para ésta..
Organizar contenido del sitio Web antes de empezar a construir..
Con respecto a las páginas HTMLWeb, creación de una sitio web (I),CSS,HTML,DHTML y Java Script, ::::::::::enbolivia.com:::::::::: y unibol.net, E-commerce sirven de base para las fases de Diseño Lógico, Diseño Detallado y Desarrollo y Pruebas de Proyectos de Construcción de Sitios Web. Adicionalmente, los dos últimos (::::::::::enbolivia.com:::::::::: y unibol.net, E-commerce) contienen buenas indicaciones para las etapas de Marketing, Publicidad, Administración y Mantenimiento del sitio Web una vez ya esté desarrollado y publicado.
Una buena web para el exito empresarial - Todoparaweb.com, brinda tips para ser utilizados durante las fases de Diseño Lógico y Diseño Detallado de un sitio Web.
Por último, el artículo "Webs que no tienen éxito", contenido dentro de la página Pagina nueva 9, detalla de una manera novedosa qué es lo que no se debe hacer para ser exitosos en la Web y, además, conjuntamente con el enlace ::::::::::enbolivia.com::::::::::, suministra el consejo, muy útil por cierto, de Evaluación Continua del sitio Web para garantizar su funcionalidad y usabilidad,
Cuando estamos hablando del mundo informático, sin importar sin incluimos o no dentro de él a Internet, nos encontramos con que las empresas muchas veces enfocan sus esfuerzos en "inventarse" necesidades que justifiquen el uso de herramientas de automatización o presencia en Internet sólo por considerar que "se debe estar" allí. Como parte de TODO proceso tecnológico, la decisión de utilizar o no la tecnología disponible, incluyendo Internet, tiene que depender única y exclusivamente de los beneficios que puedan obtenerse a través de ella.
Pero quizás justificar un proyecto de este tipo, incluso, pueda resultar fácil la mayoría de las veces, ya que disponemos de muchas fuentes de publicidad, tanto en la red como fuera de ella, de proyectos exitosos bajo ambientes Web. Lo importante es destacar, y que casi nunca se hace, que éstos proyectos han sido exitosos por la manera cómo, a mi entender, han sido concebidos y concretados:
Internamente se han logrado vender y justificar la presencia de la organización dentro de Internet, respondiendo interrogantes como ¿qué vamos a hacer?, ¿cómo lo vamos a hacer?, ¿cual va a ser el segmento de "clientes" hacia el cual vamos a dirigirnos?, ¿cuál es la alineación con los objetivos estratégicos de la organización?, ¿cuál es el beneficio que se espera obtener?.
Una vez presentada la idea, ésta ha sido aceptada de manera favorable y se ha logrado establecer un "compromiso" de ejecución con la organización; sin este compromiso ni siquiera vale la pena seguir adelante.
Se ha dedicado la mayor parte del tiempo a la Conceptualización de la Idea y al Análisis y Planificación de lo que va ser el sitio Web y se está claro de cómo, por qué, para qué y para quién va a ser desarrollada la solución, no se han dejado cabos sueltos y no se esperan sorresas en el camino.
Adicionalmente, los proyectos exitosos también son aquellos que tienen continuidad en el tiempo, ya que Internet es un arma de doble filo en el sentido de que la organización está expuesta y como tal debe saber que permanentemente tiene que tener al día la información publicada, así como las facilidades y usabilidad logradas a través de su sitio Web. Esta idea de continuidad obviamente implica que un proyecto de esta naturaleza no permanecerá inmutable en el tiempo, por lo cual la organización tiene que estar dispuesta a realizar evaluaciones periódicas de su sitio y a implementar cambios de acuerdo a los resultados de la mismas.
Presentación de la Idea: ¿en qué consiste?, ¿cómo está relacionada con los objetivos del negocio?, ¿quiénes son los promotores?
Entregable 1.1: Documento con especificaciones básicas del proyecto que den respuesta a las interrogantes anteriores y, adicionalmente, resalten la parte innovadora del proyecto y el valor agregado del mismo.
Definición del Negocio: ¿qué se va a vender?, ¿cuál es el sector del mercado?, ¿la competencia tiene esta facilidad?, ¿están interesados los clientes?, ¿lo que se va a invertir aprendiendo va a ser beneficioso para futuros proyectos?
Entregable 1.2: Documento con estudio detallado de qué se va a vender y a quién, comparación contra los servicios que oferta la competencia (local o internacional) para obtener diferencial y justificación del negocio junto con ROI, utilizar como fuente de información de soporte Entregable 1.1 y cualquier otro externo que sirva para conocer información acerca de la competencia.
