ESPECIALIZACIÓN
EN GERENCIA DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
CÁTEDRA
PLANIFICACIÓN
PLAN ESTRATÉGICO PARA LA
DIGITALIZACIÓN DEL EXPEDIENTE ACADÉMICO
DE LOS ALUMNOS INSCRITOS
EN EL
INSTITUTO UNIVERSITARIO
EXPERIMENTAL DE TECNOLOGÍA “ANDRÉS ELOY BLANCO”
Elaborado por:
Nilda López de Segarra
Docente:
Dra. Leonor Dillon
Resumen
Ejecutivo.
Introducción.
1.
Desarrollo del
plan estratégico.
2.
Presentación
del plan de acción y el plan operativo.
3.
Presupuesto.
Notas
bibliográficas.
Infografía.
Resumen
Ejecutivo.
La virtualización de los procesos con
apoyo en las nuevas tecnologías de información y comunicación, constituye
actualmente una de las respuestas para que la Unidad de Admisión
del Departamento de Control de Actividades Académicas del Instituto
Universitario Experimental de Tecnología “Andrés Eloy Blanco” (IUETAEB), no
sólo alcance los objetivos para la cual fuera creada sino además para optimizar
los procesos académico-administrativos que el mismo realiza, de allí que el
contenido esencial de esta propuesta que se presenta en forma de ” Plan
Estratégico”, establece los lineamientos para la creación del
expediente virtual de los bachilleres que ingresan a las diferentes especialidades
administradas por esta casa de estudios superiores de la región, y a la vez,
presupone la puesta en marcha o innovación en uno de los servicios que
proporciona esa dependencia a la comunidad universitaria IUETAEBista y público
en general.
Los procesos ejecutados por esta
oficina hasta hace un ańo, se caracterizaron por ser predominantemente manuales
con procesamientos parciales de forma automatizada. Hoy en día, los procesos de: reingreso;
equivalencias; convalidación de estudios e inscripción de alumnos nuevo
ingreso, transitaron hacia sistemas de desarrollo bajo plataforma web. Sin embargo, la intención es continuar
mejorando los mismos con nuevas modalidades de virtualización, y el expediente
electrónico es uno de ellos.
Es importante destacar, que este Plan
Estratégico fue adoptado a partir del modelo propuesto y desarrollado por Charles P. Sitkin1, en asociación con la Universidad de
Carnegie Mellon con sede en Pittsburg, y que en concreto se traduce en “El Plan
Estratégico de la BMIA”2, del cual se tomó y adoptó aquellos
aspectos aplicables a las realidades de esta organización. Asimismo se incorpora a este modelo de plan
estratégico, un plan operativo y de
presupuesto en coherencia con el proyecto de digitalización propuesto, pero además,
adoptado de las etapas del proceso de planeación estratégica mencionadas en la
obra de Leonor Dillon3.
Introducción.
El “Plan Estratégico para la digitalización del expediente
académico de los alumnos inscritos en el Instituto Universitario Experimental
de Tecnología Andrés Eloy Blanco”, pretende constituirse en una respuesta a la
problemática planteada ante la presencia de grandes volúmenes de información
impresa.
La
conversión del expediente físico a expediente electrónico permitirá ejecutar el
almacenamiento de miles de documentos en pocos metros cuadrados, mediante el
uso de discos ópticos, servidores de imágenes y bases de datos documentales,
generando mecanismos rápidos, seguros y confiables para acceder, recuperar y
difundir información a partir de un ambiente de trabajo más amplio y seguro,
por cuanto no sería necesario acudir a los archivos tradicionales que ocupan un
gran espacio para gestionar información, además de reducir los costos
operativos representados en horas extras para sus empleados. Permitirá además
preservar la información de los riesgos representados por los roedores e insectos que con frecuencia están presentes
en los archivos departamentales incrementándose los peligros de su conservación
por la humedad que proviene de filtraciones en el techo, que a su vez favorece
el florecimiento de hongos y bacterias, grandes depredadores del papel.
