Encuentro número 9:

 Coordinando una reunión de equipo

Objetivos:  

·                    Presentar a los participantes el complejo mundo del liderazgo.

·                    Trabajo de técnicas que faciliten su inserción futura en el liderazgo.

·                    Conocimiento de fuentes teóricas del tema.

·                   Práctica de las técnicas relevantes. Análisis y feedback

Racional Teórico:

El uso del diálogo como técnica de coordinación de reuniones posee dos ventajas centrales. La primera de ella está en el uso de la riqueza de conocimientos y su variedad que aportará todo el grupo para el entendimiento del tema. La segunda ventaja en la proyección positiva del diálogo grupal en el aumento del grado de compromiso y responsabilidad personal de los participantes con respecto a la decisión tomada, sobre la cual ellos también estarán encargados en ponerla en práctica.

Junto con ello, hay que tener en cuenta que un diálogo con intenciones de tomar decisiones  o solucionar problemas en un grupo es complicado y tiene un precio elevado (en relaciones y en tiempo), y en algunos casos cuando el problema tiene rasgos prácticos ó de implementación ó necesita de una solución rápida convendrá tener en cuenta una decisión unipersonal.

Ventajas del diálogo

* La posibilidad de conseguir decisiones unánimes.

* Recibir apoyo por intermedio de participación.

* La posibilidad de convencer a los individuos participantes.

* Aprendizaje mutuo y evolución del pensamiento.

* Educación dirigida a la responsabilidad y liderazgo.

* Ayuda en la búsqueda de soluciones a problemas de comunicación en la institución.

* Aprovechamiento de la capacidad de consideración y juzgamiento de la mayoría.

* Mejorar la moral, por intermedio del aumento de las personas que toman parte en la solución de un problema institucional.

Preparación de una reunión de equipo

* Agenda temática.

* Quién tiene que estar presente en la reunión.

* Lugar de la reunión, comodidad física.

* Memos ó hojas de posición personales.

* Cómo incentivar la participación.

* Importancia del tiempo y el lugar.

* Determinar autoridad para el resto de la reunión.

* Revisar el cumplimiento de las decisiones.

* Enfrentarse con los temas de agendas temáticas ocultas.

Temas a tomar en cuenta:

A) Preparación de una agenda temática por escrito:

1- Los participantes deben saber que les espera para poder prepararse.

 2- Ayuda a clarificar los objetivos.

 3- Incentiva la participación de los miembros si nos dirigimos a ellos:

... qué caminos ó soluciones al problema son factibles...

... qué peligros podrán aparecer en la clarificación del tema....

... cuál podrá ser el significado para nosotros de tal ó cuál decisión....

 4- Agrega tus proposiciones así los participantes pueden expresar sus observaciones y agregados.

 5- Tratar siempre de formar la agenda temática con un tema importante a tratar, apoyado por varios temas de menor importancia.

 6- Repartir anticipadamente material de consulta con respecto al tema a tratar.

 7- Incorpore en la agenda temática algún comentario sobre el tiempo que llevará la reunión.

 8- Recuerde: el tiempo útil de una reunión de trabajo es de una hora.

 9- Decida cuándo hacer interrupciones (descanso) cuando la reunión va a ser de más de dos horas.

B) Quién tiene que estar presente en la reunión - algunas proposiciones a tener en cuenta:

 1- ¿Hasta qué punto cada individuo será partícipe de los resultados de la acción ?

 2-¿ Puede el aportar conocimiento profesional ?

 3- ¿Tiene experiencia previa ?

 4- ¿Puede el tomar decisiones ?

 5- ¿Tiene mandato legal ó administrativo para criticar ó para decidir?

 6- Su presencia ¿puede de alguna manera disminuir el rendimiento del grupo de trabajo?

 7- ¿Puede el ser un medio de balance entre diferentes ideas?

Los factores que toman parte de la reunión

En toda reunión existen los siguientes factores:

1- Director ó coordinador del grupo.                    

2- El grupo.                      

3- Quién toma nota (protocolo).