Estudio de Marketing: ¿cuál es el tamaño del posible segmento de mercado?, ¿cómo se va a lograr esta segmentación?, ¿cuáles van a ser las pautas para la publicidad del sitio Web?, ¿cuál es la estimación de visitas al sitio para el primer año?, ¿cómo se va a enfrentar a la competencia?, ¿cuánto se espera vender el primer año?.
Entregable 1.3: Documento con la Planificación de Marketing asociada a un proyecto de esta naturaleza, indicando respuestas a las interrogantes anteriores, además de las acciones a tomar para lograr las metas comerciales establecidas, utilizar como información de soporte Entregable 1.1 y Entregable 1.2.
Análisis FODA.
Entregable 1.4: Documento contentivo de las Oportunidades y Amenazas que se presentan en el mercado y Fortalezas y Debilidades de la Organización para enfrentar este reto, utilizar como información de soporte Entregable 1.1, Entregable 1.2 y Entregable 1.3, más cualquier otro documento, de procedencia interna o externa, que ayude a realizar este análisis.
Plan de Trabajo: definición de la funcionalidad del proyecto para, en base a ella, realizar las estimaciones presupuestarias necesarias.
Entregable 1.5: Documento con requerimientos técnicos, materiales, de recursos humanos y presupuesto necesarios para llevar a cabo este proyecto. Se definen los roles y funciones y se asignan a los distintos integrantes del equipo de trabajo de acuerdo con su perfil, utilizar como información de soporte Entregable 1.1 y Entregable 1.2.
Organización del Proyecto: ¿va a haber una estructura organizacional asociada a este nuevo negocio?, ¿qué va a necesitar esta nueva estructura a nivel de sistemas?, ¿cómo se va a controlar su gestión?, ¿cuáles van a ser sus objetivos estratégicos y cómo van a ser medidos?.
Entregable 1.6: Documento con Organigrama de la nueva organización, misión, objetivos estratégicos, requerimientos de tecnología de la información necesarios para cumplir con sus labores y sobre todo, para poder monitorear dicha gestión, utilizar como información de soporte Entregable 1.1 y Entregable 1.2.
Plan Financiero
Entregable 1.7: Plan Financiero que incluya estimaciones de costos y beneficios a corto, mediano y largo plazo, detallando las fuentes de los mismos, utilizar como información de soporte Entregable 1.1, Entregable 1.2, Entregable 1.3, Entregable 1.4, Entregable 1.5 y Entregable 1.6.
Análisis y Planificación del Sitio Web
Definición de Objetivos: ¿cuál es el propósito de la página Web?, de ello va a depender el contenido de las distintas páginas a incluir.
Entregable 2.1: Definición de Objetivos, utilizar como fuente de información de apoyo Entregable 1.1, Entregable 1.2 y Entregable 1.3.
Definición de Audiencia: ¿Quién va a ser el Usuario Final de la página Web?, ¡hacia qué tipo de público va dirigido?. La respuesta a estas preguntas va a permitir determinar el nivel de complejidad de las páginas a diseñar.
Entregable 2.2: Documento con especificaciones de tipo de audiencia esperada, utilizar como fuente de información de apoyo: Entregable 1.1, Entregable 1.2, Entregable 1.3 y Entregable 2.1.
Definición de Contenido: ¿qué tipo de información debe incluirse?, se debe recopilar toda la información que tiene que ser publicada dentro del sitio Web, incluyendo archivos gráficos, de texto y de videos.
Entregable 2.3: Documento con Inventario y Organización del Contenido.
Diseño Lógico: incluye diseño preliminar, estructura jerárquica, directorios y funcionalidad.
Entregable 3.1: Diseño Lógico con todo el máximo detalle que se pueda llegar para evitar futuros errores de programación, esto incluye el separar cada tema por módulo para facilitar dicha programación e indicar cual información dentro de las páginas será estática y cual será dinámica, utilizar como fuente de información de apoyo Entregable 2.1, Entregable 2.2 y Entregable 2.3.
Diseño Gráfico: realizar pruebas de combinación de colores, botones de navegación, tipos de texto y, en general, pruebas de diseño gráfico que cumplan con el objetivo deseado de la manera más idónea posible, estas pruebas dependen de la herramienta técnica de que se disponga de acuerdo a la Fase 1. Debe tratarse de estandarizar la parte estética y de navegación de las páginas para que tengan un sentido de consistencia.