La
creación del expediente electrónico a partir de la digitalización, contribuye a
mejorar los tiempos de acceso al historial académico estudiantil al disponer de
mecanismos amigables, ordenados y efectivos de documentos e imágenes reduciendo
los problemas de lentitud y extravíos, a lo que se agrega la disminución en el
tiempo de espera entre los funcionarios y funcionarias por el uso de un expediente,
por cuanto su digitalización permitirá que varias personas a la vez puedan
consultarlo desde cualquier oficina, área o ambiente.
Respecto
de la seguridad, el expediente electrónico incorpora una significativa mejora
frente al expediente tradicional, por cuanto permite conservar un registro de
los accesos y además auditar los sistemas, haciendo las prácticas de seguridad
más eficiente y económica que las
determinadas para el cuidado del expediente tradicional.
Ante
lo expuesto, el presente trabajo abordará lo concerniente a la alternativa de un
plan estratégico para la Unidad de Admisión del Departamento de Control de
Actividades Académicas del Instituto Universitario Experimental de Tecnología
“Andrés Eloy Blanco”, en lo concerniente al proceso de digitalización de los
recaudos para conformar el expediente académico estudiantil, dado la
competencia que posee la autora de este documento. En tal sentido, el plan se estructura y
presenta en el orden siguiente:
ľ
Desarrollo del plan
estratégico. Incluye la descripción de
la situación actual, así como también, la declaración de la misión y visión
organizacional, y de los objetivos generales y específicos de la Unidad de
Admisión.
ľ
Posiciones de Excelencia
Estratégica.
ľ
Metas y objetivos.
ľ
Plan de acción y operativo y el
ľ
Presupuesto
Para
concluir, y quizás sea uno de los mayores valores agregados del plan
estratégico de digitalización, es que permitirá proporcionar un servicio más
rápido y eficiente a estudiantes, docentes, instancias institucionales y demás
usuarios al agilizar la consulta, recuperación y difusión de la información; contribuyendo a
modernizar y transformar la gestión en el IUETAEB.
1.
Desarrollo del
plan estratégico.
Ę Situación actual.
Desde 1973, el
Instituto Universitario Experimental de Tecnología “Andrés Eloy Blanco”, ha
recibido a miles de estudiantes. Antes como Ciclo Básico Superior –primero y
segundo semestres- de las universidades Lisandro Alvarado, Pedagógica y
Politécnica, y desde 1986 como institución pública universitaria con carreras
terminales de pre-grado. En sus 32 ańos de servicios a la colectividad regional
y nacional, constante y permanentemente ha formado profesionales universitarios
bajo la concepción de un individuo integral capaz de dar respuesta a su
entorno.
Dentro del IUETAEB,
se encuentra el Departamento de Control de Actividades Académicas, y allí las
Unidades de Evaluación del Rendimiento Estudiantil; Registro y Control; y Admisión. Estas oficinas resguardan los
expedientes de los alumnos desde sus inicios, contando actualmente con 12.000
expedientes de estudiantes activos e inactivos, y por cada expediente un
promedio de 10 documentos. A lo anterior se agrega, que con cada semestre se
suman más expedientes por concepto de
nueva matrícula estudiantil, y a esos expedientes nuevos documentos cuando los
estudiantes acuden a consignar papeles relacionados con su admisión y/o prosecución académica. Al no contar con un
sistema de digitalización que guarde información acerca de los estudiantes,
esos documentos son almacenados en archivos tradicionales no muy adecuados a su
labor, por carecer de las condiciones físico ambientales que coadyuven a la
preservación óptima de los mismos, y que además ocupan gran cantidad de
espacio.
Simultáneamente los
requerimientos y expectativas informacionales de usuarios internos y externos ha sido y
continua siendo una constante difícil de manejar por la deficiencia en los
métodos y medios que permitan acceder, procesar y recuperar información de
forma inmediata y efectiva para la oportuna toma de dediciones departamentales
e institucionales, a lo que se agrega que si algún funcionario o funcionaria
está haciendo uso de un determinado expediente, ningún otro podrá acceder al
mismo hasta tanto aquel termine de utilizarlo.
