1. Qué
es una videoconferencia?
2. Participantes
3. Equipo
4. Lugar
5. Otros
Requisitos Físicos
6. Elegir
una Sala
7. Audio
y Video
8. Herramientas
de Comunicación
9. Interacción
10. Cómo
Liderar la Discusión
11. Cómo
Terminar la Videoconferencia
12. Lista de Control del
Falcilitador
13. Hoja
de Evaluación
14. Nota
Final
1.
¿Qué
es una videoconferencia?
Una
videoconferencia permite a personas situadas en más de un lugar
ver
una presentación en video y participar en ella. La mayoría de las
videoconferencias consisten en la emisión de una sola imagen de video, desde un
lugar, y múltiples alimentaciones de audio, desde varios
lugares.
Las
videoconferencias en directo son interactivas. Los participantes pueden llamar
por teléfono, enviar un fax o comunicarse mediante correo electrónico. De esta
forma, pueden hacer llegar sus preguntas o comentarios al estudio (o lugar
principal) y pueden oir las respuestas a medida que se desarrolla la
videoconferencia.
La
tarea del facilitador o facilitadora incluye:
·
Conseguir
el equipo necesario y verificar que funciona
adecuadamente.
·
Elegir
y organizar el lugar
·
Preparar
los materiales para los participantes
·
Estar
en contacto y mantener informados a los participantes antes del
evento
·
Presentar
la videoconferencia
·
Coordinar
la interacción
·
Asegurarse
de que se realiza un seguimiento
El
éxito de la videoconferencia depende, en gran parte, de la tarea del
facilitador. No es necesario poseer ninguna cualidad especial para ser
facilitador, pero la preparación es fundamental. Esta guía ha sido diseñada con
el fin de ayudar al faciliatdor y a los participantes a sacar el mayor provecho
posible de ella.
2.
¿Quiénes
participan en una videoconferencia?
La
producción de la conferencia suele hacerla la organización que coordina
el evento, que podría ser la compañía productora u otra organización. El
productor acepta el registro de otros lugares, provee información técnica, se
asegura de que los materiales impresos se envían a cada lugar y responde
preguntas sobre contenido y dificultades técnicas antes de que empiece la
videoconferencia.
El
facilitador es la persona que, desde cada uno de los lugares, se encarga
de coordinar la instalación, incluido registrar el lugar con el productor,
supervisar las necesidades técnicas, la sala y el arreglo del mobiliario, y
asegurarse de que las hojas de evaluación sean completadas y devueltas al
productor.
3.
¿Qué
equipo se necesita?
El
equipo básico incluye:
·
monitores
/pantallas de televisión
·
soportes
para los monitores
·
cables
alargadores, si se necesitan
·
conexión
con la señal de emisión (generalmente un cable o una
antena)
·
teléfono(s)
y /o
·
máquina(s)
de fax y /o
·
correo
electrónico
·
equipo
de grabación, si se desea grabar la conferencia
·
antena
parabólica, si la conferencia no se va a transmitir
4.
¿Dónde
puede celebrarse una videoconferencia?
En
cualquier sala en que:
·
haya
conexión con el cable
·
se
pueda controlar la temperatura de forma adecuada
·
sea
posible ver los monitores/ las pantallas de televisión
·
existan
numerosas tomas eléctricas
·
sea
posible mantener una conversación
·
sea
posible interactuar con el facilitador
·
haya
acceso a las herramientas comunicativas y al equipo
·
haya
buena visibilidad
·
se
puedan leer folletos y tomar notas
·
haya
acceso a una antena parabólica, si fuera necesario
5.
¿Existen
otros requisitos físicos?
Otros
requisitos serían:
·
asientos
para los participantes, escritorios o mesas
·
caballetes
con blocs para escribir o papel en blanco
·
lápices,
plumas y marcadores
·
aperitivos,
dependiendo de la duración de la conferencia
·
letreros
con indicaciones de cómo llegar hasta la sala colocados por todo el
edificio
·
letreros
con números de teléfono y otra información
Consejos
para el facilitador:
Monitores o pantallas
Compruebe que el equipo funciona. Asegúrese de que se recibe señal de audio y de video en los monitores. Eleve los monitores por encima de la audiencia, utilizando soportes. Y sea práctico, el número de personas para cada monitor no debe exceder más de una persona por pulgada; es decir, una pantalla de 19 pulgadas no debe ser vista por más de 19 personas.