Entregable 3.2: Diseño Gráfico de todas los tipos de páginas base a emplear, utilizar como fuente de información de apoyo Entregable 1.5, Entregable 2.3 y Entregable 3.1.
Programación de las Páginas Web: preferiblemente debe hacerse de manera modular para agilizar las labores de prueba y aceptación. Esta fase debe realizarse tantas veces como existan módulos dentro del diseño del sitio, se dará por concluida cuando sea aceptado el último módulo.
Entregable 4.1: Entregas parciales (una por cada módulo), utilizar como fuente de información de apoyo Entregable 1.5, Entregable 3.1 y Entregable 3.2. En caso de re-programación utilizar también Entregable 4.2.
.Pruebas del Sitio Web: preferiblemente debe hacerse de manera modular para agilizar las labores de prueba y aceptación. Esta fase debe realizarse tantas veces como existan módulos dentro del diseño del sitio, se dará por concluida cuando sea aceptado el último módulo, de ser rechazado algún módulo debe volverse al paso anterior.
Entregable 4.2: Documento de Aceptación de las Pruebas, utilizar como fuente de información de apoyo Entregable 1.5, Entregable 3.1, Entregable 3.2 y Entregable 4.1.
Publicación del Sitio Web: en base a la definición de Servidor, Dominio y Hospedaje a utilizar, contenido en los requerimientos técnicos definidos en la Fase 1. Obviamente incluye la publicación de todos los archivos asociados.
Entregable 4.3: Sitio Web publicado en Internet, utilizar como fuente de información de apoyo Entregable 1.5, Entregable 4.1 y Entregable 4.2.
Estrategia de Lanzamiento y Publicidad: Hacer publicidad dentro del entorno en primera instancia, incluir información del sitio dentro de la papelería de la organización, enviar notas de prensa a periódicos de alta circulación. A nivel de Internet, registrar el sito en distintos Directorios y Buscadores y colocar Banners y Enlaces en páginas con alto nivel de tráfico, entre otras opciones
Entregable 5.1: Publicidad del nuevo sitio Web, utilizar como fuente de información lineamientos contenidos en Entregable 1.3.
Administración y Mantenimiento del Sitio
Plan de Administración: planificar cantidad de revisiones que van a ser realizadas al sitio para verificar su actualidad con respecto a la información de su contenido, el lapso de tiempo entre una revisión y otra obviamente va a depender del tipo de sitio Web y de los objetivos del mismo.
Entregable 6.1: Plan de Administración del Sitio, utilizar como fuente de información de soporte Entregable 3.1.
Plan de Mantenimiento: planificar cantidad de actualizaciones que van a ser realizadas al sitio para verificar su actualidad con respecto a la información de su contenido, el lapso de tiempo entre una actualización y otra obviamente va a depender del Plan de Administración diseñado.
Entregable 6.2: Actualizaciones del sitio Web, utilizar como fuente de soporte Entregable 3.1 y Entregable 6.1.
Plan de Monitoreo: incluye determinar tráfico diario, estadísticas de usabilidad, calidad de la información publicada, grado de promoción del sitio en Internet, entre otros aspectos. Difiere de la Fase 6 en que aquélla habla de actualizaciones a un nivel más bajo, como por ejemplo: nuevos textos, nuevos gráficos, nuevos campos, etc., mientras que ésta trata de determinar el "valor" que representa la página para los distintos usuarios. Este plan puede generar nuevos cambios en el sitio desde la Fase 3.
Entregable 7.1: Informe de Evaluación de Estadísticas de Uso, el cual servirá de base para determinar desviaciones y/o mejoras de la proyección inicial.
Consideraciones a tomar en cuenta:
Es importante resaltar el hecho de que todas las Revisiones, Aprobaciones y Aceptaciones de cada uno de los Entregables de las distintas Fases mencionadas deben ser realizadas de acuerdo con la Estructura Organizacional definida para el proyecto (Entregable 1.6)
De igual manera queda entendido que a partir de la Fase 2 y hasta la Fase 7, la responsabilidad de la ejecución de las distintas tareas viene dada de acuerdo a las asignaciones detalladas en el Entregable 1.5.
Se está asumiendo que este Proyecto va a ser realizado internamente por la organización, en caso contrario, es decir que se requieran los servicios de una empresa consultora especializada, las labores deberán ser especificadas en conjunto (para la organización y el tercero) en el mismo documento mencionado (Entregable 1.5). También se requerá que se redefinan los alcances desde la Fase 5 hasta la Fase 7, por cuanto la organización debe decidir hasta dónde va a ser dependiente o no del tercero una vez que haya sido instalado el sitio Web.