Este plan estratégico
pretende dar respuesta a diversas situaciones que confronta el Departamento de
Control de Actividades Académicas, específicamente las Unidades de Admisión y
de Registro y Control, debido al uso y manejo de grandes volúmenes de
documentos impresos que conforman los expedientes académicos de los
estudiantes. La ejecución del mismo permitirá: disminuir el papeleo por cuanto
esos documentos estarán digitalizados guardando una imagen fiel del documento
original; mejorar el acceso y control de la información estableciendo los
sistemas de consulta y de seguridad necesarios para la revisión del expediente
electrónico estudiantil; reducir el tiempo de espera por el uso de ese
expediente por cuanto los usuarios autorizados para acceder a él, podrán
consultarlo simultáneamente. De igual forma, contribuirá significativamente a
mejorar el uso del espacio físico, ya que la matrícula estudiantil es cada vez
mayor, y el área del archivo donde se resguarda los expedientes, así como
también, sus equipos resultan insuficientes para esa labor.
Ę Declaración de la Misión, Visión y de
los objetivos generales y específicos.
Hasta se produzca la
formulación de la misión y visión del Departamento de Control de Actividades Académicas
y de las Unidades que la conforman, aquellas serán las mismas que las del
IUETAEB. En tanto que sus objetivos corresponderán
a los de la Unidad de Admisión, pero en coherencia con la misión y visión
institucionales.
Misión.
Contribuir al desarrollo
nacional formando recursos humanos de excelencia como agente de cambio capaces
de dar respuestas del entorno.
Visión.
El Instituto
Universitario Experimental de Tecnología “Andrés Eloy Blanco”, en término de
diez ańos será, con la participación de toda la comunidad, la Institución
Tecnológica formadora de recursos de excelente calidad, con actitud crítica
ante los problemas del hombre y la sociedad, mediante un proceso académico
integral que involucre programas de investigación, extensión y producción
competitivos generadores de desarrollo y bienestar social.
Objetivo
General.
El objetivo general
de la Unidad de Admisión del Departamento de Control de Actividades Académicas,
está alineado con los objetivos estratégicos institucionales, a saber: garantizar
la calidad académica administrativa del IUETAEB, y contribuir a mejorar la
equidad, calidad e inclusión estudiantil.
Objetivos
Específicos.
Los objetivos
específicos de la Unidad de Admisión del Departamento de Control de Actividades
Académicas, en concordancia con las políticas macros y objetivos estratégicos
institucionales, podría resumirse en los siguientes:
Ejecutar las políticas
institucionales en materia de admisión estudiantil.
Planificar, ejecutar,
coordinar, supervisar y controlar el proceso de inscripción estudiantil.
Efectuar el registro de
los estudiantes de nuevo ingreso, traslados, equivalencias y convalidación de
estudios.
Proponer los instrumentos
y/o procedimientos que han de aplicarse para la admisión de estudiantes.
Ę Posiciones de Excelencia Estratégica.
Las posiciones
de Excelencia Estratégica están relacionadas con aquellas características de la
organización que la distinguen de la competencia4, y que a efectos
del presente trabajo se establecerán tres situaciones distintas que
caracterizan a la Unidad de Admisión del Departamento de Control de Actividades
Académicas, respecto de las demás unidades orgánicas que conforman la
estructura organizativa del IUETAEB. La
primera de ellas relacionadas con el desarrollo de los servicios bajo
plataforma web que esta dependencia está realizando. En efecto, a nivel institucional la Unidad de
Admisión fue la primera –y hasta ahora
la única- que ofrece a través de su
página web la gestión de los procesos académico-administrativos que involucra a
estudiantes, entre ellos: solicitudes
para la admisión e inscripción en las diferentes carreras que la Institución
oferta; solicitudes de preinscripción para la especialidad de Deportes; solicitud
y respuesta a los estudiantes en condición de reingreso o de convalidación de
estudios, entre otros. Ello
evidentemente representa una gran posición estratégica con relación a aquellas
oficinas del IUETAEB, que aún no tiene presencia en la gran red.
Otras de las
particularidades que pudiera mencionarse en este apartado, está relacionada con
que la mayoría del personal administrativo del Departamento de Control de
Actividades Académicas presenta un desempeńo laboral competente, pero que
además, posee un gran motivación para la
capacitación permanente extensivo al personal docente que lo integra; y finalmente se asocia otro rasgo distintivo
como lo es su sistema gerencial.
