Toma de decisiones

El tema de la toma de decisiones cobra importancia en la medida que el fin último de los sistemas de información es servir como herramienta para tal fin.

Niveles en la toma de decisiones

La agrupación de la toma de decisiones en una institución puede hacerse, según los niveles organizacionales que en esta existas, así:

Toma estratégica de decisiones: Determina los objetivos, políticas y recursos de una organización. Se encuentra en cabeza de un reducido grupo de directivos quienes tienen que ver con problemas complejos y no rutinarios.

Control administrativo: hace referencia a que tan eficaz y eficientemente se emplean los recursos en una empresa y que tan bien se desempeñan las unidades operativas.

Toma de decisiones a nivel conocimientos: Evalúa las nuevas ideas para los productos y servicios, las maneras de comunicar nuevos conocimientos y las formas de distribuir la información dentro de la organización.

Toma de decisiones para el control operativo: determina como llevar a cabo las tareas específicas establecidas a niveles de mediana y alta gerencia.

Tipos de decisiones

Según los criterios y la forma como son tomadas las decisiones, estas pueden ser clasificadas en :

NO ESTRUCTURADAS:

En este tipo, quien toma la decisión debe establecer los criterios, evaluación y los puntos de vista para la definición del problema. Estas decisiones no cuentan con un procedimiento definido para tomarlas.

ESTRUCTURADAS:

Son repetitivas, rutinarias y cuentan con un procedimiento definido para tomarlas de forma que cada vez que se presenten no se manejen como si fueran nuevas.

SEMIESTRUCTURADAS:

En este tipo de decisiones solo parte del problema tiene una respuesta ya definida proporcionada por un procedimiento que es aceptado.

Etapas en la toma de decisiones

El proceso de toma de decisiones no ocurre de manera continua, sino que esta formado por diversas actividades que ocurren en momentos diferentes, la existencia de diferentes etapas y los diferentes requisitos en cada una de ellas, indican que los sistemas deben tener capacidades internas múltiples y deben ser flexibles y fáciles de usar. Simon en 1960 estableció cuatro etapas en la toma de decisiones:

INTELIGENCIA:

Permite a los administradores identificar que problemas están ocurriendo en la organización, indica por qué, donde y con que efectos ocurre una situación. En este sentido, los SIA deben ser útiles en la medida que proporcionen información detallada y excepciones de la organización.

DISEÑO:

En esta etapa la persona diseña las posibles alternativas de solución para un problema. En esta etapa resultan de gran colaboración los SSD, ya que operan sobre la base de modelos sencillos, pueden desarrollarse rápidamente y ser operados con información limitada.

SELECCIÓN:

Consiste en elegir una de las alternativas propuestas, para esto el administrador puede apoyarse en herramientas de información que calculen y hagan un seguimiento de las consecuencias, costos y oportunidades proporcionadas por cada una de las alternativas.

IMPLANTACIÓN:

En esta etapa el administrador lleva la decisión a la acción y da su informe sobre el progreso y la de la solución. Etapas en la toma de decisiones, recopilación de información y sistemas de información de apoyo.

Modelos para la toma de decisiones

Dado que la toma individual de decisiones no es un proceso simple, y que se encuentra condicionado por metas, características sicológicas y marcos de referencia de quien toma las decisiones, los sistemas deben ser diseñados de forma que brinden un verdadero apoyo a la toma de decisiones proporcionando diferentes opciones para manejar la información y evaluarla, apoyando los estilos personales y adicionalmente modificándose conforme las personas aprenden y aclaran sus valores. Los diseñadores de sistemas de información deben encontrar la forma de construir sistemas de información que apoyen a la toma de decisiones en la institución como un proceso condicionado por luchas burocráticas, lideres políticos y la tendencia a adaptar aleatoriamente las soluciones a los problemas.

Individuales

MODELO RACIONAL:

Considera que el comportamiento humano se construye con la idea que las personas llevan a cabo cálculos o adaptaciones consistentes que maximizan el valor bajo ciertas restricciones. Una persona tiene metas u objetivos y una función de utilidad o preferencia que le permite clasificar todas las posibles acciones de acuerdo a con la contribución de estas a sus metas. Finalmente la persona selecciona la alternativa de valor más alto en términos de las funciones de retribución.

MODELO DE SATISFACCIÓN:

A diferencia del modelo racional, este modelo propone una realidad limitada. Afirma que las personas se satisfacen, es decir, seleccionan la primera alternativa disponible que se mueve hacia su meta. Considera que las personas evitan alternativas nuevas e inciertas y en vez de esto, confían en reglas ciertas y probadas.

MODELO DE SELECCIÓN:

También llamado "comparaciones sucesivas limitadas", afirma que las personas y las instituciones tienen metas conflictivas, lo que las lleva a decidir entre las políticas que contienen varias mezclas en conflicto. La única prueba de haber hecho una buena elección es si las personas están de acuerdo con ella.

MODELOS SICOLÓGICO:

Todos aquellos que toman decisiones seleccionan metas pero difieren en cuanto a la recopilación y evaluación de la información. Los pensadores sistemáticos imponen un orden en percepción y evaluación. Los intuitivos usan modelos y perspectiva múltiples de evaluar información.

Modelos Institucionales

MODELO BUROCRATICO:

Considera que los problemas a los que se ve enfrentada una organización son demasiado complejos para ser atendidos como un todo, debido a esto los problemas se dividen en sus componentes y son asignados a diversos grupos especializados. Cada subunidad organizacional tiene una cantidad de procedimientos estándar de operación (PEO), a los que recurre para dar solución al problema.

MODELO POLÍTICO:

En este modelo las decisiones son el resultado de la competencia y la negociación entre los grupos de interés de la institución y los líderes claves de esta. Las acciones no son necesariamente racionales y el resultado no es lo que una persona necesariamente quiera. Las instituciones generalmente generan compromisos que reflejan los conflictos , los principales detentadores del poder, los distintos intereses, el poder desigual y la confusión que constituye la política.

MODELO DEL BOTE DE BASURA:

Considera que la mayoría de las instituciones no se adaptan, son temporales y desaparecen con el tiempo. La toma de decisiones es en gran medida accidental y es el producto de un flujo de soluciones problemas y situaciones que s asocian aleatoriamente. Las soluciones quedan ligadas a los problemas a causa de razones accidentales. Las instituciones están llenas de soluciones que están esperando a los problemas y que quienes toman las decisiones se pongan a trabajar.

La investigación en la toma de decisiones sugiere que los diseños de los SIA deben contar con las siguientes características

Ser flexibles y proporcionar múltiples opciones para el manejo de información y su evaluación.

Ser capaces de dar apoyo a una gran variedad de estilos, habilidades y conocimientos.

Ser capaces de cambiar a medida que las personas aprenden y aclaran sus valores.

Contar con modelos múltiples de tipo analítico e intuitivo para la evaluación de la información y para la capacidad de poder seguir muchas alternativas y consecuencias.