Luces
Mantenga las luces encendidas para que los participantes puedan tomar notas. Si es posible, apague las luces que haya justo delante del monitor de televisión o de la pantalla de proyección para evitar que deslumbren.
Materiales impresos
Tenga todos los materiales listos para ser distribuidos o colóquelos en las mesas de antemano. Tenga a mano copias adicionales. El organizador de la conferencia le habrá enviado un set de materiales impresos. Haga fotocopias para cada persona que participe en su lugar. También puede crear sus propios folletos. Si es posible, envíelos a los participantes unos cuantos días antes de que se celebre la conferencia.
Toques
de bienvenida
Si no todos los participantes se conocen, tenga preparadas etiquetas con nombres y afiliaciones. Cuelgue un cartel de bienvenida. En conferencias muy largas en las que haya descansos previstos, encargue aperitivos por adelantado
6.
¿Qué
tipo de sala es mejor?
Trate de sacar el mayor partido a las posibilidades de discusión y aprendizaje a través de la disposición de la sala. Existen tres maneras de organizar la sala:
·
Estilo
taller
Si la
conferencia es un taller, donde la presentación principal se combina con
actividades locales en el lugar, sería buena idea utilizar una sala organizada
estilo taller. Es una buena manera de incorporar actividades interactivas,
cuando proceda. Los participantes deben formar grupos de trabajo alrededor de
mesas – redondas o cuadradas -. Trate de encontrar mobiliario que se acomode a
sus necesidades.
·
Estilo
clase
Si la
conferencia va a ser una charla, entrevista o debate, es buena idea
elegir este estilo. Coloque en fila asientos con superficies para escribir.
Opcionalmente, se pueden hacer pequeños grupos de escritorios para estimular la
interacción y proporcionar más superficie para escribir.
·
Estilo
teatro
Sea cual sea el estilo que se use, las sillas deberán ser cómodas. Asegúrese de que los materiales están disponibles en cada sala que vaya a ser utilizada, incluso en salas de trabajo separadas. Cuelgue carteles con flechas señalando hacia la sala.
7.
¿Cómo sé que recibo audio y
video adecuados?
Usted recibirá información técnica de la organización que realiza la presentación. De todas formas, estas son algunos de los problemas más comunes:
La
señal
La videoconferencia será recibida por señal de transmisión /de cable o vía satélite.
Si la señal se emite en directo, se le proverá el canal, la hora e información de cómo acceder al cable. Compruebe la señal de antemano para asegurarse de que se recibe bien.
Si la señal es emitida vía satélite, usted será informado de cómo recibirla con la antena parabólica. Un número de teléfono de asistencia técnica será proveído: úselo si tiene dificultades. Necesitará asistencia técnica para poder recibir la señal de satélite en su lugar.
Si no tiene equipo de satélite propio, puede que sea posible alquilar un lugar que lo provea o alquilar el equipo e instalarlo en su lugar. Recuerde que cualquier lugar debe tener acceso al cable en la sala en que se celebre la videoconferencia.
A menudo, es posible mandar una copia de la videoconferencia a la señal de recepción. Pídale a su técnico que lo haga.
8.
¿Cómo
organizo las herramientas de comunicación?
Cuente con que los participantes querrán llamar al lugar principal con sus preguntas o comentarios. Pueden necesitar teléfonos, máquinas de fax o correo electrónico.
Si es posible, coloque el teléfono en la misma habitación que los monitores, pero tan lejos de ellos como sea práctico. Si el teléfono no pudiera separarse de los monitores, habrá que bajar el volumen de éstos cuando sean recibidas llamadas en directo desde su lugar. Alternativamente, se puede colocar un teléfono en una habitación contigua o en el pasillo.
Si fuera posible, mantenga libre una máquina de fax como método alternativo de enviar preguntas o comentarios al estudio principal.
Si los organizadores de la conferencia tienen una dirección de correo electrónico, envíeles un mensaje de antemano. Cuando los participantes lleguen, practique su uso con ellos.
