Utilización
de la descripción de
funciones |
Una técnica
para mejorar la gestión
participativa |
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por Phil Bartle,
PhD, bm038@scn.org
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traducción de Mª
Lourdes Sada, lourdes.sada@chello.be .
. . . Folleto de adiestramiento
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La descripción de funciones es importante en una puesta en
marcha organizativa
que enfatice la gestión
participativa |
Introducción. El papel de
la descripción de funciones en la gestión
participativa: |
En la gestión participativa, la toma de decisiones es aún
responsabilidad de los gerentes designados, y no es lo mismo que la
toma de decisiones colectivas o comunales (en las que todo el
mundo cuenta por igual). |
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Sin embargo, es preciso que se invite a participar al
personal en las decisiones que afectan al conjunto, o a sus
departamentos o
secciones. |
Entre los principios importantes de la gestión participativa
se encuentran el respeto (por el personal) y la transparencia
(en la toma de decisiones). |
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Aún más, cuando se invita a los miembros del personal a
participar en la toma de decisiones, cuando se sienten confiados y
saben que no serán castigados por hacer sugerencias polémicas,
añaden a la gestión una amplia gama de experiencias, conocimientos,
sabiduría y
capacidades. |
La gestión, como elemento de
proceso y estructura organizativos
se fortalece
notoriamente con la adición de estos
elementos. |
Creación inicial de la
descripción de funciones
: |
Cuando un nuevo miembro del personal entra a formar parte de
la organización, se le contrata para hacer un trabajo, para una
serie específica de tareas. |
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Es esto por lo que se le paga, y si no las realiza, sabe que
se encuentra en una posición insegura en cuanto a conservar su
trabajo. |
La definición de esta serie de tareas debe estar, desde un
principio, establecido por escrito como una descripción de funciones
formal. |
. |
Tras la contratación del nuevo miembro, éste y su supervisor
inmediato deben sentarse a revisar cada punto de la descripción de
funciones, línea a línea, para dejar claro que tanto el trabajador
como el supervisor conocen perfectamente lo que implica su
posición. |
Al
final de esta reunión inicial, ambos deben firmar la descripción de
funciones. |
Hay que animar al nuevo miembro del personal a que
especifique cuáles de las tareas listadas en la descripción de
funciones pueden hacerse y cuáles no. |
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El supervisor puede dedicar un tiempo a resumir cómo deben
efectuarse las tareas y organizar otra reunión para dar
instrucciones más
detalladas. |
Supervisión y rendimiento
del personal: |
La descripción de
funciones no sólo mejora la supervisión, sino que es parte integral
de ésta en la gestión participativa. |
. |
Todos los miembros del personal trabajan mejor, tienen mejor
rendimiento y hacen sugerencias y contribuciones más positivas
cuando sus supervisores muestran interés por ello, se toman tiempo
para enterarse de cómo les va y son comprensivos con sus
dificultades y
problemas. |
Esto no quiere decir agobiar al
trabajador ni insistir continuamente en que trabaje duro: con esto
sólo se consigue el resultado contrario. |
. |
Cuando un miembro del personal y el supervisor conocen bien
la descripción de funciones, la supervisión puede ser mucho más
positiva y menos angustiosa, un proceso de cooperación en lugar de
una dictadura. |
A
un buen gerente se le conoce por lo bien que trabaja su personal en
su ausencia. |
. |
La revisiones frecuentes de las descripciones de funciones,
línea a línea, permite al supervisor hacer todas las misiones y
viajes de trabajo con la tranquilidad de que cada uno de los
miembros de su personal sabe lo que debe hacer y desea hacerlo
bien. |
Un contrato no
monetario: |
La descripción de funciones debe verse como un contrato
escrito no monetario entre el miembro del personal y el supervisor,
legitimado por y en la organización. |
. |
Establece las tareas encomendadas al miembro del personal, y
las responsabilidades
generales. |
Algunas descripciones de funciones incluyen una lista de las
calificaciones requeridas y deseadas (y en ese caso el documento
puede llamarse TR –Términos de
Referencia). |
. |
Las firmas del miembro del personal y el supervisor deben
verse como una parte integrante y necesaria de la descripción de
funciones, y hay que establecer que ésta no es válida hasta que se
firma. |
Ningún trabajo permanece estático, especialmente en
proyectos o programas, donde las condiciones son
cambiantes. |
. |
Por esa razón, cualquier descripción de funciones debe ser
revisada al menos una vez al año, por cada miembro del personal y su
supervisor. |
Deben reservar una hora para repasar la descripción de
funciones línea a línea, determinando qué tareas ya no forman parte
del trabajo, cuáles han cambiado, aunque sea ligeramente, y qué
nuevas ocupaciones se han incorporado. |
. |
Esta sesión, sacada del tiempo y el contexto de la ejecución
de las tareas, da al supervisor y al miembro del personal la
oportunidad de identificar los cometidos que ya no son adecuados y
deben abandonarse por consentimiento
mutuo. |
En el caso de que el trabajador no quiera ocuparse de alguna
de las tareas y el supervisor insista en que debe hacerlo, el
miembro del personal debe sugerir un método alternativo para
ejecutarla (si se trata de un trabajo necesario a los objetivos de
la organización) de forma eficiente. |
. |
Cuando este tipo de conflictos no se pueden resolver, los
dos deben presentar el tema al superior del supervisor para llegar a
un acuerdo. |
La revisión de las descripciones
de funciones da una oportunidad al supervisor de enfatizar algunos
elementos importantes del trabajo, puntualizar al miembro del
personal que algunas tareas no se realizan con la efectividad o
frecuencia necesarias, y recordarle que encargarse del trabajo y de
todos sus cometidos ha sido decisión del
trabajador. |
. |
A la inversa, da al miembro del personal una oportunidad de
sugerir mejores formas de ejecutar las cosas (más efectivamente, más
eficientemente, completadas con más facilidad), de especificar
algunas tareas que resultan redundantes, innecesarias o negativas
para las metas de la
organización. |
Ambos, el
supervisor y el miembro del personal, cooperan por medio del
diálogo en la gestión participativa de la
organización. |
La revisión anual del trabajador y el supervisor, la
modificación y actualización de la descripción de funciones, y la
firma de una nueva se convierten en una forma de supervisión muy
importante, discreta, serena y equilibrada. |
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Si los cambios en la situación son rápidos, la actualización
y firma de la descripción de funciones debe hacerse con una
frecuencia acorde a estos
cambios. |
El periodo entre dos revisiones de la descripción de
funciones nunca debe ser mayor de un año. |
. |
La creación de descripciones de funciones, su revisión
inicial y regular conjuntamente por el supervisor y los miembros del
personal, las modificaciones frecuentes y habituales para reflejar
los cambios en la realidad y la situación, y la firma de cada
descripción de funciones actualizada, forman en su conjunto un
elemento importante de gestión
participativa. |
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