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Técnicas para Tomar
Decisiones en Grupo
En la toma de decisiones organizacionales se
requiere en una mayor medida, la solución creativa de los problemas, de
ahí que los equipos de trabajo, requieran de liberar su potencial creativo
y combinar los procesos objetivos y subjetivos.
Cuando se trata de poner en marcha el pensamiento
creativo en los equipos o grupos de trabajo, para tomar mejores decisiones
en grupo, con todas las ventajas que conlleva y minimizando las
desventajas, se recomienda utilizar algunas de las técnicas especialmente
diseñadas para cumplir con este objetivo, como las siguientes:
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El Brainstorming
(Lluvia de Ideas o Tormenta de Ideas), también llamada Técnica
Osborn: |
Se utiliza para generar libremente un gran número
de ideas que lleven a tomar la mejor decisión en grupo para resolver un
problema o aprovechar una oportunidad.
Reglas:
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Se prohibe todo pensamiento y evaluación
racionales.
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Se considera bienvenida la libre expresión de
ideas.
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Se busca la mayor cantidad de ideas
alternantes.
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Se prefieren las combinaciones y las
mejoras.
Sugerencias para la
Técnica Osborn
(Brainstorming):
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Duración de la Sesión: de 40 a 60 minutos; las
sesiones de 10 a 15 minutos pueden servir cuando no se dispone de
mucho tiempo. |
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No se debe dar a conocer el problema con
anticipación a la reunión. Si se requiere un conocimiento previo del
tema general, es posible repartir una hoja de información o sugerir
la lectura de algún material de referencia. |
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El problema se debe enunciar claramente pero
sin dar demasiados detalles. |
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Preferentemente debe emplearse una mesa pequeña
para que todas las personas puedan comunicarse entre sí con
facilidad. |
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Si se discute un producto, es conveniente
contar con muestras o prototipos del mismo como punto de
referencia. |
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En algunos casos conviene presentar el problema
en forma
gráfica. |
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Técnica
Gordon: |
Parecida a la anterior, se utiliza más
frecuentemente para resolver problemas de carácter técnico, usando la
libre asociación, se alienta a los participantes para que empleen ideas
que ya han sido sugeridas por los demás. En contraste con el
Brainstorming, normalmente en esta técnica no se informa del problema a
los miembros del grupo, simple y sencillamente se les dan pistas o
estímulos.
Reglas:
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Sólo el jefe del grupo conoce el
problema.
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Los integrantes pueden agruparse como
quieran.
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El tema de la discusión debe de escogerse con sumo
cuidado.
Sugerencias para la
Técnica Gordon:
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Requiere de dos a tres horas de duración de la
sesión. |
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El jefe del grupo debe ser una persona
sobresaliente y conocer al fondo el empleo de la
técnica. |
Sugerencias generales
que se aplican a ambas
técnicas:
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Es preferible que el grupo
sea heterogéneo, formado por personas con antecedentes
diversos. |
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Los grupos mixtos de
hombres y mujeres resultan muy eficaces, sobre todo cuando se trata
de analizar productos de
consumo. |
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Aunque el entorno físico no
es muy importante, es deseable que el ambiente sea tranquilo y
agradable para favorecer la generación de ideas. |
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Los grupos de cuatro a doce
personas pueden ser muy
eficaces. |
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Las personas novatas que no
han utilizado previamente estas técnicas, pueden incorporarse sin
afectar el grupo, dándoseles una instrucción previa sobre el
pensamiento creativo y el procedimiento que se sigue en la
técnica. |
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Es conveniente contar con
el apoyo de una secretaria, o bien con una grabadora para registrar
las ideas que se generen y que se puedan revisar posteriormente. La
técnica Gordon emplea un pizarrón donde se van anotando las
ideas. |
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Conviene realizar las
reuniones por la mañana cuando las personas tienen que seguir
trabajando en el mismo problema al terminar la sesión; de no ser ese
el caso, es mejor realizarlas por la tarde. (El entusiasmo de la
sesión dura varias horas y puede afectar el trabajo normal del
empleado). |
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Normalmente no se aconseja
formar grupos con personas de niveles jerárquicos muy
diferentes. |
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Técnica de Agrupación
Nominal
(TAN) |
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Implica una reunión formal
de los miembros del grupo durante la cual cada participante escribe
en silencio sus ideas sobre el problema y sus sugerencias para
solucionarlo. |
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No se realizan discusiones
ni consultas con los demás miembros. |
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A continuación, una persona
trás otra comparten sus ideas con el grupo. |
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Se sigue el mismo proceso
hasta que todas las ideas de los participantes han sido
expresadas. |
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Durante el proceso una
persona escribe las ideas fundamentales en un rotafolio o en un
pizarrón. |
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Después, se analizan las
ventajas y viabilidad de todas las ideas escritas en el
pizarrón. |
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Y por último se vota en
silencio en favor de todas ellas. Normalmente jerarquizándolas en
orden de preferencia. |
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Al terminar el proceso de
votación, se recogen las listas y se lleva a cabo un cálculo de la
calificación lograda por cada una de las ideas. |
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La Técnica
Delphi |
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Se parece a la anterior,
excepto que en ésta los participantes no se reúnen
físicamente. |
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Cada uno recibe un
cuestionario en el que se le piden sus respuestas a preguntas o
propuesta de sugerencias para la solución de
problemas. |
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Posteriormente los
resultados se compilan y se retroalimentan a todo el
grupo. |
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Utilizando la información
resultante del primer cuestionario, que aportaron los participantes,
se les pide que vuelvan a llenar un cuestionario. |
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Este proceso se repite de
cuatro a cinco veces, hasta que empieza a surgir un consenso
general, a medida que un mayor número de participantes van estando
de acuerdo con ciertas respuestas y soluciones a los
problemas. |
Se pueden utilizar otras
técnicas o enfoques del pensamiento creativo, sin abusar de recurrir mucho
al uso de la Toma de Decisiones en Grupo a través de ellas, ya que el
propósito no es caer en lo rutinario, sino que verdaderamente sean un
estímulo para la creatividad del grupo.
Muy importante también es recordar que
la comunicación y la Toma de Decisiones en Grupo, van de la mano, si
queremos que se dé un buen manejo de la creatividad y las decisiones del
grupo, lo primero que tenemos que hacer, es capacitar a la gente para que
mejoren su habilidad para la comunicación eficiente.
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