9.
¿Cuál
es la mejor manera de lograr que haya interacción?
Usted puede crear diferentes tipos de interacción durante el evento. Puede tener lugar únicamente entre los participantes; mediante llamadas de teléfono, faxes o mensajes de correo electrónico a los invitados al debate y presentadores; y entre los invitados al debate y participantes mientras que estos últimos ven la conferencia.
Pida
a los participantes que lleguen temprano y deles la bienvenida. Exponga el
programa: aclare dudas sobre la agenda, descansos, instrucciones para llamar por
teléfono, etcétera. Explique qué es una videoconferencia y que la interacción
será una parte importante de ella. Mencione que, aunque se aceptarán llamadas de
participantes que estén en lugares alejados, no será posible
verlos.
Estimule
la interacción en el grupo. Si puede, reserve tiempo para discusiones, debates,
trabajo de grupo, etcétera. (Puede hacerlo usted mismo o pedir a alguien
familiarizado con el tema que lo haga.) Puede hacerse antes de empezar, durante
un descanso o cuando acabe la videoconferencia. Revise la agenda para ver cuando
convendría hacerlo. (Una breve llamada a los organizadores le informará del
formato del programa y de si hay descansos y cuándo.)
Antes de que empiece la conferencia, puede preguntar a los participantes qué esperan de ella. Pídale a alguien que escriba comentarios significativos en una libreta o pizarra. Puede utilizarse al final de la conferencia para ver si se han cumplido las expectativas y para ayudar a los asistentes a completar las hojas de evaluación. Opcionalmente, el facilitador puede aportar actividades o temas de discusión.
La interacción con el estudio mediante el teléfono, el fax y el correo electrónico son elementos fundamentales de cualquier videoconferencia. Anime a los participantes a que hagan preguntas y ayúdelos a que llamen al estudio. El número de teléfono será anunciado y aparecerá de forma intermitente en la pantalla a lo largo del programa. A veces, éste es proveído al facilitador de antemano. De cualquier forma, tome nota del número y téngalo a mano a lo largo de la sesión. Chequéelo antes de que empiece el programa.
Explique la
dinámica de las llamadas
Avise a los participantes de que algunas llamadas pueden no ser recibidas. En este caso, serán contestadas por alguien fuera del estudio. Esa persona puede intentar averiguar qué tipo de pregunta es para asegurarse que será respondida de la forma adecuada y para saber si es apropiada a esa parte en concreto del programa.
10.
¿Cómo controlo la
discusión?
En un escenario interactivo,
es responsabilidad del facilitador:
· asegurarse de que todos tienen la oportunidad de hablar
· volver a encauzar la discusión si alguien se sale del tema
· tomar la palabra para superar conflictos o momentos en blanco
· hacer válidas y confirmar las contribuciones de la gente
· ajustarse a la agenda
· crear un buen ambiente
Esto puede hacerse clarificando, haciendo preguntas atrevidas, resumiendo, sirviendo de enlace y respaldando afirmaciones. Por ejemplo, se puede preguntar a los participantes de qué forma podrían aplicar lo que están aprendiendo para mejorar sus vidas. Haga preguntas abiertas en vez de preguntas con respuestas tipo sí /no. Utilice un lenguaje que incluya a todos y evite reflexiones negativas y estereotipadas.
Los participantes pueden tener información que añadir a lo que se ha dicho durante la videoconferencia. Si hay preguntas para las que nadie en la sala tiene respuesta, escríbalas; trate de hacerlas llegar a los invitados al debate o envíelas a los organizadores junto con las hojas de evaluación. Tome nota de quién hace qué pregunta y, si es posible, póngase en contacto con las personas que preguntaron cuando se sepa la respuesta.
Otras
técnicas
Trate de crear
un debate para que fluyan las ideas:
· asegúrese de que todos tienen la oportunidad de participar
· escriba todas las ideas en una pizarra para que los demás las lean
· en principio, no discuta puntos de vista, sólo clarifique
· utilice un lenguaje sencillo: evite hablar en una jerga determinada
· use el lenguaje de los participantes tanto como pueda
· después de anotar ideas, póngalas en orden de prioridad y clasifíquelas
Estas son únicamente algunas sugerencias. Recuerde que las ideas contradictorias o ambiguas no son necesariamente menos útiles que aquéllas más claras.