Éste último
aspecto, el sistema gerencial, ha estado centrado en mejorar la prestación de
los servicios y productos del Departamento, ofreciendo atención personalizada a
los distintos usuarios que acuden al mismo, pero además, virtualizando la mayor
cantidad de procesos que coadyuven a agilizar los trámites administrativos que
allí se realizan. El propósito es
optimizar los procesos a partir de un mejoramiento continuo y sistematizado
dirigido a satisfacer las necesidades y/o requerimientos de su comunidad
universitaria –especialmente la estudiantil-; de su personal a través del
desarrollo profesional y humano; y de su entorno mediante la productividad y
pertinencia social.
Ę Metas y objetivos.
A efectos del
presente plan estratégico para la digitalización del expediente académico de
los alumnos inscritos en el IUETAEB, se
tendrá como meta aquella que cualitativa o cuantitativamente pueda determinarse
en términos del bien o servicio que se espera obtener. De tal manera que las metas son las siguientes:
METAS
|
Concienciar en el término de 3
meses a las autoridades, miembros de los Consejos Directivo y Académico, así
como también, al personal que labora en el Departamento de Control de
Actividades Académicas, de las oportunidades, ventajas y beneficios que
ofrece la digitalización de documentos.
Capacitar en 1 mes al personal
que labora en las Unidades de Admisión y de Registro y Control del
Departamento de Control de Actividades Académicas, para procesar, recuperar y
difundir eficiente y efectivamente información del expediente electrónico
estudiantil.
Convertir en el término de 1 ańo el
expediente académico estudiantil físico de 1.520 alumnos de nuevo ingreso inscritos en las distintas especialidades del
IUETAEB, a expediente electrónico mediante la digitalización de los
originales impresos. |
Se entenderá como objetivos aquella
situación sobre la cual se espera operar un cambio y que dio origen al plan
estratégico. Estos son los siguientes:
OBJETIVOS
|
Sensibilizar y orientar a las
autoridades, operadores y demás usuarios, sobre lo que es digitalización, sus
ventajas y oportunidades, así como también de la validez del documento
electrónico.
Capacitar y entrenar al personal del Departamento para la digitalización de documentos, y de las
herramientas empleadas a tal fin.
Divulgar y/o promocionar los
aspectos relacionados con el proceso de digitalizar los documentos y los
nuevos servicios que se deriven del mismo.
Digitalizar los documentos de
los alumnos inscritos, iniciando con la matrícula de nuevo ingreso de las 8
especialidades que imparte el IUETAEB.
Evaluar el proyecto a objeto de
establecer, si fuera el caso, los correctivos necesarios para optimizarlo. |
2.
Presentación
del plan de acción y plan operativo.
Objetivo: Sensibilizar y
orientar a las autoridades, operadores y demás usuarios, sobre lo que es
digitalización, sus ventajas y oportunidades, así como también de la validez
del documento electrónico. Meta: Concienciar en el término de 3 meses a las autoridades, miembros
de los Consejos Directivo y
Académico, así como también, al personal que labora en el Departamento de
Control de Actividades Académicas, de las oportunidades, ventajas y beneficios
que ofrece la digitalización de documentos. |
Culminación: Marzo/2006 |
||||||
Impacto en ingresos: por determinar |
|||||||
Impacto en costos: por determinar |