El director o coordinador de la reunión es el factor: balanceador, conductor, incentivador  y resumidor.

Su éxito depende del tipo de relaciones que se creen con el grupo. Un mismo director puede tener éxito en un determinado grupo y fracasar en otro.

A)  Cualidades personales.

* agilidad de pensamiento y acción.

* saber compartir con los demás.

* estar dispuesto a pasar a segundo plano.

* liberado de preconceptos.

* capacidad explicativa.

* tacto.

B)  Dirección de la charla.

* conocimiento de los diferentes aspectos del problema.

* dedicar pensamiento y trabajo previo al problema.

*  saber valorar a los participantes.

* Programación - determinar los objetivos de la charla y por qué caminos se quiere llegar.

* Organización - determinar quienes participan de la charla.

* Control - constante proceso para saber si la charla se está realizando de acuerdo a la planificación y a las reglas aceptadas por todos.

C)  Movilización del grupo.

* incentivar la participación activa de todos los miembros del grupo.

* equilibrar ó balancear la participación ( que todos reciban tiempo para expresarse).

* equilibrar entre las iniciativas del director y entre los cambios de opinión espontáneos de los miembros del grupo.

* otorgar a los participantes una sensación de comodidad.

* aprendizaje de los 3 niveles de respuesta de los participantes:

    1. individual.

    2. nivel de acuerdo - consolidación del pensamiento grupal.

    3. nivel de acción - los participantes responden como equipo para complementar la acción.

* Trabajar “con” y no “sobre”.

* Controlar todo intento de dominar la charla de alguno de los miembros.

* Revisar todo el tiempo feedback.

* Ejemplifique, no se complique en largas explicaciones.

* Ordenar y escribir el pensamiento grupal en forma clara.

* Incentive la discusión.

* Neutralice las diferentes opiniones.

* Cuide la vitalidad de la reunión.

* Compórtese pacientemente.

* Resuma lo hablado.

Problemas en el comportamiento del coordinador

1. El coordinador como policía - Ve su función solamente en cuidar el orden y la disciplina en el grupo.

2. Apurado - Aspira a llegar a la decisión a cualquier precio y no confía en el proceso de pensamiento grupal. Por lo general ya llega a la reunión con la solución lista.

3. El buen amigo - Cree en la libertad de expresión, no intervención y deja que la charla se desarrolle sin control.

4. Dependiente y dubitativo - Tiende a confiar en que el grupo tomará la decisión en su lugar y así repartir la responsabilidad en todo el grupo.

5. El gran secreto - Sorprende a los participantes que no estaban preparados para el tema.

6. “One man show” - El coordinador cree que la mejor manera de asegurarse que todos entienden de que se trata es que el hable todo el tiempo.

Pasos una reunión efectiva

A)  Antes de la reunión:

 1 -  Decidir la agenda temática:

    *  Definir el tema

    *  Elegir qué tipo de reunión.

    *  Decidir quién participa.

    *  Definir los resultados a que se quiere llegar.

 2  - Entregar a los participantes trabajo que ellos deben realizar antes de la reunión.

 3  - Realizar todo el trabajo logístico: lugar, tiempo, materiales, etc.

B)  Durante la reunión:

 1  Apertura:

    *  Abrir la reunión.

    *  Que se conozcan los participantes.

    *  Enunciar las normas de participación.

    *  Presentar a los expertos ó invitados especiales.

    *  Explicar la agenda temática.

    *  Presentar los horarios.

 2  La charla:

    * Pedir participación y permitirla ( balanceo)

    * Comprobar que hay un entendimiento mutuo de los temas.

    * Repetir las decisiones grupales.

    * Revisar los próximos pasos a seguir.

 3  El cierre:

    *  Evaluar el trabajo del equipo.

    *  Repartir funciones

    *  Desarrollar un proceso sobre los “asuntos no cerrados”.

C) Luego de la reunión

 1  Preparar el resumen y repartirlo.

 2  Preparar el plan de acción.

 3  Mandar invitaciones para la próxima reunión.

Dialogo o Debate

Coordinación de una reunión