11.
¿Cómo termino la
videoconferencia?
Después del programa, pida a los participantes que pongan en común sus reacciones a la videoconferencia y a las actividades realizadas. Entonces:
· resuma los puntos principales y cualquier seguimiento necesario
· pida que se completen las hojas de evaluación y recójalas
· dé las gracias a los participantes por haber asistido
Piense en formas de hacer un seguimiento después del taller. Las investigaciones han demostrado que el avance profesional es más significativo si se existe un seguimiento posterior.
Lista de control del
Facilitador:
Qué hacer antes, durante y
después de la videoconferencia
Varias semanas
antes
· Asegúrese de que ha recibido de los organizadores la guía de facilitador de lugar y paquetes informativos para los participantes. Ello debe incluir información sobre la emisión o la transmisión vía satélite.
· Haga arreglos para que venga un técnico que grabe el evento y que se ocupe de la recepción de la señal de satélite.
· Reserve una sala o varias.
· Consiga un monitor de televisión o una pantalla gigante. Compruebe que funcionan.
· Hágase de una pizarra y de marcadores.
· Asegúrese de que el cable, el teléfono, el fax y la computadora están en orden.
· Decida cuál va a ser la disposición de la sala.
· Fotocopie materiales impresos para los participantes. Si es posible, envíelos a los participantes antes del programa. Encargue aperitivos.
· Estudie la agenda para planear cuánto tiempo hay para la bienvenida y las presentaciones.
· Planee actividades o preguntas.
El día
antes
· Confirme todos los detalles con el técnico que vaya a venir.
· Chequee el equipo (cable, monitor de televisión, pantalla, etcétera) si es posible.
El día de la
videoconferencia
· Cuelgue letreros grandes y claros en el edificio con indicaciones de cómo llegar a la sala.
· Vuelva a chequear el equipo.
· Asegúrese de que hay un técnico a mano para recoger la señal del satélite y grabar el evento, si se desea.
· Compruebe que la pizarra y los marcadores están preparados.
· Dé la bienvenida a los participantes y reparta materiales impresos.
· Ayude con las llamadas, los faxes y los mensajes de correo electrónico.
· Resuma los puntos principales y cualquier seguimiento necesario.
· Recoja las hojas de evaluación.
· Dé las gracias a los asistentes por haber participado.
Después
· Evalúe y resuma los resultados de las evaluaciones de los participantes.
· Envíe dichas evaluaciones a los organizadores de la presentación.
Hoja de Evaluación
|
|
Pobre |
|
|
|
Excelente |
|
1.Utilidad del
programa |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
2. Formato del
programa |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
3. Duración del
programa |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
4. Anfitrión del
programa |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
5. Presentadores e
invitados al debate |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
6. Segmentos
interactivos (llamadas) |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
7. Materiales y
recursos impresos |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
8. Calidad de
audio |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
9. Calidad de
video |
1 |
2 |
3 |
4 |
|
|
10. Facilitador antes y
después del programa |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Comentarios o
sugerencias:
_____________________________________________
_____________________________________________
_____________________________________________
_____________________________________________
_____________________________________________
_____________________________________________
_____________________________________________
Nota
Final
En todas aquellas situaciones en las que el aprendizaje tiene lugar, es importante que haya un ambiente positivo.
Cuando se trabaja con adultos, conviene
recordar que:
·
Quieren controlar su propio
aprendizaje.
·
Aportan una amplia gama de experiencias
previas, conocimientos, habilidades e intereses a cualquier situación de
aprendizaje.
·
Necesitan integrar el aprendizaje con
experiencias pasadas.
·
Esperan que los líderes en activo los
reconozcan como colegas.
·
Se resistirán situaciones de aprendizaje
que sean vistas como ataques a su competencia.
·
Se preocuparán más por cumplir sus propios
objetivos que los objetivos planteados por otros. Aprenderán, retendrán y usarán
aquello que crean que es relevante a sus
necesidades.