|||||||
Preparado
por : Jefatura Unidad de Admisión |
|||||||
PASO No. |
PASO DE
ACCIÓN |
CRONOGRAMA |
RESPONSABLE |
RECURSOS |
INDICADOR DE
CUMPLIMIENTO |
||
INICIO |
CULMINACIÓN |
HORAS |
Bs. |
||||
1 2 3 4 |
·
Realizar visitas y exposiciones sobre
el tema. ·
Preparar información sobre el servicio
de digitalización disponible en la
Biblioteca del IUETAEB. ·
Difusión de los servicios
digitalizados. Caso Tribunal Supremo
de Justicia. ·
Efectuar visitas guiadas a la
Biblioteca del IUETAEB. |
E N R E R O |
M A R Z O |
Unidad de Admisión Unidad de admisión y Biblioteca del IUETAEB Unidad de Admisión y Unidad de Extensión Unidad de Admisión |
36 05 16 10 |
P O R D E T E R M I N A R |
Visitas efectuadas y lista de asistencia Boletines y trípticos Lista de asistencia Visitas efectuadas |
Objetivo: Capacitar y
entrenar al personal del Departamento
para la digitalización de documentos,
y de las herramientas empleadas a tal fin. Meta: Capacitar en 1 mes
al personal que labora en las Unidades de Admisión y de Registro y Control
del Departamento de Control de Actividades Académicas, para procesar,
recuperar y difundir eficiente y efectivamente información del expediente
electrónico estudiantil. |
Culminación: Abril / 2006 |
||||||
Impacto en ingresos: por determinar |
|||||||
Impacto en costos: por determinar |
|||||||
Preparado por : Jefatura Unidad de
Admisión |
|||||||
PASO No. |
PASO DE
ACCIÓN |
CRONOGRAMA |
RESPONSABLE |
RECURSOS |
INDICADOR DE
CUMPLIMIENTO |
||
INICIO |
CULMINACIÓN |
HORAS |
Bs. |
||||
1 2 3 4 5 |
· Asistencia a talleres y
cursos de entrenamiento. · Entrega de material
informativo y de guías preparadas a tal fin. · Reforzar los
conocimientos a través de visitas guiadas al Museo de Barquisimeto y
Biblioteca del IUETAEB. · Prácticas de
digitalización en el laboratorio IV. · Simulación del proceso de
digitalización del expediente académico estudiantil. |
ABRIL/2006 |
Unidad de Admisión y Unidad de Extensión Unidad de Admisión Unidad de Admisión y Unidad de Extensión Unidad de Admisión Unidad de Admisión |
32 10 05 12 03 |
P O R D E T E R M I N A R |
Visitas efectuadas y lista de asistencia Boletines, trípticos y guías de estudio Lista de asistencia Practicas realizadas Lista de resultados |
|
Objetivo: Digitalizar los documentos
de los alumnos inscritos, iniciando con la matrícula de nuevo ingreso de las
8 especialidades que imparte el IUETAEB. Meta: Convertir en el término de 1 ańo el expediente académico
estudiantil físico de 1.520 alumnos de nuevo ingreso inscritos en las
distintas especialidades del IUETAEB, a expediente electrónico mediante la
digitalización de los originales impresos. |
Culminación: Septiembre/2006 |
||||||
Impacto en ingresos: por determinar |
|||||||
Impacto en costos: por determinar |
|||||||
Preparado por : Jefatura Unidad de Admisión |
|||||||
PASO No. |
PASO DE ACCIÓN |
CRONOGRAMA |
RESPONSABLE |
RECURSOS |
INDICADOR DE CUMPLIMIENTO |
||
INICIO |
CULMINACIÓN |
HORAS |
Bs. |
||||
1 2 3 4 5 |
Preparar los documentos.
Escanear los documentos.
Inspección de documentos.
Indización de documentos.
Grabación de los documentos. |
J U N I O |
S E P T I E M B R E |
Unidad de Admisión y Unidad de Registro y
Control |
400 |
P O R D E T E R M I N A R |
Documentos preparados Documentos escaneados Documentos revisados Registros elaborados Documentos grabados |
3.
Presupuesto.
ľ
Recursos humanos requeridos
|
PERFIL PROFESIONAL |
TIEMPO REQUERIDO |
HONORARIOS |
TOTAL DE HONORARIOS |
|||
N° |
Titulo y Funciones |
Ańos |
Meses |
Sem |
Días |
(Bs./Tiempo) |
Bolívares |
2 |
T.S.U. en Información y Documentación |
01 |
-- |
-- |
-- |
10.576.068,00 |
21.152.136,00 |
|
TOTAL Bs. |
21.152.136,00 |
ľ Requerimientos de equipos
DESCRIPCION
DEL GASTO |
UNIDADES |
COSTO
UNITARIO |
COSTO TOTAL |
Por partidas |
Número |
Bolívares |
Bolívares |
Computadores con teclado, mouse y monitor. |
09 |
1.217.425,00 |
7.862.080,00 |
Reguladores de voltaje 600 VA |
05 |
5.000,00 |
25.000,00 |
UPS 1000 AVR 800 VA |
04 |
418.025,00 |
1.672.100,00 |
UPS T2000 |
01 |
1.000.000,00 |
1.000.000,00 |
Servidor Hp Net Server E800 |
01 |
5.000.000,00 |
5.000.000,00 |
Quemador CD externo HP 9600 series |
01 |
399.000,00 |
399.000,00 |
Switch Cisco 2950 |
01 |
3.000.000,00 |
3.000.000,00 |
Impresora HP Laser Jet 5000N |
02 |
1.948.853,00 |
3.897.706,00 |
Multifunción Epson Cx5400 |
01 |
429.990,00 |
429.990,00 |
aspiradora |
01 |
892.050,00 |
892.050,00 |
Impresora Epson |
01 |
427.000,00 |
427.000,00 |
software archilink |
01 |
2.130.000,00 |
2.130.000,00 |
scanner |
01 |
3.870.000,00 |
3.870.000,00 |
Impresora |
01 |
4.917.000,00 |
4.917.000,00 |
Quemador/DVD/CDRWW |
01 |
250.000,00 |
250.000,00 |
Estación de trabajo |
01 |
5.000.000,00 |
5.000.000,00 |
Escritorios, sillas |
01 c/u |
875.000,00 |
875.000,00 |
Mesa para computador |
01 |
346.750,00 |
346.750,00 |
Entrepańo escalonado |
01 |
77.625,00 |
77.625,00 |
Papel con calidad fotográfica |
200 |
1.102,62 |
220.524,00 |
|
|
TOTAL
|
42.291.825,00 |
ľ
Otros gastos operativos
|
DESCRIPCION DEL GASTO |
UNIDADES |
COSTO UNITARIO |
COSTO TOTAL |
|
Por partidas |
Número |
Bolívares |
Bolívares |
|
Viáticos |
01 |
1.000.000,00 |
1.000.000,00 |
|
Visita guiadas |
01 |
200.000,00 |
200.000,00 |
|
|
|
TOTAL
|
1.200.000,00 |
ľ
Resumen de requerimientos.
DESCRIPCION DEL GASTO |
COSTO TOTAL |
|
Nombre de la Partida |
Bolívares |
|
RRHH no existente en la
institución |
21.152.136,00 |
|
Materiales y equipos |
42.291.825,00 |
|
Otros gastos operativos |
1.200.000,00 |
|
|
TOTAL
|
64.643.961,00 |
Notas bibliográficas.
1. Charles P. Sitkin, Director de Alaska Communications Systems Group
Incorporated Anchorage, Alaska
TECHNOLOGY / TELECOM SERVICES –
DOMESTIC desde febrero de 2003. Su trayectoria
incluye el asesoramiento a las empresas en planeamiento estratégico y de
organización.
2. Cfr. en http://www.apc.org/espanol/capacity/business/busplan/intpln3.htm
3.
Cfr. en “La planeación estratégica” de la obra Planificación.
4.
Cfr. con “El Plan Estratégico de la BMIA”.
Bibliografía.
& Dillon,
Leonor. Planificación [elibro ]
Train4you. Caracas, 2004
& Instituto
Universitario Experimental de Tecnología “Andrés Eloy Blanco”. Reglamento Interno del IUETAEB. Barquisimeto, 2000
Infografía.
|
La Herramienta de Planificación
Estratégica. Documento que provee los
elementos conceptuales de la planificación estratégica como metodología
orientada a la acción para conducir a las organizaciones a través de una
declaración misión, metas, objetivos y planes de acción. Disponible en: http://www.apc.org/espanol/capacity/business/busplan/intpln2.htm |
|
El Plan Estratégico de la BMIA.
Esta página presenta el plan
de la BMIA
(Asociación Industrial de Maquinaria de Pan), como una guía para trabajar un
plan estratégico, considerando por supuesto, las situaciones particulares de
cada organización. Disponible
en: http://www.apc.org/espanol/capacity/business/busplan/intpln3.htm |
|
Estratega. Bitácora que muestra diversos temas sobre
gestión de negocios, así como también, noticias relacionadas con el mundo
empresarial. Disponible en: |
PE4 |
La actualidad del análisis estratégico.
Documento que esboza la vigencia del análisis estratégico y su
repercusión para confeccionar la estrategia.
Disponible en: http://www.gees.org/pdf/505 |
De http://www.ilustrados.com/publicaciones/EpyyypFFkAsRAnLELh.php#eva |
Nilda López de Segarra
Noviembre/ 2005